Contact Management: Pengertian, Manfaat dan Bedanya dengan CRM

Dashboard pelaporan Contact Management — Contact Management: Pengertian, Manfaat dan Bedanya dengan CRM

Contact management adalah sistem yang diperlukan bisnis untuk mengelola data pelanggan. Sebab bagi bisnis, data tersebut sangatlah penting untuk memahami keinginan dan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu, pebisnis perlu mengelola data-data tersebut agar tidak berantakan.

Seiring berkembangnya teknologi, bisnis tidak perlu lagi mengelola data atau kontak pelanggan secara manual. Pasalnya sudah ada sistem manajemen kontak yang dirancang oleh developer untuk mempermudah kinerja bisnis. Implementasi contact management system memudahkan bisnis untuk menyusun strategi peningkatan penjualan dan loyalitas pelanggan.

Pelajari selengkapnya mengenai apa itu contact management, manfaat, dan perbedaan manajemen kontak dan CRM pada artikel di bawah ini.

Apa itu Contact Management?

Contact management adalah sistem yang mampu menyimpan, mengelola dan melacak data prospek maupun pelanggan. Data tersebut biasanya berupa nama, nomor telepon, alamat email, nama perusahaan, riwayat interaksi dan informasi penting lainnya.

Customer contact management memudahkan pebisnis mengakses seluruh informasi tentang pelanggan saat dibutuhkan. Pebisnis juga dapat dengan mudah memperbarui data tersebut.

Sistem kontak manajemen ini juga memiliki fitur yang membantu pebisnis melacak interaksi pelanggan dan bisnis, mengatur pertemuan dengan prospek dalam kalender, dan masih banyak lagi.

Mengapa Contact Management Penting bagi Bisnis?

Contact management merupakan sistem yang dibutuhkan dalam bisnis saat ini. Sebab sistem ini dapat memudahkan pebisnis dalam mengorganisir data pelanggan, termasuk menyinkronkan data pelanggan dengan perusahaan. Pebisnis juga dapat mengakses data tersebut kapan saja saat dibutuhkan.

Selain itu, contact management software sangat penting bagi bisnis karena:

Memiliki kemampuan melacak data dan kontak bisnis
Personal contact management mampu menganalisis data yang tersimpan
Menyimpan data dan kontak bisnis secara otomatis
Mengirimkan notifikasi reminder secara otomatis ke penggunakan
Kemudahan akses data dari mana saja, sebab sistem terintegrasi dan berbentuk cloud
Riwayat percakapan dan interaksi dengan pelanggan atau prospek tertekan dan disimpan secara otomatis sebagai data kontak bisnis

Apa saja Manfaat Contact Management?

Contact management system memberikan banyak manfaat yang sayang dilewatkan oleh pebisnis. Salah satunya adalah kemudahan dalam mengelola data pelanggan yang kerap membingungkan. Manfaat lain yang didapatkan dari manajemen kontak adalah sebagai berikut:

1. Akses data secara real time

Kemudahan yang ditawarkan contact management salah satunya adalah akses data secara real time. Artinya, data tersebut dapat diperbarui secara otomatis saat dimasukkan ke dalam sistem. Anda dapat dengan mudah mengakses data tersebut dari mana saja melalui perangkat PC maupun mobile.

2. Kolaborasi antar tim lebih mudah

Melalui contact management, Anda tidak perlu berpindah platform untuk saling bertukar informasi. Semua tim pemasaran, penjualan serta customer service dapat saling berbagi informasi termasuk melengkapi informasi yang kurang. Selain itu, juga mereka dapat berkomunikasi langsung pada platform yang sama.

3. Memahami pelanggan melalui media sosial

Selain mempermudah kolaborasi tim, customer management juga memudahkan bisnis Anda dalam memahami pelanggan dan prospek melalui interaksi media sosial seperti Facebook, Twitter, WhatsApp, Instagram dan jejaring lainnya.

Dengan mengintegrasikan media sosial dan customer relation management software, pebisnis dapat dengan mudah untuk melihat siapa kontak yang aktif di media sosial, dengan siapa mereka berbicara, menganalisa prospek pelanggan untuk menentukan skala prioritas. Ketiga manfaat tersebut dapat membantu Anda dalam menyusun strategi pemasaran.

4. Kegiatan Operasional Semakin Efektif

Contact management system bekerja secara sistematis, sehingga membantu pebisnis menentukan target prospek potensial. Hal ini tentu membuat tim bekerja lebih fokus untuk meraih target tersebut. Dengan demikian, diharapkan akan membantu kelancaran proses bisnis dan meningkatkan penjualan.

5. Efisiensi Penggunaan Anggaran

Hadirnya contact management system memberikan kemudahan dalam customer relation management khususnya terkait pengelolaan data dan informasi pelanggan dengan baik. Hal ini tentu memudahkan tim mengakses informasi tersebut saat melayani keluhan atau kebutuhan pelanggan. Anda juga tidak perlu lagi membayar biaya administrasi hingga birokrasi yang mungkin saja muncul ketika keluhan tidak dapat teratasi.

