Daftar isi
9 min read

WhatsApp Multi Agent: Begini Cara Membuatnya

Tayang 04 April 2021
Diperbarui 13 Desember 2023
Less Annoying
WhatsApp Multi Agent: Begini Cara Membuatnya

Penggunaan akun WhatsApp untuk satu admin kini tidak lagi efektif, terutama untuk bisnis dengan traffic penjualan dan customer service yang ramai. WhatsApp multi agent menjadi solusi tepat. Pasalnya satu akun WhatsApp API dapat diakses banyak admin sekaligus.

Penggunaan WhatsApp multiple Agent dapat mempercepat bisnis dalam merespon pelanggan. Hal ini bisa mendorong kepuasan pelanggan karena mereka tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan jawaban.

Pelajari cara mendapatkan WhatsApp multi agent selengkapnya pada artikel berikut.


Apa itu WhatsApp Multi Agent?

WhatsApp multi agent adalah satu akun WhatsApp Business API dapat diakses oleh banyak admin dalam waktu bersamaan. Bisnis hanya bisa menambahkan agen tanpa batas untuk mengelola akun mereka. Berbeda dengan versi WhatsApp Business sebelumnya yang hanya membatasi 2 admin.

Oleh karena itu, WhatsApp multiple agent ini banyak dicari bisnis untuk merespon pelanggan lebih cepat. Hal ini membuat bisnis fokus melayani pelanggan hanya dari satu nomor. Dengan begitu, tidak ada lagi tumpang tindih permintaan pelanggan atau pelanggan yang merasa kesal karena slow respon.


Perbedaan Multi Agent pada WhatsApp Business dan WhatsApp API

WhatsApp Business adalah fitur WhatsApp yang memudahkan bisnis berinteraksi dengan pelanggan. Aplikasi WhatsApp ini memiliki fungsi yang sama dengan WhatsApp Messenger dan dapat diunduh secara gratis di Google Play Store.

WhatsApp Business biasa yang hanya bisa diakses melalui dua perangkat saja yakni smartphone dan dekstop. Artinya, hanya dua agen yang bisa mengakses satu akun secara bersamaan.

Sementara untuk bisnis yang memiliki banyak pelanggan, 2 agen tentu tidak cukup untuk merespon semua pesan pelanggan yang masuk. Jadi dibutuhkan tambahan agen untuk melayani pelanggan lebih cepat.

Berbeda halnya dengan API WhatsApp Business. Produk WhatsApp ini memberikan satu akun WhatsApp dengan banyak agent sekaligus. Bisnis bisa menambahkan agen tanpa batas untuk meningkatkan respon pelanggan

Semua interaksi akan tersinkronasi secara otomatis. Sehingga, memudahkan agen untuk melayani pelanggan tanpa perlu bertanya u

Perbedaan lainnya antara WhatsApp Business dan WhatsApp Business API pada tabel di bawah ini:

WhatsApp Business

WhatsApp Business API

Profil Bisnis Ya Ya
Template Pesan Ya Ya
Jumlah Agen hingga 2 agen CS / 1 nomor multiple agen (lebih dari 2) dalam 1 nomor
Manajemen Basis Data Pelanggan dan Obrolan Ya
Pesan Keluar Massal Ya
Laporan Kinerja Ya
Tanda Centang Hijau Resmi Ya
Integrasi CRM Ya

Apa Keuntungan Bisnis Menggunakan WhatsApp Multi Agent?

Penggunaan WhatsApp multi multi agent akan membantu Anda melayani pelanggan lebih cepat. Semakin banyak agent, maka semakin banyak juga permintaan pelanggan yang terselesaikan tanpa menunggu waktu lama.

Keuntungan lainnya menggunakan WhatsApp multi agent, adalah sebagai berikut:

– Mempercepat Layanan Pelanggan

WhatsApp multiple agent sangat cocok untuk bisnis yang memiliki banyak pelanggan. Mereka diizinkan menambahkan agen CS tak terbatas, sehingga dapat merespon pelanggan lebih cepat.

Kemampuan tersebut juga membuat tidak ada lagi antrian pelanggan yang menunggu. Sebab, pesan yang masuk akan terpusat dalam satu platform secara otomatis, artinya tidak ada tumpang tindih permintaan sama.

– Memantau Permintaan Pelanggan lebih Mudah

WhatsApp multi device hanya menggunakan satu nomor bisnis. Artinya, semua pesan yang masuk akan terkumpul pada platform, bisnis akan lebih mudah memantau pesan tersebut.

WhatsApp Business API dapat diintegrasikan dengan saluran CS lain seperti call center, email, media sosial dan lainnya. Semua permintaan pelanggan yang masuk akan tersimpan otomatis dalam satu dashboard.

– Otomatisasi Database

WhatsApp API memiliki fitur otomatisasi yang menyimpan dan mengelola data pelanggan. Data tersebut tersimpan secara otomatis pada sistem database. Jadi bisnis tidak perlu lagi backup data atau sinkronisasi riwayat percakapan.

