WhatsApp Chatbot: Pengertian, Manfaat, Contoh dan Tips Penggunaanya dalam Bisnis

Pernah dengar WhatsApp Chatbot? Asisten virtual di WhatsApp yang bisa membalas pesan otomatis seperti manusia. Banyak bisnis menggunakannya untuk melayani pelanggan lebih cepat dan efisien.

Apakah bisnis Anda ingin punya chatbot sendiri di WhatsApp? Yuk, cari tahu di artikel Mekari Qontak ini seberapa penting WA Chatbot, contoh, serta manfaatnya untuk bisnis.

Apa itu WhatsApp Chatbot?

WhatsApp Chatbot adalah program chat otomatis yang dirancang untuk berinteraksi dengan pengguna di WhatsApp secara lebih cerdas, alami, dan real-time.

Dibandingkan dengan WhatsApp Bot yang hanya merespons perintah tertentu, WhatsApp Chatbot ini menggunakan teknologi seperti pemrosesan bahasa alami (NLP) dan skenario berbasis aturan untuk memahami maksud pesan, memberikan jawaban yang lebih relevan, serta menjalankan tugas tertentu dengan lebih fleksibel dan interaktif.

Baca juga: WhatsApp Bot: Definisi, Manfaat, Contoh, dan Tips Penggunaan untuk Bisnis

Mengapa WhatsApp Chatbot Penting untuk Bisnis?

WhatsApp chatbot memiliki peran penting bagi bisnis terutama untuk memberikan layanan pelanggan lebih baik. Hal ini tidak lepas dari kemampuan chatbot merespon pelanggan secara cepat kapan pun.

Adapun alasan lain mengapa bisnis memerlukan WA Chatbot adalah sebagai berikut.

1. Memudahkan Pelanggan Berbelanja

WhatsApp Chatbot bisa untuk membagikan katalog produk atau jasa ke pelanggan tanpa harus melihatnya di aplikasi yang berbeda.

Terpenting pelanggan dapat langsung melakukan pemesanan dan mendapat update terkait status pengiriman dan hal penting lainnya langsung dari WhatsApp.

Hal ini juga telah diterapkan UMKM di Indonesia melalui direktori ‘Pasar JuWAra’.

Baca juga: Cara Mengelola dan Membuat Katalog WhatsApp Bisnis dan Tips Membagikannya

2. Mengirim Penawaran melalui Broadcast dan Blast WhatsApp

WhatsApp Chatbot dapat mengirimkan pesan serentak ke banyak pelanggan melalui WhatsApp Blast atau WhatsApp Broadcast. Pesan tersebut dapat Anda isi dengan penawaran promosi seperti diskon, kupon belanja, promosi produk/jasa terbaru, dan sebagainya.

Baca juga: Cara Kirim Blast WhatsApp ke Ribuan Nomor Sekaligus dan Tips Anti Blokir

3. Terjamin Keamanannya

WhatsApp memiliki sistem keamanan end-to-end encryption yang membantasi akses hanya untuk pengguna dan pelanggan yang berinteraksi. Hal ini memastikan semua pesan yang masuk dan keluar terjamin keamanannya.

4. Otomatisasi Feedback

WhatsApp Chatbot mampu untuk mengirimkan jawaban secara otomatis berdasarkan permintaan/pertanyaan yang sering pelanggan ajukan.

Hal ini membuat pelanggan tidak perlu membaca FAQ secara menyuruh, yang mendorong mereka untuk lebih berinteraksi dengan bisnis.

Baca juga: 5 Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Biasa dan Bisnis

6. Personalisasi WhatsApp Chatbot

Sistem pada Chatbot WhatsApp Business dapat merekam data berupa minat pelanggan yang akan diolah menjadi wawasan (insight) pelanggan yang berguna untuk menyusun strategi dalam mempromosikan produk/jasa sesuai dengan minat pelanggan.

