Daftar isi
7 min read

Solusi Education CRM Terbaik untuk Instansi Pendidikan Indonesia

Tayang 03 November 2023
Diperbarui 26 Desember 2023
contoh implementasi education CRM
Solusi Education CRM Terbaik untuk Instansi Pendidikan Indonesia

Rahasia umum bahwa instansi pendidikan memiliki banyak data penting terkait siswa, administrasi dan materi pembelajaran. Akibatnya, sebagian instansi pendidikan kerap merasa kerepotan untuk mengelola data tersebut.

Namun dengan implementasi education CRM, manajemen data menjadi lebih praktis. Aplikasi CRM untuk instansi pendidikan ini mampu mengelola semua data dan informasi siswa dalam satu sistem terpadu.

Bahkan ketika masuk musim PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru), aplikasi CRM bisa digunakan untuk menyederhanakan proses pendaftaran dan menyeleksi calon siswa baru.

Pada artikel ini akan dijelaskan secara lengkap terkait penggunaan education CRM untuk mendukung operasional instansi pendidikan. Termasuk bagaimana cara menghadapi kendala yang sering dihadapi oleh lembaga pendidikan.

Yuk, simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.

Apa itu Education CRM?

Education CRM (Customer Relationship Management) adalah sistem yang memungkinkan instansi pendidikan seperti sekolah atau perguruan tinggi untuk mengelola hubungan lebih efisien dengan siswa, orang tua, staf, alumni, dan pemangku kepentingan lainnya.

Sistem CRM mampu menangani semua operasional lembaga pendidikan, mulai dari pendaftaran, melacak kemajuan akademik hingga manajemen penggalangan dana. Dengan demikian, lembaga pendidikan tidak perlu repot lagi menyelesaikan masalah administrasi tersebut secara manual.

Selain administrasi, sistem CRM juga bisa diintegrasikan dengan berbagai tools yang instansi pendidikan, seperti sistem manajemen pembelajaran, aplikasi akuntansi dan saluran komunikasi.

Integrasi CRM tersebut membantu menyediakan layanan terpusat untuk meningkatkan komunikasi instansi pendidikan dengan siswa dan orang tua. Oleh karena itu, wajar apabila saat ini banyak lembaga pendidikan yang menggunakan solusi education CRM.

Baca juga: Mengenal Apa itu CRM

Apa Kendala yang Dialami Instansi Pendidikan Tanpa Menggunakan CRM?

Sebelumnya telah dijelaskan bahwa saat ini sebagian instansi pendidikan telah menggunakan aplikasi CRM untuk mendukung operasional mereka. Hal tersebut tentu tidak lepas dari permasalahan-permasalah yang selama ini mereka hadapi.

Berikut kendala yang umumnya instansi pendidikan hadapi tanpa menggunakan CRM:

  • Kesulitan Mengelola dan Integrasi Data

Permasalahan umum yang paling banyak institusi pendidikan hadapi adalah jumlah data yang besar. Terlebih data tersebut masuk dari berbagai sumber, sehingga sangat sulit untuk mengelolanya.

Belum lagi banyaknya sistem atau platform berbeda yang digunakan untuk operasional pendidikan, kerap membuat instansi kerepotan untuk mengintegrasikan data. Pada akhirnya, permasalahan tersebut membuat manajemen data lembaga pendidikan tersebar dibeberapa platform.

Hal tersebut dapat ditangani dengan bantuan education CRM. Aplikasi CRM mampu mengelola data dalam satu sistem terpusat. Hal ini memberikan instansi pendidikan wawasan komperhensif untuk pengambilan keputusan yang lebih akurat.

  • Proses Pendaftaran yang Kompleks

Selain permasalahan data, sebagian instansi pendidikan juga seringkali memiliki proses pendaftaran yang rumit. Mulai dari tata cara pengajuan pendaftaran, melengkapi administrasi, pengajuan biaya, hingga persyaratan khusus lainnya.