– Pembagian Tugas Otomatis

WhatsApp multi agent memiliki fitur rotator yang membagikan tugas CS ke admin. Atur alokasi agen secara adil sesuai kemampuannya baik secara manual atau otomatis melalui round robin. Dengan begitu, tidak ada agen yang kewalahan.

Routing Agen tingkat lanjut

Bisnis dapat menyesuaikan routing agen dan percakapan untuk memenuhi kebutuhan manajemen bisnis secara otomatis atau dikustomisasi sesuai kebutuhan mereka. Dengan demikian, pelanggan dapat diarahkan langsung ke bagian yang tepat untuk ditangani.

– Pelaporan Analitik

WhatsApp multiple agent mencatat data seperti riwayat percakapan, waktu respon agen dan lainnya otomatis dan real time. Data tersebut akan dilaporkan dalam dashboard interaktif.

Dengan begitu, mempermudah bisnis untuk menghitung KPI customer service, kinerja tiap agen dan menyusun strategi meningkatkan percakapan lebih baik.

– Integrasi dengan Aplikasi lain

WhatsApp Business multiple agent dapat diintegrasikan dengan aplikasi chatting populer lainnya, seperti Telegram, Line dan Facebook Messenger. Hal ini membantu bisnis menciptakan interaksi yang mulus dengan pelanggan.

Seluruh percakapan keduanya dapat dilihat pada dashboard interaktif yang saling terhubung. Hal ini memudahkan Anda dalam memonitoring seluruh aktivitas pada WhatsApp bisnis.


Bagaimana Cara Membuat WhatsApp Multi Agent?

Cara membuat WhatsApp multi agent yang utama adalah dengan menggunakan WhatsApp API (WhatsApp Official Business Account).  Setelah itu Anda akan mendapatkan WhatsApp multiple agent.

Berikut rincian tahapan yang perlu Anda lakukan untuk membuat WhatsApp Multi Agent adalah:

Step 1. Buat akun Facebook Business Manager

FBM-for-kategori-Whatsapp-Business-API

Mungkin Anda tidak asing dengan FB Ads atau IG Ads. Artinya Anda juga tahu mengenai Facebook Business Manager.

Bisnis harus memiliki akun Facebook Business Manager untuk dapat menggunakan FB Ads, IG Ads, juga WA API. Kemudian akun Facebook Business Manager Anda harus diajukan verifikasi ke Facebook.

Proses ini cukup sulit dan memakan banyak waktu. Untuk mempermudah, Anda dapat meminta bantuan official partner WhatsApp API seperti Mekari Qontak.

Step 2. Mendaftar Business Solution Provider (BSP)

WhatsApp Multi Agents -BSP-qontak

Bermitra dengan BSP sebagai WhatsApp Official Business Partner wajib bagi Anda yang ingin menggunakan API WhatsApp. Salah satu BSP terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak.

Qontak akan membantu Anda memperoleh centang hijau WhatsApp dengan mudah. Selain itu, Anda juga bisa mengirimkan pesan masal ke banyak kontak tanpa simpan nomor melalui fitur WhatsApp blast dari Qontak.

Selanjutnya, mitra resmi tersebut akan membantu mengajukan permohonan untuk WA API berlisensi yang dapat diintegrasikan dengan teknologi apa pun.

Step 3. Pilih nomor WhatsApp API

Aktifkan-Nomor-untuk-WhatsApp-Business-Multiple-Users

Setelah memilih BSP, Anda cukup memberikan nomor WhatsApp yang Anda ingin jadikan untuk WhatsApp API. Nomor ini bisa merupakan nomor baru atau nomor WhatsApp existing.

Selanjutnya, Anda perlu melengkapi profil bisnis. Isi profil tersebut dengan informasi penting seperti jam operasional, alamat, katalog, website dan lainnya. Informasi profil ini bisa menjadi branding.

Step 4. WhatsApp Multi Agent Siap Digunakan

WhatsApp Multi Agent - Qontak

Setelah selesai mengikuti semua tahapan, artinya Anda sudah memiliki akun WhatsApp Business API. Anda bisa menambahkan banyak agen yang mengelola akun tersebut dan mulai melayani pelanggan melalui fitur WhatsApp multiple agent.


Bagaimana Melakukan Pengaturan Agent dalam WhatsApp Multi Agent?

Setelah memiliki WhatsApp Business API, Anda bisa menambahkan lebih dari satu agen sesuai kebutuhan bisnis untuk mengoperasikannya. Dengan begitu, Anda dapat berkomunikasi dengan konsumen lebih optimal.

Cara menggunakan WhatsApp multiple agent secara bersamaan adalah sebagai berikut:

1. Login Melalui Chat Panel Qontak

login-panel-Qontak

Anda akan diberikan credentials untuk login di chat panel Qontak.com berupa username dan password. Ada dua jenis credentials yakni untuk agen dan supervisor. Semua credentials dapat digunakan secara bersamaan pada berbagai device.

