Apa Itu Prospek? Pengertian, Strategi, dan Cara Efektif Mengelolanya

Sebagai pelaku bisnis, mungkin Anda tidak asing lagi dengan istilah prospek. Istilah ini banyak digunakan untuk menggambarkan suatu hal yang bisa menimbulkan dampak tertentu bagi bisnis.

Misalnya, prospek penjualan menunjukkan calon pelanggan yang berpotensi mendatang penjualan. Dalam hal ini, dampak yang prospek tersebut timbulkan mengarah pada pendapatan bisnis yang meningkat.

Oleh sebab itu, keberadaan prospek sangat penting bagi bisnis untuk dicari dan dikelola dengan baik. Simak penjelasan selengkapnya pada artikel di bawah ini.

Apa itu Prospek?

Mengutip dari KBBI, prospek merupakan kemungkinan atau harapan. Jika dijabarkan lebih kompleks, bisa diartikan sebagai suatu hal yang berpotensi menimbulkan efek atau dampak tertentu.

Sementara saat dikaitkan dengan bisnis, prospek berarti hal-hal yang berpeluang untuk mendatangkan keuntungan bagi pebisnis.

Prospek menjadi bagian awal dari tahapan penjualan. Individu atau organisasi yang masuk kategori prospek adalah mereka telah memenuhi kriteria tertentu yang berpotensi untuk menghasilkan penjualan.

Misalnya mereka yang sesuai dengan pasar sasaran memiliki kemampuan untuk membeli produk atau layanan yang ditawarkan.

Baca juga: Apa itu Klien (Client): Arti, Contoh dan Bedanya dengan Pelanggan

Mengapa Prospek dalam Penjualan Penting?

Prospek memiliki peran penting dalam bisnis karena bagian tahap awal dari proses penjualan. Tanpa calon pelanggan berkualitas, bisnis akan sulit untuk mencapai penjualan.

Oleh sebab itu, bisnis sangat butuh menguasai seni prospecting, sehingga semakin banyak peluang untuk menutup penjualan.

Menariknya, tidak semua orang yang menunjukkan minat terhadap suatu produk berakhir pada pembelian. Sebagai gantinya, lebih dari 70% pembeli ingin dihubungi oleh penjual di tahap awal proses penjualan.

Namun dari sisi penjual, proses ini bisa terasa menantang. Dikarenakan penelitian Gartner melaporkan bahwa rata-rata diperlukan 18 panggilan untuk menghubungi satu prospek, dan hanya sekitar 25% email penjualan yang dibuka.

Meskipun demikian, penting bagi salesman untuk tetap gigih melakukan follow up mengingat peran vital prospek dalam keberhasilan penjualan.

Apa Perbedaan Prospek dan Lead?

Sebagian orang sering salah paham antara istilah prospek dan lead. Secara umum, lead juga sering diartikan sebagai calon pelanggan. Tetapi bedanya, lead belum tentu memenuhi kriteria pasar target atau faktor lain yang relevan bagi bisnis.

Lead adalah orang-orang yang menunjukkan minat awal terhadap merek, layanan, atau produk Anda, misalnya dengan mengunjungi situs web atau berinteraksi dengan materi pemasaran, dan mereka berada pada tahap awal dalam siklus penjualan.

Sementara, prospek adalah lead yang telah diklasifikasi sebagai layak untuk dikejar karena menunjukkan minat lebih besar, seperti mendaftar untuk uji coba gratis atau demo.

Bahkan, prospek juga bisa berasal dari orang yang belum menunjukkan minat tetapi memenuhi kriteria tertentu, seperti eksekutif di perusahaan yang membutuhkan layanan Anda.

Berikut adalah beberapa poin perbedaannya:

Tips! Menggunakan alat seperti CRM dapat membantu Anda memisahkan lead dan prospek dengan lebih efektif, sehingga Anda dapat fokus pada pelanggan yang memiliki potensi konversi lebih tinggi!

Darimana Bisnis Bisa Mendapatkan Informasi Tentang Prospek?

