Mekari Qontak
Customer Service Insight

Cara WhatsApp Auto Reply Membalas Pesan WA Otomatis

Whatsapp Auto Reply

Panduan Lengkap Cara Membuat dan Menggunakan WhatsApp Auto Reply Terbaru

Sebagai pelaku bisnis, tentu Anda paham bahwa setiap pelanggan mengharapan mendapatkan balasan cepat dari pesan yang mereka kirimkan. Hal tersebut bisa Anda penuhi dengan menggunakan WhatsApp auto reply.

WhatsApp auto reply merupakan fitur WhatsApp business yang secara otomatis akan membalas pesan hanya dalam hitungan detik, meski Anda sedang tidak online.

Kemampuan ini tentu sangat penting bagi bisnis untuk meningkatkan pengalamaan pelanggan. Karena mereka bisa menghubungi bisnis kapan saja dibutuhkan, tanpa terbatas jam operasional.

Lalu bagaimana cara Anda bisa mendapatkan WhatsApp auto reply?

Ada dua cara yang bisa Anda lakukan yaitu melalui aplikasi WhatsApp Business dan WhatsApp Business API. Kedua cara tersebut bisa Anda atur sesuai kebutuhan untuk membalas pesan WhatsApp secara otomatis. Pelajari cara selengkapnya pada artikel berikut.

5 cara membalas pesan menggunakan fitur WhatsApp auto reply:

  1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager
  2. Bermitra dengan BSP resmi seperti Mekari Qontak
  3. Aktifkan nomor dan lengkapi profil WA Anda
  4. Masuk ke chat panel Qontak.com
  5. Pilih opsi Settings untuk mengatur sistem auto reply dan template

Image CTA for Auto Reply WhatsApp


Apa Itu WhatsApp Auto Reply?

WhatsApp auto reply adalah fitur WhatsApp Business yang berfungsi untuk menjawab pesan masuk secara otomatis dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Dengan menggunakan fitur WhatsApp auto reply, bisnis dapat mengirimkan greeting message (pesan sapaan), away message (pesan yang memberitahu bahwa agen atau bisnis sedang tidak tersedia), atau quick replies (balasan cepat) kepada pelanggan.

Artinya, pelanggan tidak perlu lagi menunggu lama untuk mendapatkan balasan pesan mereka dan dapat terhubung dengan bisnis Anda kapan saja.

Untuk dapat menggunakan fitur ini, Anda perlu memiliki akun WhatsApp Business atau WhatsApp Business API.

Namun, perlu diketahui bahwa bahwa fitur WhatsApp auto reply di WA bisnis biasa dan API WhatsApp sebenarnya berbeda. Fitur auto reply di API WhatsApp dilengkapi dengan berbagai kelebihan yang tidak dapat dipoleh di akun WA bisnis biasa.

Misalnya seperti rotator yang dapat meneruskan pertanyaan pelanggan secara otomatis ke tim CS, dan chatbot WhatsApp yang membantu menjawab pertanyaan pelanggan.


Siapa yang Membutuhkan WhatsApp Auto Reply?

Aplikasi auto reply WhatsApp terbaik sangat dibutuhkan oleh semua pelaku pelaku bisnis. Di mana aplikasi ini berfungsi sebagai media komunikasi dengan pelanggan. Pasalnya lebih dari 2 miliyar pengguna aktif WhatsApp di dunia.

Oleh karena itu, auto chat WA adalah salah satu alternatif terbaik bagi para pelaku bisnis untuk melayani pelanggannya. Jadi wajar apabila tidak ada batasan bidang usaha atau industri untuk menggunakan fitur WhatsApp auto reply.

Selain itu, WA auto reply juga  memiliki banyak manfaat yang menguntungkan bisnis sehingga sangat penting bagi pelaku bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat auto WhatsApp sender:

1. Solusi Layanan Pelanggan 24/7

WA Business auto reply akan memberikan respon setiap kali pelanggan butuhkan, tanpa dibatasi jam operasional bisnis. Pertanyaan tersebut dibalas cepat dan real time yang mempercepat penyelesaian masalah pelanggan.

2. Aman Digunakan

WA dilengkapi keamanan enkripsi end-to-end encryption di mana semua pesan yang masuk dan keluar dijamin kerahasiaannya. Pengguna dan bisnis yang terlibat dalam percakapan yang dapat melihat isi obrolannya.

