Chatbot AI untuk Perhotelan: Pengertian, Manfaat, dan Implementasi

Penggunaan chatbot AI dalam industri perhotelan merupakan hal yang wajar saat ini. Sebab chatbot AI membantu hotel untuk memberikan layanan pelanggan efisien selama 24/7.

Hal tersebut merupakan keuntungan bagi bisnis sebagai penyedia layanan atau jasa. Selain efisiensi layanan, penggunaan chatbot juga bisa menurunkan biaya operasional hotel.

Artikel ini akan membahas berbagai manfaat, tipe, serta implementasi chatbot AI dalam meningkatkan pengalaman tamu di hotel. Baca selengkapnya di bawah ini.

Pengertian Chatbot AI untuk Hotel

Chatbot hotel adalah aplikasi kecerdasan buatan yang digunakan untuk meniru percakapan staff hotel dengan tamu melalui pesan teks atau suara.

Layaknya staf manusia, chatbot bisa mengajukan dan menjawab pertanyaan umum, sehingga dapat membantu tamu menemukan informasi yang mereka butuhkan.

Dengan kemampuan tersebut, chatbot bisa berperan sebagai sebagai asisten virtual yang beroperasi 24/7. Hal ini mendorong peningkatan jumlah reservasi dan mengurangi jumlah pemesanan yang ditinggalkan.

Maka dari itu, banyak hotel menggunakan chatbot pada akun media sosial mereka serta aplikasi lainnya seperti Facebook, Instagram, Website bisnis atau GoogleMyBusines.

Baca juga: Apa itu Chatbot? Berikut Fungsi, dan Cara Kerjanya

Manfaat Menggunakan AI Chatbot untuk Hotel

Manfaat penerapan chatbot AI dalam industri perhotelan sangat beragam. Teknologi ini membantu hotel meningkatkan efisiensi operasional sekaligus meningkatkan kualitas layanan tamu. Berikut penjelasan manfaat yang lebih spesifik:

• Layanan 24/7 Tanpa Henti

Chatbot AI memungkinkan hotel memberikan layanan 24 jam sehari, selama 7 hari dalam seminggu. Hal ini penting karena tamu dapat menghubungi hotel kapan saja mereka butuhkan.

Tidak hanya menjawab pertanyaan seputar pemesanan kamar, chatbot juga bisa menangani permintaan layanan hotel dengan segera tanpa penundaan. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan serta kenyamanan pelanggan.

Sebagai contoh, tamu bisa melakukan check-in mandiri melalui chatbot tanpa harus menunggu staf resepsionis. Hal ini sangat membantu terlebih saat tamu tersebut check-in tengah malam dan berharap segera bisa istirahat.

• Peningkatan Efisiensi Operasional

Keuntungan selanjutnya dalam menggunakan chatbot adalah kemampuannya dalam menangani banyak tugas sekaligus. Dengan sistem otomatisasi, pekerjaan yang membutuhkan keterlibatan staf manusia dapat diselesaikan dengan cepat secara bersamaan.

Sebagai contoh, ada sejumlah tamu mengajukan beberapa pertanyaan seperti waktu check-in, kebijakan pembatalan, atau fasilitas yang tersedia dalam waktu bersamaan. Chatbot akan merespon orang-orang tersebut dalam hitungan detik.

Dengan kemampuan chatbot tersebut, sejumlah Hotel besar dengan ratusan tamu dapat menghemat waktu stafnya. Bahkan sebuah survei menunjukan hampir 75% percakapan dengan chatbot selesai tanpa perlu dialihkan ke staf manusia.

• Pengalaman Tamu yang Lebih Personal dan Cepat

Bagi bisnis hotel, pengalaman tamu menjadi perhatian utama. Hotel perlu memastikan bahwa tamu bisa mendapatkan apa yang mereka butuhkan dalam satu kali panggilan.

Hal ini tidak lagi sulit karena otomatisasi chatbot dapat membantu Anda menjalankan tugas tersebut. Anda cukup mengatur chatbot untuk menjawab semua pertanyaan tamu mulai dari masa tinggal mereka, jam sarapan hingga lokasi laundry terdekat.

Selain itu, Anda juga bisa memprogram chatbot untuk memberikan layanan personalisasi berdasarkan data yang dikumpulkan dari interaksi sebelumnya.

Sebagai contoh, saat ada tamu yang sering menginap, chatbot akan menganalisis dari riwayat interaksi sebelumnya. Kemudian diketahui bahwa tamu tersebut sering memesan layanan spa. Maka chatbot akan menawarkan paket diskon dengan layanan spa saat tamu tersebut memesan kamar lagi.

