WhatsApp Business API: Manfaat, Fitur, Contoh Penggunaan dan Cara Mendapatkannya

WhatsApp Business API mampu mempermudah bisnis mengelola komunikasi dengan pelanggan. Platform ini dirancang khusus untuk bisnis skala menengah hingga besar yang membutuhkan otomatisasi dan integrasi sistem.

Dengan fitur seperti chatbot, pesan blast, dan integrasi CRM, WhatsApp API membantu meningkatkan efisiensi operasional sekaligus memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Dalam artikel ini, Mekari Qontak akan membahas seputar apa itu WhatsApp Business API, komponen, contoh, manfaat hingga perbedaannya dengan WhatsApp Business biasa. Simak artikel ini hingga tuntas!

Apa itu WhatsApp Business API?

WhatsApp Business API atau WhatsApp API adalah platform komunikasi berbasis API di WhatsApp yang memungkinkan bisnis mengelola pesan pelanggan secara otomatis dan terintegrasi dengan sistem lainnya.

WA API menawarkan fleksibilitas lebih dibandingkan aplikasi WhatsApp Business biasa, seperti kemampuan untuk memanfaatkan otomatisasi pesan dan mengirim notifikasi transaksi.

Baca juga: Cara Menggunakan WhatsApp API untuk Tingkatkan Penjualan Bisnis!

Komponen Utama WhatsApp Business API

WhatsApp Business API memiliki beberapa komponen utama yang mendukung operasional komunikasi bisnis secara efisien. Berikut penjelasannya:

1. Profil Bisnis

Profil bisnis adalah salah satu komponen penting dari WhatsApp Business API yang memungkinkan bisnis menampilkan informasi utama mereka kepada pelanggan secara profesional.

Informasi yang dapat dimuat di profil bisnis:

• Foto profil dan deskripsi bisnis.
• Alamat fisik bisnis.
• Email dan situs web perusahaan.
• Jam operasional.

Profil bisnis ini tidak hanya meningkatkan kepercayaan pelanggan tetapi juga memberikan akses informasi yang lebih cepat dan jelas.

2. Nomor Telepon

Nomor telepon adalah elemen utama untuk mengoperasikan WhatsApp API. Nomor ini harus memenuhi beberapa persyaratan untuk proses pendaftaran dan verifikasi.

Kriteria Nomor Telepon yang sesuai:

• Harus dapat menerima SMS atau panggilan untuk verifikasi kode OTP.
• Tidak boleh terdaftar pada akun WhatsApp biasa.

a. Tingkatan Nomor Telepon dan Batas Pengiriman Pesan

WhatsApp API menggunakan sistem tingkatan untuk menentukan kapasitas pengiriman pesan. Berikut adalah lima tingkatan nomor telepon dan batasannya dalam WhatsApp API:

• Unverified Trial Tier: Maksimal 50 kontak unik per 24 jam.
• Tier 1: Maksimal 1.000 kontak unik per 24 jam.
• Tier 2: Maksimal 10.000 kontak unik per 24 jam.
• Tier 3: Maksimal 100.000 kontak unik per 24 jam.
• Tier 4: Tanpa batas kontak unik per 24 jam.

Untuk meningkatkan tingkatan nomor telepon, bisnis harus menjaga peringkat kualitas nomor mereka dengan mengirimkan pesan yang relevan.

b. Peringkat Kualitas Layanan dan Status Nomor Telepon

Peringkat Kualitas Layanan:

• Hijau (Tinggi): Kualitas komunikasi sangat baik.
• Kuning (Sedang): Ada keluhan pelanggan atau tingkat respons rendah.
• Merah (Rendah): Banyak keluhan atau pelanggan memblokir nomor.

Status Nomor Telepon:

• Pending: Proses verifikasi kebijakan.
• Connected: Status aktif.
• Flagged: Status sementara karena peringkat rendah.
• Restricted: Kapasitas pengiriman pesan terbatas.

