Mengenal Apa itu IP PBX, Jenis, Cara Kerja dan Manfaatnya

Panduan Lengkap Apa Itu IP PBX — Mengenal Apa itu IP PBX, Jenis, Cara Kerja dan Manfaatnya

Apakah Anda sedang mencari sistem telepon untuk bisnis Anda? Jika iya, Internet Protocol Private Branch Exchange (IP PBX) bisa menjadi solusi yang tepat untuk Anda.

IP PBX merupakan PABX atau perangkat sambungan komunikasi telepon yang memiliki teknologi Internet Protocol (IP). Oleh karena itu, teknologi ini dapat diakses dari mana saja kapan saja menggunakan jaringan internet.

Untuk lebih jelasnya, yuk simak pembahasan lengkap mengenai apa itu IP PBX pada artikel berikut ini!

Apa Itu IP PBX?

IP PBX (Internet Protocol Private Branch Exchange) adalah sistem komunikasi yang memungkinkan pengguna untuk melakukan panggilan telepon menggunakan teknologi Voice Over Internet Protocol (VoIP) melalui jaringan internet.

IP-PBX berfungsi sebagai pusat kontrol yang mengelola dan mengarahkan panggilan telepon masuk dan keluar di dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dengan IP-PBX, pengguna dapat melakukan panggilan telepon melalui perangkat telepon IP, komputer, atau perangkat lain yang terhubung ke jaringan internet. IP-PBX juga menyediakan fitur komunikasi tambahan seperti voicemail, panggilan konferensi, dan integrasi dengan sistem CRM untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam berkomunikasi.

Bagaimana Cara Kerja IP PBX?

IP PBX (Internet Protocol Private Branch Exchange) bekerja dengan mengintegrasikan teknologi Voice over Internet Protocol (VoIP) dengan sistem telepon dan jaringan data.

Tools IP PBX akan menerima dan mengirimkan panggilan, baik masuk atau keluar, melalui internet. Sistem ini mengubah sinyal suara analog menjadi data atau sinyal digital.

Sinyal digital tersebut kemudian akan diarahkan ke penyedia layanan VoIP untuk memulai, menyambungkan, atau bahkan mengakhiri setiap panggilan. Artinya melalui sinyal digital tersebut, Anda bisa berkomunikasi seperti panggilan telepon umumnya.

Dalam hal ini, penyedia sistem IP PBX akan bertanggung jawab untuk merutekan panggilan masuk, memungkinkan transfer panggilan ke ekstensi lain, dan menjalankan semua fitur komunikasi sistem telepon.

Apa Saja Jenis IP PBX?

Setiap jenis IP PBX memiliki kelebihan dan kelemahan sendiri. Pilihan tergantung pada kebutuhan organisasi, tingkat kontrol yang diinginkan, dan anggaran yang tersedia.

Berikut adalah beberapa jenis IP PBX yang umum digunakan:

1. On-Premises IP PBX

On-premises IP PBX dikenal juga dengan istilah VoIP PBX. Ini merupakan PBX lokal yang menggunakan koneksi internet dan jaringan internal yang ada dan berada di dalam gedung kantor Anda.

VoIP jenis ini menawarkan fitur yang lebih canggih dibandingkan dengan PBX umumnya. Sistem ini memiliki fitur perutean, konvergensi, respons suara interaktif, pesan suara ke email, konferensi, dan panggilan video.

2. Cloud PBX

Cloud PBX merupakan sistem digital yang dihosting di cloud dan dapat dikelola oleh penyedia khusus. Anda dapat mengoperasikannya melalui internet.

Sistem ini membantu penggunanya untuk mendapatkan manfaat fungsionalitas intuitif sistem PBX dengan skala yang lebih besar. Selain itu, Anda juga akan memiliki tingkat keamanan dan ketahanan yang lebih baik untuk sistem telepon Anda.

Sistem ini juga memiliki fitur yang luas, seperti pesan suara, virtual fax, konferensi audio, rekaman panggilan, dan kemampuan untuk mengelola dan menambahkan nomor telepon baru.

Tidak hanya itu, Anda juga dapat mengintegrasikan sistem telepon Anda dengan aplikasi CRM yang dapat mengefektifkan seluruh proses bisnis Anda.

Menurut uctoday.com bahwa IP PBX on-premise secara fisik terletak di lokasi bisnis Anda, mengandalkan perangkat keras server untuk menjalankannya. Karena banyak bisnis mulai memindahkan komunikasi mereka ke cloud, IP PBX berbasis cloud menjadi lebih umum.

Apa Saja Fitur IP PBX?

Berikut adalah fitur IP PBX pada bisnis yang perlu Anda ketahui:

1. Pesan Suara (Voice Mail)

Fitur pertama adalah untuk pesan suara. Dengan menggunakan fitur ini, pengguna dapat mengirimkan pesan suara untuk menyampaikan pesan.

