Begini Cara Membuat Pesan Auto Reply WhatsApp Terbaru

Banyak bisnis saat ini kerepotan untuk merespon setiap pesan. Solusi permasalahan tersebut adalah dengan fitur auto reply. Cara membuat pesan auto reply WhatsApp ini juga relatif mudah.

Fitur auto reply WhatsApp berfungsi membalas pesan pelanggan secara otomatis. Hal ini meringankan tugas bisnis melayan pertanyaan yang sering pelanggan ajukan. Oleh karena itu, fitur auto reply sangat penting bagi bisnis.

Tertarik menggunakannya? Pelajari tutorial membuat pesan auto reply pada artikel berikut.

Pengertian Auto Reply WhatsApp

Auto reply WhatsApp adalah fitur WhatsApp Business yang berguna untuk merespon pesan secara otomatis. Fitur ini berfungsi selama 24 jam non stop. Jadi, Anda tidak perlu menjawab pesan manual satu per satu.

Kemampuan fitur auto reply ini mampu meningkatkan layanan pelanggan. Secara tidak langsung kepercayaan pelanggan juga bertambah berkat komitmen Anda melayani mereka dengan cepat.

Bagaimana Cara Kerja WhatsApp Auto Reply?

Fitur auto reply WhatsApp bekerja secara otomatis mengirimkan pesan berupa balasan sederhana dari pertanyaan yang diajukan pelanggan. Jawaban tersebut berasal dari chat template yang telah dibuat oleh Anda sebelumnya.

Terdapat 3 macam pola yang digunakan pada Aplikasi auto reply WhatsApp terbaik, yaitu:

– Penyesuaian Kata Kunci

Sebelum memberikan jawaban, fitur ini akan memindai kata kunci yang dimasukkan oleh pengguna terlebih dahulu. Setelah terdeteksi, maka pesan pelanggan akan direspon dengan jawaban yang paling sesuai atau mirip dengan kata kunci yang digunakan.

Apabila kata kunci tersebut tidak ditemukan, maka sistem auto reply tidak dapat memberikan jawaban yang sesuai.

– Pemberian Opsi Jawaban

Autoresponder WhatsApp juga menyediakan opsi pertanyaan di awal percakapan yang dapat dipilih langsung oleh prospek. Auto reply hanya dapat memberikan jawaban setelah pelanggan memilih opsi pertanyaan yang telah disediakan oleh sistem.

Apabila pertanyaan yang diajukan prospek/pelanggan tidak terdapat pada opsi yang disediakan, maka prospek/pelanggan tersebut akan diarahkan untuk menghubungi call center.

– Kontekstual

Pola terakhir ini membutuhkan perencanaan yang strategis dan terarah, supaya dapat membalas pesan menggunakan bahasa layaknya manusia. Auto reply membutuhkan database yang cukup besar untuk dapat menjawab segala bentuk pertanyaan atau permintaan pelanggan.

Caranya adalah dengan mengumpulkan data pelanggan dan transkrip percakapan. Semakin banyak data yang terkumpul, maka kemampuan auto reply merespon semakin berkembang pula.

Bagaimana Cara Membuat Auto Reply di WhatsApp Business?

Pembuatan auto respon pada WA Business biasa tidak sama dengan cara membuat auto reply pada WA API. Untuk memperoleh akunnya, Anda tidak perlu mendaftarkan bisnis Anda melalui mitra resmi WhatsApp, namun dapat langsung mengunduh aplikasinya di Play Store atau App Store.

Setelah Anda memiliki aplikasinya, Anda dapat mengikuti tutorial membuat pesan auto reply WhatsApp berikut:

1. Login pada akun WhatsApp Business, masuk ke menu pengaturan

Cara login pada akun WhatsApp Business sama seperti cara login pada akun WhatsApp biasa. Setelah login, klik tiga titik pada pojok kanan atas akun WhatsApp Anda lalu pilih opsi “Setelan/Setting”.

