Kecepatan balasan pertama sudah menjadi standar layanan bisnis.
Untuk itu, WhatsApp menjadi kanal yang paling membuat ekspektasi tersebut paling terasa nyata. Pasalnya, pelanggan mengharapkan respons secepat mereka mengirim pesan ke teman.
Template pesan balas cepat memungkinkan Anda menyimpan template jawaban untuk pertanyaan yang berulang, sehingga tim tidak perlu mengetik ulang tiap kali chat masuk.
Dalam artikel Mekari Qontak Blog ini, Anda akan memahami cara membuat pesan balas cepat WhatsApp, perbedaannya dengan auto reply hingga kapan waktunya beralih ke WhatsApp Business API.
Apa Itu Pesan Balas Cepat (Quick Reply) WhatsApp?
Pesan balas cepat WhatsApp atau yang sering disebut Quick Replies adalah fitur WhatsApp Bisnis yang memungkinkan penggunanya untuk membalas pesan masuk dari kontak dengan pesan yang disimpan.
Dengan demikian, pelaku bisnis dapat membalas pesan pelanggan mereka secepat mungkin dan tidak membuat pelanggan menunggu lama untuk mendapatkan respons.
Akan tetapi, fitur WhatsApp Quick Reply ini tidak tersedia untuk pengguna aplikasi WhatsApp biasa karena ini ditujukan untuk pengguna WhatsApp Business maupun WhatsApp Business API.
Manfaat Pesan Balas Cepat WhatsApp untuk Efisiensi Layanan Bisnis
Pesan balas cepat bukan sekadar fitur teknis karena bisa berdampak langsung pada metrik layanan yang paling diperhatikan pengambil keputusan, waktu respons, kepuasan pelanggan, dan biaya per interaksi.
1. Menekan First Response Time
First response time adalah metrik CX paling banyak dilacak setelah CSAT dan retensi pelanggan. Dengan shortcut satu ketik, agen bisa membalas pertanyaan rutin dalam hitungan detik.
2. Menjaga Konsistensi Jawaban Antar Agen
Pesan quick reply biasanya menggunakan template yang disimpan sekali, dipakai seluruh tim (jika akun dibagi).
Ini menghilangkan variasi jawaban setiap agen yang menjadi sumber utama komplain pelanggan yang membandingkan pengalaman antar interaksi.
3. Mengurangi Kelelahan Kognitif Agen
Agen CS menghabiskan sebagian besar waktu untuk menjawab pertanyaan yang sama berulang-ulang.
Untuk itu, balas cepat memindahkan beban ini ke sistem, membebaskan energi mental agen untuk menangani chat kompleks yang butuh empati.
4. Mempercepat Onboarding Staf Baru
Karyawan CS baru sering ragu memilih diksi jawaban. Dengan library balas cepat yang sudah disetujui, mereka bisa langsung produktif di hari pertama tanpa menunggu training panjang.
5. Menurunkan Risiko Kehilangan Prospek
Mayoritas konsumen cenderung langsung berpaling ke kompetitor saat menghadapi pelayanan yang mengecewakan.
Namun, sebuah respons awal yang cepat, sekalipun hanya berupa balasan otomatis juga terbukti cukup ampuh untuk menahan prospek agar tidak pergi.
Cara Membuat Pesan Balas Cepat WhatsApp Business
Sebelum mengetahui cara membuat pesan balas cepat WhatsApp, Anda perlu memastikan terlebih dahulu bahwa akun WhatsApp yang Anda miliki adalah WA bisnis dan bukan WA biasa.
Sementara itu, fitur balas cepat WhatsApp ini dapat mencakup pesan media, seperti gambar dan video. Namun, jumlah maksimum pesan balas cepat yang dapat disimpan oleh satu akun WhatsApp Bisnis adalah 50 pesan.
Adapun cara membuat pesan balasan cepat di WhatsApp dapat dilakukan dengan dua cara yang berbeda, yakni melalui Quick Replies atau Default Replies.
1. Cara Membuat Quick Reply WhatsApp
- Buka aplikasi WhatsApp Bisnis yang ada pada perangkat Anda
- Pilih menu ‘Opsi Lainnya’ atau titik tiga > Fitur Bisnis > Balas Cepat > Tambah
- Ketuk ‘Pesan’ untuk membuat pesan balas cepat yang Anda inginkan
- Lalu, lanjutkan dengan memilih ‘Pintasan’ untuk menyetel pintasan keyboard yang akan digunakan untuk melakukan quick reply WhatsApp
- Ketuk ‘Simpan’
Jika sudah, maka Anda dapat mencobanya dengan membalas chat yang masuk dengan pintasan keyboard yang telah Anda pilih. Apabila pesan berhasil muncul ketika Anda memilih pintasan, maka Anda telah sukses membuat WhatsApp quick reply.
Sebagai informasi, fitur ini tidak mendukung file media apabila Anda menggunakan WhatsApp Web atau Desktop.
2. Cara Membuat Default Replies WhatsApp
Dalam penerapannya, Default Replies WhatsApp sedikit berbeda dengan cara membuat pesan balas cepat WhatsApp sebelumnya yang dapat dilakukan dengan membuat pesan sesuai yang diinginkan.
Anda dapat mengirimkan pesan balas cepat berdasarkan informasi di profil bisnis, seperti jam kerja, alamat, atau bahkan profil Anda sendiri, untuk mempermudah komunikasi dengan pelanggan.