3. Meningkatkan Customer Relation

Auto reply membangun percakapan responsif dan proaktif dengan pelanggan. Alur percakapan dapat didesain personalisasi salah satunya dengan fitur greeting message untuk menciptakan hubungan dengan pelanggan lebih baik.

4. Mengumpulkan Feedback

Auto reply WA Business dapat dimanfaatkan tim CS untuk meminta feedback atau masukan dari pelanggan. Hal ini berguna bagi bisnis untuk lebih memahami kebutuhan pelanggan yang dapat menjadi bahan dalam menyusun strategi peningkatan bisnis.

5. Hemat Biaya

Auto reply mampu merespon secara otomatis selama 24 jam non-stop. Dengan demikian, membuat bisnis mengurangi pengeluaran biaya operasional customer service seperti biaya telepon dan gaji karyawan.

6. Meningkatkan Sales

Sebagian besar pelanggan mendapatkan rekomendasi dan solusi dari pertanyaan dari jawaban auto reply, tanpa melalui tim CS. Hal ini menunjukan peningkatan pada customer experience yang berpengaruh pada reputasi lebih baik. Dengan reputasi bisnis yang baik, kesempatan untuk menambah jumlah penjualan lebih besar.


Bagaimana Cara Kerja WhatsApp Auto Reply?

Aplikasi auto reply WhatsApp terbaik bekerja secara otomatis mengirimkan pesan berupa balasan sederhana dari pertanyaan yang diajukan pelanggan. Jawaban tersebut berasal dari chat template yang telah dibuat oleh Anda sebelumnya.

Terdapat 3 macam pola yang digunakan pada Aplikasi auto reply WhatsApp terbaik, yaitu:

1. Penyesuaian Kata Kunci

Cara Kerja WhatsApp Auto Reply dengan Penyesuaian Kata Kunci

Sebelum memberikan jawaban, fitur ini akan memindai kata kunci yang dimasukan oleh pengguna terlebih dahulu. Setelah terdeteksi, maka pesan pelanggan akan direspon dengan jawaban yang paling sesuai atau mirip dengan kata kunci yang digunakan.

Apabila kata kunci tersebut tidak ditemukan, maka sistem auto reply tidak dapat memberikan jawaban yang sesuai.

2. Pemberian Opsi Jawaban

Pola pesan WhatsApp Auto Reply yang memberikan opsi jawaban

Autoresponder WhatsApp juga menyediakan opsi pertanyaan di awal percakapan yang dapat dipilih langsung oleh prospek. Auto reply hanya dapat memberikan jawaban setelah pelanggan memilih opsi pertanyaan yang telah disediakan oleh sistem.

Apabila pertanyaan yang diajukan prospek/pelanggan tidak terdapat pada opsi yang disediakan, maka prospek/pelanggan tersebut akan diarahkan untuk menghubungi call center.

3. Kontekstual

Pola jawaban WhatsApp Auto Reply berdasarkan kontekstual pesan

Pola terakhir ini membutuhkan perencanaan yang strategis dan terarah, supaya dapat membalas pesan menggunakan bahasa layaknya manusia. Auto reply membutuhkan database yang cukup besar untuk dapat menjawab segala bentuk pertanyaan atau permintaan pelanggan.

Caranya adalah dengan mengumpulkan data pelanggan dan transkrip percakapan. Semakin banyak data yang terkumpul, maka kemampuan auto reply merespon semakin berkembang pula.


Bagaimana Langkah Membuat WhatsApp Auto Reply pada WhatsApp Business API?

Cara membuat WhatsApp auto reply pada WhatsApp API hingga bisa digunakan oleh para pelaku bisnis terbilang cukup mudah. Berikut ini merupakan 5 langkah membuat WhatsApp auto reply pada WhatsApp Business API:

Step 1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager

Langkah pertama membuat WhatsApp Auto Reply adalah mendaftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager (FBM)

Pada langkah ini Anda perlu mempersiapkan beberapa informasi sebagai berikut:

  • Nama bisnis
  • Website
  • E-mail bisnis
  • SIUP/NIB/NPWP

Step 2. Bermitra dengan BSP resmi

Langkah kedua untuk membuat WhatsApp auto reply adalah bermitra dengan BSP WhatsApp API seperti Mekari Qontak

BSP atau Business Solution Provider seperti Mekari Qontak akan mendaftarkan nomor Anda ke WhatsApp untuk mendapatkan API WhatsApp dan membantu Anda dalam setiap proses memiliki akun WA bisnis yang baik.

