Mekari Qontak
Customer Service

Cara Mudah Menggunakan WhatsApp Automation

Whatsapp Automation

WhatsApp Automation adalah fitur WhatsApp Business API  yang berguna untuk mengotomatiskan percakapan dengan pelanggan. Pesan otomatis WhatsApp adalah balasan yang telah ditentukan sebelumnya untuk pesan yang diterima dari pelanggan baru atau yang sudah ada di WhatsApp.

Dalam hal ini, Anda dapat mengirimkan berbagai jenis pesan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Misalnya seperti greeting messageaway message, atau jawaban FAQ (frequently asked question).

Selain itu, Anda juga dapat memanfaatkan fitur ini untuk mengirimkan broadcast message ke banyak kontak hanya dengan 1 klik saja. Hal ini membantu Anda untuk memberikan customer journey dan experience yang lebih berarti. Sementara itu, hal ini juga meringankan tugas tim agen CS Anda.

Untuk informasi selengkapnya, yuk simak pembahas tentang apa itu WhatsApp Automation dan bagaimana cara menggunakannya pada artikel berikut ini!

5 Cara Mudah Menggunakan WhatsApp Automation:

  1. Daftarkan Akun WhatsApp Business API
  2. Lengkapi Profil Bisnis
  3. Masuk ke Panel Chat Qontak
  4. Buat Templat Pada Settings
  5. Lakukan Uji Coba Pesan

Image CTA for WA API


Apa Saja Tipe Pesan yang Bisa Dikirimkan WhatsApp Automation?

WhatsApp automation umumnya bisnis digunakan untuk memberikan respon sesuai dengan jenis pesan berikut ini:

  • Greeting message: pesan ini akan otomatis muncul saat pelanggan berinteraksi dengan bisnis. Biasanya pesan WhatsApp bisnis yang ditampilkan berupa sapaan seperti Hallo, selamat pagi dan lain sebagainya. Anda bisa membuat kalimat sapaan sesuai dengan citra bisnis Anda.
  • Away message: pesan yang dikirimkan untuk tetap menjangkau pelanggan meski di luar jam operasional. Pesan ini akan memberitahu pelanggan bahwa permintaan mereka telah diterima dan akan ditanggapi setelah jam operasional kembali. Dengan demikian, mereka tidak akan pergi karena kecewa.
  • FAQs: memungkinkan Anda menyimpan dan menggunakan kembali pesan yang sering Anda gunakan. Anda dapat menetapkan ‘tag’ unik pada pesan dan mengaksesnya dengan mengetik “/” diikuti dengan kata kunci. Dengan mengirim pesan yang disimpan, Anda tidak hanya menjawab pertanyaan dengan cepat, tetapi juga menghemat waktu dan energi agen dukungan Anda.

Bagaimana Cara Membuat Whatsapp Automation?

Tahapan Membuat WhatsApp Automation

Berikut adalah tutorial cara membuat WhatsApp Automation:

1. Daftar Akun WhatsApp Business API

WhatsApp API Mekari Qontak

Sebelum mengetahui bagaimana cara menggunakan WhatsApp Automation, Anda perlu memiliki akun WhatsApp Business API terlebih dahulu.

Dalam hal ini, Anda hanya dapat memeroleh akun WhatsApp Business API dengan cara mendaftarkan bisnis Anda ke Business Solution Provider resmi di Indonesia, seperti Mekari Qontak.

Mekari Qontak akan membantu Anda untuk mengajukan permohonan WA API bisnis Anda ke pihak WhatsApp. Termasuk proses verifikasi akun Facebook Business Manager. Anda hanya perlu menyiapkan beberapa informasi sebagai berikut:

  • Nama bisnis
  • Website
  • E-mail bisnis
  • SIUP/NIB/NPWP

Tidak hanya itu saja, tim Qontak juga akan membantu Anda untuk memeroleh berbagai fitur canggih dengan sistem end-to-end untuk memenuhi berbagai kebutuhan bisnis Anda, termasuk chat omnichannel dan solusi CRM yang dapat meningkatkan penjualan dan layanan pelanggan.

