Teleconference menjadi pilihan untuk melakukan pertemuan virtual jarak jauh. Metode ini bisa menjadi alternatif bagi perorangan atau pelaku bisnis untuk berkomunikasi via audio atau audiovisual meski terpisah jarak, tanpa menghilangkan keintiman.
Seiring perkembangan teknologi, alat teleconference bervariasi menyesuaikan kebutuhan penggunanya. Lalu sebenarnya apa itu teleconference, manfaat dan bagaimana langkah-langkah menggunakannya?
Pelajari selengkapnya pada artikel di bawah ini.
Apa itu Teleconference?
Teleconference adalah pertemuan virtual jarak jauh yang dilakukan dua peserta atau lebih secara langsung melalui audio atau audiovisual. Metode ini sangat efektif untu suatu organisasi berkomunikasi dan berkolaborasi meski terpisah secara geografis. Hal ini berkat dukungan teknologi yang lebih canggih dibandingkan sambungan telepon dua arah.
Biasanya telekonfrensi menggunakan speakerphone untuk berkomunikasi. Pada prosesnya, dibutuhkan peralatan cukup banyak dengan pengaturan khusus, sehingga telekonferensi agar peserta dapat saling melihat melalui konversi video.
Sebagian besar alat teleconference saat ini menyediakan layanan audio, video, dan data. Tujuannya agar memudahkan peserta untuk berkomunikasi melalui perangkat mobile maupun desktop. Telekonferensi awalnya dilakukan melalui saluran telepon dan terbatas pada audio; namun saat ini telekonferensi lebih banyak dilakukan secara online atau menggunakan voice over IP (VoIP).
Baca juga: Mengenal Apa itu Telemarketing, Tugas dan Manfaatnya
Tujuan Teleconference
Tujuan utama banyak orang melakukan teleconference adalah menghemat waktu dan uang. Pasalnya orang yang berada ditempat berbeda tetap bisa melakukan pertemuan. Jadi mereka tidak perlu mengunjungi tempat tertentu yang tentu akan menyita waktu dan uang untuk transport.
Selain itu, tujuan lainnya dilakukan adalah
- Melakukan komunikasi jarak jauh antara dua orang atau lebih lebih efektif
- Berbagi informasi atau mungkin sebanyak yang diperlukan
- Berdiskusi mengenai suatu topik pembicaran secara langsung melalui audio-virtual
- Tidak perlu bertemu langsung sehingga menghemat waktu dan uang.
Jenis – Jenis Teleconference
Apabila dilihat dari media yang digunakan, setidaknya ada 4 jenis teleconference yang banyak digunakan seperti berikut:
1. Audio Teleconference
Teleconference jenis ini hanya menganalkan suara. Artinya peserta yang terlibat berkomunikasi melalui pesan suara atau telepon. Topik yang akan dibicarakan biasanya telah didiskusikan terlebih dahu.
2. Audio-Graphic Teleconference
Audio Graphic merupakan perkembangan jenis teleconference sebelumnya. Perbedaannya apabila jenis sebelumnya hanya mengandalkan suara, audio graphic juga didukung informasi visual seperti gambar, diagram, atau dokumen yang dikirimkan selama sesi berlangsung.
3. Computer Teleconference
Sesuai namanya, jenis teleconference ketiga ini lebih banyak menggunakan perangkat komputer untuk mengirimkan email atau platform khusus lainnya untuk berinteraksi dengan semua peserta.
4. Video Teleconference
Terakhir jenis teleconference yang banyak digunakan adalah video. Pasalnya jenis ini banyak dipilih karena bisa interaksi langsung tatap muka secara virtual.
Kelebihan dan Kekurangan dari Teleconference
– Kelebihan Teleconference
Poin penting lainnya yang perlu diketahui adalah kelebihan atau manfaat teleconference sebagai berikut:
- Menghemat waktu dan uang karena tetap bisa berinteraksi meski berjauhan
- Efektif menjangkau lebih banyak peserta dalam waktu bersamaan
- Meningkatkan kualitas komunikasi karena bukan hanya audio tapi juga bisa video
- Menciptakan pengalaman yang lebih menyenangkan
- Pilihan media komunikasi yang lebih bervariasi
– Kekurangan Teleconference
Selain manfaat teleconference juga memiliki kekurangan sebagai berikut:
- Sebagian alat teleconference sulit didapatkan
- Pengintalan susah dan perlu kehati-hatian
- Bergantung pada jaringan internet
- Membutuhkan lokasi yang besar untuk melakukan video conference
Contoh Alat yang Diperlukan untuk Melakukan Teleconference
Seiring berkembangnya jaman, banyak pilihan alat teleconference yang biasa digunakan. Beberapa contoh alat teleconference populer adalah
1. WhatsApp
WhatsApp adalah aplikasi pesan instan populer di dunia. Aplikasi ini tidak hanya untuk bertukar pesan, juga bisa digunakan untuk melakukan panggilan video hingga 8 orang. Maka WhatsApp sangat cocok sebagai alat teleconference.