2. Klik opsi “Fitur Bisnis” pada Setelan

Opsi ini memuat beberapa fitur yang dapat Anda manfaatkan untuk keperluan bisnis Anda, seperti: profil bisnis, katalog, fitur perpesanan, label pesan, serta opsi untuk membagikan tautan akun WA bisnis Anda.

3. Edit isi pesan pada “Fitur Perpesanan”

Untuk mengaktifkan WA auto reply, Anda dapat mengedit isi pesan yang ingin Anda kirimkan pada prospek/pelanggan yang menghubungi Anda. Ada beberapa jenis pesan yang bisa Anda tulis seperti berikut:

• Pesan di luar jam kerja: Pesan yang Anda tulis akan dikirimkan kepada orang yang menghubungi diluar jam kerja Anda secara otomatis.
• Salam: pesan menyambut prospek/pelanggan baru secara otomatis.
• Balas cepat: buat pesan berisi jawaban yang sering ditanyakan kepada Anda sehingga Anda tidak perlu repot mengetik jawaban yang sama untuk setiap pertanyaan sama yang masuk ke akun Anda.

Selain itu, Anda dapat mengatur jadwal pengiriman pesan, Anda juga dapat mengatur siapa saja penerima pesan autoresponder pada akun WhatsApp Business Anda.

Jika dibandingkan dengan kemampuan Aplikasi auto reply WhatsApp terbaik berbasis API, tentu saja kemampuan WhatsApp Business biasa masih kalah jauh.

Karena itu, Anda perlu mempertimbangkan lebih lanjut untuk menggunakan WhatsApp Business API agar proses perpesanan pada bisnis Anda dapat berjalan dengan lebih baik.

Baca juga: Cara Membuat Pesan Balas Cepat WhatsApp, Dijamin Berhasil!

Cara Membuat Auto Reply pada WhatsApp Business API

Cara membuat WhatsApp auto reply pada WhatsApp API hingga bisa digunakan oleh para pelaku bisnis terbilang cukup mudah. Berikut ini merupakan tutorial pesan membuat WhatsApp auto reply pada WhatsApp Business API:

Step 1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager

Langkah pertama membuat WhatsApp Auto Reply adalah mendaftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager (FBM)

Pada langkah ini Anda perlu mempersiapkan beberapa informasi sebagai berikut:

• Nama bisnis
• Website
• E-mail bisnis
• SIUP/NIB/NPWP

Baca Juga: Tutorial Mendapatkan WhatsApp Business API

Step 2. Bermitra dengan BSP resmi

Langkah kedua untuk membuat WhatsApp auto reply adalah bermitra dengan BSP WhatsApp API seperti Mekari Qontak

Business Solution Provider (BSP WhatsApp) seperti Mekari Qontak akan mendaftarkan nomor Anda ke WhatsApp untuk mendapatkan API WhatsApp dan membantu Anda dalam setiap proses memiliki akun WA bisnis yang baik.

Maka dari itu, Anda perlu memilih vendor atau mitra resmi WhatsApp yang terpercaya dan solutif.

Step 3. Aktifkan nomor dan lengkapi profil WA Anda

Langkah keempat untuk menggunakan wa auto reply adalah dengan mengaktifkan nomor dan mengisi profil bisnis

Setelah mendapatkan API, aktifkan satu nomor yang ingin Anda gunakan sebagai nomor bisnis. Nomor ini tidak dapat diganti kembali menjadi nomor WhatsApp biasa. Lengkapi profil dengan mengisi informasi detail bisnis, seperti jam operasional, katalog produk, dan sebagainya.

Sebagai BSP, selanjutnya Qontak yang akan bekerja untuk Anda. BSP akan mengajukan centang hijau atau akun verified dan membantu Anda mengintegrasikannya dengan aplikasi CRM atau sistem lainnya yang bisnis Anda sudah gunakan.

Step 4. Masuk ke chat panel

Langkah Membuat WhatsApp Auto Reply yang keempat adalah masuk ke chat panel Qontak

Anda akan diberikan kredensial untuk digunakan saat login di chat panel Qontak. Tampilan menu milik agen/admin dan supervisor setelah login akan berbeda.

