Bot WhatsApp jadi salah satu solusi komunikasi yang paling populer bagi bisnis di era digital. Dengan pengguna WhatsApp yang terus meningkat, bot ini memungkinkan perusahaan untuk memberikan layanan pelanggan secara otomatis dan efisien.
Dalam laporan berjudul Digital 2021: The Latest Insights Into The State of Digital, pengguna WhatsApp di Indonesia rata-rata menghabiskan 30,8 jam per bulan dan 60% untuk keperluan menjalin relasi dan menjalankan bisnis.
Artikel ini akan membahas apa itu WhatsApp Bot, manfaatnya, cara membuatnya, serta contoh penggunaan untuk bisnis di Indonesia.
Apa itu WhatsApp Bot?
WhatsApp Bot adalah program otomatis berbasis AI yang dirancang untuk merespon pesan pelanggan di WA secara langsung. Bot ini menggunakan kecerdasan buatan (AI) atau skrip berbasis aturan untuk memberikan jawaban cepat, membantu pelanggan, atau menjalankan tugas tertentu.
Berbeda dengan akun WhatsApp biasa, WhatsApp Bot memanfaatkan WhatsApp Business API untuk mendukung interaksi berskala besar.
Perbedaan WhatsApp Bot vs WhatsApp Chatbot
Sebelum membahas informasi detail terkait WA Bot, mari kita pahami perbedaan antara Bot WhatsApp dan Chatbot WhatsApp.
kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian, tetapi memiliki perbedaan yang signifikan dalam fokus dan aplikasi mereka.
| Aspek | WhatsApp Bot | WhatsApp Chatbot |
|---|---|---|
| Definisi | Program otomatis yang dirancang khusus untuk WhatsApp. | Bot percakapan yang bisa diterapkan di berbagai platform (WhatsApp, website, dll). |
| Fokus Platform | Eksklusif menggunakan WhatsApp Business API. | Dapat digunakan pada WhatsApp dan platform lain seperti Messenger, Telegram, dll. |
| Konteks Penggunaan | Lebih fokus pada layanan otomatis melalui WhatsApp. | Dapat digunakan untuk berbagai jenis percakapan, termasuk di luar WhatsApp. |
| Teknologi Pendukung | Menggunakan teknologi API yang disediakan oleh WhatsApp Business. | Umumnya menggunakan framework chatbot seperti Dialogflow, Rasa, atau IBM Watson. |
| Fitur Khusus | Dibangun untuk memanfaatkan fitur WhatsApp, seperti pengiriman notifikasi. | Tidak terbatas pada fitur WhatsApp, lebih fleksibel untuk berbagai platform. |
Baca juga: Apa itu WhatsApp Chatbot dan Cara Mudah Membuat Secara Resmi
Mengapa Bisnis Membutuhkan WhatsApp Bot?
Dengan lebih dari 2 miliar pengguna aktif bulanan, WhatsApp adalah aplikasi pesan yang paling banyak digunakan di dunia, termasuk di Indonesia. Berikut adalah beberapa manfaat utama WhatsApp Bot untuk bisnis:
- Respon Cepat dan Efisien: WhatsApp Bot memberikan balasan instan kepada pelanggan, bahkan di luar jam kerja.
- Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Pelanggan dapat memperoleh informasi dengan mudah tanpa harus menunggu.
- Hemat Waktu dan Biaya: Bot otomatis mengurangi kebutuhan tenaga kerja untuk menjawab pertanyaan yang sama berulang kali.
- Dukungan Multitasking: Bot dapat menangani ribuan permintaan secara bersamaan tanpa kehilangan kualitas layanan.
- Personalisasi Komunikasi: Dengan bantuan AI, bot dapat memberikan jawaban yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.
Apa saja Manfaat WhatsApp Bot?
Bot WhatsApp telah banyak digunakan bisnis dengan berbagai kepentingan. Hal ini dikarenakan WhatsApp bot gratis menghadirkan banyak keuntungan seperti berikut ini:
- Melayani Pelanggan Selama 24 jam yang membuat bisnis Anda selalu ada setiap pelanggan membutuhkan.
- Berinteraksi dengan Pelanggan melalui Platform yang mereka gunakan sehari-hari
- Meningkatkan customer experience untuk membangun kepercayaan dan loyalitas
- Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi dengan menangani lebih dari 1000 pelanggan sekaligus dengan waktu singkat.
- Mendorong peningkatan lead generation
- Menghemat biaya karena tidak perlu merekrut banyak CS atau menghabiskan pulsa telepon
Fitur Utama WhatsApp Bot
WhatsApp Bot menawarkan berbagai fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda:
1. Otomatisasi Balasan
Balas pertanyaan umum seperti jam operasional, lokasi, atau status pesanan.
Fitur rotator pada WhatsApp API akan menuruskan pesan dari pelanggan ke customer service sesuai yang telah diatur secara otomatis.