Saya Mau Coba Gratis Qontak Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak Sekarang!

2. Lengkapi Profil Bisnis Anda

Langkah kedua membuat WhatsApp Automation

Pada angkah berikutnya, Anda perlu memilih nomor yang akan digunakan untuk WhatsApp bisnis API. Pastikan Anda sudah yakin dengan nomor yang dipilih, karena nomor tersebut tidak dapat diganti seterusnya.

Kemudian lanjutkan dengan melengkapi profil bisnis dengan informasi seperti lokasi bisnis, jam operasional, situs web, alamat email, media sosial, dan lain sebagainya.

Sementara itu, tim Qontak akan mengajukan centang hijau atau verified badge untuk akun WhatsApp Business Anda. Selain itu, Qontak juga akan membantu Anda untuk mengintegrasikan WA API dengan aplikasi bisnis lainnya.

3. Masuk ke Panel Chat Qontak

Langkah ketiga membuat WhatsApp Automation

Cara menggunakan WhatsApp Automation berikutnya adalah masuk ke chat panel Qontak. Untuk login, Anda dapat menggunakan ID yang telah diberikan tim Qontak sebagai akses untuk masuk.

Dalam hal ini, agen dan supervisor akan memiliki ID yang berbeda, karena agen hanya diizinkan untuk membalas pesan masuk, sementara supervisor juga dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

4. Buat Templat Pada Settings

Langkah keempat membuat WhatsApp Automation

Apakah Anda sudah berhasil masuk ke chat panel Qontak? Jika sudah, maka Anda bisa mulai menyusun template atau alur jawaban otomatis untuk merespon setiap pesan pelanggan.

Jika Anda merasa bingung, Anda dapat meminta bantuan tim Qontak untuk membangun sistem autoresponder, jam kerja, tags, dan berbagai template dengan praktis.

Setelah itu lanjutkan dengan submit templat yang sudah jadi ke panel Qontak.

5. Lakukan Uji Coba Pesan

Langkah kelima Membuat WA Otomatis

Apabila Anda sudah menyelesaikan keenam langkah di atas, maka Anda dapat mulai melakukan uji coba pesan untuk memastikan bahwa WhatsApp Automation bekerja sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kirim pesan ke akun WhatsApp bisnis Anda seperti pelanggan, lalu tunggu beberapa waktu untuk mengetahui respon fitur WhatsApp automation akun Anda. Jika sudah sesuai, maka Anda dapat menggunakan fitur WA automation untuk melayani pelanggan Anda.

Selain menggunakan kelima langkah di atas, Anda juga dapat menggunakan fitur WhatsApp automation menggunakan fitur bot WhatsApp.

Baca Juga: Cara Mudah Membuat WhatsApp Chatbot


Cara Kerja WhatsApp Automation

Cara kerja WhatsApp Automation ini relatif sederhana. Sistem ini akan membalas pesan yang masuk sesuai dengan triger yang Anda tentukan sebelumnya. Hal ini bisa dilakukan hanya dalam hitungan detik.

Hebatnya sistem automasi pada WhatsApp ini bisa menjawab pesan yang masuk dalam waktu bersamaan. Hal ini tentu mampu menghemat banyak waktu pelanggan yang sangat berarti buat bisnis.

Selain itu, Anda juga bisa mengatur WhatsApp automation untuk mengirimkan pesan pengingat terjadwal untuk pelanggan. Contohnya adalah pembelian online yang memicu pesan terima kasih dan konfirmasi untuk pelanggan.


Apa Manfaat Whatsapp Automation?

Selain dapat mengirimkan pesan otomatis, fitur WhatsApp Automation ternyata juga memiliki banyak manfaat lainnya yang menguntungkan bisnis. Berikut adalah manfaat WhatsApp Automation pada WhatsApp Business API:

  • Mengirim pesan kepada pelanggan untuk memberikan update dan informasi dengan cepat dan efisien (autoresponder).
  • Menyimpan data dari WhatsApp dan percakapan dalam satu database.
  • Membuat ticket secara otomatis, sehingga dapat membantu tim support memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan.
  • Mempercepat proses sales dengan mengotomatisasi respon ke pelanggan dan membuat task untuk tim sales melalui integrasi dengan CRM (autoresponder bisa dengan bot WhatsApp).
  • Menjamin keamanan pesan dengan adanya verifikasi dan otentikasi pada pesan WhatsApp.
  • Mendeteksi nama dari pesan WhatsApp baru yang masuk.
  • Mengirimkan pesan siaran ke banyak kontak sekaligus dengan bantuan WhatsApp blast.