Maka dari itu, Anda perlu memilih vendor atau mitra resmi WhatsApp yang terpercaya dan solutif.

Saya Mau Coba Gratis Qontak Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak Sekarang!

Step 3. Aktifkan nomor dan lengkapi profil WA Anda

Langkah keempat untuk menggunakan wa auto reply adalah dengan mengaktifkan nomor dan mengisi profil bisnis

Setelah mendapatkan API, aktifkan satu nomor yang ingin Anda gunakan sebagai nomor bisnis. Nomor ini tidak dapat diganti kembali menjadi nomor WhatsApp biasa. Lengkapi profil dengan mengisi informasi detail bisnis, seperti jam operasional, katalog produk, dan sebagainya.

Sebagai BSP, selanjutnya Qontak yang akan bekerja untuk Anda. BSP akan mengajukan centang hijau atau akun verified dan membantu Anda mengintegrasikannya dengan aplikasi CRM atau sistem lainnya yang bisnis Anda sudah gunakan.

Step 4. Masuk ke chat panel

Langkah Membuat WhatsApp Auto Reply yang keempat adalah masuk ke chat panel Qontak

Anda akan diberikan kredensial untuk digunakan saat login di chat panel Qontak. Tampilan menu milik agen/admin dan supervisor setelah login akan berbeda.

Hal ini karena agen hanya akan mampu membalas pesan yang masuk sedangkan supervisor juga dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

Step 5. Pilih opsi Settings untuk mengatur sistem auto reply dan template

Langkah terakhir, pilih opsi Settings untuk mengatur sistem auto reply dan template

Pada tahapan ini, Anda dapat masuk ke opsi ‘Setting‘ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat‘ seperti yang terlihat pada gambar. Dengan bantuan tim Qontak, Anda dapat membangun sistem auto responder, jam kerja, berbagai template, dan juga tags dengan praktis.


Bagaimana Langkah Membuat WhatsApp Auto Reply pada WhatsApp Business Biasa?

Pembuatan auto reply pada WA Business biasa tidak sama dengan cara membuat auto reply pada WA API. Untuk memperoleh akunnya, Anda tidak perlu mendaftarkan bisnis Anda melalui mitra resmi WhatsApp, namun dapat langsung mengunduh aplikasinya di Play Store atau App Store.

Setelah Anda memiliki aplikasinya, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat Aplikasi auto reply WhatsApp terbaik, yaitu:

Step 1. Login pada akun WhatsApp Business, masuk ke menu pengaturan

Login pada akun WhatsApp Business, masuk ke menu pengaturan

Cara login pada akun WhatsApp Business sama seperti cara login pada akun WhatsApp biasa. Setelah login, klik tiga titik pada pojok kanan atas akun WhatsApp Anda lalu pilih opsi “Setelan/Setting”.

Step 2. Klik opsi “Fitur Bisnis” pada Setelan

Klik opsi “Fitur Bisnis” pada Setelan WhatsApp

Opsi ini memuat beberapa fitur yang dapat Anda manfaatkan untuk keperluan bisnis Anda, seperti: profil bisnis, katalog, fitur perpesanan, label pesan, serta opsi untuk membagikan tautan akun WA bisnis Anda.

Step 3. Edit isi pesan pada “Fitur Perpesanan”

Edit isi pesan pada “Fitur Perpesanan” di WhatsApp

Untuk mengaktifkan WA auto reply, Anda dapat mengedit isi pesan yang ingin Anda kirimkan pada prospek/pelanggan yang menghubungi Anda.

  • Pesan di luar jam kerja

Pesan yang Anda tulis akan dikirimkan kepada orang yang menghubungi diluar jam kerja Anda secara otomatis.

  • Salam

Fitur ini akan menyambut prospek/pelanggan baru secara otomatis.

  • Balas cepat

Anda dapat mengatur dan menyimpan jawaban yang sering ditanyakan kepada Anda sehingga Anda tidak perlu repot mengetik jawaban yang sama untuk setiap pertanyaan sama yang masuk ke akun Anda.

Selain dapat mengatur jadwal pengiriman pesan, Anda juga dapat mengatur siapa saja penerima pesan autoresponder pada akun WhatsApp Business Anda.

Jika dibandingkan dengan kemampuan Aplikasi auto reply WhatsApp terbaik berbasis API, tentu saja kemampuan WhatsApp Business biasa masih kalah jauh.

