WhatsApp Official: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mendapatkannya

Anda tentunya sudah familiar dengan istilah WhatsApp Official. Umumya, istilah WhatsApp Official dipakai untuk menyebut akun bisnis resmi yang diverifikasi langsung oleh WhatsApp.

Berbeda dengan WhatsApp personal, WhatsApp Official hadir dengan fitur khusus yang mendukung komunikasi bisnis agar lebih aman, profesional, dan terpercaya.

Dalam artikel ini, Mekari Qontak akan mengupas tuntas tentang apa itu WhatsApp Official, fungsi dan manfaat hingga cara mendapatkannya dengan mudah.

Apa itu WhatsApp Official?

Pada umumnya, WhatsApp Official mengacu pada WhatsApp Business API resmi dari Meta. Selain itu, WhatsApp Official juga sering kali merujuk pada akun bisnis yang terverifikasi dengan centang biru.

Akun WhatsApp Official ini tentunya telah melewati serangkaian verifikasi yang sah. Dengan demikian, hal ini menunjukkan bahwa bisnis Adan sah dan legal, serta memberikan kepercayaan tambahan kepada pelanggan.

Selain WhatsApp Official terdapat juga beberapa kategori aplikasi WhatsApp resmi, yaitu WhatsApp Messenger dan WhatsApp Business App.

Fungsi WhatsApp Official

Fungsi utama dari WhatsApp Official adalah untuk menjadi alat komunikasi antara bisnis Anda dan pelanggan. Berikut ini beberapa fungsi WhatsApp Official lainnya.

1. Mengelola Komunikasi Pelanggan secara Terpusat

Melalui API (Application Programming Interface), semua percakapan masuk dari pelanggan akan dialihkan ke satu platform terpusat, seperti dasbor helpdesk atau CRM.

Ini memungkinkan banyak agen layanan pelanggan untuk menanggapi pesan dari satu nomor WhatsApp yang sama.

2. Mengirim Notifikasi Otomatis

WhatsApp Official juga memungkinkan bisnis untuk mengirim pesan notifikasi yang relevan secara otomatis, seperti konfirmasi pemesanan, pembaruan status pengiriman, pengingat janji, dan kode OTP.

Pesan tersebut dapat dikirim otomatis tanpa campur tangan staf. Dengan demikian, WA Official menjadi sangat efisien dan memastikan pelanggan mendapatkan informasi yang tepat waktu.

3. Integrasi dengan Sistem Bisnis

WhatsApp Official yang menggunakan API mampu bertindak sebagai jembatan yang menghubungkan WhatsApp dengan sistem internal bisnis Anda.

Contohnya, Anda bisa mengintegrasikan WhatsApp Business API dengan sistem CRM untuk melacak riwayat interaksi pelanggan, atau dengan chatbot untuk memberikan respons otomatis.

Baca juga: WhatsApp Integration: 4 Cara Mudah Integrasi WA

Manfaat WhatsApp Official untuk Bisnis

Berikut ini beberapa manfaat dari WhatsApp Official yang perlu Anda pahami.

1. Meningkatkan Kecepatan Respons Pelanggan

Sebagai contoh, penggunaan fitur chatbot dan auto-reply pada WhatsApp official bisa membantu Anda menjawab pertanyaan dasar pelanggan secara instan.

Adanya API juga mendukung routing percakapan otomatis sehingga pelanggan langsung terhubung dengan tim yang tepat (misalnya sales, CS, atau teknis).

Hasilnya, pelanggan tidak perlu menunggu lama, pengalaman pelanggan terasa lebih mulus dan peluang konversi pun meningkat.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Auto Reply WhatsApp Terbaik

2. Membangun Citra Profesional Brand

Selain sebagai tan resmi, centang biru (verified badge) juga berperan sebagai simbol kredibilitas dan keamanan. Pelanggan tentunya lebih percaya berinteraksi dengan akun yang terverifikasi.

Di sisi branding, hal ini membantu bisnis tampil lebih profesional, modern, dan terpercaya, terutama jika dibandingkan dengan kompetitor yang masih menggunakan akun personal.