Baca juga: Personalized Marketing: Definisi, Manfaat, Tahapan, Contoh dan Strateginya

Fitur-fitur yang Wajib Dimiliki Chatbot WhatsApp

Chatbot WhatsApp bekerja melayani pelanggan dengan bantuan fitur-fitur canggih. Fitur-fitur tersebut membuat kerja chatbot lebih maksimal dalam mendatangkan keuntungan bagi bisnis.

Beberapa fitur yang wajib dimiliki Chatbot WhatsApp yaitu:

1. Integrasi dengan Sistem Lain

Chatbot WhatsApp dapat terhubung dengan sistem, database, maupun software yang sudah ada dalam perusahaan dengan menggunakan WA Business API, misalnya dengan aplikasi CRM. Dengan sistem Mekari Qontak, integrasi ini dapat dilakukan dengan mudah.

Baca juga: WhatsApp Integration: 4 Cara Mudah Integrasi WA

2. Percapakan yang Dapat Dikustomisasi

Bisnis dapat dengan mudah mendesain dan mengedit alur percakapan, mengisi konten di dalamnya, dan mengubahnya sesuai kebutuhan. Alur ini dapat terhubung dengan sistem lainnya melalui fungsi API, seperti yang telah dijelaskan di atas.

3. Melihat Statistik Chatbot

Bisnis dapat dengan mudah melihat bagaimana komunikasi chatbot dengan pelanggan, percakapan apa yang sering ditanyakan, dan lain sebagainya. Hal ini dapat digunakan untuk menemukan insight menarik mengenai pelanggan maupun chatbot.

Baca juga: Aplikasi Chatbot AI Software Terbaik untuk Kebutuhan Bisnis

4. Otomatisasi Respon Pelanggan Non-Stop

Fitur otomatisasi respon pelanggan akan memastikan bahwa bisnis Anda selalu hadir 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Dengan otomatisasi non-stop, WhatsApp chatbot dapat melayani pelanggan tanpa batas meski di luar jam operasional normal.

Dengan adanya fitur ini tentu dapat menghemat biaya operasional karena Anda tidak perlu merekrut tim CS untuk bekerja 24/7.

Pelanggan juga akan merasa dihargai karena pertanyaan dan permintaan mereka selalu direspon dalam hitungan detik, tanpa harus menunggu lama.

Baca juga: WA Auto Respon: 3 Cara Buat Pesan Otomatis di WhatsApp

5. Balas Otomatis (Auto Reply)

Balasan otomatis memungkinkan chatbot WhatsApp untuk merespons setiap pesan pelanggan secara instan dan real-time. Anda bisa mengirim informasi penting, seperti update status pesanan, promo terbaru, dan katalog produk otomatis.

Ini membantu meningkatkan kualitas layanan pelanggan dan memberikan pengalaman yang menyenangkan. Pasalnya, pelanggan tidak perlu menunggu respons dari agen CS.

Baca juga: Cara Membuat Pesan Auto Reply WhatsApp Terbaru untuk Bisnis

6. Dukungan Banyak Pengguna di Berbagai Perangkat

Dengan dukungan multi-user, beberapa agen CS dapat mengelola percakapan dari satu nomor WhatsApp secara bersamaan.

Selain itu, adanya dukungan multi-user yang terintegrasi dengan sistem CRM dan omnichannel yang memungkinkan riwayat percakapan tersimpan dalam satu database terpusat.

Baca juga: Cara Menggunakan WhatsApp Multi Device Lebih dari 4 Perangkat Sekaligus

Manfaat WhatsApp Chatbot untuk Bisnis

Berikut ini beberapa manfaat bagi bisnis dalam menggunakan WhatsApp Chatbot:

1. Respon Cepat 24/7: Chatbot dapat merespon pelanggan kapan saja, meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Otomatisasi Tugas: Menjawab pertanyaan yang sering diajukan secara otomatis, menghemat waktu tim customer service.
3. Meningkatkan Produktivitas: Fokus tim customer service dapat dialihkan ke tugas yang lebih kompleks.
4. Hemat Biaya: Mengurangi kebutuhan akan staf customer service yang besar.
5. Personalisasi Pelayanan: Menggunakan data pelanggan untuk memberikan layanan yang lebih sesuai dan relevan.