Tampilan menu setelah login antara agen dan supervisor akan berbeda. Agen hanya diizinkan untuk membalas pesan yang masuk sedangkan supervisor dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

2. Setting Chat Assignment

WhatsApp Multi Agent -chat-assignment

Atur chat assignment (penerima pesan) yang dapat ditemukan pada login supervisor. Agen bisa mengubah status online dari bagian atas panel. Status ini akan digunakan untuk menjalankan fungsi Auto Agent Allocation atau Custom Agent Allocation.

3. Atur Template Pesan, Balasan Otomatis dan Jam Kerja Agen

WhatsApp Multi Agent -Atur-Template-pesan

Supervisor dapat menciptakan sistem kerja lebih efektif dan efisien dengan mengatur template pesan dan balasan otomatis. Dengan begitu agen tidak perlu menulis ulang jawaban yang sama.

Baca juga: Panduan WhatsApp Automation

4. Login Melalui Aplikasi Qontak Chat Mobile

WhatsApp Multi Agent -moblie-phone

Saat Anda berada di luar kantor, Anda tetap bisa menggunakan smartphone. Caranya adalah unduh aplikasi Qontak Chat di Appstore atau Playstore. Setelah itu login menggunakan credentials yang diberikan sebelumnya.

5. Mengatur Pengambilan dan Pengiriman Pesan

Uji Coba- WhatsApp Multi Agent

Semua pesan masuk akan tampil di menu inbox pada barisan pertama halaman menu. Semua pengguna akan mendapatkan notification saat mengaktifkan fitur Allow Notification.

Manajer dapat memilih akan membalas pesan, menginterupsi pesan, atau memilih chat room yang ingin dibaca atau dibalas. Setelah memilih chat room, mereka dapat mengirimkan file atau merespon pertanyaan konsumen, melalui foto, video, atau file dalam format lainnya.

Manajer juga dapat menambahkan atau mengeluarkan agen ke dalam chat room yang sama. Beda halnya dengan agen, mereka hanya dapat memberikan pesan ke sesama agen.

Apabila percakapan telah selesai, maka agen dapat menutup sesi percakapan tersebut dengan menekan tombol Resolve. Pesan yang telah berakhir, tidak dapat diedit kembali atau diteruskan walaupun sesi belum berakhir (expired).

Pesan tersebut akan langsung tersimpan dalam menu Resolved.


Apakah WhatsApp Multi Agent dapat Berfungsi sebagai Customer service?

Ya, WhatsApp multi agents dapat dimanfaatkan untuk melayani pelanggan dengan berbagai kebutuhan, seperti ticketing customer service, mengingatkan dan konfirmasi pembayaran, OTP, melacak pembelian dan pengiriman serta notifikasi lainnya.

Kemampuan sangat membantu customer service dalam melayani pelanggan. Sementara itu, pelanggan tidak perlu bingung untuk menghubungi bisnis karena hanya tersedia satu nomor bisnis.

Melalui WhatsApp, Anda juga dapat berbagi file multimedia, audio dan dokumen, memperkaya permintaan bantuan dengan informasi yang berguna untuk memecahkan masalah pelanggan.

Apabila interaksi kedua terjadi dengan pengguna yang sama dan agen tidak lagi tersedia, algoritma akan menetapkan ulang obrolan ke agen online pertama yang tersedia.

Selain itu, juga ada sistem balasan otomatis, yang akan mengirim pesan selamat datang otomatis dan pesan penutup, yang dapat dikirim setelah waktu yang telah ditentukan (jangka waktu 24 jam).


Gunakan WhatsApp Business API untuk Mengelola Multiple Agent Sekarang!

Fitur WhatsApp multiple agent memungkinkan Anda untuk mengelola satu akun WA dengan banyak agen. Hal ini menguntungkan Anda karena bisa mempercepat layanan pelanggan.

Sementara itu, untuk mendapatkan WhatsApp multi agent, Anda harus menggunakan API WhatsApp. Salah satu syarat memiliki WhatsApp API adalah harus bermitra dengan Business Solution Provider (BSP) seperti Mekari Qontak.

Mekari Qontak akan membantu Anda mendapatkan WhatsApp API yang terkoneksi dengan sistem Omnichannel CRM. Hal ini akan menghubungkan WhatsApp dengan sistem bisnis Anda dan aplikasi lainnya. Dengan begitu memudahkan Anda dalam mengelola customer service.

Qontak.com telah dipercaya lebih dari 3500+ perusahaan di Indonesia untuk mengembangkan bisnis lebih baik. Qontak juga telah telah tersertifikasi ISO 27001 yang memastikan keamanan informasi data pelanggan Anda.

Kategori : BisnisWhatsApp
WhatsApp WhatsApp Sales