3. Meningkatkan Efisiensi Operasional

WhatsApp Official dengan fitur API memungkinkan tim customer service bekerja di satu dashboard terpusat yang dapat diakses bersama-sama. Jadi, tidak akan lagi muncul masalah satu nomor di satu HP saja.

Fitur template pesan resmi juga sangat berguna untuk menghemat waktu dalam membalas pertanyaan yang sering diajukan (FAQ). Semua ini akan mengurangi beban kerja manual.

4. Mendukung Kampanye Pemasaran

WhatsApp Official juga bisa menjalankan kampanye marketing berskala besar yang tetap terasa personal. Pesan bisa dibuat interaktif dengan tombol (CTA).

Ditambah lagi, Anda bisa memanfaatkan segmentasi pelanggan berdasarkan data CRM, sehingga pesan promosi lebih relevan, engagement lebih tinggi, dan tingkat konversi pun meningkat signifikan.

5. Memudahkan Pelacakan Interaksi

WhatsApp Official juga bisa terintegrasi dengan CRM, ticketing system, atau analytics tools membuat seluruh percakapan tercatat otomatis. Artinya, tim bisa melihat riwayat interaksi, preferensi, hingga potensi upselling untuk tiap pelanggan.

Data ini membantu bisnis memberikan layanan yang lebih personal serta menyusun strategi berbasis data (data-driven decisions). Selain itu, pelacakan ini juga berguna untuk mengukur kinerja tim CS.

Baca juga: WhatsApp Ticketing System untuk Bisnis di Indonesia

Pentingnya Menggunakan WhatsApp Official

Menggunakan WhatsApp Official menjadi fondasi penting bagi bisnis yang ingin tumbuh dan tetap kompetitif. Berikut ini beberapa alasan pentingnya penggunaan WhatsApp Official.

1. Keamanan Data dan Identitas Bisnis Terjamin

WhatsApp Official menggunakan enkripsi end-to-end serta mematuhi standar keamanan global, sehingga data pelanggan tetap terlindungi.

Hal ini krusial untuk menjaga informasi sensitif seperti transaksi, detail pribadi, maupun percakapan strategis agar tidak bocor.

Dengan sistem ini, Anda juga menjaga reputasi bisnis tetap baik karena pelanggan merasa aman mempercayakan datanya.

Baca juga: Rekomendasi Data Management Platform (DMP) Terbaik untuk Bisnis

2. Mencegah Penyalahgunaan Nomor Bisnis

Banyak bisnis yang mengalami masalah nomor diretas atau digunakan pihak tidak bertanggung jawab ketika memakai aplikasi tidak resmi.

WhatsApp Official akan memberikan kontrol penuh atas nomor bisnis tetap berada di tangan Anda.

Ini memastikan identitas perusahaan terlindungi, sekaligus mengurangi risiko penipuan yang bisa merusak kredibilitas.

3. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Di tengah maraknya penipuan digital, centang biru verifikasi menjadi simbol otentik yang sangat berarti. Pelanggan langsung tahu bahwa mereka sedang berinteraksi dengan akun resmi, bukan akun palsu.

Kepercayaan yang terbangun dari tanda ini membuat pelanggan lebih nyaman melakukan transaksi maupun berbagi informasi penting.

Baca juga: Cara Membuat WhatsApp Verified Badge Terbaru untuk Tingkatkan Kepercayaan Bisnis

4. Skalabilitas Komunikasi Tanpa Batas

Berbeda dengan WhatsApp Business App yang memiliki keterbatasan jumlah pesan dan risiko diblokir jika dipakai untuk broadcast besar, WhatsApp API memungkinkan komunikasi dalam skala ribuan interaksi harian.

Baik untuk layanan pelanggan, update pesanan, maupun kampanye pemasaran massal, WhatsApp Official menjamin bisnis tetap lancar tanpa gangguan teknis.

5. Mendukung Pertumbuhan Jangka Panjang

WhatsApp Official menjadi solusi jangka pendek dengan investasi strategis untuk masa depan bisnis. Bisnis dapat terus beradaptasi mengikuti kebutuhan pelanggan dengan sistem yang aman dan terintegrasi.

