- Sales Force Automation (SFA) adalah perangkat lunak untuk membantu bisnis dalam automasi tugas berulang dalam penjualan.
- SFA mengotomatiskan seleksi prospek, follow-up, pembuatan dokumen, dan pelaporan.
- Fitur GPS tracking menjadi keunggulan SFA untuk bisnis dengan tim sales lapangan yang perlu dipantau secara real-time.
- SFA dan CRM saling melengkapi karena SFA adalah komponen penting dalam ekosistem CRM yang lebih luas.
Tim sales yang produktif bukan berarti tim yang selalu sibuk. Kenyataannya, banyak salesman menghabiskan lebih dari separuh hari kerjanya untuk mengisi laporan, memperbarui data prospek, dan menjadwalkan pertemuan secara manual.
Di sinilah sales force automation (SFA) hadir dan banyak digunakan oleh bisnis yang mampu meningkatkan produktivitas salesman serta penjualan bisnis.
Dalam artikel ini, Mekari Qontak Blog akan membahas tuntas apa itu SFA, cara kerjanya, manfaat yang bisa Anda rasakan, hingga fitur-fitur penting yang harus ada dalam sistem SFA modern.
Apa itu Sales Force Automation (SFA)?
Sales force automation adalah software yang digunakan bisnis untuk mengotomatiskan proses dan tugas berulang dalam siklus penjualan, mulai dari pengelolaan prospek, entri data, penjadwalan follow-up, hingga pembuatan laporan kinerja secara otomatis.
Teknologi SFA dirancang khusus untuk mempercepat alur kerja tim sales. Sistem ini terhubung langsung dengan database perusahaan secara berbasis cloud sehingga seluruh anggota tim, termasuk yang bekerja di lapangan yang selalu mengakses data yang sama dan terkini.
Berkat kemampuan perangkat lunak SFA, tim sales dapat fokus untuk menjangkau lebih banyak pelanggan, mengotomatiskan proses penjualan, pendapatan serta omzet bisnis juga meningkat.
Mengapa Sales Force Automation Penting bagi Bisnis?
Berdasarkan diagram alokasi waktu tugas sales di atas dapat dipahami bahwasanya seorang sales memiliki tugas yang sangat padat untuk melakukan sebuah penjualan.
Proses penjualan manual rentan terhadap tiga masalah utama, yaitu inkonsistensi, human error, dan waktu yang terbuang. Ketika tim sales tumbuh, ketiga masalah ini semakin sulit dikendalikan.
Adopsi sistem automasi penjualan juga bisa meningkatkan produktivitas tim sales. Dengan demikian, ini berarti lebih banyak prospek yang ditangani, lebih sedikit deals yang lolos, dan proses closing yang lebih cepat.
Selain itu, SFA memberikan visibilitas yang lebih baik bagi manajemen. Alih-alih mengandalkan laporan yang dikirim manual setiap akhir pekan, manajer bisa melihat kondisi pipeline secara langsung kapan saja dari perangkat apa pun.
Manfaat Utama Sales Force Automation untuk Tim Penjualan
1. Meningkatkan Produktivitas Tim Sales
Dengan tugas administratif yang diotomatiskan, tim sales tidak lagi perlu menghabiskan waktu untuk mengisi spreadsheet atau menyusun laporan secara manual.Â
Waktu yang tersedia bisa dialihkan sepenuhnya untuk aktivitas penjualan, seperti menghubungi prospek, melakukan presentasi, dan mendorong proses closing.
2. Meminimalkan Risiko Human Error
Proses manual selalu membawa risiko kesalahan, misalnya salah catat data prospek hingga lupa melakukan follow-up.Â
SFA hadir untuk menghilangkan risiko ini dengan memastikan setiap tindakan tercatat secara otomatis dan setiap pengingat terkirim tepat waktu tanpa tergantung pada ingatan salesman.
3. Visibilitas Pipeline yang Lebih Baik
Manajer bisa melihat kondisi sales pipeline secara menyeluruh, berapa deals yang sedang berjalan, di tahap mana, dan siapa salesman yang menanganinya.Â
Informasi ini membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat, termasuk mengidentifikasi bottleneck sebelum deals tersebut hilang.