Baca juga: Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Biasa dan Bisnis
2. Balas Otomatis (Auto Reply)
WhatsApp Bot memiliki fitur auto reply yang akan menjawab setiap pesan masuk secara otomatis.
Pesan WhatsApp auto reply biasanya memberikan pesan berupa greeting message, daftar harga produk, memudahkan transaksi, memberikan gambar produk dan lainnya.
Baca juga: Begini Cara Membuat Pesan Auto Reply WhatsApp Terbaru
3. Bisa Digunakan di Banyak Perangkat (Multiple Users)
Fitur ini memungkinkan satu akun WhatsApp Business digunakan oleh banyak admin atau agen dari berbagai perangkat.
Artinya satu nomor WhatsApp Anda dapat diakses oleh banyak admin customer service dari berbagai device. Dengan begitu, Anda mampu merespon pelanggan lebih cepat.
4. Bot WhatsApp Terverifikasi Centang Biru
Bot WA bisnis memiliki Centang Biru (blue tick) menandakan bahwa akun WhatsApp telah terverifikasi atau terbukti memiliki bisnis oleh pihak Facebook.
Dengan adanya centang biru pada akun WhatsApp API dapat meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda.
Baca juga: Panduan Mendapatkan Tanda Centang Biru di Akun WhatsApp Bisnis
5. Mengirimkan Pesan Massal (Blast WA)
Fitur WA blast pada bot dapat mengirimkan pesan dalam jumlah yang tak terbatas secara bersamaan tanpa harus menyimpan nomor penerima pesan. Hal tersebut dapat mengefisiensikan waktu dan tenaga tim CS untuk menjangkau banyak pelanggan sekaligus.
Baca juga: Cara Mudah Blast WhatsApp Tanpa Terblokir
6. Integrasi Bot WhatsApp Mekari Qontak dengan CRM
Integrasi CRM membantu bisnis dalam mengembangkan hubungan dengan pelanggan, mendorong pertumbuhan bisnis dan meningkatkan loyalitas pelanggan.
Pasalnya, semua informasi yang dibutuhkan pelanggan dapat diakses dengan mudah oleh tim CS.
Hubungkan dengan sistem manajemen pelanggan (CRM) untuk menyimpan data interaksi pelanggan.
Baca juga: Kenali WhatsApp CRM, Manfaat dan Cara Mendapatkannya
7. Bot WhatsApp Mekari Qontak Dilengkapi dengan Laporan Analitik
WhatsApp bot dilengkapi laporan analitik terkait interaksi bisnis dengan pelanggan dalam satu dashboard.
Dalam laporan tersebut dapat terlihat pencapaian kinerja tim, tren penjualan hingga data pelanggan yang digunakan tim CS untuk memberikan layanan pelanggan lebih baik.
Cara Membuat WhatsApp Bot Resmi di Mekari Qontak
Pada gambar di atas dijelaskan bagaimana cara untuk buat bot WA. Setidaknya ada 5 cara buat bot WA.
Untuk lebih jelasnya, ikuti tahapan cara membuat bot di WhatsApp berikut ini:
1. Daftarkan Bisnis Anda ke Business Solution Provider Mekari Qontak
Poin penting pertama adalah Anda perlu mengubah akun WhatsApp menjadi WhatsApp API. Syarat untuk mendapatkan WA API, Anda harus bermitra dengan official partner WhatsApp negara asal (Indonesia)
Oleh itu, Anda perlu bekerja sama dengan Business Solution Providers (BSP) resmi di Indonesia seperti Mekari Qontak. Kemudian, BSP yang akan membantu Anda untuk melakukan verifikasi hingga Anda mendapatkan WhatsApp API.
Baca juga: Tutorial Mendapatkan WhatsApp Bisnis API
2. Validasi Akun Facebook Manager Business
Cara menambahkan bot di WA adalah melakukan proses verifikasi bisnis Anda. Tim Mekari Qontak akan membantu Anda mengajukan validasi akun Anda ke pihak Facebook. Anda hanya perlu menyediakan identitas bisnis seperti berikut:
- Nama perusahaan
- Website URL
- Email berdomain sama dengan website
- SIUP/NIB/NPWP bisnis
Setelah terverifikasi, Anda bisa memilih nomor yang akan digunakan akun WhatsApp dan melengkapi profil. Usahakan isi profil selengkap mungkin seperti website, jam operasional, katalog dan lainnya.
Baca juga: Cara Membuat NIB (Nomor Induk Berusaha) Terbaru dan Gratis
3. Rancang Alur Percakapan
Anda perlu merencanakan agar Bot dapat menjawab seluruh pertanyaan yang diajukan pelanggan. Termasuk merespon pertanyaan yang tidak bisa dijawab.
Buat skrip percakapan yang mencakup skenario umum dan pertanyaan yang sering diajukan (FAQ).
Namun, Anda tidak perlu pusing, karena Mekari Qontak akan memandu Anda dalam membuat alur percakapan bot WA.
