Auto Answer WhatsApp: Cara Membalas Pesan WA Otomatis

Auto answer WhatsApp memudahkan para bisnis dalam melakukan aktivitas marketing dan sales. Melalui auto answer WhatsApp, pelanggan dapat menerima respon atau balasan secara otomatis.

Dengan meningkatnya waktu respon pesan pada bisnis, kepuasan pelanggan meningkat sehingga dapat meningkatkan pula penjualan pada bisnis Anda. Pelajari cara mengaktifkan fitur auto answer WhatsApp di bawah ini!

Apa Itu Auto Answer WhatsApp?

Auto answer WhatsApp adalah salah satu fitur yang terdapat pada WhatsApp Business yang berfungsi untuk mengirimkan pesan balasan secara otomatis. Hebatnya lagi, pengguna WhatsApp Business auto reply dapat mengatur isi pesan balasan sesuai dengan konteks yang ditanyakan oleh pengirim pesan. Auto reply WhatsApp akan meneruskan pesan ke agen customer service jika kata kunci yang dicari tidak sesuai dengan yang telah disiapkan sebelumnya.

Apa Saja Keuntungan Menggunakan Auto Answer WhatsApp?

Keuntungan utama dari autoresponder WhatsApp adalah meningkatkan respon terhadap pertanyaan pelanggan yang bertujuan untuk mendapatkan kepuasan pelanggan. Beberapa keuntungan lainnya dari auto answer WhatsApp adalah sebagai berikut:

• Dapat membalas pesan secara otomatis kepada pelanggan sehingga pelanggan tidak perlu menunggu balasan atau jawaban dalam waktu yang lama.
• Mengirimkan tanggapan atau informasi sesuai dengan apa yang ditanyakan oleh pelanggan.
• Menyimpan data pelanggan (seperti nama, nomor telepon, dan sebagainya) serta percakapan yang terjadi antara pelanggan dan WhatsApp auto answer bot secara otomatis.
• WhatsApp automated messages menghasilkan tiket yang dibuat secara otomatis untuk pertanyaan atau permintaan yang lebih kompleks, untuk kemudian diteruskan kepada tim customer service agar dapat ditanggapi dengan cepat.
• WhatsApp automatic reply membantu proses penjualan dengan adanya auto respon kepada pelanggan.
• Tugas untuk tim marketing dan tim sales dapat diatur dengan lebih baik dan sistematis melalui integrasi dengan aplikasi CRM.
• Tim marketing dan tim sales dapat lebih fokus terhadap tugas lainnya yang tidak dapat ditangani oleh autoresponder WhatsApp.
• Menjamin keamanan pesan dengan adanya verifikasi dan otentikasi pada pesan WhatsApp.

Baca juga: Rekomendasi Tools Auto Reply WhatsApp

Bagaimana Cara Membalas Pesan Menggunakan Auto Answer WhatsApp?

Sebenarnya, WhatsApp telah melengkapi semua kategori WhatsApp dengan fitur autoresponder WhatsApp. Fitur tersebut dapat ditemukan pada bagian pengaturan WhatsApp personal (WhatsApp biasa) namun dengan kemampuan terbatas.

Beda halnya dengan WhatsApp auto answer bot pada WhatsApp Business API yang jauh lebih canggih sehingga sangat cocok untuk digunakan pada sebuah bisnis. Anda dapat mempelajari tentang WhatsApp API di artikel-artikel kami sebelumnya. Sekarang kami akan memaparkan cara membalas pesan menggunakan auto answer WhatsApp.

Step 1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager

Anda harus melengkapi informasi terkait dengan bisnis Anda, seperti:

• Nama bisnis
• URL situs web
• Email bisnis
• Dokumen legal bisnis, seperti: SIUP/NIB/NPWP

Selain itu, bisnis Anda juga harus memenuhi kriteria yang telah ditentukan oleh pihak WhatsApp.

Step 2. Bermitra dengan Official Facebook Partner, Qontak.com

Official Facebook Partner, dalam hal ini Qontak.com, akan mendaftarkan bisnis Anda ke pihak WhatsApp. Anda hanya bisa memperoleh aplikasi ini melalui Official Facebook Partner (tidak dapat diunduh secara bebas seperti WhatsApp Business biasa).

Step 3. Aktifkan satu nomor telepon

Setelah verifikasi bisnis Anda disetujui, nomor bisnis Anda akan diaktifkan untuk WhatsApp Business API. Anda tidak dapat mengganti nomornya dengan bebas. Oleh karena itu, pilihlah satu nomor yang Anda sukai untuk menjadi nomor bisnis.

