WhatsApp Chatbot: Pengertian, Manfaat, Tips, dan Cara Membuatnya

Pernah dengar WhatsApp Chatbot? Asisten virtual di WhatsApp yang bisa membalas pesan otomatis seperti manusia. Banyak bisnis menggunakannya untuk melayani pelanggan lebih cepat dan efisien. Ingin punya chatbot sendiri? Yuk, cari tahu seberapa penting WA Chatbot dan cara memulainya!

Apa itu WhatsApp Chatbot?

WhatsApp Chatbot adalah sistem otomatis yang dirancang untuk berinteraksi dengan pengguna di WhatsApp secara lebih cerdas dan alami.

Dibandingkan dengan WhatsApp Bot yang hanya merespons perintah tertentu, chatbot ini menggunakan teknologi seperti pemrosesan bahasa alami (NLP) dan skenario berbasis aturan untuk memahami maksud pesan, memberikan jawaban yang lebih relevan, serta menjalankan tugas tertentu dengan lebih fleksibel dan interaktif.

Baca juga: WhatsApp Bot: Definisi, Manfaat, Contoh, dan Tips Menggunakannya

Mengapa Bisnis Memerlukan WhatsApp Chatbot?

WhatsApp Chatbot memiliki peran penting bagi bisnis terutama untuk memberikan layanan pelanggan lebih baik. Hal ini tidak lepas dari kemampuan chatbot merespon pelanggan secara cepat kapan pun.

Adapun alasan lain mengapa bisnis memerlukan WA Chatbot adalah sebagai berikut:

1. Memudahkan Pelanggan Berbelanja

Chatbot bisa untuk membagikan katalog produk atau jasa ke pelanggan tanpa harus melihatnya di aplikasi yang berbeda.

Terpenting pelanggan dapat langsung melakukan pemesanan dan mendapat update terkait status pengiriman dan hal penting lainnya langsung dari WhatsApp.

Hal ini juga telah diterapkan UMKM di Indonesia melalui direktori ‘Pasar JuWAra’.

2. Mengirim Penawaran melalui Broadcast dan Blast WhatsApp

Chatbot dapat mengirimkan pesan serentak ke banyak pelanggan melalui WhatsApp Blast. Pesan tersebut dapat Anda isi dengan penawaran promosi seperti diskon, kupon belanja, promosi produk/jasa terbaru, dan sebagainya.

Baca juga: Cara Kirim WhatsApp Blast ke Ribuan Kontak Sekaligus

3. Terjamin Keamanannya

WhatsApp memiliki sistem keamanan end-to-end encryption yang membantasi akses hanya untuk pengguna dan pelanggan yang berinteraksi. Hal ini memastikan semua pesan yang masuk dan keluar terjamin keamanannya.

4. Otomatisasi Feedback

Chatbot mampu untuk mengirimkan jawaban secara otomatis berdasarkan permintaan/pertanyaan yang sering pelanggan ajukan.

Hal ini membuat pelanggan tidak perlu membaca FAQ secara menyuruh, yang mendorong mereka untuk lebih berinteraksi dengan bisnis.

Baca juga: Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Biasa dan Bisnis

6. Personalisasi WhatsApp Chatbot

Sistem pada Chatbot WhatsApp Business dapat merekam data berupa minat pelanggan yang akan diolah menjadi wawasan (insight) pelanggan yang berguna untuk menyusun strategi dalam mempromosikan produk/jasa sesuai dengan minat pelanggan.

Baca juga: 15 Rekomendasi Aplikasi Chatbot Terbaik untuk Bisnis Digital

Apa saja Fitur-fitur yang Wajib ada Pada WhatsApp Chatbot?

Chatbot WhatsApp bekerja melayani pelanggan dengan bantuan fitur-fitur canggih. Fitur-fitur tersebut membuat kerja chatbot lebih maksimal dalam mendatangkan keuntungan bagi bisnis.

Beberapa fitur yang dimiliki Chatbot WhatsApp yaitu:

1. Integrasi dengan sistem lain

Chatbot dapat terhubung dengan sistem, database, maupun software yang sudah ada dalam perusahaan dengan menggunakan WA Business API, misalnya dengan aplikasi CRM. Dengan sistem Mekari Qontak, integrasi ini dapat dilakukan dengan mudah.