3. Jenis Pesan (Message) dalam WhatsApp API

WhatsApp API mendukung berbagai jenis pesan yang dirancang untuk mendukung kebutuhan komunikasi bisnis.

a. Session Messaging

• Definisi: Pesan yang dapat dikirim dalam waktu 24 jam setelah pelanggan mengirimkan pesan pertama.
• Tujuan: Memastikan respons cepat terhadap pertanyaan pelanggan.

b. Template Messaging

• Kegunaan: Untuk membuka kembali percakapan setelah periode 24 jam berakhir.
• Definisi: Pesan yang memerlukan persetujuan WhatsApp sebelum digunakan.

4. Manajemen Kontak

Manajemen kontak (Contact Management) memastikan bahwa bisnis dapat berkomunikasi secara efisien dengan pelanggan yang relevan.

Fitur Utama dalam Manajemen Kontak:

• Verifikasi nomor pelanggan sebelum mengirim pesan.
• Pengelolaan kontak melalui integrasi CRM.
• Menghindari pengiriman pesan ke nomor yang tidak aktif.

Baca juga: Rekomendasi Software Contact Management Tools untuk Bisnis

Perbedaan WhatsApp Business API dan WhatsApp Business

WhatsApp API merupakan versi upgrade dari WA Business biasa. Jadi, tidak heran apabila WA API memiliki lebih banyak fitur dibandingkan dengan WhatsApp Business.

Selain itu, ada beberapa perbedaan utama antara WhatsApp Business API dengan WhatsApp Business seperti berikut:

Baca juga: Panduan Lengkap WhatsApp Business Platform

Manfaat WhatsApp Business API untuk Bisnis

1. Otomatisasi yang Menghemat Waktu

WhatsApp API memungkinkan otomatisasi layanan pelanggan, seperti menjawab pertanyaan umum atau memberikan pembaruan pesanan. Dengan chatbot, pelanggan dapat langsung menerima jawaban tanpa harus menunggu respons manual dari tim Anda.

2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Balasan cepat dan personal membantu menciptakan pengalaman dan kepuasan pelanggan yang lebih baik. Misalnya, e-commerce dapat menggunakan integrasi WhatsApp API untuk memberikan informasi pengiriman secara real-time atau mengirim notifikasi transaksi penting.

Baca juga: Cara Meningkatkan Kepuasan Pelanggan Efektif

3. Mendukung Operasional Skala Besar

Platform WA API ini memungkinkan bisnis mengelola ribuan pesan dengan satu nomor WhatsApp. Hal ini sangat bermanfaat untuk bisnis yang berkembang pesat atau memiliki kebutuhan komunikasi yang tinggi.

4. Meningkatkan Kredibilitas

Tanda centang hijau yang berubah menjadi centang biru pada akun WhatsApp menunjukkan bahwa bisnis Anda adalah entitas resmi, sehingga meningkatkan kepercayaan pelanggan. Profil bisnis profesional juga memungkinkan pelanggan mengakses informasi penting seperti situs web, alamat, atau deskripsi layanan.

Baca juga: Cara Membuat WhatsApp Verified Badge Terbaru untuk Tingkatkan Kepercayaan Bisnis

5. Keamanan Data Terjamin

WhatsApp API dilengkapi enkripsi end-to-end untuk melindungi informasi sensitif pelanggan. Dengan solusi komunikasi ini, pelanggan merasa lebih aman berbagi data pribadi mereka.

Fitur-fitur Unggulan WhatsApp Business API

1. Chatbot Otomatis

Fitur chatbot mempermudah bisnis memberikan balasan otomatis berdasarkan skenario tertentu. Sebagai contoh, pelanggan dapat mengetik kata kunci tertentu untuk mengetahui status pesanan mereka, seperti “cek pesanan” atau “jadwal pengiriman.”

Baca juga: Rekomendasi Software Aplikasi Chatbot AI Terbaik untuk Bisnis

2. Pesan Blast

Dengan WhatsApp API, bisnis dapat mengirim pesan massal di WhatsApp seperti promosi, pengingat pembayaran, atau informasi penting lainnya. Fitur WA Blast ini sangat membantu untuk menjangkau banyak pelanggan dalam waktu singkat, bahkan jika mereka belum menyimpan nomor bisnis Anda.