Hal ini karena agen hanya akan mampu membalas pesan yang masuk sedangkan supervisor juga dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

Step 5. Pilih opsi Settings untuk mengatur sistem auto reply dan template

Langkah terakhir, pilih opsi Settings untuk mengatur sistem auto reply dan template

Pada tahapan ini, Anda dapat masuk ke opsi ‘Setting‘ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat‘ seperti yang terlihat pada gambar. Dengan bantuan tim Qontak, Anda dapat membangun sistem auto responder, jam kerja, berbagai template, dan juga tags dengan praktis.

Keuntungan Menggunakan WhatsApp Auto Reply

Auto reply WhatsApp adalah salah satu alternatif terbaik bagi para pelaku bisnis untuk melayani pelanggannya. Jadi wajar apabila tidak ada batasan bidang usaha atau industri untuk menggunakan fitur WhatsApp auto reply.

Selain itu, WA auto reply juga memiliki banyak manfaat yang menguntungkan bisnis sehingga sangat penting bagi pelaku bisnis.

Berikut adalah beberapa manfaat auto WhatsApp sender:

– Solusi Layanan Pelanggan 24/7

WA Business auto reply akan memberikan respon setiap kali pelanggan butuhkan, tanpa dibatasi jam operasional bisnis. Pertanyaan tersebut dibalas cepat dan real time yang mempercepat penyelesaian masalah pelanggan.

– Aman Digunakan

WA dilengkapi keamanan enkripsi end-to-end encryption di mana semua pesan yang masuk dan keluar dijamin kerahasiaannya. Pengguna dan bisnis yang terlibat dalam percakapan yang dapat melihat isi obrolannya.

– Meningkatkan Customer Relation

Auto reply membangun percakapan responsif dan proaktif dengan pelanggan. Alur percakapan dapat didesain personalisasi salah satunya dengan fitur greeting message untuk menciptakan hubungan dengan pelanggan lebih baik.

– Mengumpulkan Feedback

Auto reply WA Business dapat dimanfaatkan tim CS untuk meminta feedback atau masukan dari pelanggan. Hal ini berguna bagi bisnis untuk lebih memahami kebutuhan pelanggan yang dapat menjadi bahan dalam menyusun strategi peningkatan bisnis.

– Hemat Biaya

Auto reply mampu merespon secara otomatis selama 24 jam non-stop. Dengan demikian, membuat bisnis mengurangi pengeluaran biaya operasional customer service seperti biaya telepon dan gaji karyawan.

– Meningkatkan Penjualan

Sebagian besar pelanggan mendapatkan rekomendasi dan solusi dari pertanyaan dari jawaban auto reply, tanpa melalui tim CS. Hal ini menunjukkan peningkatan pada customer experience yang berpengaruh pada reputasi lebih baik. Dengan reputasi bisnis yang baik, kesempatan untuk menambah jumlah penjualan lebih besar.

Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Auto Reply WhatsApp Terbaik

Buat Pesan Auto Reply WhatsApp Anda Sekarang

Fitur auto reply WhatsApp berfungsi merespon pesan otomatis. Fitur ini membantu bisnis meningkatkan layanan pelanggan.

Cara membuat pesan auto WhatsApp juga relatif mudah. Fitur ini bisa Anda gunakan pada aplikasi WhatsApp business dan WhatsApp business API.

Cara membuat auto reply WhatsApp API memerlukan langkah awal yaitu membangun sistem API melalui BSP / official partner WhatsApp.

Mekari Qontak dapat membantu Anda mendapatkan fitur terdepan WhatsApp yang Anda butuhkan, seperti mengintegrasikan WhatsApp Anda dengan omnichannel CRM dan sistem lainnya.

Mekari Qontak merupakan solusi lengkap all-in-one Aplikasi auto reply WhatsApp terbaik untuk peningkatan bisnis Anda dan dilengkapi fitur canggih lainnya seperti centang hijau, software WhatsApp chatbot, WA blast, dan banyak lagi.

Selain itu, Mekari Qontak telah dipercaya lebih 3500+ perusahaan bersama mengembangkan usahanya.