Baca juga: Aplikasi WhatsApp Chatbot Terbaik untuk Meningkatkan Bisnis Anda

Contoh Penggunaan WhatsApp Chatbot Berdasarkan Industri Bisnis

1. Industri E-commerce

Chatbot WhatsApp bisa membantu pelanggan menemukan produk dengan cepat, memberikan informasi stok, harga, serta menyelesaikan proses pembayaran secara otomatis.

Langkah ini akan mempercepat respons kepada pelanggan, meningkatkan kepercayaan dan pengalaman berbelanja, serta mengurangi beban customer service.

Contoh penggunaan: Chatbot menyapa pelanggan yang mengunjungi toko online, menjawab pertanyaan tentang produk, mengarahkan ke pilihan pembayaran, dan mengupdate status pengiriman.

2. Layanan Pelanggan

Dalam layanan pelanggan, WhatsApp chatbot bisa menjawab pertanyaan umum seputar produk, layanan, kebijakan pengembalian, jam operasional, dan menangani keluhan secara otomatis.

Hal ini bisa memberikan layanan cepat dan konsisten 24/7, mengurangi waktu tunggu pelanggan, serta memungkinkan eskalasi ke agen manusia untuk kasus rumit.

Contoh penggunaan: Chatbot menerapkan auto-reply untuk FAQ, menerima laporan masalah pelanggan, serta mengirim notifikasi status penanganan keluhan.

Baca juga: Panduan Penggunaan Chatbot AI untuk Customer Service

3. Pemesanan Tiket dan Reservasi

Chatbot WhatsApp juga bisa memfasilitasi pemesanan tiket dan reservasi secara otomatis untuk hotel, restoran, bioskop, dan acara lainnya.

Dalam hal ini, chatbot akan mempermudah proses booking tanpa harus telepon atau antre, mengurangi kesalahan pemesanan, serta memberikan konfirmasi dan pengingat kepada pelanggan.

Contoh penggunaan: Chatbot meminta tanggal dan waktu reservasi, memproses data pelanggan, mengirim tiket elektronik atau konfirmasi langsung via WhatsApp.

Baca juga: Chatbot AI untuk Perhotelan: Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya

4. Layanan Keuangan

Contoh penggunaan chatbot WhatsApp selanjutnya adalah dalam industri layanan keuangan. Chatbot akan mempermudah dalam memberikan informasi produk keuangan dan melakukan layanan perbankan dasar secara otomatis.

Contoh penggunaan: Chatbot memberikan info running promotions, mengingatkan jatuh tempo pembayaran, dan mengarahkan untuk produk investasi.

Baca juga: Chatbot Banking: Solusi Aman, Cepat, dan Hemat Biaya untuk Layanan Perbankan Modern

Contoh Penggunaan WhatsApp Chatbot Berdasarkan Skenario

1. Menyapa Klien Baru dan Membangun Interaksi Awal

Pertama yaitu saat chatbot WhatsApp menyapa klien baru dan membangun interaksi awal. Chatbot bertugas memberikan sambutan yang ramah dan mengarahkan mereka dengan efisien.

• Pesan Selamat Datang Otomatis: Ketika ada kontak baru, bot langsung merespons dengan pesan selamat datang, memperkenalkan diri, dan menawarkan menu utama.
• Pengumpulan Data Dasar: Selanjutnya, WhatsApp Chatbot juga dapat meminta nama atau email pelanggan untuk keperluan database, yang berguna untuk personalisasi layanan di masa depan.
• Mengarahkan ke Informasi Penting: Bot dapat menawarkan menu pilihan yang berisi informasi umum, seperti Katalog Produk, Lokasi Toko, atau Informasi Pengiriman.