Proses pendaftaran tersebut sebagian dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu lama. Belum lagi, admin harus memasukkan data satu persatu dalam sistem, sehingga rentan kesalahan manusia.

Penggunaan education CRM mampu menyederhanakan proses pendaftaran yang kompleks tersebut. Aplikasi CRM mengotomatiskan alur kerja pendaftaran dan mensentralisasi data calon siswa. Hal tersebut memudahkan untuk berkomunikasi dengan calon siswa.

  • Mengecewakan Siswa

Permasalahan terakhir yang paling sering institusi pendidikan hadapi adalah kekecewaan dari calon siswa atau peserta didik. Semua siswa tentu mengharapkan bisa berinteraksi dengan lancar. Tapi hal ini sulit dipenuhi karena terbatasnya jumlah admin dan akses data siswa.

Berbeda halnya apabila instansi pendidikan menggunakan CRM. Aplikasi CRM untuk instansi pendidikan menyediakan data terpusat yang bisa diakses kapan saja. Hal ini memudahkan admin dalam melayani kebutuhan siswa.

Apa Keuntungan Menggunakan Education CRM untuk Instasi Pendidikan?

Kegunaan education CRM untuk instansi pendidikan

Seperti dibahas sebelumnya bahwa banyak masalah yang instansi pendidikan hadapi tanpa CRM, terutama berkaitan dengan manajemen administrasi. Masalah tersebut bisa diselesaikan dengan bantuan aplikasi CRM.

Selain itu, education CRM juga memberikan manfaat lainnya untuk instansi pendidikan seperti berikut:

1. Meningkatkan Pengalaman Siswa

Keuntungan pertama adalah meningkatkan pengalaman siswa. Aplikasi CRM mengumpulkan dan mengelola semua informasi siswa seperti demografis, riwayat pendaftaran, catatan akademik, dan rincian lainnya dalam satu sistem database.

Informasi tersebut dapat diakses kapan saja saat diperlukan. Jadi saat ada siswa yang bertanya atau bermasalah, admin bisa mengakses informasi tersebut dengan mudah. Informasi tersebut juga dapat membatu instansi pendidikan untuk menjalin hubungan dengan siswa lebih personal.

2. Menyederhanakan Proses Pendaftaran Siswa

Selanjutnya, CRM dapat menyederhanakan proses pendaftaran dengan sistem otomatis. Sistem CRM mengelola fomulir pendaftaran, seleksi penerimaan peserta didik hingga pembayaran.

Rangkaian proses tersebut dikelola secara terpusat dalam satu sistem. Hal ini mempermudah dalam pelacakan dan pembuatan laporan.

3. Mengelola Alumni dan Donatur

Keuntungan penggunaan CRM untuk instansi pendidikan berikutnya adalah mengelola data alumni dan donatur. Data-data alumni tersimpan rapi dalam satu database, sehingga saat membutuhkannya untuk acara reuni atau penggalangan dana bisa mengaksesnya dengan mudah.

Selain data alumni, CRM juga mampu mengelola donasi dari berbagai aktivitas penggalangan dana. Semua informasi terkait pemasukan atau pengeluaran dana tercatat dengan rapi. Hal ini memudahkan dalam pembuatan laporan pertanggung jawaban.

4. Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan

Analisis data menjadi lebih mudah dengan bantuan CRM. Sebab semua data dan informasi operasional pendidikan tersimpan dalam satu sistem. Informasi tersebut ditampilkan dalam satu dasbor komprehensif. Hal ini memudahkan dalam analisis data.

Berdasarkan wawasan tersebut, instansi lebih mudah dalam pengambilan kebijakan untuk memperbaiki kualitas layanan pendidikan.

5. Respon lebih cepat

Terakhir, CRM membantu instansi pendidikan memberikan respon yang lebih cepat. Setiap pertanyaan yang ditanyakan bisa dijawab dengan baik berkat wawasan yang sistem CRM kumpulkan.