Berikut adalah cara membuat balas cepat default di WhatsApp:
- Buka chat yang ingin di balas
- Ketuk ‘Pesan’ dan ketik “/“, atau Anda juga dapat mengetuk ‘Lampirkan’ dan pilih ‘Balas Cepat’
Namun demikian, Anda perlu memastikan bahwa setiap bagian profil bisnis Anda sudah terisi dengan baik agar dapat menghasilkan default replies yang dapat Anda gunakan.
Tips Optimasi Pesan Balas Cepat WhatsApp agar Lebih Efektif
Berikut ini beberapa tips mengoptimalkan pesan balas cepat WhatsApp.
1. Prioritaskan Template Berdasarkan Frekuensi Pertanyaan
WhatsApp Business hanya menyediakan 50 slot template, jadi Anda perlu memilih dengan cermat.
Anda perlu melakukan audit log chat satu bulan terakhir, kelompokkan pertanyaan yang paling sering muncul, lalu buat template untuk 20–30 skenario teratas lebih dulu.
2. Rancang Shortcut yang Mudah Diingat
Sebaiknya, Anda memiilih kata pendek dan intuitif seperti “/harga”, “/resi”, atau “/promo”.
Hindari kode internal semacam “/tpl001”. Shortcut yang ambigu seperti ini bisa memicu keraguan agen, dan agen justru kembali mengetik manual.
3. Tambahkan Sentuhan Personal agar Template Tidak Terasa Robotik
Sisipkan variabel yang wajib agen isi sebelum mengirim pesan, misalnya nama pelanggan atau nomor pesanan. Template yang 100% baku terasa dingin, sementara sedikit personalisasi membuat percakapan terasa manusiawi.
4. Audit Ulang Template Setiap Kuartal
Apabila promo berganti, harga naik, dan tim Anda memperbarui kebijakan garansi. Template yang jarang Anda audit justru memicu miskomunikasi dan mengundang komplain baru.
5. Kenali Titik Ketika Balas Cepat Bawaan Sudah Tidak Cukup
Saat volume chat naik, hal ini bisa mengakibatkan adanya batas 50 template, absennya analitik pemakaian, dan tidak adanya akses multi-agent.
Di titik ini, WhatsApp Business API dengan integrasi CRM menjadi langkah upgrade yang paling masuk akal.
Perbandingan Balas Cepat Bawaan Aplikasi WhatsApp dan WhatsApp Business API
Tabel berikut merangkum perbedaan utama, membantu Anda memutuskan kapan waktunya upgrade.
Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.
| Aspek Perbedaan | Balas Cepat WA Business | Balas Cepat WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Kapasitas template | Maks. 50 pesan | Tidak dibatasi |
| Multi-agent inbox | Tidak tersedia | Tersedia (omnichannel) |
| Otomatisasi berbasis AI | Manual, shortcut agen | Chatbot AI + workflow |
| Integrasi CRM | Tidak ada | Native (CRM, e-commerce) |
| Analitik pemakaian | Tidak ada | Dashboard performa |
Percepat Layanan Pelanggan Bisnis Anda dengan WhatsApp Business API Mekari Qontak!
Itu dia cara membuat pesan balas cepat WhatsApp yang dapat Anda coba pada akun WhatsApp Bisnis Anda. Selain menggunakan cara di atas, Anda juga dapat membuat pesan balas otomatis secara mudah dengan WhatsApp API yang diperoleh melalui Business Solution Provider.
WhatsApp API Mekari Qontak hadir dengan fitur WhatsApp blast yang aman dan auto reply yang dilengkapi dengan chat template. Anda dapat menggunakannya untuk mengirim dan menjawab pesan masuk secara otomatis.
Jadi, tunggu apalagi? Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli Mekari Qontak dan dapatkan demo gratis hari ini!
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Cara Membuat Pesan Balas Cepat WhatsApp (FAQ)
Apakah fitur balas cepat tersedia di WhatsApp biasa?
Apakah fitur balas cepat tersedia di WhatsApp biasa?
Tidak. Fitur ini hanya tersedia di aplikasi WhatsApp Business (Android dan iOS). Pengguna WhatsApp reguler tidak akan menemukan menu ini.
Berapa jumlah maksimum pesan balas cepat yang bisa disimpan?
Berapa jumlah maksimum pesan balas cepat yang bisa disimpan?
WhatsApp Business membatasi 50 template balas cepat per akun. Jika kebutuhan melebihi ini, WhatsApp Business API adalah pilihan yang tepat.
Apakah balas cepat mendukung pengiriman gambar dan video?
Apakah balas cepat mendukung pengiriman gambar dan video?
Ya, tetapi hanya di aplikasi mobile. Jika Anda memanggil balas cepat dari WhatsApp Web atau Desktop, file media tidak akan ikut terkirim.
Apa perbedaan balas cepat dengan auto reply?
Apa perbedaan balas cepat dengan auto reply?
Balas cepat dipanggil manual oleh agen lewat shortcut, sedangkan auto reply (away message) dikirim otomatis oleh sistem tanpa intervensi agen.
Apakah tim yang berbeda bisa memakai template balas cepat yang sama?
Apakah tim yang berbeda bisa memakai template balas cepat yang sama?
Di WA Business bawaan, template tersimpan di perangkat masing-masing. Untuk sharing library template lintas agen, dibutuhkan solusi WhatsApp Business API dengan omnichannel inbox.