Hal ini tentu akan membuat pertumbuhan bisnis berjalan lebih terarah tanpa hambatan infrastruktur komunikasi.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi WhatsApp CRM Terbaik untuk Bisnis

Perbedaan WA Messenger, WA Business, dan WA Official

Fitur-Fitur pada WhatsApp Messenger

Berikut ini beberapa fitur canggih yang harus ada pada WhatsApp Official.

1. AI Chatbot

AI Chatbot adalah program komputer untuk mensimulasikan percakapan manusia secara lisan dan tulisan. AI Chatbot berperan sebagai asisten virtual yang terintegrasi langsung dengan nomor WhatsApp bisnis Anda.

Chatbot ini menggunakan kecerdasan buatan (AI) dan Natural Language Processing (NLP). Adanya teknologi tersebut memungkinkan komputer untuk memahami, menafsirkan, dan merespons bahasa manusia secara alami.

Baca juga: WhatsApp Chatbot: Pengertian, Manfaat, Contoh dan Tips Penggunaanya dalam Bisnis

2. Integrasi WhatsApp

Fitur integrasi WhatsApp memungkinkan untuk menghubungkan WhatsApp dengan aplikasi bisnis lainnya. Sebagai contoh, WhatsApp untuk bisnis Anda dapat diintegrasikan dengan aplikasi CRM, aplikasi helpdesk hingga e-commerce platform.

Langkah ini membantu bisnis dalam menjalin hubungan dengan pelanggan dan mengelola seluruh informasi secara terpusat.

3. Otomatisasi

Fitur otomasi (automation) adalah salah satu keunggulan terbesar dari WhatsApp Official. Fitur ini memungkinkan bisnis Anda untuk melakukan tugas-tugas berulang secara otomatis sehingga Anda bisa fokus pada interaksi yang lebih kompleks.

Fitur automation bertugas menyimpan dan mengunduh semua interaksi pelanggan dengan bisnis. Riwayat Interaksi tersebut akan disatukan ke dalam sistem database yang diakses oleh tim support untuk melayani pelanggan.

4. Multi User

Fitur Multi User atau yang juga dikenal sebagai Multi-Agent menjadi fitur yang sangat penting. Alih-alih mengandalkan ponsel fisik, seluruh tim support akan mengakses akun WhatsApp bisnis melalui dasbor terpusat.

Fitur multi user sangat penting untuk memberikan respons yang lebih cepat, meningkatkan kolaborasi tim, memudahkan manajemen tim, dan menjaga pertumbuhan bisnis.

Baca juga: Platform Tools WhatsApp Multi Agent Terbaik di Indonesia

5. Centang Hijau WA/Centang Biru WA

Centang biru WhatsApp atau yang sebelumnya disebut centang hijau WhatsApp adalah simbol verifikasi. Tanda ini menandakan bahwa akun bisnis Anda telah diverifikasi secara resmi sebagai akun yang autentik dan kredibel oleh WhatsApp.

Akun yang sudah punya centang biru terlihat lebih profesional. Saat Anda mengirim pesan, nama bisnis langsung muncul di atas chat pelanggan meskipun nomornya belum disimpan.

6. Fitur Blast WA

Fitur WhatsApp blast dapat mengirimkan pesan dalam jumlah yang tak terbatas secara bersamaan tanpa harus menyimpan nomor penerima pesan.

Hal tersebut dapat mengefisiensikan waktu dan tenaga tim CS untuk menjangkau banyak pelanggan sekaligus.

Baca juga: Cara Kirim Blast WhatsApp ke Ribuan Nomor Sekaligus dan Tips Anti Blokir

7. Laporan Analitik

Fitur laporan analitik adalah salah satu fungsi penting dari WhatsApp Official. Fitur ini memungkinkan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan memvisualisasikan data dari semua interaksi pelanggan di WhatsApp.

