Automasi Workflow untuk Sales: Manfaat, Contoh, Komponen & Strategi untuk Efisiensi Operasional

Dalam dunia penjualan yang serba cepat, tim sales sering kali kewalahan dengan tugas administratif seperti follow up, update data, atau membuat laporan. Di sinilah automasi workflow untuk sales berperan penting untuk menyederhanakan prosesnya.

Menurut laporan McKinsey, automasi proses bisnis dapat memangkas beban kerja administratif hingga 30%, memberi ruang lebih besar bagi tim sales untuk fokus pada aktivitas yang mendorong revenue. 

Artikel ini akan membahas pengertian, manfaat, contoh, hingga strategi penerapan automasi workflow, serta bagaimana Mekari Qontak dapat membantu bisnis memaksimalkan potensi tim sales.

Apa Itu Automasi Workflow untuk Sales?

Automasi workflow untuk sales adalah penggunaan software atau tools digital untuk mengatur alur kerja penjualan secara otomatis, mulai dari follow up prospek hingga analisis laporan. 

Dengan proses automasi workflow ini, dapat membantu tim sales untuk bekerja lebih cepat, terukur, dan terbebas dari rumitnya cara manual.

Selain itu, setiap aktivitas dalam sales pipeline juga bisa ditangani agar lebih konsisten. Misalnya, prospek baru secara otomatis tercatat di CRM, mendapat email selamat datang, hingga diarahkan ke agen sales yang sesuai.

Pentingnya Automasi Workflow untuk Sales

Berikut beberapa alasan utama mengapa automasi menjadi semakin penting bagi operasional penjualan Anda:

1. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Seperti yang diketahui, automasi dapat mengurangi pekerjaan berulang yang menyita banyak waktu dan tenaga. Hal ini membuat produktivitas tim sales jadi meningkat karena setiap langkah terstruktur. Tidak ada lagi waktu terbuang untuk tugas administratif manual.

2. Pengurangan Human Error

Kesalahan input data atau terlewat untuk mem follow up prospek jelas bisa merugikan bisnis. Hadirnya automasi workflow berguna untuk meminimalisir risiko ini dengan sistem yang mencatat dan mengingatkan secara otomatis.

Baca juga: Cara Follow Up Customer dan Contohnya Sampai Close Deal

3. Memastikan Prospek Ditangani dengan Konsisten

Setiap prospek yang masuk ke pipeline akan mendapatkan perlakuan yang sama sesuai alur kerja yang telah ditetapkan. Hal ini efektif untuk membuat pengalaman pelanggan lebih terjaga.

Konsistensi ini juga dinilai ampuh untuk meningkatkan peluang konversi karena prospek tidak akan terlewat atau diabaikan.

Manfaat Automasi Workflow untuk Sales

Automasi workflow di bidang sales membawa dampak nyata pada performa tim dan hasil bisnis. Berikut beberapa manfaat utama yang bisa dirasakan:

1. Meningkatkan Produktivitas Tim Sales

Automasi membantu mengurangi tugas berulang sehingga agen sales bisa lebih fokus pada aktivitas penjualan. 

Dengan workflow yang lebih efisien ini, tim sales dapat lebih produktif karena mampu menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

Baca juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Sales yang Efektif untuk Bisnis

2. Meningkatkan Angka Penjualan (Revenue Growth)

Automasi workflow ini juga dinilai efektif untuk meningkatkan peluang closing, lewat proses penanganan prospek berjalan lebih cepat dan konsisten. 

Selain itu, automasi workflow juga dapat membuka peluang lain seperti up selling dan cross selling sehingga dapat mendorong pertumbuhan pendapatan bisnis Anda lebih cepat.

3. Meningkatkan Akurasi Data dan Laporan Penjualan

Kesalahan manusia juga akan terminimalisir karena setiap interaksi dan transaksi akan tercatat secara otomatis dan real time dalam sistem automasi. Hal ini akan meningkatkan akurasi data dan laporan penjualan yang berguna untuk pengambilan keputusan strategis.