Step 4. Lengkapi profil bisnis Anda

Isilah profil bisnis Anda dengan lengkap dan jelas. Hal ini dapat membantu prospek dan pelanggan untuk lebih mengenal bisnis Anda serta aturan bisnis yang Anda buat, seperti: hari dan jam operasional, ketentuan pemesanan, ketentuan retur, dan lain sebagainya.

Step 5. Masuk ke panel chat Qontak.com

Anda akan memperoleh kredensial untuk melakukan login ke chat panel Qontak.com. Tampilan menu chat panel milik admin dan manajer akan berbeda. Admin hanya akan dapat membalas pesan yang masuk, sedangkan manajer juga dapat memantau pesan yang masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

Step 6. Pilih opsi ‘template’ pada Settings

Pada tahapan ini, Anda dapat masuk ke opsi ‘Setting‘ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat‘ seperti yang terlihat pada gambar. Dengan bantuan tim Qontak.com, Anda dapat membangun sistem WhatsApp automated messages, jam kerja, berbagai template, dan juga tags dengan praktis.

Step 7. Atur isi pesan auto answer WhatsApp

Auto reply WhatsApp dapat diatur pada menu ‘Setting’ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat’. Anda dapat mengatur jawaban atau respon apa saja yang ingin Anda berikan untuk setiap pertanyaan atau permintaan yang dikirimkan pelanggan ke akun WhatsApp Business API Anda.

Step 8. Lakukan uji coba pesan

Sebelum mengirimkan pesan kepada prospek atau pelanggan Anda, akan lebih jika Anda menguji WhatsApp otomatis ini apakah semuanya dapat berjalan dengan baik

Bagaimana Cara Kerja Auto Answer WhatsApp?

Anda mungkin sedang bertanya-tanya mengenai cara kerja fitur auto answer WhatsApp sehingga dapat membantu bisnis Anda dalam meningkatkan waktu respon terhadap pelanggan. Cara menggunakan auto reply WhatsApp tidaklah sulit.

WhatsApp automated messages bekerja dengan memindai trigger yang telah Anda buat sebelum memberikan jawaban. Semuanya kami rangkum di bawah ini:

– Memindai Kata Kunci

Cara kerja WhatsApp Business auto reply yang pertama adalah dengan memindai kata kunci pada pesan yang diterima. Jika terdapat kata kunci yang sesuai maka sistem akan secara otomatis mengirimkan jawaban yang telah disiapkan sebelumnya.

Dalam hal ini, penting bagi pengguna untuk mengetahui atau melakukan riset terhadap kata kunci apa yang akan sering ditanyakan oleh para prospek dan pelanggan. Kekurangan cara kerja ini adalah sistem tidak dapat merespon jika kata kunci yang dicari tidak ditemukan.

– Memberi opsi pada FAQ

Autoresponder WhatsApp akan mengirimkan pesan berisi opsi pertanyaan di awal percakapan, prospek atau pelanggan dapat memilih pertanyaan yang sesuai dengan yang ingin mereka tanyakan. WhatsApp automatic reply akan memberikan jawaban dari pertanyaan yang dipilih pelanggan. Biasanya prospek atau pelanggan akan diberikan pilihan pula untuk menghubungi call center apabila opsi yang disediakan tidak sesuai dengan yang ingin mereka tanyakan.

– Kontekstual

Cara kontekstual lebih canggih karena sistem pada WhatsApp auto answer bot dapat membalas pesan menggunakan bahasa layaknya manusia. Oleh karenanya, dibutuhkan database yang cukup besar untuk dapat menjawab segala bentuk pertanyaan atau permintaan pelanggan. Caranya adalah dengan mengumpulkan data pelanggan dan transkrip percakapan. Semakin banyak data yang terkumpul, maka kemampuan WhatsApp otomatis semakin berkembang pula.

Dapatkan Auto Answer WhatsApp untuk Bisnis Anda Sekarang!

Anda mungkin akan menemukan aplikasi dengan fungsi yang mirip seperti Auto reply WhatsApp di Google Play Store atau toko aplikasi lainnya, namun auto answer WhatsApp yang resmi dan aman hanya dapat diperoleh melalui Official Facebook Partner resmi WhatsApp yaitu Qontak.com.

Aplikasi serupa yang tidak resmi lainnya tersebut memiliki banyak keterbatasan serta dapat sewaktu-waktu di blokir oleh pihak WhatsApp, sehingga tidak cocok dan tidak aman untuk bisnis Anda yang memiliki banyak pelanggan.

Berbeda dengan WhatsApp Business auto reply yang berbasis API karena dapat bekerja dengan lebih baik terutama jika digunakan untuk keperluan bisnis.