Khusus untuk bisnis, WhatsApp juga mengeluarkan produk khusus yakni WhatsApp Business API. WA API memiliki fitur tambahan seperti chatbot, blast WA, multi admin hingga centang hijau WhatsApp yang mendukung interaksi bisnis dengan pelanggan lebih efisien.
2. Google Meet
Google Meet menjadi pilihan alat teleconference yang diminati. Pasalnya Google Meets bisa melibatkan 250 orang sekaligus untuk berinteraksi via video. Bahkan aplikasi ini juga mampu menyiarkan live streaming ke lebih dari 100 ribu penonton.
Selain itu, Google Meet memudahkan penggunanya untuk membagikan layar presentasi saat interaksi berlangsung. Aplikasi juga terintegrasi dengan Google Calendar yang akan mengirimkan notifikasi ketika rapat akan segera dimulai.
3. Zoom
Serupa dengan Google Meet, Zoom juga memiliki fungsi yang serupa. Aplikasi teleconference ini memungkinkan 1000 penggunanya untuk berinteraksi melalui video dari smartphone, laptop atau PC.
Kelebihan Zoom adalah memungkinkan penggunanya untuk merekam pembicaraan meeting. Selain itu juga membagikan tampilan layar (screen share) ke semua anggota tim lain yang bergabung. Termasuk untuk berbagi foto dan video dengan mudah berkat dukungan Google Drive dan Dropbox.
4. Skype
Skype merupakan produk keluaran Microsoft yang bisa digunakan untuk panggilan suara dan video. Namun aplikasi ini hanya bisa digunakan oleh 50 orang dalam satu kali panggilan.
Kelebihan Skype ini bisa melakukan panggilan suara berbayar ke nomor ponsel atau nomor rumah. Penggunanya dapat berinteraksi secara personal maupun grup melalui teks atau video call.
5. Slack
Slack adalah contoh aplikasi yang bisa digunakan untuk berkomunikasi antartopik dalam grup. Aplikasi ini memungkinkan penggunanya untuk berbagi dokumen dan melakukan konferensi video hingga 15 orang.
Aplikasi Slack bisa dihubungkan dengan aplikasi penyimpanan seperti Google Drive, Dropbox hingga media sosial. Integrasi ini mempermudah dalam mengirimkan file atau memonitoring kinerja tim.
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Telemarketing Terbaik
Bagaimana Langkah-Langkah Menggunakan Teleconference yang Benar?
Teleconference merupakan aktivitas komunikasi pesan suara atau video dengan memanfaatkan teknologi. Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum mulai melakukan telekonfrens adalah:
- Siapkan perangkat atau media yang akan digunakan seperti PC, headphone, laptop, Webcam atau lainnya.
- Pastikan jaringan internet pada perangkat yang digunakan lancar tanpa gangguan.
- Instal atau buka aplikasi seprti WhatsApp, Zoom, Google Meet atau lainnya.
- Buat akun atau login pada aplikasi
- Ajak atau bagikan link meeting ke teman atau rekan untuk mulai berinteraksi
- Catat setiap poin penting saat rapat
Baca juga: 10 Tips Telemarketing Sukses Meningkatkan Penjualan
Optimalkan Teleconference Anda dengan Teknologi yang Tepat!
Teleconference adalah metode pertemuan virtual yang melibatkan dua pihak atau lebih berinteraksi melalui pesan teks, audio atau video. Metode ini banyak digunakan di era digital saat ini karena dinilai lebih efisien baik dari segi waktu maupun uang.
Banyak pilihan alat teleconference yang bisa dipilih. Khusus untuk bisnis disarankan untuk memilih aplikasi yang kontibel dengan kebutuhan mereka, misalnya WhatsApp API yang bisa diintegrasikan dengan aplikasi CRM atau aplikasi telemarketing. Tujuannya memudahkan mereka untuk mengelola dan meningkatkan penjualan mereka.
Mekari Qontak menawarkan aplikasi CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp API dan aplikasi bisnis lainnya. Aplikasi CRM ini membantu bisnis untuk mengelola hubungan pelanggan dengan otomatis. Dengan demikian, mendorong peningkatan produktivitas serta penjualan bisnis.
Mekari Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3500+ perusahaan terkemuka di Indonesia untuk mengembangkan usahannya. Bahkan Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.