Baca juga: Rekomendasi Data Management Platform (DMP) Terbaik untuk Bisnis

4. Memprediksi Penjualan yang Akurat

Karena kemampuannya dalam menyajikan laporan berbasiskan data, automasi workflow membantu bisnis untuk melihat pola tren penjualan yang realistis. Prediksi ini membuat tim manajemen lebih siap menghadapi dinamika pasar yang dinamis.

5. Mempercepat Proses Closing

Dengan fitur automasi workflow yang mampu mengirimkan notifikasi follow up otomatis kepada pelanggan, perjalanan prospek dari tahap awal hingga closing akan lebih cepat. 

Ditambah dengan kemampuannya dalam memberikan respon yang cepat terhadap kebutuhan pelanggan, hal ini jelas akan meningkatkan peluang deal.

Baca juga: Rahasia Teknik Closing Efektif untuk Meningkatkan Penjualan!

Komponen Automasi Workflow untuk Sales

Automasi workflow untuk sales tidak bisa berjalan efektif tanpa adanya komponen utama yang saling terhubung. Berikut penjelasannya:

1. Pemicu (Trigger)

Trigger adalah titik awal yang memicu automasi workflow. Trigger ini bisa berupa seperti saat prospek baru masuk melalui formulir atau email. Komponen ini berfungsi untuk memastikan setiap aktivitas sales dimulai tepat waktu tanpa harus menunggu campur tangan manual.

2. Aksi (Action)

Selanjutnya adalah action. Action adalah langkah yang dijalankan sistem setelah trigger terjadi, seperti mengirim email follow up atau membuat tiket baru. 

Proses ini membantu tim sales dalam mengeksekusi tugas rutin tanpa harus melakukannya satu per satu.

Action juga bisa dilakukan serentak di berbagai channel sehingga komunikasi dengan prospek lebih cepat dan terstruktur. Hal ini mengurangi potensi keterlambatan respon yang bisa berakibat hilangnya peluang penjualan.

3. Kondisi (Condition)

Condition berfungsi sebagai filter yang menentukan apakah sebuah action akan dijalankan atau tidak. Misalnya, hanya prospek dengan nilai transaksi tertentu yang otomatis diarahkan ke tim sales senior.

Dengan adanya condition, workflow menjadi lebih cerdas karena dapat menyesuaikan follow up sesuai karakteristik prospek. Hasilnya, proses penjualan dapat menjadi lebih relevan dan personal.

4. Integrasi

Dalam komponen integrasi, sistem workflow sales bisa terhubung dengan aplikasi lain seperti CRM, email marketing, atau ERP. Hal ini akan menciptakan alur kerja yang lebih mulus karena semua data terpusat dan selalu sinkron.

Bagi tim sales sendiri, data yang terintegrasi juga dapat berfungsi untuk mempermudah pemantauan aktivitas pelanggan sekaligus membantu dalam membuat strategi penjualan yang lebih terarah.

Baca juga: Mengenal Apa itu CRM Integration dan Contohnya

5. Pelaporan dan Analisis

Terakhir, komponen ini menyediakan insight dari seluruh aktivitas workflow yang dijalankan, mulai dari jumlah prospek yang ditangani hingga tingkat keberhasilan closing. Data tersebut berguna untuk mengevaluasi performa tim sales.

Dengan analisis yang akurat, manajemen bisa mengidentifikasi bottleneck dan memperbaikinya lebih cepat. Perbaikan tersebut dapat membuat strategi penjualan selalu berkembang mengikuti kebutuhan pasar.

Contoh Automasi Workflow untuk Sales

Automasi workflow dalam penjualan membantu tim sales bekerja lebih cepat, rapi, dan konsisten. Berikut adalah beberapa contoh penerapannya:

1. Komunikasi dengan Prospek dan Pelanggan

Setelah prospek mengisi formulir, email atau pesan WhatsApp akan terkirim secara instan oleh sistem automasi. Hal ini membuat bisnis Anda terlihat lebih responsif sekaligus memberi kesan profesional sejak awal interaksi. 