Baca juga: Aplikasi WhatsApp Blast Software Resmi Terbaik untuk Bisnis (Gratis & Berbayar)

3. Integrasi dengan Sistem CRM

Integrasi WhatsApp API dengan CRM memungkinkan sinkronisasi data pelanggan secara otomatis. Hal ini mempermudah bisnis dalam melacak riwayat interaksi pelanggan dan memberikan layanan yang lebih personal.

4. Laporan Analitik

Laporan analitik real-time memberikan wawasan tentang efektivitas komunikasi bisnis Anda. Anda dapat memantau metrik seperti tingkat respons, jumlah pesan terkirim, atau tingkat keterlibatan pelanggan.

5. Template Pesan

Template pesan yang sudah disetujui WhatsApp mempermudah bisnis mengirimkan notifikasi transaksi atau pengingat penting, misalnya untuk pemesanan, pembayaran, atau pembaruan layanan.

Baca juga: Contoh Template WhatsApp API Siap Digunakan Oleh Bisnis Anda

Syarat dan Ketentuan untuk Mendapatkan WhatsApp Business API

Untuk menggunakan WhatsApp Business API, bisnis Anda harus memenuhi sejumlah syarat yang ditetapkan oleh WhatsApp. Berikut adalah syarat dan ketentuan lengkapnya:

1. Bisnis Resmi dan Legal

WhatsApp Business API hanya tersedia untuk bisnis atau badan usaha yang memiliki status resmi dan legal. Hal ini harus dibuktikan dengan kepemilikan dokumen legal yang diakui negara, seperti:

• SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)
• TDP (Tanda Daftar Perusahaan)
• NIB (Nomor Induk Berusaha)
• NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

Selain itu, meski bisnis memiliki dokumen legal, beberapa jenis bisnis tidak diizinkan menggunakan WhatsApp API. Meta melarang penggunaan API untuk kegiatan yang berhubungan dengan:

• Senjata api
• Alkohol dan tembakau
• Obat-obatan (baik obat resep maupun narkotika)
• Produk perawatan kesehatan dan medis tertentu
• Spesies satwa liar yang terancam punah
• Hewan hidup kecuali hewan ternak
• Barang dan bahan berbahaya
• Mata uang palsu, virtual, atau produk keuangan seperti ICO dan opsi biner

Pastikan bisnis Anda memenuhi persyaratan legal dan tidak termasuk dalam kategori yang dilarang.

Baca juga: Cara Membuat NIB (Nomor Induk Berusaha) Terbaru, Gratis Tanpa Perantara

2. Memiliki Akun Facebook Business Manager

Sebelum mendaftar WhatsApp Business API, Anda harus memiliki akun Facebook Business Manager untuk bisnis Anda. Akun ini digunakan untuk memverifikasi identitas bisnis dan mengelola proses pendaftaran.

Langkah Membuat Akun Facebook Business Manager:

1. Kunjungi halaman Meta for Business.
2. Klik Buat Akun.
3. Isi nama bisnis, nama Anda, dan alamat email kantor, lalu klik Berikutnya.
4. Masukkan detail bisnis Anda, seperti alamat dan kategori bisnis, lalu klik Kirim.

Jika Anda sudah memiliki akun, pastikan informasi bisnis Anda di Facebook Business Manager sudah diperbarui sesuai dengan dokumen legal yang Anda miliki.