Baca juga: WhatsApp Integration: 4 Cara Mudah Integrasi WA

2. Percapakan yang dapat di-customized

Bisnis dapat dengan mudah mendesain dan mengedit alur percakapan, mengisi konten di dalamnya, dan mengubahnya sesuai kebutuhan. Alur ini dapat terhubung dengan sistem lainnya melalui fungsi API, seperti yang telah dijelaskan di atas.

3. Melihat statistik chatbot

Bisnis dapat dengan mudah melihat bagaimana komunikasi chatbot dengan pelanggan, percakapan apa yang sering ditanyakan, dan lain sebagainya. Hal ini dapat digunakan untuk menemukan insight menarik mengenai pelanggan maupun chatbot.

Manfaat WhatsApp Chatbot untuk Bisnis

• Respon Cepat 24/7: Chatbot dapat merespon pelanggan kapan saja, meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Otomatisasi Tugas: Menjawab pertanyaan yang sering diajukan secara otomatis, menghemat waktu tim customer service.
• Meningkatkan Produktivitas: Fokus tim customer service dapat dialihkan ke tugas yang lebih kompleks.
• Hemat Biaya: Mengurangi kebutuhan akan staf customer service yang besar.
• Personalisasi Pelayanan: Menggunakan data pelanggan untuk memberikan layanan yang lebih sesuai dan relevan.

Baca juga: Service Desk Chatbot: Pengertian, Manfaat, dan Kegunaan

Contoh Penggunaan WhatsApp Chatbot dalam Bisnis

• E-commerce – Membantu pelanggan menemukan produk dan menyelesaikan pembayaran.
• Layanan Pelanggan – Menjawab pertanyaan umum dan menangani keluhan otomatis.
• Pemesanan Tiket & Reservasi – Hotel, restoran, dan bioskop menggunakan chatbot untuk pemesanan.
• Layanan Keuangan – Mengecek saldo, transaksi terbaru, dan layanan perbankan lainnya.

Bagaimana Cara Membuat WhatsApp Chatbot untuk Bisnis?

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat chatbot WA untuk akun bisnis:

1. Mendaftar untuk WhatsApp Business API

Untuk menggunakan chatbot WhatssApp, Anda harus terdaftar pada API WhatsApp, yaitu dengan mendaftar pada Business Solution Provider (BSP) Indonesia atau partner resmi WhatsApp.

WhatsApp merekomendasikan untuk berkolaborasi dengan BSP terbaik seperti Mekari Qontak. Alasannya, mereka merupakan perwakilan resmi yang memiliki izin untuk mengajukan permohonan akses ke WhatsApp API Mekari Qontak.

Ada 2 alasan penting untuk bekerja dengan mitra resmi WhatsApp adalah:

• Anda memiliki lebih banyak peluang untuk mendapatkan akses ke API.
• Permintaan Anda akan diproses selama 1-4 minggu.

2. Verifikasi Akun Facebook Business Manager

Sebelum beralih menggunakan WhatsApp Business API, Anda perlu verifikasi akun Facebook Business Manager. Pihak Facebook akan memverifikasi kelengkapan data bisnis Anda.

Oleh karena itu, Anda perlu menyiapkan data-data berikut:

• Nama perusahaan,
• Website URL,
• Email domain
• SIUP/NIB/NPWP bisnis

Biasanya proses Verifikasi Facebook business manager cukup membingungkan bagi sebagian bisnis. Untuk mempermudah Anda dapat meminta bantuan Business Solution Provider (BSP) untuk melakukan verifikasi.

Baca juga: Cara Membuat NIB (Nomor Induk Berusaha), Gratis Tanpa Perantara

3. Aktivasi Nomor WhatsApp dan Isi Profil

Setelah terverifikasi, siapkan satu nomor telepon yang akan digunakan sebagai nomor bisnis untuk selamanya. Selanjutnya akan terlihat centang hijau di sebelah nama bisnis yang menandakan API WhatsApp Business Anda aktif.