Pada akhirnya, selain membangun kepercayaan prospek, komunikasi yang konsisten juga bisa membuka peluang peningkatan konversi karena prospek merasa lebih diperhatikan.

Baca juga: Cara Membangun Komunikasi Efektif dengan Pelanggan

2. Proses Manajemen Prospek (Lead Management)

Prospek baru dapat otomatis masuk ke pipeline CRM dan langsung dialihkan ke agen sales yang tepat. Dengan begitu, prospek tidak akan ada yang terlewat karena semua tercatat rapi di satu dashboard. 

Selain itu, automasi workflow juga mampu membuat strategi follow up yang sesuai dengan masing-masing kategori prospek atau leads, sehingga interaksi menjadi lebih terasa personal dan mereka akan merasa diistimewakan.

3. Peningkatan Nilai Penjualan (Up Selling dan Cross Selling)

Pelanggan yang aktif bertransaksi bisa secara otomatis ditawari produk tambahan atau paket upgrade. Hal ini disebut juga strategi up selling dan cross selling. 

Dengan sistem automasi, penawaran up selling dan cross selling ini dapat dipersonalisasi sesuai kebutuhan dan riwayat pembelian pelanggan. Hasilnya, pelanggan akan tertarik untuk membeli kembali karena merasa penawaran tersebut relevan.

4. Persiapan dan Penjadwalan Penjualan

Automasi juga efektif untuk menjadwalkan meeting atau demo produk berdasarkan ketersediaan agen dan prospek. Hal ini akan mengurangi waktu koordinasi yang biasanya dilakukan secara manual yang sering kali memakan banyak tenaga. 

Fitur seperti notifikasi pengingat juga dapat dikirim otomatis, sehingga semua pihak dapat hadir tepat waktu.

Baca juga: Sales Meeting: Definisi, Tujuan, dan Tips Agar Pertemuan Berjalan Efektif

5. Automasi Post Sale

Setelah closing atau biasa disebut post sale, sistem dapat langsung mengirim ucapan terima kasih dan panduan penggunaan produk kepada pelanggan. Hal ini memberikan sentuhan personal yang membuat pelanggan merasa dihargai. Pendekatan ini dipercaya dapat membantu membangun loyalitas pelanggan.

6. Pembuatan Quotes dan Proposal

Proposal atau penawaran dapat dibuat secara otomatis menggunakan data pelanggan yang tersimpan rapi di CRM. Dengan hal ini, tahap negosiasi menjadi lebih cepat karena sales tidak perlu lagi menyusun dokumen dari nol. 

7. Penjadwalan Demo Produk

Prospek yang telah dikategorikan memenuhi kriteria tertentu, bisa langsung menerima undangan demo produk secara otomatis. 

Sistem automasi akan menyesuaikan jadwal berdasarkan ketersediaan tim sales dan prospek. Sehingga dengan begitu, peluang presentasi tidak akan ada yang terlewat dan prospek merasa lebih diperhatikan karena undangan dikirim tepat waktu.

8. Automasi Notifikasi

Sales bisa menerima notifikasi otomatis setiap kali ada prospek baru yang siap dihubungi. Hal ini dapat memastikan agar setiap peluang ditindaklanjuti tanpa ada yang terlewat. 

Notifikasi juga dapat disesuaikan dengan prioritas, misalnya prospek yang mendekati masa keputusan pembelian. Dengan begitu, tim sales bisa mendahulukan prospek tersebut agar mereka segera mengambil keputusan pembelian.

9. Rekomendasi Produk yang Dipersonalisasi

Sistem automasi mampu menganalisis riwayat pembelian pelanggan untuk selanjutnya bisa memberikan rekomendasi produk yang relevan. Rekomendasi ini bisa muncul secara otomatis saat pelanggan berinteraksi dengan brand Anda, misalnya melalui email atau aplikasi. 

Personalisasi seperti ini berpeluang untuk pembelian ulang karena pelanggan merasa ditawarkan solusi yang sesuai kebutuhan mereka).