Baca juga: Meta Verified WhatsApp Business: Cara Mendapatkan dan Manfaatnya

3. Memiliki Website dan Email Berdomain Sama

Bisnis Anda harus memiliki situs web resmi untuk menunjukkan profesionalisme dalam pengelolaan usaha. Selain itu, email yang digunakan untuk pendaftaran WhatsApp API harus menggunakan domain yang sama dengan situs web perusahaan. Contohnya:

• Website: www.namausaha.com
• Email: info@namausaha.com

Dengan memenuhi semua persyaratan di atas, bisnis Anda akan lebih mudah mendapatkan WhatsApp Business API. Jika Anda mengalami kendala selama proses pendaftaran, Mekari Qontak dapat membantu Anda dalam setiap langkahnya, mulai dari pengaturan akun hingga proses verifikasi.

Baca juga: Daftar Harga WhatsApp Business API Terbaru dan Estimasi Biaya yang Anda Butuhkan

Contoh Penggunaan WhatsApp Business API untuk Bisnis

Berikut ini beberapa contoh penggunaan WhatsApp Business API yang bisa bisnis gunakan.

1. Notifikasi Otomatis

Bayangkan ada notifikasi yang langsung sampai ke pelanggan saat mereka membutuhkannya. API memungkinkan bisnis untuk mengirim notifikasi yang relevan dan tepat waktu secara otomatis.

• Pembaruan Status Pesanan: Bisnis e-commerce dapat mengirimkan notifikasi kepada pelanggan tentang status pesanan mereka, mulai dari “Pesanan Diterima,” “Dalam Proses Pengiriman,” hingga “Pesanan Telah Tiba di Lokasi.
• Pengingat Janji Temu: Misalnya, klinik kesehatan mengirim pengingat janji temu secara otomatis kepada pasien atau pelanggan sehari sebelum jadwal.
• Pembaruan Status Pembayaran: Layanan keuangan bisa mengirim pemberitahuan tentang pembayaran tagihan yang akan jatuh tempo atau konfirmasi pembayaran yang sudah berhasil.

2. Chatbot

Melalui API, bisnis dapat mengintegrasikan chatbot yang mampu merespons pertanyaan pelanggan 24/7 tanpa agen manusia. Nantinya, chatbot akan menjawab pertanyaan sekaligus melakukan tugas lain.

• Layanan Pelanggan Instan: Chatbot dapat diprogram untuk menjawab pertanyaan umum seperti jam operasional, lokasi toko, dan cara retur barang.
• Panduan Menu Interaktif: Misalnya, restoran menggunakan chatbot untuk menampilkan menu, menerima pesanan, dan memproses pembayaran.
• Filter Pertanyaan: Chatbot bisa memilah dan mengarahkan pertanyaan pelanggan ke departemen yang tepat, seperti “Hubungkan ke tim sales” atau “Butuh bantuan teknis.”

3. Pemasaran dan promosi

WhatsApp Business API memungkinkan bisnis untuk meluncurkan kampanye pemasaran yang lebih personal dan efektif.

Anda bisa mengirim pesan massal kepada ribuan pelanggan secara bersamaan, tetapi dengan konten yang disesuaikan untuk setiap pelanggan.

• Promosi dan Diskon: Mengirim penawaran spesial atau kode diskon eksklusif kepada pelanggan yang pernah berbelanja di toko.
• Re-engagement: Hubungi kembali pelanggan yang sudah lama tidak aktif dengan promosi khusus atau informasi produk terbaru yang relevan dengan minat mereka.
• Peluncuran Produk Baru: Beri tahu pelanggan setia tentang produk atau layanan baru yang Anda luncurkan, lengkap dengan tautan untuk informasi lebih lanjut atau pembelian.

4. Integrasi dengan Sistem Lain

Salah satu kekuatan utama API adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan sistem bisnis yang sudah ada. Integrasi ini menciptakan alur kerja yang mulus dan terotomasi.

• CRM: Integrasi dengan CRM memungkinkan tim sales dan support untuk melihat riwayat percakapan pelanggan di WhatsApp sehingga agen bisa memberikan layanan yang lebih personal dan kontekstual.
• Sistem E-commerce: Saat pelanggan menyelesaikan pembelian, data pesanan dapat langsung dikirim ke sistem WhatsApp untuk mengirimkan notifikasi secara otomatis.
• Database Pelanggan: Data pelanggan, seperti tanggal ulang tahun, preferensi, atau riwayat pembelian dapat digunakan untuk mengirim pesan personal yang relevan, seperti ucapan selamat ulang tahun dengan diskon khusus.