2. Melakukan Follow-up

Follow-up menjadi kunci untuk menjaga hubungan dengan pelanggan dan meningkatkan konversi. Chatbot dapat menjalankan tugas ini secara proaktif dan tanpa jeda.

• Follow-up keranjang belanja yang ditinggalkan: Bot akan mengirimkan pesan pengingat kepada pelanggan yang telah memasukkan produk ke keranjang namun belum menyelesaikan pembayaran.
• Follow-up pasca-pembelian: Beberapa hari setelah pembelian, bot dapat mengirim pesan untuk meminta ulasan produk atau menawarkan bantuan lebih lanjut.
• Pengingat perpanjangan layanan: Untuk bisnis berbasis langganan, bot dapat mengingatkan pelanggan bahwa masa langganan mereka akan segera habis.

Baca juga: Cara Follow Up Customer dan Contohnya sampai Close Deal

3. Menjalankan Promosi Pemasaran

WhatsApp Chatbot dapat menjadi alat yang ampuh untuk menjalankan kampanye pemasaran dan promosi secara masif dan terpersonalisasi.

• Pesan broadcast promosi: Bot dapat mengirimkan pesan massal kepada seluruh daftar kontak mengenai diskon, penawaran khusus, atau peluncuran produk baru.
• Pesan promosi yang tersegmentasi: Dengan data dari CRM, bot dapat mengirimkan promosi yang relevan dengan riwayat pembelian pelanggan.
• Informasi acara atau webinar: Bot dapat menginformasikan dan mendaftarkan pelanggan untuk acara atau webinar yang diselenggarakan oleh bisnis Anda.

Baca juga: WhatsApp Marketing: Cara Promosi Bisnis di WA Lebih Simpel dan Efektif

4. Menyelesaikan Proses Penjualan

WhatsApp Chatbot dapat memandu pelanggan melalui seluruh siklus penjualan, dari pemilihan produk hingga konfirmasi pembayaran.

• Panduan belanja: Bot dapat memandu pelanggan untuk memilih produk berdasarkan preferensi mereka, seperti ukuran, warna, atau jenis.
• Informasi pembayaran: Setelah pelanggan mengonfirmasi pesanan, bot dapat secara otomatis mengirimkan rincian pembayaran, termasuk nomor rekening, jumlah yang harus dibayar, dan batas waktu pembayaran.
• Konfirmasi transaksi otomatis: Bot dapat mendeteksi dan mengonfirmasi pembayaran secara otomatis, lalu mengirimkan notifikasi bahwa pesanan akan segera diproses.

5. Memberikan Informasi kepada Pelanggan

Contoh selanjutnya adalah fokus pada layanan purna jual dan memastikan pelanggan selalu mendapatkan jawaban atas pertanyaan umum pelanggan.

• Jawaban pertanyaan umum (FAQ): Bot dapat menyimpan dan memberikan jawaban instan untuk pertanyaan yang sering diajukan, seperti jam buka, alamat, atau kebijakan pengembalian produk.
• Pembaruan status real-time: Dengan integrasi ke sistem, WhatsApp Chatbot dapat memberikan informasi status pesanan, pengiriman, atau tiket dukungan secara langsung.
• Survei kepuasan pelanggan: Setelah interaksi selesai, bot dapat mengirimkan survei singkat untuk menilai kualitas layanan, membantu Anda mengumpulkan masukan berharga.

Baca juga: Service Desk Chatbot: Pengertian, Manfaat, dan Kegunaan

Cara Mudah Membuat WhatsApp Chatbot untuk Bisnis

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat chatbot WA untuk akun bisnis:

1. Mendaftar untuk WhatsApp Business API

Untuk menggunakan chatbot WhatssApp, Anda harus terdaftar pada WhatsApp Business API, yaitu dengan mendaftar pada Business Solution Provider (BSP) resmi atau partner resmi WhatsApp.