Berikut adalah beberapa sumber informasi yang bisa dijadikan referensi bisnis untuk mendapatkan informasi dan data prospek:

1. Iklan

Iklan menjadi salah satu cara yang bisa Anda lakukan untuk mengorek informasi calon pelanggan potensial. Hal ini dapat terlihat dari individu yang tertarik pada iklan yang Anda jalankan. Saat menunjukkan ketertarikan, mereka akan bersedia membagikan informasi pribadi.

2. Keluarga

Keluarga juga bisa dijadikan sumber informasi untuk mencari calon pelanggan. Jangan ragu untuk bertanya pada keluarga Anda mengenai orang-orang yang memiliki kualifikasi sesuai dengan target pasar Anda. Informasi yang mereka berikan cenderung akurat karena kedekatan hubungan.

3. Komunitas

Komunitas sosial, seperti pengajian, arisan, atau senam, dapat menjadi sumber prospek yang baik. Interaksi sosial dalam perkumpulan ini memberi peluang untuk memperkenalkan produk atau layanan Anda kepada calon pelanggan yang mungkin tertarik.

4. Pameran

Pameran adalah tempat berkumpulnya pembeli dan penjual. Hal ini kesempatan emas Anda untuk menemukan calon konsumen yang sudah tertarik dengan produk atau layanan serupa, sehingga Anda dapat langsung berinteraksi dan menawarkan produk.

5. Teman-Teman

Terakhir, teman-teman bisa membantu Anda untuk mengenalkan calon pelanggan potensial. Mereka seringkali bersedia untuk merekomendasikan produk atau layanan Anda kepada orang lain yang membutuhkan, sehingga memperluas jaringan prospek penjualan.

Bagaimana Cara Menemukan Prospek Potensial?

Setelah mengetahui sumber informasi prospek, kini Anda bisa mulai mencarinya. Ikuti langkah-langkah berikut untuk menemukan calon pelanggan potensial:

1. Cari orang yang menunjukkan minat pada bisnis Anda

Pertama, Anda perlu mengidentifikasi orang-orang yang sudah menunjukkan minat pada bisnis Anda, tetapi belum menjadi pelanggan. Hal ini bisa diketahui dari aktivitas mereka seperti:

• Berlangganan newsletter
• Mendaftar untuk mencoba demo gratis
• Mengikuti platform media sosial bisnis Anda
• Menghadiri seminar, webinar, atau workshop yang diselenggarakan oleh bisnis Anda
• Berbicara dengan perwakilan bisnis Anda
• Mengunduh e-book atau panduan dari situs web Anda
• Membagikan atau mengomentari blog atau posting media sosial bisnis Anda

2. Minta referral

Cara lainnya dengan meminta rekomendasi dari pelanggan Anda yang sudah ada. Kemudian meminta bantuan mereka untuk membantu menghubungkan Anda dengan orang-orang tersebut.

Jangan lupa untuk pertimbangkan memberikan insentif seperti produk atau layanan gratis atau diskon sebagai imbalan.

Baca juga: Ketahui Apa Itu Referral Marketing, Contoh, dan Strategi Penerapannya

3. Perluas jangkauan pasar Anda

Beberapa orang mungkin belum familiar dengan bisnis Anda, tetapi bisa tetap menjadi calon pelanggan potensial. Cobalah untuk mencari orang-orang yang berada di luar jangkauan pemasaran bisnis Anda, misalnya dengan membeli daftar prospek penjualan dari pihak ketiga.

4. Kualifikasi leads penjualan Anda

Langkah paling penting dalam menentukan siapa yang berpotensi menjadi calon pelanggan berdasarkan kriteria tersebut. Ajukan beberapa pertanyaan berikut untuk proses kualifikasi:

• Apakah orang atau perusahaan ini sesuai dengan audiens atau pasar target Anda?
• Seberapa banyak orang ini tahu dan berminat dengan bisnis Anda?
• Apakah orang ini atau perusahaan mereka terhubung dengan pelanggan yang telah mendapatkan manfaat dari bisnis Anda?
• Apakah mereka memiliki tantangan yang dapat diatasi dengan produk atau layanan Anda?
• Apakah mereka memiliki waktu, energi, dan dana untuk membeli produk atau layanan kami?
• Seberapa besar potensi nilai yang bisa Anda berikan?