Terlebih sistem CRM bisa diintegrasikan dengan berbagai saluran komunikasi. Hal tersebut memudahkan admin merespon siswa dan orang tua peserta didik dari satu platform terpadu.

Baca juga: Manfaat CRM (Customer Relationship Management)

Apa saja Fitur utama CRM untuk Instansi Pendidikan?

Keuntungan yang CRM tawarkan tentu tidak lepas dari fitur yang dimiliki aplikasi manajemen hubungan pelanggan itu. Berikut fitur wajib yang dimiliki education CRM:

  • Manajemen data: mengumpulkan dan mengelola semua informasi siswa dalam satu database terpusat.
  • Manajemen pendaftaran: mengelola proses pendaftaran dalam satu sistem terpadu.
  • Monitoring kemajuan akademik: memantau indeks prestasi siswa, mulai dari nilai, jumlah kehadiran hingga catatan perilaku.
  • Integrasi media komunikasi: menghubungkan berbagai saluran komunikasi dalam satu platform.
  • Manajemen events: mengelola acara yang instansi pendidikan gelar, seperti pengalangan donasi, reuni alumni dan lainnya.
  • Laporan analisis: dasbor laporan seluruh aktivitas pendidikan yang bisa diakses secara real time untuk membuat kebijakan yang akurat.
  • Integrasi CRM: menghubungkan aplikasi CRM dengan sistem pendukung proses pembelajaran lainnya.

Baca juga:Fitur Unggulan CRM untuk Mendorong Pertumbuhan Bisnis

Bagaimana Contoh Penerapan CRM dalam Instansi Pendidikan?

Contoh Penerapan CRM dalam Instansi Pendidikan

Penggunaan CRM pada instansi pendidikan bukanlah hal yang baru. Banyak sekolah hingga perguruan tinggi menggunakan CRM untuk mempermudah proses pendaftaran hingga menjaga komunikasi dengan siswa berjalan lancar.

Contoh Universitas Maranatha menggunakan CRM dari Mekari Qontak untuk membantu mengelola pusat pelayanan mahasiswa. Penggunaan education CRM, membantu CS Universitas Maranatha menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh calon mahasiswa baru dengan cepat.

Keputusan penggunaan CRM diambil setelah banyak komplain dari siswa dan pendaftar baru terkait pelayanan tim customer service yang kurang memuaskan. Namun setelah menggunakan CRM, Universitas Maranatha berhasil meningkatkan kepuasan mahasiswa hingga dua kali lipat.

“Intake mahasiswa meningkat sebanyak 5 % setiap bulannya dibandingkan tahun sebelumnya (sebelum menggunakan Mekari Qontak).” Edwin Handoko, Ketua Penelusuran Bakat dan Admisi Universitas Maranatha.

Baca juga: Tips Memilih Vendor CRM yang Tepat

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan education CRM berguna untuk menyederhanakan proses pendaftaran dan menjaga hubungan dengan siswa, alumni dan donatur. Hal tersebut mendukung operasional instasi pendidikan agar lebih teratur.

Mekari Qontak menawarkan aplikasi CRM terbaik untuk instansi pendidikan Indonesia. Aplikasi Mekari Qontak memiliki sistem otomatisasi yang mengelola seluruh operasional instansi pendidikan menjadi lebih efisien. Dengan begitu, mutu instansi pendidikan juga menjadi lebih baik.

Maka dari itu, wajar apabila Mekari Qontak dipercaya oleh lebih dari 3500 instasi pendidikan dan perusahaan terkemuka di Indonesia. Keamanan informasi dan client Mekari Qontak juga tidak perlu dikhawatirkan karena telah mendapatkan ISO 27001.

Jadi tunggu apa lagi? Coba Gratis Aplikasi CRM terbaik dari Mekari Qontak atau Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim Mekari Qontak Sekarang!

Referensi

Kategori : BisnisCRM
WhatsApp WhatsApp Sales