4. Pengelolaan Prospek yang Lebih Terstruktur
SFA membantu bisnis memilah prospek berdasarkan tingkat potensinya. Prospek dengan skor tinggi diprioritaskan dan ditangani lebih cepat, sementara prospek yang belum siap masuk nurturing sequence secara otomatis.Â
Dengan demikian, tidak ada prospek yang terbengkalai hanya karena salesman lupa menindaklanjutinya.
5. Laporan dan Analisis Otomatis
Daripada menunggu laporan mingguan yang sering tidak lengkap, manajer bisa mengakses data kinerja tim kapan saja.Â
Sales Force Automation bisa menghasilkan laporan berdasarkan metriks yang bisa dikustomisasi, dari prediksi penjualan, performa per individu hingga tren konversi per produk atau wilayah.
Cara Kerja Sales Force Automation
Cara kerja SFA cukup sederhana dengan mengikuti siklus penjualan atau sales cycle untuk mempermudah salesman menyelesaikan tugasnya.
Secara umum, SFA berbasis cloud/web terhubung dengan database atau sistem perusahaan. Dengan demikian, salesman dan unit kerja terkait selalu terhubung kapan saja dan di mana saja secara langsung.
Nantinya, aplikasi SFA yang terintegrasi dengan sistem internal perusahaan, mempermudah salesman melihat rute perjalanan, daftar penagihan, mengetahui Key Performance Indicator (KPI) hingga dokumentasi perjalanan.
Sementara itu, manajer dan supervisor dapat dengan mudah memonitor aktivitas salesman, keuntungan penjualan, stok di gudang secara real-time melalui fitur sales monitoring di mana saja dan kapan saja.
Dengan sistem kerja yang terintegrasi ini, mampu mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh human error. Tim sales juga bisa fokus pada produktivitas penjualan dan pencapaian targetnya.
Tugas-Tugas yang Bisa Diselesaikan Otomatis dengan SFA
Tidak semua proses penjualan bisa langsung diotomatiskan, tetapi ada sejumlah tugas berulang yang paling besar menguras waktu tim sales dan paling mudah dialihkan ke sistem:
- Seleksi dan penilaian prospek berdasarkan sumber, perilaku, dan kriteria bisnis.
- Distribusi prospek ke salesman yang sesuai secara otomatis.
- Penjadwalan follow-up dan pengiriman pengingat ke tim maupun pelanggan.
- Pencatatan setiap interaksi dengan prospek dan pelanggan.
- Pembuatan quotation dan dokumen penjualan dari template yang sudah tersedia.
- Pembaruan status pipeline dan perpindahan antar tahap.
- Pelaporan kinerja harian, mingguan, atau bulanan secara otomatis.
- Pelacakan lokasi dan aktivitas sales lapangan via GPS.
Fitur-Fitur Penting dalam Aplikasi Sales Force Automation
Saat ini di pasar lokal maupun global, terdapat berbagai pilihan aplikasi sales force automation yang tersedia. Setiap aplikasi menawarkan fitur yang berbeda-beda.
Berikut ini adalah fitur-fitur wajib pada aplikasi sales force automation:
1. Pelaporan dan Analisis Real-Time
Aplikasi sales force mampu memberikan laporan sales secara otomatis dan real-time. Fitur ini membantu manajer saat memerlukan analisis kinerja sales dan tim dengan cepat. Laporan ini juga mempermudah membuat perencanaan berdasarkan prediksi akurat kinerja perusahaan.
Pelaporan tersebut biasanya berupa kinerja tiap individu tim sales dengan melacak KPI software, pendapat bulanan atau tahunan, serta tren penjualan produk.
2. Automasi Dokumen dan Quotation
Sistem SFA harus bisa menghasilkan dokumen penjualan dan quotation secara otomatis dari template yang sudah disiapkan, termasuk dukungan formula seperti di spreadsheet untuk perhitungan harga yang fleksibel.
3. Pelacakan Aktivitas via GPS
Untuk bisnis dengan tim lapangan, fitur GPS tracking sangat penting. Manajer bisa memantau posisi dan rute salesman secara real-time, sekaligus mendapatkan notifikasi otomatis terkait kehadiran dan aktivitas di lokasi pelanggan.
6. Manajemen Sales Pipeline
Aplikasi SFA membantu sales force dalam memvisualisasikan sales pipeline dan memodifikasinya sesuai proses sales yang sedang berjalan. Baik perusahaan B2B maupun B2C akan terbantu melihat berbagai sudut pandang proses deals dengan fitur manajemen sales pipeline.