Tak hanya itu saja, penggunaan fitur pesan suara memungkinkan Anda untuk mengirim pesan suara ke email pelanggan atau klien Anda.

2. VoIP (Interactive Voice Response)

Fitur VoIP memudahkan penggunanya untuk melakukan percakapan atau komunikasi jarak jauh dengan menggunakan media internet. Financesonline.com mangungkapkan penggunaan VoIP memudahkan untuk mengakomodasi panggilan di mana saja, memungkinkan perusahaan meningkatkan produktivitas hingga 20%.

3. Telepon Call Center Jarak Jauh

Fitur telepon call center jarak jauh memungkinkan Anda untuk melakukan komunikasi secara real-time melalui perangkat apapun.

Dengan demikian, mendorong tim atau agen Anda bekerja lebih efisien meskipun bekerja dari jarak jauh sekalipun.

4. Alat Konferensi

Fitur konfersi memungkinkan Anda untuk melakukan panggilan tiga arah sederhana, tetapi juga konferensi yang diikuti oleh banyak orang.

Fitur konferensi ini memudahkan bisnis untuk berinteraksi dengan lebih dari tiga peserta. Sehingga diskusi yang terjadi lebih efektif.

5. Pelaporan dan Analisis

Sebagian besar sistem IP PBX dapat diintegrasikan dengan CRM yang dapat menghadirkan fungsi pelaporan dan analisis. Integrasi tersebut memberikan Anda wawasan dan perspektif terkait pelanggan atau bisnis Anda.

Laporan tersebut dapat diakses dengan mudah dalam satu tampilan dasbor. Dari laporan tersebut, Anda bisa mengevaluasi sejauh mana evektifitas pelayanan pelanggan Anda. Kemudian, Anda bisa mengambil keputusan untuk meningkatkan pelayanan.

Apa Keuntungan Menggunakan IP PBX?

Berikut adalah manfaat IP PBX pada bisnis:

– Mudah Dikelola dan Digunakan

Sistem IP PBX dapat diakses dan dikelola melalui dashboard online berbasis web yang mudah untuk gunakan kapan saja dan di mana saja.

Selain itu, Anda juga dapat dengan mudah memelihara, menyesuaikan, dan menyempurnakan sistem telepon sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Hal ini memberikan fleksibelitas untuk Anda mengelola call center.

– Biaya Komunikasi yang Lebih Rendah

Umumnya biaya telepon atau panggilan ke luar negeri akan memakan biaya yang besar. Namun, Anda tidak perlu mengkhawatirkan hal tersebut. Sebab sistem ini menyediakan VoIP untuk panggilan jarak jauh seperti panggilan internasional.

Jadi, Anda dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk telepon Anda. Sebagai gantinya, Anda hanya perlu membayar biaya langganan internet.

– Dilengkapi dengan Sistem Cloud

IP PBX memiliki teknologi cloud yang dapat membantu Anda untuk memiliki beberapa pusat data untuk kinerja yang lebih optimal.

Dengan sistem ini, Anda dapat merekam, menyimpan, dan mengelola riwayat panggilan telepon Anda. Informasi tersebut sangat penting untuk bisnis terutasa saat melayani pelanggan.

– Meningkatkan Customer Journey

Anda mungkin tidak pernah berpikir bahwa penggunaan sistem IP PBX sebenarnya dapat membantu Anda untuk meningkatkan customer journey. Sebab sistem ini membantu Anda untuk memiliki solusi komunikasi yang lebih baik dan efektif. Sehingga Anda dapat memberikan pengalaman pelanggan yang menyenangkan.

Selain itu, IP PBX juga dilengkapi dengan cloud yang memungkinkan Anda untuk mengintegrasi fungsi komunikasi utama dengan berbagai aplikasi bisnis lain seperti CRM. Integrasi ini memberikan bisnis solusi lengkap untuk melayani pelanggan.

– Memungkinkan Mobilitas yang Lebih Baik

Penggunaan sistem IP PBX dapat memungkinkan Anda dan tim untuk melakukan panggilan dari mana saja secara fleksibel dan real-time. Sebab sistem ini bisa digunakan dimana saja selama ada jaringan telepon.

Dapatkan Sistem IP PBX Terbaik untuk Bisnis Anda Sekarang!

Salah satu penyedia IP PBX terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak . Mekari Qontak menawarkan Telepon Cloud PBX yang memiliki beragam fitur sepert telepon call center jarak jauh, jalur virtual & respon suara interaktif (IVR), dasbor wallboard real-time, dan rekaman panggilan API yang dapat meningkatkan komunikasi bisnis Anda.

Maka dari itu, Mekari Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan untuk menangani komunikasi dan hubungan pelanggan. Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.