Perbedaan Contact Management dan Customer Relationship Management (CRM)

Sebagian bisnis tertukar antara contact management dan CRM (Customer Relationship Management) karena banyak kemiripan. Namun pada dasarnya kedua sistem bisnis ini berbeda. Perbedaan tersebut dapat terlihat dari fitur yang dimilikinya.

Contact management system hanya memiliki fitur dasar untuk mengelola kontak atau data pelanggan. Berbeda dengan CRM yang menyediakan fitur canggih tidak hanya mengelola kontak, tapi juga bisa diintegrasikan dengan tugas penjualan, pemasaran, dan pelaporan.

Ketika sistem manajemen kontak hanya mampu menggunakan beberapa detail kontak dan mengaturnya untuk akses mudah dan interaksi penting. Di saat yang sama, sistem CRM memiliki kemampuan untuk meningkatkan jumlah data yang dapat Anda kumpulkan tentang pelanggan dan prospek, dan menggunakan data itu untuk menyegmentasikan audiens Anda dan memberikan laporan yang dapat meningkatkan hubungan Anda dengan pelanggan.

Contact juga management memungkinkan bisnis untuk menyimpan informasi pelanggan. Sementara itu, CRM memungkinkan perusahaan untuk melangkah lebih jauh dengan mengambil informasi yang tersimpan dan menciptakan dan memelihara hubungan secara real time.

Berikut adalah beberapa manfaat dari aplikasi CRM:

Akses ke data secara real time: CRM berbasis cloud, memungkinkan Anda mengakses data pelanggan secara real time dan memberitahu seluruh tim Anda tentang data tambahan atau perubahan apa pun pada kontak.
Integrasi: Integrasi dapat bermanfaat tidak hanya untuk mengelola layanan pelanggan tetapi juga melacak di mana pelanggan Anda menghabiskan waktu online.
Kolaborasi: CRM memudahkan tim penjualan dan pemasaran untuk berkolaborasi dan berhasil bersama, seperti dengan menciptakan tingkat personalisasi yang lebih tinggi untuk pelanggan, kampanye pengujian A/B, dan mengukur laba atas investasi.

Apakah Anda Memerlukan Contact Management untuk bisnis Anda?

Jika Anda berada dalam tahap perencanaan bisnis atau baru saja meluncurkan bisnis Anda, CRM mungkin tidak cocok. Ada baiknya Anda menggunakan contact management terlebih dahulu. Tujuannya agar Anda bisa mempelajari siapa pelanggan setia Anda akan membantu Anda mempersempit kontak saat Anda siap untuk meningkatkan. Plus, Anda akan menghemat uang untuk biaya perangkat lunak bulanan, integrasi, karyawan, dan pelatihan saat Anda masih membangun fondasi bisnis Anda.

Jika industri Anda membutuhkan penjualan yang panjang dan kompleks, atau produk dengan masa simpan pendek yang memaksa penjualan cepat, CRM dapat membantu Anda mengumpulkan data untuk meningkatkan peluang penjualan yang sukses. CRM juga dapat bermanfaat untuk skala negara bagian, nasional, atau global. Data lanjutan dapat mengelompokkan pelanggan berdasarkan lokasi sehingga Anda dapat memberikan produk dan layanan terbaik untuk setiap wilayah.

Ayo Manfaatkan Contact Management System Terbaik Sekarang!

Implementasi contact management memiliki banyak manfaat yang sayang dilewatkan oleh bisnis Anda. Di tengah persaingan bisnis yang ketat seperti sekarang, kehadiran sistem manajemen kontak tentu sangat dibutuhkan untuk memenangkan pasar.

Namun, seperti yang dijelaskan sebelumnya, manajemen kontak hanya cocok untuk bisnis pemula. Sementara untuk bisnis yang sudah berkembang yang memiliki banyak pelanggan dan karyawan, sistem ini sudah tidak efektif lagi. Alasanya karena keterbatasan fitur contact management sytem sudah tidak akan mampu lagi mengelolanya.

Oleh karena itu, apabila bisnis Anda mulai berkembang, disarankan untuk menggunakan aplikasi cutomer relationship management (CRM). Aplikasi ini memiliki kemampuan diatas tingkat dari sistem manajemen yang telah dijelaskan diatas. Terlebih kemampuan integrasi dengan pihak ketiga atau aplikasi lainnya, membuat data-data Anda dikelola secara terpadu pada satu dashboard.

Mekari Qontak sebagai penyedia software CRM telah dipercaya lebih dari 3000 perusahaan. Aplikasi CRM Qontak didukung dengan fitur canggih yang membantu pebisnis mengelola penjualan, pemasaran dan layanan pelanggan. Selain itu juga dapat menghubungkan bisnis Anda dengan berbagai saluran untuk mendapatkan banyak prospek dan meningkatkan penjualan.