• Pengurangan Biaya Operasional

Penggunaan chatbot AI untuk perhotelan secara signifikan mengurangi kebutuhan tenaga kerja manusia untuk layanan pelanggan, terutama di bagian resepsionis dan customer service. Hal ini dapat mengurangi biaya operasional hotel.

Mengutip dari Invespcro bahwa penerapan teknologi chatbot dapat mengurangi biaya layanan pelanggan hingga 30%.

Jadi jika Anda memiliki tim yang terdiri dari 15 agen dukungan pelanggan. Dengan rata-rata gaji seorang staf layanan pelanggan di Jakarta sekitar Rp4.3 juta per bulan, Anda perlu mengeluarkan biaya mencapai sekitar Rp64,5 juta per bulan (4,3*15) hanya untuk menggaji karyawan.

Sementara dengan menerapkan chatbot, Anda dapat menghemat sekitar 30% atau lebih, yang setara dengan penghematan sebesar Rp.19,35 per bulan atau 232,2 juta per tahun.

Selain itu, chatbot dalam layanan pelanggan membantu mengurangi pekerjaan rutin yang memakan waktu berharga tim dukungan. Artinya staf bisa bekerja efisien dan mereka cenderung bertahan lebih lama di perusahaan.

• Pengumpulan dan Analisis Data Pelanggan yang Mendalam

Selain memberikan respon 24/7, chatbot juga bisa digunakan untuk mengumpulkan data tamu saat melakukan interaksi. Data tersebut kemudian dianalisis untuk memahami perspektif dan perilaku tamu.

Hasil analisis tersebut bisa manajemen hotel manfaatkan untuk menyusun strategi pemasaran yang lebih efektif. Kemudian menyediakan penawaran yang lebih sesuai dengan preferensi pelanggan.

Sebagai contoh, data chatbot menunjukkan bahwa banyak tamu yang bertanya tentang aktivitas spa, sehingga hotel dapat merancang promosi khusus untuk layanan spa di masa mendatang.

• Mengurangi Waktu Tunggu dan Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dengan menggunakan chatbot AI, tamu hotel tidak perlu lagi menunggu lama untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan atau permintaan mereka. Hal ini dapat mendorong peningkatan kepuasan tamu.

Sebagai contoh, seorang tamu dapat mengajukan pertanyaan tentang jam buka restoran hotel melalui chatbot dan mendapatkan jawaban langsung dalam beberapa detik, tanpa perlu menelepon atau mendatangi resepsionis.

• Penanganan Permintaan Lintas Bahasa

Terakhir, Anda bisa mengatur chatbot untuk memberikan respon lintas bahasa. Hal ini penting karena sebagian hotel melayani tamu dari berbagai negara.

Dengan menyediakan respon dalam multi bahasa bisa membuat setiap tamu merasa nyaman dan menghilangkan hambatan komunikasi.

Misalnya, Seorang tamu dari Jepang dapat berinteraksi dengan chatbot dalam bahasa Jepang. Kemudian dia bisa mendapatkan semua informasi yang mereka butuhkan tanpa kesulitan bahasa.

Tipe Chatbot di Industri Hotel

Berikut adalah beberapa jenis chatbot AI untuk perhotelan berdasarkan peran atau tugasnya

1. Chatbot Pemesanan Kamar

Pertama, chatbot paling sering digunakan untuk membantu memesan kamar. Chatbot jenis ini juga dapat mengelola seluruh proses pemesanan mulai mengecek ketersediaan kamar hingga memperbarui status pemesan.

Selain itu, chatbot AI untuk hotel ini bisa memberikan rekomendasi sesuai dengan preferensi tamu, mulai dari tipe kamar hingga fasilitas tambahan seperti spa atau restoran.

2. Chatbot Pelayanan Tamu

Chatbot jenis ini bisa berperan sebagai butler virtual yang menangani berbagai permintaan tamu. Layaknya seorang butler, chatbot dapat menawarkan layanan tamu yang dipersonalisasi dengan dukungan multibahasa selama 24/7.

Misalnya saja, tamu bisa meminta bantuan chatbot untuk pemesanan kamar hotel, merekomendasikan aktivitas dan atraksi, memfasilitasi peningkatan kamar, hingga menawarkan fasilitas hotel lainnya.

Semua hal tersebut bisa chatbot lakukan untuk memastikan kenyamanan tamu selama menginap.

3. Chatbot Pemandu Wisata Lokal

Selain melayani dalam hotel, chatbot juga bisa berperan sebagai pemandu wisata lokal. Dalam hal ini, chatbot dapat memberikan informasi tentang atraksi lokal, acara yang sedang berlangsung, restoran terdekat, dan rekomendasi aktivitas tanpa harus bertanya langsung kepada staf hotel.