Deals yang sedang berlangsung dapat dengan mudah dipindahkan ke tahapan mana pun pada tampilan board. Sales force dapat mengatur tanggal deadline beserta pengingat agar tidak ada deals yang terlewat.
7. Tiket dengan Tampilan 360 Derajat
Aplikasi sales force automation yang baik dapat memberikan fitur tiket dengan menyajikan data secara 360 derajat. Semua yang perlu Anda ketahui mengenai informasi calon prospek atau klien yang masuk dalam fitur tiket ini.
8. Automasi Notifikasi dan Tugas
Fitur yang harus ada dalam sistem SFA adalah kemampuan mengirimkan pengingat otomatis untuk follow-up, deadline, dan jadwal rapat. Fitur ini memastikan tidak ada tugas penting yang terlewat, bahkan saat salesman sedang menangani banyak prospek sekaligus.
9. Integrasi dengan Sistem Bisnis Lain
SFA yang baik harus bisa terhubung dengan CRM, sistem ERP, aplikasi komunikasi seperti WhatsApp Business, dan alat pemasaran lainnya. Integrasi ini memastikan data mengalir secara konsisten antar sistem tanpa perlu input ulang secara manual.
11. Otomatisasi Notifikasi dan Tugas
Fitur aplikasi sales force automation yang baik memiliki fitur otomatisasi untuk mengingat rekan satu tim tentang kejadian atau event tertentu. Selain itu, Anda juga dapat membuat tugas secara otomatis.
12. Alur Penjualan (Sales Cadence)
Alur Penjualan membantu tim sales menjalankan tahapan follow-up secara terstruktur. Setiap aktivitas, dari pengiriman email, panggilan telepon, hingga reminder follow-up bisa diatur dalam alur otomatis dengan pemicu (trigger).
Sistem akan memberikan notifikasi ketika waktunya melakukan tindakan berikutnya sehingga tidak ada prospek yang terlewat dan proses nurturing tetap konsisten.
13. Ringkasan Panggilan Penjualan
Setiap percakapan dengan pelanggan dapat dirangkum secara otomatis menjadi poin-poin penting. Fitur ini menyusun ringkasan diskusi, mencatat kebutuhan pelanggan, serta menyoroti tindak lanjut yang perlu dilakukan.
14. Manajemen Kompensasi Insentif
Pengelolaan komisi sering kali kompleks dan rawan kesalahan jika dilakukan secara manual. Untuk itu, fitur manajemen kompensasi insentif mengotomatisasi perhitungan insentif berdasarkan skema yang telah ditetapkan.
Perbedaan Sales Force Automation dan Customer Relationship Management
Sebagai pelaku bisnis, mungkin Anda tidak asing dengan apa itu SFA dan CRM. Pada dasarnya sales force automation dan customer relationship management berkesinambungan karena SFA merupakan bagian dari CRM.Â
Namun, secara fungsi terdapat perbedaan mendasar di antara keduanya.
Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.
| Aspek Perbedaan | Sales Force Automation (SFA) | Customer Relationship Management (CRM) |
|---|---|---|
| Fokus Utama | Mengotomatiskan proses penjualan | Mengelola hubungan pelanggan |
| Pengguna Utama | Tim sales dan manajer penjualan | Tim sales, CS, dan marketing |
| Fungsi Inti | Pipeline, prospek, laporan, follow-up | Data pelanggan, interaksi, retensi |
| Sifat Hubungan | SFA adalah bagian dari CRM | CRM mencakup SFA dan lebih luas |
| Hasil Utama | Efisiensi proses penjualan | Loyalitas dan retensi pelanggan |
Saat ini, banyak platform CRM all-in-one yang juga sudah mengintegrasikan fitur SFA di dalamnya. Dengan demikian, tim sales bisa menikmati kedua manfaat dalam satu sistem.
Contoh Penerapan Sales Force Automation di Berbagai Industri
Berikut ini beberapa contoh penerapan sales force automation (SFA) di berbagai industri bisnis.
1. E-Commerce dan Retail
Tim sales B2B dari brand e-commerce menggunakan SFA untuk mengelola ratusan mitra toko secara bersamaan.Â
Nantinya, sistem otomatis mengirim pengingat perpanjangan kontrak, melacak pesanan, dan menghasilkan laporan performa per wilayah tanpa perlu dikerjakan manual.