4. Unggah Alur Percakapan ke Panel Mekari Qontak
Setelah Anda memliki skema percakapan, maka Anda dapat menggungahnya ke platform Mekari Qontak. Sebaiknya Anda dapat mengkonsulkasikannya dengan tim Qontak agar Bot dapat bekerja optimal.
Kemudian, tim Qontak akan membuatkan alur percakapan Bot WhatsApp seperti yang telah disepakati. Dengan begitu, Anda tidak perlu repot menggungah atau membuatnya sendiri.
5. Lakukan Uji Coba dan Optimalkan
Lakukan pengujian untuk memastikan bot dapat berjalan sesuai rencana. Perbarui bot secara berkala berdasarkan umpan balik pelanggan.
Caranya dengan mengirimkan pesan layaknya seorang pelanggan ke nomor WhatsApp Bot milik Anda.
Apabila robot WhatsApp membalas pesan sesuai dengan yang Anda inginkan, maka bisa dioperasikan ke pelanggan.
Contoh Penggunaan WhatsApp Bot untuk Bisnis di Indonesia
WhatsApp Bot memiliki berbagai contoh penerapan dalam bisnis di Indonesia. Berikut ini contoh-contoh spesifik yang menunjukkan bagaimana bot ini dapat meningkatkan efisiensi dan layanan di berbagai sektor:
| Sektor | Contoh Penggunaan |
| E-Commerce | Memberikan informasi real-time tentang ketersediaan produk, melacak status pengiriman, dan promosi otomatis. |
| Layanan Kesehatan | Menjadwalkan janji temu pasien, memberikan informasi obat, dan mengirimkan pengingat pemeriksaan lanjutan. |
| Pendidikan | Menjawab pertanyaan tentang pendaftaran, memberikan rincian biaya kursus, dan pengingat jadwal kelas. |
| Perhotelan & Pariwisata | Melayani pemesanan kamar, memberikan informasi fasilitas, dan menangani pertanyaan check-in/check-out. |
| Keuangan | Memberikan informasi saldo, melacak transaksi, dan menjawab pertanyaan layanan pelanggan. |
Dengan contoh-contoh ini, WhatsApp Bot membuktikan bahwa ia adalah alat yang fleksibel dan efektif untuk berbagai kebutuhan bisnis di Indonesia.
Tips Menggunakan WhatsApp Bot untuk Bisnis
Bot WhatsApp adalah cara yang efektif untuk meningkatkan pendapatan penjualan Anda. Terdapat beberapa strategi yang dapat digunakan untuk membantu memperoleh keuntungan maksimal melalui WhatsApp bot.
1. Memberikan Penawaran Kepada Pembeli
Ketika percakapan sudah berlangsung, bisnis dapat memanfaatkannya untuk memberikan penawaran melalui bot WhatsApp, misalnya promo yang sedang berlangsung. Memberikan penawaran langsung kepada pelanggan secara otomatis dan tertarget melalui bot WhatsApp dapat menjadi cara yang efektif dan hemat biaya untuk meraih pelanggan.
2. Pertahankan Sentuhan Pribadi
Meskipun bot bersifat otomatis, penting untuk memastikan interaksi tetap terasa hangat dan personal. Gunakan nama pelanggan dan buat respons yang relevan dengan kebutuhan mereka untuk menciptakan pengalaman yang lebih baik.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sederhana
Pilih kata-kata yang mudah dipahami oleh pelanggan. Hindari penggunaan jargon teknis yang mungkin membingungkan.
4. Evaluasi dan Tingkatkan Secara Berkala
Pantau performa bot menggunakan data analitik. Perbaiki alur percakapan berdasarkan umpan balik pelanggan untuk memastikan bot tetap relevan dan efektif.
5. Sediakan Opsi untuk Beralih ke Layanan Manual
Pastikan pelanggan memiliki akses untuk berbicara langsung dengan tim dukungan jika bot tidak dapat menyelesaikan masalah mereka. Ini dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
6. Tambahkan Elemen Interaktif
Gunakan elemen seperti tombol respons cepat atau menu untuk mempermudah pelanggan berinteraksi dengan bot.
Gunakan WhatsApp Bot Terbaik Sekarang Juga!
Dengan cara menambahkan bot di WA, Anda dapat meningkatkan layanan pelanggan yang optimal dan memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi pelanggan.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan bot WhatsApp untuk meningkatkan kinerja tim customer service Anda, sehingga tidak ada lagi pelanggan yang merasa kecewa.
Namun, WhatsApp bot hanya dapat diperoleh apabila Anda menggunakan akun WhatsApp API resmi. Salah satunya dapat Anda peroleh dari WhatsApp Bot Mekari Qontak.
Selain itu, Mekari Qontak memiliki solusi end-to-end yang dapat menghubungkan akun WhatsApp API Anda dengan omnichannel dan aplikasi CRM. Dengan demikian, seluruh proses bisnis Anda dapat terotomatisasi dan bekerja secara maksimal.
Artikel terkait