Sebagai contoh, melalui dashboard laporan analitik, Anda bisa melihat kinerja tim, tren penjualan dan pemasaran hingga data pelanggan. Informasi ini sangat penting untuk membantu meningkatkan layanan pelanggan.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Marketing yang Mudah Dipahami

Cara Mendapatkan WA Official

Berbeda dengan WhatsApp biasa yang tinggal diunduh dari Play Store atau App Store, WhatsApp Official atau WhatsApp Business API punya proses pendaftaran khusus. Simak penjelasan berikut.

1. Siapkan Nomor Telepon yang Belum Pernah Terdaftar

Langkah awal untuk mendapatkan WhatsApp Official adalah menyiapkan nomor telepon khusus yang belum pernah dipakai di akun WhatsApp mana pun.

Jika nomor yang ingin dipakai sudah terdaftar, maka akun lama harus dihapus terlebih dahulu.

Nomor yang dipilih juga harus bisa menerima SMS dan panggilan internasional. Pasalnya, proses verifikasi dilakukan lewat metode tersebut. Disarankan menggunakan nomor yang stabil, aktif, dan dikhususkan untuk bisnis.

2. Bermitra dengan Business Solution Provider (BSP) Resmi

Pendaftaran WhatsApp Official tidak bisa dilakukan secara mandiri. Anda perlu bermitra dengan WhatsApp Business Solution Provider (BSP), seperti Mekari Qontak.

BSP sendiri adalah pihak ketiga yang memiliki akses langsung ke API WhatsApp dan bertugas membantu bisnis melewati seluruh proses administrasi.

Mekari Qontak sebagai Business Solution Provider resmi dan tepercaya di Indonesia akan memandu Anda mulai dari pengisian data, persiapan dokumen, hingga proses teknis lainnya. Ini membuat proses pendaftaran lebih cepat, rapi, dan terjamin sesuai standar WhatsApp.

Baca juga: Rekomendasi WhatsApp BSP Terbaik untuk Bisnis Anda

3. Daftarkan dan Verifikasi Facebook Business Manager

Setelah nomor telepon siap, langkah berikutnya adalah melakukan verifikasi perusahaan lewat Facebook Business Manager (Meta Business Manager) untuk memastikan identitas perusahaan valid dan sah.

Informasi yang biasanya diminta meliputi nama perusahaan, alamat website, bidang industri, wilayah operasional, hingga ID Business Manager.

Verifikasi ini sangat penting karena WhatsApp hanya akan memberikan akses API kepada bisnis yang sudah jelas status hukumnya.

4. Menunggu Proses Verifikasi dan Persetujuan

Setelah semua dokumen dikirim melalui BSP, tahap selanjutnya adalah menunggu proses verifikasi dari pihak WhatsApp. Biasanya proses ini memakan waktu sekitar 5 hingga 7 hari kerja.

Apabila disetujui, akun akan langsung aktif. Jika ditolak, biasanya BSP akan memberi tahu alasan penolakan dan membantu melakukan perbaikan.

5. Akun WhatsApp Business API Siap Digunakan

Setelah verifikasi berhasil, akun WhatsApp Business API resmi Anda sudah aktif dan bisa langsung digunakan.

Melalui akun ini, Anda bisa mengakses berbagai fitur canggih seperti chatbot otomatis, dukungan multi-agen, laporan analitik, hingga integrasi dengan sistem lain.

Baca juga: Vendor Penyedia Jasa WhatsApp Business API Provider Resmi di Indonesia

Dapatkan WhatsApp Official dengan Mekari Qontak!

Dengan demikian, WhatsApp Official menjadi solusi komunikasi strategis bagi bisnis modern. Berbeda dengan WhatsApp Messenger atau WhatsApp Business App, solusi berbasis API ini menawarkan otomatisasi yang canggih.

Apabila Anda berencana menggunakan WhatsApp Official, pertimbangkan untuk menggunakan WhatsApp Business API dari Mekari Qontak.

Sebagai Partner BSP WhatsApp Resmi, Mekari Qontak menyediakan WhatsApp Business API untuk membantu bisnis menjangkau pelanggan dan fitur WA blast untuk mengirimkan pesan blast ke ribuan kontak.

Mekari Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3500+ perusahaan. Selain itu, Mekari Qontak telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.