Misalnya, jika seorang tamu ingin tahu tentang tempat makan terbaik di dekat hotel atau aktivitas menarik untuk dilakukan di siang hari, mereka cukup mengajukan pertanyaan ke chatbot.

4. Chatbot FAQ (Frequently Asked Questions)

Peran terakhir dari chatbot hotel AI adalah menjawab pertanyaan yang sering diajukan. Hal ini cukup sederhana karena chatbot hotel tidak memerlukan teknologi AI untuk menjadi sumber FAQ.

Adapun FAQ yang dimaksud meliputi kebijakan check-in/check-out, fasilitas hotel, hingga kebijakan pembatalan. Meski sederhana, kemampuan chatbot untuk merespon FAQ penting mengingat tamu hotel tidak perlu menghadapi antrian panjang untuk berinteraksi dengan staf manusia.

Alur Perjalanan Interaksi Tamu dengan Chatbot Hotel

Dalam perjalanan menginap di hotel, tamu akan melewati serangkaian proses. Semua proses tersebut bisa dibantu dengan chatbot AI untuk perhotelan seperti berikut:

• Sebelum Menginap (Pre-Stay)

Tahap awal dimulai saat tamu menghubungi pihak hotel untuk pemesanan kamar. Dalam tahap ini, sebagian tamu mungkin memerlukan berbagai informasi seperti ketersediaan kamar, fasilitas hotel, atau rekomendasi tujuan wisata.

Chatbot bisa merespon pertanyaan tersebut dengan cepat, termasuk membantu proses reservasi kamar.

Perlu diketahui bahwa 70% tamu berinteraksi dengan chatbot hotel mereka sebelum tiba di lokasi. Angka ini bahkan meningkat setelah tamu sampai di hotel.

Fakta tersebut menunjukkan peran chatbot sangat penting untuk menjaga komunikasi tamu dengan pihak hotel. Bahkan 2 dari 10 tamu telah membeli layanan tambahan melalui chatbot sebelum tiba di hotel.

• Selama Tamu Menginap (During Stay)

Tugas chatbot AI berlanjut selama tamu menginap di hotel. Dalam hal ini, chatbot bertanggungjawab merespon permintaan tamu secara cepat, seperti meminta layanan kamar, perpanjangan waktu check-out, atau menanyakan fasilitas hotel.

Kemudian staf akan memproses permintaan dan laporan yang masuk melalui chatbot. Dengan kemampuan multimodal, chatbot dapat melaporkan masalah seperti lampu yang rusak dengan mengirim foto, sehingga tim teknis bisa segera melihat dan memperbaikinya tanpa penundaan.

Dengan mengalihkan pertanyaan dan permintaan rutin ke chatbot, staf hotel dapat lebih fokus pada tugas yang lebih penting. Bahkan sekitar 75% percakapan dapat chatbot selesaikan tanpa perlu campur tangan manusia.

• Pasca Menginap (Post-Stay)

Setelah tamu meninggalkan hotel, chatbot bisa diatur untuk mengirim survei kepuasan tamu atau mengingatkan tamu untuk memberikan ulasan. Ulasan tersebut membantu manajemen untuk berbenah meningkatkan pelayanan hotel secara keseluruhan.

Sementara untuk menjaga hubungan, chatbot juga bisa digunakan untuk mengirimkan newsletter atau promo menarik kepada tamu yang sudah lama tidak berinteraksi.

Penggunaan chatbot dinilai lebih efektif daripada email. Hal ini dikarenakan tingkat pembukaan pesan yang dikirim oleh chatbot dapat mencapai 80-90%, jauh lebih tinggi dibandingkan dengan tingkat pembukaan email.

Tingkatkan Pengalaman Tamu dengan Implementasi Chatbot AI di Hotel Anda Sekarang

Chatbot AI membantu manajemen hotel menyediakan layanan pelanggan 24/7. Penggunaan chatbot memudahkan untuk pemesanan, menjawab pertanyaan umum, dan memberikan rekomendasi personal, semuanya secara otomatis.

Dengan kemampuan tersebut, penggunaan chatbot dapat menghemat waktu, kurangi biaya, dan pastikan layanan tetap berjalan lancar bahkan di luar jam operasional.

Mekari Qontak menyediakan chatbot AI terbaik untuk meningkatkan layanan bisnis Hotel Anda. Produk Mekari Qontak ini memiliki fitur lengkap untuk membantu merespon kebutuhan tamu selam 24/7. Anda juga bisa mengkustomisasi chatbot Mekari Qontak sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Hubungi kami untuk coba demo chatbot terbaik di Indonesia atau konsultasi kebutuhan bisnis Anda gratis dengan tim Mekari Qontak sekarang.