Lengkapi profil WhatsApp Anda dengan mengisi informasi detail bisnis yang membantu pelanggan mengenali bisnis Anda. hal ini juga bisa dijadikan sebagai branding bagi bisnis Anda. Tambahkan juga informasi bisnis lainnya seperti jam operasional, katalog produk dan sebagainya.

4. Login ke Chat Panel Mekari Qontak

Untuk mulai menggunakan Chatbot, Anda harus login akun pada panel qontak.com. Caranya dengan menggunakan credential dari Mekari Qontak sebelumnya.

Pada panel chat yang juga dapat Anda akses melalui handphone ini, Anda dapat mengetahui informasi konsumen melalui profil mereka.

5. Merancang Alur Percakapan

Pastikan chatbot bisa menjawab seluruh pertanyaan yang pelanggan ajukan. Anda harus memikirkan bagaimana chatbot akan melakukan percakapan kepada pelanggan, termasuk jika ada pertanyaan yang tidak bisa dijawab.

Beberapa pertanyaan berikut dapat menjadi panduan untuk Anda.

• Apa tujuan pembuatan chatbot? Apakah untuk memudahkan konsultasi dan pembayaran, atau pelayanan pelanggan.
• Apa jenis percakapan yang akan dilakukan dengan pelanggan?
• Bagaimana respon chatbot jika tidak bisa menjawab pertanyaan pelanggan?

Namun Anda tidak perlu pusing, karena tim Mekari Qontak akan memandu Anda dalam membuat alur percakapan chatbot.

6. Submit Alur Percakapan

Anda bisa mulai menyusun alur percakapan yang akan terjadi antara WA Chatbot dengan pelanggan Anda.

Alur percakapan ini dapat dikonsultasikan dengan Mekari Qontak. Konsultasi ini dapat membantu Anda dalam menyusun alur agar Chatbot WhatsApp Business bekerja optimal.

Selanjutnya tim Mekari Qontak akan membuatkan alur percakapan yang sudah terfinalisasi. Sementara Anda bisa melakukan pekerjaan lain.

Setelah selesai, Mekari Qontak akan memberitahu bahwa WA Chatbot Anda sudah siap digunakan. Pastikan Anda melakukan uji coba terlebih dahulu untuk mengetahui chatbot berfungsi dengan baik.

Perbaiki error yang masih terjadi dan lakukan uji coba lagi. Hal ini untuk membantu Anda memiliki WA chatbot berkualitas yang benar-benar dapat meningkatkan customer experience.

Tonton video YouTube di bawah ini untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara membuat chatbot WhatsApp :

Baca juga: Cara Membuat Chatbot WhatsApp Secara Mudah (Tanpa Coding)

Tips Sebelum Menggunakan WhatsApp Chatbot

• Pahami Kebutuhan Pelanggan: Identifikasi jenis pertanyaan yang paling sering diajukan oleh pelanggan dan rancang skenario percakapan yang menjawab pertanyaan tersebut.
• Kustomisasi Jawaban: Buat jawaban chatbot di WhatsApp yang personal dan relevan dengan menggunakan data pelanggan.
• Pantau dan Evaluasi: Terus pantau kinerja chatbot melalui analitik dan lakukan perbaikan berdasarkan feedback pelanggan.
• Pelatihan Chatbot di WhatsApp: Secara rutin perbarui dan latih chatbot untuk menghadapi pertanyaan dan situasi baru.

Dapatkan WhatsApp Chatbot Terbaik Sekarang!

WhatsApp Chatbot dapat membantu bisnis dalam memfasilitasi interaksi yang lebih baik dengan pelanggan dan meningkatkan customer experience, sehingga dapat membangun kepercayaan dan loyalitas pelanggan.

Namun, sebelum Anda dapat menggunakan fitur Chatbot, Anda perlu memiliki WhatsApp Business API terlebih dahulu. Salah satu official business partner WhatsApp terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak.

Tim Mekari Qontak akan dengan senangi hati untuk membantu Anda membuat WA Chatbot.

Sehingga bisnis Anda dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat dan lebih baik tanpa kendala selama 24/7 dan miliki hubungan yang lebih dengan pelanggan Anda.

Mekari Qontak telah dipercaya lebih dari 35.000+ perusahaan untuk membantu memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, dam telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.