2. Perbankan dan Jasa Keuangan
Sales relationship manager di bank menggunakan SFA untuk menjadwalkan pertemuan nasabah prioritas, mencatat setiap interaksi dalam sistem, dan mendapat notifikasi otomatis saat nasabah menunjukkan tanda-tanda churn.Â
Proses yang sebelumnya membutuhkan banyak tenaga admin kini bisa ditangani oleh sistem.
3. Properti
Agen properti mengandalkan SFA untuk mengelola ratusan prospek dengan status yang berbeda-beda. Sistem otomatis mengingatkan agen untuk follow-up setelah setiap kunjungan properti, dan manajer bisa memantau pipeline seluruh tim dari satu dashboard.
4. Distribusi dan Logistik
Perusahaan distribusi dengan puluhan salesman lapangan menggunakan fitur GPS tracking SFA untuk memantau aktivitas harian, mengoptimalkan rute kunjungan, dan memastikan setiap target kunjungan terpenuhi sesuai jadwal.
5. Pendidikan dan Pelatihan
Institusi pendidikan yang memiliki tim sales untuk menjangkau calon siswa menggunakan SFA untuk mengelola funnel pendaftaran. Dari prospek yang pertama kali mengisi formulir hingga konfirmasi pendaftaran, setiap tahap terpantau dan ditindaklanjuti secara sistematis.
Optimalkan Produktivitas Tim Sales Anda dengan Sales Force Automation Mekari Qontak
Dengan demikian, sales force automation (SFA) menjadi fondasi dalam tim sales yang bisa mengotomatisasi proses penjualan sehingga lebih produktif dalam melakukan penjualan.Â
Mekari Qontak menghadirkan solusi CRM yang mencakup fitur sales force automation lengkap, mencakup manajemen pipeline visual, pelacakan aktivitas lapangan via GPS, pelaporan real-time yang bisa dikustomisasi.
Bukan hanya itu saja, Aplikasi CRM Mekari Qontak juga bisa mengotomatiskan notifikasi dan follow-up, serta integrasi dengan WhatsApp Business API, serta sistem bisnis lainnya.
Jadi, tunggu apalagi? Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli Mekari Qontak dan dapatkan uji coba gratis Mekari Qontak hari ini!
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Sales Force Automation (FAQ)
Apa perbedaan utama antara SFA dan CRM?
Apa perbedaan utama antara SFA dan CRM?
SFA berfokus pada otomatisasi proses penjualan seperti manajemen prospek, follow-up, dan pelaporan. Sementara itu, CRM memiliki cakupan yang lebih luas, mencakup seluruh hubungan dengan pelanggan termasuk layanan purna jual. Dalam praktiknya, SFA sering menjadi bagian dari sistem CRM yang lebih lengkap.
Apakah bisnis kecil perlu menggunakan SFA?
Apakah bisnis kecil perlu menggunakan SFA?
Tidak harus menunggu bisnis besar untuk mulai menggunakan SFA. Bahkan bisnis kecil dengan tim sales 2-3 orang pun bisa merasakan manfaatnya, terutama untuk menghindari kesalahan follow-up dan memastikan tidak ada prospek yang terabaikan.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan SFA?
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan SFA?
Tergantung pada kompleksitas sistem dan ukuran tim. Implementasi dasar biasanya bisa diselesaikan dalam 1-2 minggu, termasuk konfigurasi awal dan pelatihan tim. Integrasi dengan sistem lain yang lebih kompleks bisa membutuhkan waktu lebih panjang.
Apakah aplikasi SFA bisa diakses dari perangkat mobile?
Apakah aplikasi SFA bisa diakses dari perangkat mobile?
Sistem SFA modern dirancang untuk mendukung mobilitas tim sales. Salesman di lapangan bisa mengakses pipeline, mencatat interaksi, dan memperbarui status deals langsung dari smartphone, tanpa perlu kembali ke kantor.
Bagaimana SFA membantu meningkatkan konversi penjualan?
Bagaimana SFA membantu meningkatkan konversi penjualan?
SFA memastikan setiap prospek ditindaklanjuti tepat waktu dan tidak ada yang terlewat. Dengan visibilitas pipeline yang lebih baik, manajer bisa mengidentifikasi deals yang membutuhkan perhatian lebih dan memberikan dukungan sebelum peluang tersebut hilang.