Contoh Penggunaan WhatsApp Automation

Berikut adalah contoh kasus implementasi WhatsApp automation pada bisnis:

– Menyambut pelanggan baru

Atur WhatsApp automation untuk mengirimkan pesan menyambut pelanggan baru. Pesan tersebut dapat dikirim segera setelah mereka memulai percakapan dengan tim Anda. Hal ini adalah cara yang bagus untuk memperkenalkan bisnis Anda kepada mereka yang tertarik dengan apa yang Anda tawarkan.

– Pesan yang memberitahukan Anda sendang di luar kantor

Away message adalah pesan otomatis yang dikirim setiap kali pelanggan menghubungi Anda di luar jam operasional bisnis. Pesan ini memberitahu pelanggan bahwa Anda telah menerima pesan mereka dan akan segera menanggapinya saat sudah online kembali. Fitur ini bekerja sangat baik untuk menjaga tingkat keterlibatan pelanggan tetap tinggi dengan memastikan bahwa tidak ada pesan pelanggan terlewat.

– Mengatur balasan cepat untuk menjawab FAQ pelanggan

Fitur ini membantu Anda menangani pertanyaan yang sering diajukan pelanggan dengan mudah. Anda dapat membuat, mengedit, dan menyimpan pesan-pesan ini untuk dikirim sebagai tanggapan setiap kali pelanggan menghubungi Anda dengan pertanyaan yang sering diajukan. Pesan dapat disimpan untuk digunakan di masa mendatang, membebaskan waktu bagi agen Anda untuk mengerjakan tugas yang lebih penting.

– Mengirim notifikasi pengingat tepat waktu

Contoh penggunaan populer lainnya adalah mengirim pemberitahuan dan pengingat kepada pelanggan tentang acara mendatang, janji temu, tugas yang belum mereka lakukan atau penawaran diskon yang akan terlewatkan. Hal ini adalah cara yang bagus untuk terlibat dengan pelanggan dan meningkatkan pengalaman pengguna mereka.

Ambil contoh pengingat WhatsApp yang dikirim oleh maskapai penerbangan kepada pelanggan yang mengingatkan mereka untuk menyelesaikan Web-check-in untuk penerbangan yang akan datang.

– Menyebarkan promosi

Terakhir contoh penggunaan WhatsApp Automation adalah membantu menyebarkan pesan promosi atau penawaran diskon. Pesan yang berisi diskon dan penawaran disebut pesan promosi bisa membantu mendorong penjualan.


Dapatkan WhatsApp Automation Terbaik Sekarang!

Mekari Qontak

WhatsApp Automation merupakan fitur WhatsApp Business API yang membantu bisnis menjawab pesan secara otomatis. Kemampuan ini memungkinkan bisnis merespon pesan pelanggan lebih cepat, sehingga meningkatkan kepuasan mereka.

Mekari Qontak menyediakan solusi end-to-end yang dapat diintegrasikan dengan WhatsApp omnichannel, WhatsApp CRM, serta WhatsApp chatbot yang dapat membantu meningkatkan kinerja dan produktivitas bisnis Anda. Dengan demikian, Anda dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dan pada akhirnya penjualan serta pendapatan bisnis Anda.

Selain itu, Mekari Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3500 perusahaan untuk meningkatkan bisnis dan menjaga hubungan dengan pelanggan. Tak hanya itu, Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.

Jadi tunggu apa lagiYuk, coba demo dari Mekari Qontak dan dapatkan FREE TRIAL WhatsApp Automation sekarang juga!

Hubungi Mekari Qontak sekarang!

 

Related Articles

WhatsApp WhatsApp Sales