Cara Mendapatkan WhatsApp Business API secara Resmi

Untuk mulai menggunakan WhatsApp API, Anda perlu bermitra dengan Business Solution Provider (BSP) resmi seperti Mekari Qontak. Berikut langkah-langkah cara mendapatkan WA API resmi:

1. Siapkan Nomor Telepon Anda

Anda perlu menyiapkan nomor telepon yang dapat menerima panggilan atau SMS dari nomor internasional. Pastikan nomor tersebut belum memiliki akun WhatsApp sebelumnya.

Apabila nomor yang ingin Anda daftarkan sudah memiliki akun WhatsApp, Anda perlu menghapus akun tersebut.

2. Daftarkan Nomor Telepon Tersebut ke Mitra Resmi WhatsApp API dari Mekari Qontak

Langkah selanjutnya adalah dengan memilih mitra resmi WhatsApp Business API negara asal. Untuk di Indonesia, pilihlah mitra resmi WhatsApp API terbaik seperti Mekari Qontak.

Mekari Qontak menyediakan layanan jasa WhatsApp API terbaik di Indonesia yang dapat terintegrasi dengan Omnichannel CRM dengan harga yang terjangkau.

Baca juga: Vendor Penyedia Jasa WhatsApp Business API Provider Resmi di Indonesia

3. Ajukan Verifikasi Akun Facebook Business Manager

Selanjutnya, Anda perlu melakukan verifikasi akun Facebook Business Manager untuk bisnis Anda. Proses ini dilakukan oleh pihak WhatsApp guna memastikan keabsahan identitas perusahaan yang didaftarkan.

Proses verifikasi ini biasanya memakan waktu 5–7 hari kerja setelah data dikirimkan. Berikut adalah informasi yang diperlukan untuk melengkapi proses verifikasi:

• Nama perusahaan
• URL situs web
• Industri
• Wilayah operasional
• Facebook Business Manager ID

Jika proses pendaftaran ini terasa membingungkan, Anda tidak perlu khawatir. Mekari Qontak siap membantu Anda menyelesaikan seluruh tahapan, mulai dari pengunggahan dokumen hingga pendaftaran langsung ke pihak WhatsApp.

Setelah semua langkah selesai, Anda dapat mulai menggunakan WhatsApp Business API untuk kebutuhan komunikasi bisnis Anda. Selain itu, Anda juga memiliki peluang untuk mendapatkan tanda centang biru, yang menunjukkan bahwa akun bisnis Anda telah terverifikasi dan diakui secara resmi.

Baca juga: Perbandingan WhatsApp Official BSP Mekari Qontak vs Meta Verified

4. WhatsApp Business API Siap Digunakan

Terakhir, setelah verifikasi disetujui Anda bisa menggunakan WhatsApp Business API lengkap dengan fitur-fitur pendukungnya.

Wewenang pemberian akun resmi berada sepenuhnya pada pihak WhatsApp di bawah Facebook. Mekari Qontak tidak menjamin pemberian akun resmi kepada pengguna.

Baca juga: Tutorial Cara Mendapatkan WhatsApp API Resmi dan Tips Menggunakannya

Dapatkan WhatsApp Business API resmi dari Mekari Qontak!

WhatsApp Business API merupakan solusi yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola komunikasi pelanggan dengan lebih efisien, otomatis, dan terintegrasi.

Mekari Qontak menawarkan fitur WhatsApp Business API resmi dengan fitur seperti chatbot AI, pesan blast, dan laporan analitik, API ini mampu meningkatkan pengalaman pelanggan, kredibilitas bisnis, dan efisiensi operasional.

Hubungi Mekari Qontak sekarang dan dapatkan demo gratis untuk melihat bagaimana API ini dapat mengubah cara Anda berinteraksi dengan pelanggan.