Baca juga: Mengenal Leads, Jenis, Manfaat dan Cara Meningkatkannya

5. Kelompokkan prospek

Terakhir, kelompokkan prospek ke dalam beberapa kategori dengan kualifikasi yang serupa. Dengan begitu, memudahkan Anda dalam menentukan prioritas prospek baru yang perlu di follow up untuk menjadi pelanggan potensial.

Kriteria yang digunakan untuk mengelompokan prospek biasanya berdasarkan beberapa poin berikut:

• Minat yang telah diungkapkan pada bisnis Anda
• Tingkat pengetahuan mereka tentang bisnis Anda
• Prediksi energi, waktu, dan kemampuan finansial mereka untuk membeli produk Anda
• Perkiraan besar transaksi yang akan dicapai dari prospek
• Seberapa banyak kriteria yang mereka penuhi untuk pasar target atau persona pembeli Anda
• Kemampuan Anda untuk terhubung dengan seseorang yang memiliki otoritas pembelian
• Koneksi yang dimiliki

Bagaimana Cara Mengelola Prospek Secara Efektif?

Setelah mendapatkan prospek, berikut langkah-langkah untuk mengelolanya menjadi pelanggan:

1. Pahami prospek

Langkah pertama adalah memahami siapa prospek yang Anda tuju. Gunakan alat seperti LinkedIn, Google atau media sosial untuk menemukan informasi prospek yang sesuai dengan bisnis Anda.

Selain itu, mencari publikasi atau blog yang ditulis oleh prospek juga bisa membantu. Hal ini penting untuk mengetahui apa yang sebenarnya diinginkan prospek dan memahami kebutuhan mereka.

2. Sediakan Layanan FAQ

Tambahkan halaman FAQ di situs web Anda untuk menjawab pertanyaan umum yang sering diajukan oleh calon pelanggan. Sebab banyak orang mencari informasi di Google sebelum melakukan pembelian, dan dengan FAQ.

Dengan menyediakan tersebut, artinya Anda mempermudah mereka untuk menemukan jawaban yang mereka butuhkan.

3. Atasi Keberatan Calon Pelanggan

Langkah selanjutnya menangani keluhan atau kritik dari prospek. Misalnya harga yang dianggap terlalu mahal atau kurangnya fitur yang dibutuhkan. Mendengarkan dan memberikan solusi yang tepat bisa membantu mengatasi keberatan ini.

4. Tingkatkan Promosi

Teruslah menyempurnakan strategi promosi penjualan Anda. Promosi yang rutin dan informatif akan memberikan lebih banyak informasi kepada prospek tentang produk atau layanan Anda, sehingga meningkatkan kemungkinan mereka untuk membeli.

5. Follow-Up Prospek

Lakukan follow-up untuk mengonversi prospek menjadi pelanggan. Salah satu caranya dengan mengirim email atau menelepon prospek untuk menindaklanjuti.

Saat follow-up, pastikan untuk berterima kasih atas waktunya, memberikan informasi yang relevan, dan menyertakan ajakan yang jelas untuk melakukan pembelian.

Baca juga: Cara Follow Up Customer sampai Close Deal!

6. Tetapkan Tenggat Waktu

Berikan tenggat waktu untuk prospek Anda. Tujuannya untuk memberikan sedikit tekanan untuk membuat keputusan, sehingga membantu proses konversi. Misalnya, beri tahu prospek bahwa Anda tidak akan menindaklanjuti penawaran setelah dua minggu.

Apa saja Tantangan dalam Mengelola Prospek?