WhatsApp merekomendasikan untuk berkolaborasi dengan solusi BSP resmi dan tepercaya seperti Mekari Qontak. Alasannya, mereka merupakan perwakilan resmi yang memiliki izin untuk mengajukan permohonan akses ke WhatsApp API Mekari Qontak.

Ada 2 alasan penting untuk bekerja dengan mitra resmi bsp WhatsApp, yaitu sebagai berikut.

• Anda memiliki lebih banyak peluang untuk mendapatkan akses ke API.
• Permintaan Anda akan diproses selama 1-4 minggu.

2. Aktivasi Nomor WhatsApp dan Isi Profil

Setelah terverifikasi, siapkan satu nomor telepon yang akan digunakan sebagai nomor bisnis untuk selamanya.

Lengkapi profil WhatsApp Anda dengan mengisi informasi detail bisnis yang membantu pelanggan mengenali bisnis Anda. hal ini juga bisa dijadikan sebagai branding bagi bisnis Anda.

Tambahkan juga informasi bisnis lainnya seperti jam operasional, katalog produk dan sebagainya.

3. Daftarkan Nomor ke BSP WhatsApp

Setelah nomor disiapkan, BSP Mekari Qontak akan membantu Anda mendaftarkan nomor tersebut ke WhatsApp Business API.

Anda cukup menyerahkan nomor telepon yang sudah disiapkan, dan tim Mekari Qontak akan memproses pendaftarannya langsung ke pihak WhatsApp.

Pemilihan BSP tepercaya tentunya akan menghemat waktu dan memastikan proses pendaftaran berjalan lancar sesuai dengan regulasi yang ada.

Baca juga: Rekomendasi WhatsApp BSP Terbaik untuk Bisnis Anda

4. Verifikasi Akun Facebook Business Manager

Sebelum beralih menggunakan WhatsApp Business API, Anda perlu verifikasi akun Facebook Business Manager. Pihak Facebook akan memverifikasi kelengkapan data bisnis Anda.

Oleh karena itu, Anda perlu menyiapkan data-data berikut:

• Nama perusahaan,
• Website URL,
• Email domain
• SIUP/NIB/NPWP bisnis

Biasanya proses Verifikasi Facebook business manager cukup membingungkan bagi sebagian bisnis. Untuk mempermudah Anda dapat meminta bantuan Business Solution Provider (BSP) untuk melakukan verifikasi.

Baca juga: Panduan Cara Membuat NIB (Nomor Induk Berusaha) Terbaru dan Syaratnya

5. Dapatkan Akun dari Tim Mekari Qontak

Setelah semua proses pendaftaran dan verifikasi selesai, Mekari Qontak akan menyiapkan akun Anda secara teknis. Pada tahap ini, Anda akan mendapatkan akses ke dashboard atau chat panel yang berisi fitur-fitur canggih, seperti:

• Kotak masuk untuk multi-user yang memungkinkan banyak CS mengelola percakapan dari satu nomor.
• Alat untuk membangun dan mengatur alur percakapan chatbot.
• Integrasi ke sistem lain seperti CRM.

Dengan demikian, Anda akan memiliki akses penuh ke fitur-fitur premium yang disediakan oleh WhatsApp Business API, serta siap menggunakannya untuk melayani pelanggan secara optimal.

Baca juga: Perbandingan WhatsApp Official BSP Mekari Qontak vs Meta Verified

6. Login ke Halaman Mekari Qontak

Untuk mulai menggunakan WhatsApp Chatbot, Anda harus masuk halaman login Mekari Qontak. Caranya dengan menggunakan credential dari Mekari Qontak yang sudah terdaftar sebelumnya.

Pada panel chat yang juga dapat Anda akses melalui handphone ini, Anda dapat mengetahui informasi konsumen melalui profil mereka.