Karena itu, Anda perlu mempertimbangkan lebih lanjut untuk menggunakan WhatsApp Business API agar proses perpesanan pada bisnis Anda dapat berjalan dengan lebih baik.


Cara membuat Link Auto Chat WA

Agar dapat berfungsi dengan baik sebagai layanan pelanggan, Anda perlu menautkan link WhatsApp pada media komunikasi lainnya. Link inilah yang nantinya akan otomatis meneruskan ke halaman WhatsApp saat ditekan.

Sementara itu, untuk membuat link auto chat WA Anda pelu membuat tautan seperti berikut:

https://wa.me/<nomor>

Catatan: pada kolom <nomor>, Anda bisa mengisikan nomor akun WhatsApp Anda dalam format internasional. Misalnya untuk Indonesia menggunakan kode +62 untuk mengganti angka nol diawal nomor.

Namun khusus untuk tautan link, Anda harus menghilankan simbol positif “+”. Jadi apabila nomor Anda +6285718971848, maka nomor yang dimasukkan cukup 6285718971848.

Apabila digabungkan menjadi link auto chat WA menjadi: “https://wa.me/6285718971848

Selain memasukkan nomor, Anda juga bisa mengisi tautan dengan menambahkan teks apapun sesuai kebutuhan. Untuk membuatnya, Anda bisa menggunakan format tautan berikut:

https://wa.me/<nomor>?teks=<teksberkodeURL>

Catatan: <nomor> adalah nomor telepon Anda dalam format internasional dan <teksberkodeURL> adalah pesan otomatis berkode URL.”

Misalnya Anda ingin menambahkan pesan “Hello Qontak Blog!!”

Maka kode teks yang perlu Anda masukkan adalah Hello%20Qontak%20Blog%21

Sementara tautan yang dihasilkan akan menjadi seperti ini:

https://api.whatsapp.com/send/?phone=6285718971848&text=Hello+Qontak+Blog%21&app_absent=0


Top 10 Aplikasi Auto Reply WhatsApp Terbaik untuk Bisnis Anda

Aplikasi auto reply AhatsApp terbaik hanya bisa didapatkan melalui WhatsApp business API. Di mana WA Business API satu-satunya aplikasi auto reply WhatsApp terbaik yang resmi dan aman digunakan.

Meski begitu, masih ada pilihan penyedia aplikasi auto reply whatsapp terbaik yang mungkin Anda gunakan

10 Rekomendasi penyedia aplikasi auto reply WhatsApp terbaik adalah sebagai berikut:

1. Mekari Qontak

Mekari Qontak menyediakan aplikasi auto reply WhatsApp terbaik di Indonesia. Aplikasi Qontak merupakan partner resmi WhatsApp Business API. Jadi WhatsApp auto reply yang Anda gunakan dijamin aman.

Selain itu, WhatsApp Qontak terintegrasi sistem CRM (Customer Relationship Management) sehingga bisnis dapat dijalankan dengan lebih baik dan efisien.

2. Chatbot

Chatbot merupakan aplikasi bot WhatsApp untuk membalas pesan WhatsApp secara otomatis. Aplikasi ini juga muda dihubungkan dengan berbagai platform pesan singkat seperti Slack, Facebook Messenger, LiveChat, Skype, Twitter, hingga YouTube.

3. Auto Respoder For WA

Auto Respoder For WA tersedia dalam dua versi yakni gartis dan pro (berbayar). Sayangnya untuk menggunakan fitur auto reply, Anda harus mendapat gangguan iklan.

Meski bergitu, aplikasi auto reply WhatsApp terbaik ini memiliki paket fitur lengkap seperti pesan sambutan obrolan baru, penggantian jawaban langsung dan masih banyak fitur yang lainnya.

4. Botsify

Botsify adalah aplikasi WhatsApp yang juga dapat dihubungkan dengan Facebook Messenger, Slack, dan website.

Kelebihan aplikasi Botsify mampu merespon pesan pelanggan yang kompleks. Bot Botsify dapat meneruskan pesan yang tidak bisa ditangani ke agen secara otomatis.

5. BotCore

BotCore menyediakan aplikasi autoresponder WhatsApp dengan dukungan teknologi artificial intelligence. Aplikasi ini mampu merspon setiap pertanyaan pelanggan secara otomatis dengan bahasa natural layaknya manusia pada umumnya.