Berikut adalah beberapa tantangan yang seringkali dihadapi saat mengelola prospek:

1. Kesulitan Membuat Strategi Lead Generation

Sebagian perusahaan mengaku kesulitan saat menentukan strategi yang efektif untuk menghasilkan prospek. Hal ini sebagian besar disebabkan karena tidak ada pendekatan yang seragam.

Solusi:

Untuk mengatasi permasalah tersebut, pahami kebutuhan audiens Anda dengan mendalami data seperti preferensi pelanggan dan cara mereka mencari solusi. Gunakan informasi ini untuk membentuk strategi yang lebih tepat sasaran.

Baca juga: Rekomendasi Software B2B Lead Generation Terbaik

2. Menentukan Langkah Awal dalam Proses Lead Generation

Tidak sedikit juga bisnis merasa kesulitan untuk mengetahui langkah awal dalam merancang strategi lead generation yang efektif. Hal ini membuat mereka kesulitan calon pelanggan potensial.

Solusi:

Mulailah dengan mengenali target audiens Anda dan apa yang mereka cari. Setelah itu, buat konten yang relevan dan mudah diakses, sehingga menarik bagi mereka.

3. Kesulitan Menemukan Kontak yang Tepat

Tantangan lain yang seringkali muncul adalah bisnis kesulitan dalam menemukan contact person calon pelanggan. Tim penjualan membutuhkan waktu untuk menemukan alamat email atau nomor telepon mereka.

Solusi:

Gunakan alat pelacakan untuk menemukan kontak yang tepat secara lebih efisien atau coba variasi alamat email untuk memverifikasi keabsahannya.

4. Lead Generation yang sulit Dijalankan

Menghasilkan prospek secara pasif seringkali lebih sulit dilakukan dibandingkan dengan metode aktif yang memerlukan biaya. Hal ini menjadi tantang yang harus bisnis hadapi agar bisa tetap mendapatkan calon pelanggan, tanpa mengeluarkan biaya.

Solusi:

Manfaatkan pemasaran word-of-mouth dari pelanggan yang sudah ada. Dorong mereka secara aktif untuk merekomendasikan produk Anda kepada orang lain dengan iming-iming imbalan.

Baca juga: Lead Generation: Pengertian, Strategi, dan Jenisnya

5. Kesulitan Mendapatkan Keterlibatan dengan Konten

Membuat konten berkualitas saja tidak cukup jika audiens yang tepat tidak berinteraksi dengan konten tersebut. Padahal interaksi dengan prospek sangat dibutuhkan untuk mengetahui kebutuhan mereka, sehingga bisa menawarkan solusi yang tepat.

Solusi:

Gunakan konten sindikasi untuk mempublikasikan konten Anda di situs pihak ketiga, sehingga lebih banyak orang dapat melihat dan berinteraksi dengan konten Anda.

Baca juga: Panduan Lengkap Membuat Kalender Konten untuk Pemula dan Profesional

Tips Meningkatkan Konversi Prospek ke Pelanggan

Ikuti tips berikut untuk meningkatkan konversi prospek menjadi pelanggan:

1. Personalisasi Penawaran untuk Prospek

Pertama, sesuaikan penawaran dengan kebutuhan dan preferensi spesifik prospek. Kemudian, sampaikan pesan yang relevan dan sesuai dengan masalah atau keinginan mereka dapat meningkatkan kemungkinan calon pelanggan tersebut untuk melakukan pembelian.

Jika diperlukan, gunakan data yang Anda miliki, seperti riwayat interaksi atau informasi yang diperoleh dari percakapan sebelumnya, untuk menawarkan solusi yang lebih tepat sasaran.

2. Bangun Kepercayaan dengan Bukti Sosial

Selanjutnya, manfaatkan bukti sosial, seperti testimoni dari pelanggan sebelumnya, studi kasus, atau ulasan positif, untuk memperkuat kepercayaan prospek terhadap produk atau layanan Anda. Tampilkan bukti sosial ini di berbagai titik kontak dengan calon pelanggan, seperti di situs web, email, atau materi pemasaran.