7. Merancang Alur Percakapan

Pastikan WhatsApp chatbot bisa menjawab seluruh pertanyaan yang pelanggan ajukan. Anda harus memikirkan bagaimana chatbot akan melakukan percakapan kepada pelanggan, termasuk jika ada pertanyaan yang tidak bisa dijawab.

Beberapa pertanyaan berikut dapat menjadi panduan untuk Anda.

• Apa tujuan pembuatan chatbot? Apakah untuk memudahkan konsultasi dan pembayaran, atau pelayanan pelanggan.
• Apa jenis percakapan yang akan dilakukan dengan pelanggan?
• Bagaimana respon chatbot jika tidak bisa menjawab pertanyaan pelanggan?

Namun Anda tidak perlu pusing, karena tim Mekari Qontak akan memandu Anda dalam membuat alur percakapan chatbot di WhatsApp.

6. Submit Alur Percakapan

Anda bisa mulai menyusun alur percakapan yang akan terjadi antara WA Chatbot dengan pelanggan Anda.

Alur percakapan ini dapat dikonsultasikan dengan Mekari Qontak. Konsultasi ini dapat membantu Anda dalam menyusun alur agar Chatbot WhatsApp Business bekerja optimal.

Selanjutnya tim Mekari Qontak akan membuatkan alur percakapan yang sudah terfinalisasi. Sementara Anda bisa melakukan pekerjaan lain.

Setelah selesai, Mekari Qontak akan memberitahu bahwa WA Chatbot Anda sudah siap digunakan. Pastikan Anda melakukan uji coba terlebih dahulu untuk mengetahui chatbot berfungsi dengan baik.

Perbaiki error yang masih terjadi dan lakukan uji coba lagi. Hal ini untuk membantu Anda memiliki WA chatbot berkualitas yang benar-benar dapat meningkatkan customer experience.

Tonton video YouTube di bawah ini untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara membuat chatbot WhatsApp :

Baca juga: Cara Membuat Chatbot WhatsApp Secara Mudah (Tanpa Coding)

Tips Menggunakan WhatsApp Chatbot untuk Bisnis

Berikut beberapa tips bagi bisnis yang ingin menggunakan WhatsApp Chatbot:

1. Pahami Kebutuhan Pelanggan: Identifikasi jenis pertanyaan yang paling sering diajukan oleh pelanggan dan rancang skenario percakapan yang menjawab pertanyaan tersebut.
2. Kustomisasi Jawaban: Buat jawaban chatbot di WhatsApp yang personal dan relevan dengan menggunakan data pelanggan.
3. Pantau dan Evaluasi: Terus pantau kinerja chatbot melalui analitik dan lakukan perbaikan berdasarkan feedback pelanggan.
4. Pelatihan Chatbot di WhatsApp: Secara rutin perbarui dan latih chatbot untuk menghadapi pertanyaan dan situasi baru.

Baca juga: Enterprise AI Chatbot: Manfaat dan Perannya untuk Bisnis Besar

Dapatkan WhatsApp Chatbot Terbaik dari Mekari Qontak Sekarang!

WhatsApp Chatbot dapat membantu bisnis dalam memfasilitasi interaksi yang lebih baik dengan pelanggan dan meningkatkan customer experience, sehingga dapat membangun kepercayaan dan loyalitas pelanggan.

Namun, sebelum Anda dapat menggunakan fitur Chatbot, Anda perlu memiliki WhatsApp Business API terlebih dahulu. Salah satu official business partner WhatsApp terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak.

Melalui WhatsApp Business API Mekari Qontak, Anda dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat dan lebih baik tanpa kendala selama 24/7 dan miliki hubungan yang lebih dengan pelanggan Anda.

Jadi, tunggu apalagi? Hubungi kami atau coba demo gratis Mekari Qontak Sekarang!