6. AutoRespond Bot

Autorespond Bot dapat digunakan untuk mengirimkan pesan ke pelanggan secara personal maupun grup. Dengan aplikasi ini, Anda dapat menjawab pesan WhatsApp melalui website.

Aplikasi ini memiliki tampilan yang mudah digunakan, bisa melakukan jadwal auto respon kapanpun, bisa melakukan balasan pesan hingga 99 kali.

7. Rezolve.ai

Rezolve.ai menawarkan aplikasi autoresponder WhatsApp yang mempermudah kinerja tim sales. Aplikasi ini memanfaatkan AI untuk otomatisasi proses bisnis yang canggih, algoritme yang cerdas, dan lainnya. Jadi tim sales dapat fokus melakukan penjualan.

8. Whatsapp Auto – Reply App

WhatsApp Auto – Reply App memudahkan Anda untuk berkolabolasi dengan Google Spreadsheet.

Aplikasi ini menyediakan 3 pilihan auto reply yaitu custom reply, welcome messeger dan spreedsheet. Anda juga bisa menggunakan aplikasi ini untuk mengirim pesan otomatis ke group yang anda ikuti.

9. WABOT

Wabot adalah aplikasi auto reply WhatsApp terbaik yang membatu bisnis untuk menyebarkan promosi. Aplikasi ini didukung fitur canggih yang berguna untuk mengirim pesan otomatis, pesan terjadwal, Auto Reply Serta Chat Bot WhatsApp serta banyak fitur menarik yang lain.

10. Wasavi apk

Wasavi apk merupakan aplikasi modifikasi yang dapat digunakan untuk platform Facebook, Telegram, WA serta  sosial media lainnya.

Aplikasi ini mampu menjadwalkan pesan serta balasan secara otomatis buat whatsapp, whatsapp bisnis, viber, signal, serta FB mesengger dan sosial media yang lain.


Bagaimana Cara Memaksimalkan Fitur WhatsApp Auto Reply?

Cara menggunakan autoresponder WhatsApp tidaklah sulit. Meski begitu Anda akan mendapatkan banyak keuntungan terutama dalam peningkatan layanan pelanggan. Berikut ini cara memaksimalkan fitur autoresponder WhatsApp untuk mengoptimalkan peningkatan bisnis Anda:

  • Melengkapi semua informasi bisnis pada akun WhatsApp Anda seperti nama, merk, Produk/ jasa yang ditawarkan, website, lokasi atau alamat, jam operasional dan lainnya.
  • Rancang semua jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan yang paling sering diajukan oleh pelanggan dalam bentuk FAQ. Hal ini akan memudahkan kerja auto reply dalam memberikan jawaban tepat.
  • Jangan lewatkan fitur berbagi foto, dokumen dan video untuk pelanggan. Fitur ini akan membantu pelanggan lebih mudah memahami informasi/balasan dari auto reply. Selain itu fitur ini juga lebih menarik pelanggan untuk mencoba produk/jasa Anda.

Tontoh video berikut ini untuk lebih jelas mengetahui cara memaksimalkan WhatsApp auto reply atau autoresponder:


Akselerasikan Bisnis Anda dengan Menggunakan Fitur WhatsApp Auto Reply Terbaik!

Logo Mekari Qontak

WhatsApp auto reply dapat membantu penggunanya untuk membalas pesan WhatsApp secera otomatis. Kelebihan ini sangat berguna untuk bisnis yang ingin menjalin hubungan baik dengan pelanggan. Pasalnya pelanggan bisa menghubungi bisnis kapan saja, meski di luar jam operasional.

Sementara itu, untuk mendapatkan fitur auto WhatsApp sender memerlukan langkah awal yaitu membangun sistem API melalui BSP / official partner WhatsApp.

Mekari Qontak dapat membantu Anda mendapatkan fitur terdepan WhatsApp yang Anda butuhkan, seperti mengintegrasikan WhatsApp Anda dengan omnichanel CRM dan sistem lainnya.

Mekari Qontak merupakan solusi lengkap all-in-one Aplikasi auto reply WhatsApp terbaik untuk peningkatan bisnis Anda dan dilengkapi fitur canggih lainnya seperti centang hijau, chatbot, WA blast, dan banyak lagi. Selain itu, Mekari Qontak telah dipercaya lebih 3000+ perusahaan bersama mengembangkan usahanya.

Hubungi Mekari Qontak Sekarang!

Related Articles

WhatsApp WhatsApp Sales