Hal tersebut sejalan dengan kebiasan prospek saat ini yang lebih cenderung membeli jika mereka melihat bahwa orang lain telah merasakan manfaat dari produk atau layanan yang Anda tawarkan.

3. Ciptakan Urgensi dalam Penawaran

Menciptakan rasa urgensi dapat mendorong prospek untuk segera mengambil tindakan. Tawarkan diskon terbatas waktu, bonus khusus, atau pengingat akan kelangkaan produk. Urgensi ini mendorong mereka untuk merasa bahwa kesempatan ini tidak akan datang dua kali, yang dapat mempercepat proses konversi.

4. Fokus pada Solusi, Bukan Penjualan

Alih-alih hanya fokus pada produk atau layanan yang Anda jual, lebih baik fokuskan pembicaraan pada bagaimana solusi Anda dapat mengatasi masalah yang dihadapi prospek. Tunjukkan nilai nyata yang dapat diperoleh prospek dari produk atau layanan Anda.

Dengan memposisikan produk sebagai solusi yang membantu mereka mencapai tujuan atau mengatasi tantangan mereka, Anda akan lebih mudah meyakinkan prospek untuk membeli.

5. Optimalkan Proses Pembelian

Terakhir, pastikan proses pembelian mudah, cepat, dan tidak membingungkan. Setiap hambatan atau kesulitan dalam perjalanan pembelian bisa menyebabkan prospek mundur.

Periksa kembali dan pastikan bahwa formulir pembelian, proses checkout, dan opsi pembayaran berjalan lancar. Semakin mudah calon pelanggan untuk melakukan pembelian, semakin besar peluang untuk mengkonversinya menjadi pelanggan tetap.

Tahapan Prospek dalam Alur Pembelian

Ada beberapa tahapan yang harus dilalui oleh prospek sebelum konversi ke pelanggan dan melakukan pembelian. Tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

Kesadaran Merek

Fase pertama dimulai saat calon pelanggan mengenal produk Anda baik secara online maupun offline. Oleh sebab itu, penting bagi Anda menyajikan konten yang dapat menarik minat mereka sehingga melangkah ke tahap selanjutnya.

Pertimbangan

Setelah terpapar dengan informasi produk Anda, prospek akan mulai membandingkannya dengan opsi lainnya. Media sosial dapat dimanfaatkan untuk memberikan informasi yang menarik dan membantu mereka membuat keputusan.

Keputusan

Terakhir, calon pelanggan akan memverifikasi pilihan mereka dari informasi yang dikumpulkan. Jawaban yang meyakinkan dari sales Anda akan meningkatkan peluang mereka menjadi pelanggan.

Kesimpulan

Prospek merupakan calon pelanggan yang berpotensi mendatangkan keuntungan. Bisnis dapat menemukan prospek melalui iklan, keluarga, teman, komunitas, dan pameran.

Setelah prospek ditemukan, penting untuk memahami kebutuhan mereka dan memberikan informasi yang relevan guna mendorong mereka ke tahap berikutnya. Namun, tidak semua prospek yang masuk menghasilkan penjualan, sehingga pengelolaan yang tepat sangat diperlukan.

Sementara untuk mengonversi prospek menjadi pelanggan, bisnis perlu mempersonalisasi penawaran, membangun kepercayaan, menciptakan urgensi, dan memastikan proses pembelian mudah dan cepat. Di sinilah penggunaan alat seperti CRM Mekari Qontak dapat sangat membantu.

Mekari Qontak mempermudah pengelolaan prospek dengan menyimpan dan mengorganisir data prospek secara efektif, memantau interaksi, serta mempersonalisasi komunikasi melalui fitur otomatisasi.

Dengan demikian, bisnis dapat lebih mudah melakukan tindak lanjut (follow-up) secara tepat waktu dan memastikan prospek mendapatkan pengalaman yang lebih baik, sehingga meningkatkan peluang konversi menjadi pelanggan.

Hubungi kami untuk coba demo aplikasi CRM Mekari Qontak atau konsultasikan kebutuhan bisnis Anda secara Gratis.