Baca juga: Cara Mudah Memenuhi Kebutuhan Pelanggan Secara Efektif

Strategi Menjalankan Automasi Workflow untuk Sales

Automasi workflow untuk sales tidak bisa dijalankan secara instan, tetapi perlu langkah terukur agar hasilnya maksimal. Berikut ini merupakan beberapa strategi yang bisa diterapkan oleh bisnis:

1. Mulai dari Automasi Tugas Sederhana

Automasi sebaiknya dimulai dari proses sederhana seperti follow up email atau notifikasi pengingat. Langkah kecil ini membantu tim sales beradaptasi dengan sistem baru tanpa merasa kewalahan.

Setelah terbiasa, barulah workflow dapat diperluas ke alur yang lebih kompleks seperti pembagian prospek otomatis atau manajemen pipeline. Dengan cara ini, implementasi automasi workflow akan berjalan mulus dan risiko kesalahan lebih rendah.

2. Pemetaan Alur Penjualan dengan Flowchart

Sebelum mengatur automasi, penting untuk memetakan semua alur bisnis yang ada. Flowchart misalnya, dapat membantu menggambarkan proses dari awal hingga akhir secara visual dengan jelas.

Dengan mapping yang detail, bisnis Anda dapat menentukan tugas yang paling krusial untuk dilakukan automasi. Hasilnya, workflow menjadi lebih terarah dan mudah dipantau oleh seluruh tim/departemen.

3. Pilih Alat (Tools) yang Tepat dan Terintegrasi

Pemilihan software automasi sales sangat menentukan efektivitas implementasi. Pilih tools yang dapat terintegrasi dengan CRM, email, hingga aplikasi komunikasi seperti WhatsApp Business API.

Integrasi yang baik membuat semua data pelanggan tersentralisasi di satu sistem. Hal ini mempercepat kerja tim dan mengurangi pekerjaan manual yang berulang.

Baca juga: Rekomendasi Sales Automation Tools Terbaik

4. Lakukan Testing dan Optimasi Workflow Secara Berkala

Setiap workflow yang dibuat perlu diuji coba terlebih dahulu. Uji coba atau testing penting untuk memastikan setiap langkah berjalan sesuai dengan ekspektasi tanpa ada hambatan.

Setelah itu, lakukan evaluasi dan perbaikan berdasarkan data yang ada serta feedback tim. Proses optimasi ini penting agar automasi selalu relevan dengan kebutuhan bisnis yang dinamis.

5. Berikan Latihan kepada Tim Sales

Automasi workflow tidak akan berjalan efektif tanpa tim yang mampu mengoperasikannya dengan baik. Karena itu, pelatihan menjadi langkah esensial agar setiap anggota memahami cara kerja sistemnya.

Dengan pelatihan juga, tim sales bisa lebih percaya diri dan cepat beradaptasi. Pada akhirnya, manfaat automasi workflow akan dirasakan secara maksimal oleh seluruh tim/departemen dalam bisnis.

Baca juga: Mengenal Program Sales Training yang Tepat untuk Perusahaan

Optimalkan Penjualan dengan Automasi Workflow Sales Sekarang

Automasi workflow untuk sales membantu bisnis meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan mempercepat proses closing. Dengan alur kerja yang lebih terstruktur, tim sales dapat fokus pada interaksi yang bernilai tinggi dengan prospek maupun pelanggan.

Sebagai penyedia aplikasi CRM terbaik, Mekari Qontak menghadirkan solusi Qontak 360 yang mampu menyatukan data, komunikasi, dan proses penjualan dalam satu platform terpadu. Dengan begitu, semua aktivitas sales dapat dipantau dengan lebih mudah.

Selain itu, fitur terbaru Qontak Workflow juga membantu bisnis dalam mengotomasi tugas rutin seperti follow up prospek, pembaruan data CRM, distribusi tiket, hingga eskalasi SLA secara no-code. 

Dengan dukungan ini, tim Anda dapat bekerja lebih efisien dan berfokus pada strategi penjualan yang menghasilkan pertumbuhan jangka panjang.Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi kami untuk konsultasi gratis atau coba demo Mekari Qontak sekarang juga!

Referensi:

• 15 Sales Automation Workflows to Close More Deals