Cara Meningkatkan Pelayanan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) dengan CRM Omnichannel

Sekolah selalu dihadapkan pada proses Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) setiap tahunnya. Namun, PPDB yang tidak dikelola dengan baik dapat menimbulkan permasalahan bagi sekolah.

Mekari Qontak memberikan panduan untuk sekolah meningkatkan pelayanan PPDB agar lebih efisien dan profesional, sehingga dapat memberikan pengalaman terbaik bagi semua pihak yang terlibat.

Tantangan Utama dalam Pelayanan PPDB Sekolah

Selama menjalankan proses penerimaan peserta didik baru, sebagian sekolah mungkin menghadapi tantangan berikut:

1. Kurangnya Sistem Digital

Masih banyak sekolah di Indonesia masih mengandalkan proses manual untuk PPDB, seperti formulir pendaftaran fisik dan pencatatan data manual. Hal ini tidak hanya membutuhkan waktu lama, tetapi juga rentan terhadap kesalahan administratif.

Solusi terbaik permasalah ini adalah memilih aplikasi yang dapat mengintegrasikan seluruh data pendaftaran, seperti sistem CRM. Aplikasi CRM mampu mengelola seluruh data secara otomatis. Hal ini memudahkan dalam mengaksesnya.

Baca juga: Software Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

2. Kurang Informasi yang Jelas

Tantangan lainnya adalah banyak peserta didik dan orang tua yang bingung dengan alur pendaftaran, syarat, dan jadwal PPDB. Akibatnya, banyak pesan masuk untuk meminta kejelasan yang menyebabkan sekolah sering kewalahan meresponnya.

Solusi terbaik untuk permasalahan ini dengan memanfaatkan teknologi otomatisasi seperti chatbot AI. Program kecerdasan buatan ini mampu merespon semua pertanyaan calon peserta didik dan orang tua secara otomatis.

3. Antrean yang Tidak Terkelola

Antrean panjang sering terjadi saat proses pendaftaran, terutama di sekolah yang masih menggunakan metode pendaftaran offline. Hal ini menciptakan ketidaknyamanan dan membuang waktu.

Jika menghadapi situasi serupa, cobalah berinovasi dengan membuat sistem antrian online. Manfaatkan teknologi yang ada untuk mengambil nomor antrian online, sehingga tercipta kenyamanan bagi peserta didik dan orang tua yang ingin mendaftar.

4. Kesalahan Administrasi

Tidak sedikit sekolah yang melakukan kesalahan dalam pengelolaan data peserta, seperti duplikasi atau kehilangan data. Kesalahan ini sering terjadi akibat kurangnya sistem pengelolaan yang terintegrasi.

Padahal kesalahan serupa bisa dihindari saat sekolah menggunakan aplikasi otomatisasi seperti CRM Omnichannel. Aplikasi ini mampu memusatkan semua data dari berbagai sumber secara otomatis. Hal ini memudahkan sekolah untuk melacak dan mengelolanya.

Bagaimana Cara Meningkatkan Pelayanan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB)?

Berikut beberapa cara untuk meningkatkan pelayanan penerimaan peserta didik baru (PPDB) yang bisa dicoba:

1. Menggunakan Sistem PPDB Online

Pertama, cobalah untuk beralih menggunakan platform digital untuk mempermudah proses pendaftaran. Melalui sistem PPDB online, peserta didik dapat mendaftar dari mana saja dan kapan saja, serta meminimalkan potensi kesalahan data.

Dalam hal ini, sekolah bisa membuat aplikasi berbasis web khusus yang telah disesuaikan dengan kebutuhan institusi.

Pastikan platform tersebut user-friendly, memiliki fitur pelaporan, dan dapat diakses di berbagai perangkat. Hal ini dapat menghemat waktu, meningkatkan akurasi data, dan mengurangi antrian pendaftaran.

2. Memberikan Informasi yang Transparan

Cara meningkatkan pelayanan PPDB lainnya adalah menyediakan informasi tentang alur pendaftaran, persyaratan, jadwal, dan kontak resmi melalui situs web sekolah atau media sosial. Gunakan infografik untuk menyajikan informasi secara ringkas dan menarik.

Transparansi informasi seperti ini sangat penting untuk memastikan peserta didik dan orang tua untuk memahami alur PPDB dengan baik.

3. Berikan Pelayanan Terbaik

Pelayanan yang baik dapat menciptakan kesan positif bagi calon peserta didik dan orang tua. Dalam hal ini bisa menggunakan sistem nomor antrian atau sistem reservasi waktu untuk mengurangi antrian panjang.

Sediakan area tunggu yang nyaman dengan fasilitas dasar seperti air minum dan aksesibilitas bagi penyandang disabilitas. Kemudian latih petugas pendaftaran agar bersikap ramah, profesional, dan mampu memberikan informasi dengan jelas.

4. Penggunaan Teknologi Chatbot atau FAQ Otomatis

Sebagai upaya untuk meningkatkan pelayanan PPDB, chatbot bisa dimanfaatkan untuk menjawab pertanyaan umum dengan cepat dan efisien. Teknologi ini semakin relevan untuk mempercepat komunikasi dan mengurangi beban kerja staf.

Baca juga: AI Chatbot untuk Pendidikan: Solusi Inovatif dalam Pembelajaran

5. Evaluasi Kinerja Pelayanan PPDB

Evaluasi adalah langkah penting untuk meningkatkan kualitas layanan PPDB di masa mendatang. Untuk mendapatkan hasil evaluasi yang tepat, libatkan orang tua dan peserta didik.

Cobalah untuk melakukan survei terhadap peserta dan orang tua setelah proses PPDB selesai. Selanjutnya, analisis masukan dari mereka untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

Apa Keuntungan dari Pelayanan PPDB yang Baik?

Saat sekolah berhasil meningkatkan kualitas pelayanan PPDB, banyak keuntungan yang akan diperoleh seperti berikut:

1. Meningkatkan Reputasi Sekolah

Sekolah yang dikelola secara profesional seperti proses penerimaan siswa yang transparan dan efisien lebih dipercaya masyarakat. Hal ini bisa menjadi daya tarik sekolah untuk mendapatkan lebih banyak calon peserta didik berkualitas.

2. Mengurangi Beban Kerja

Penerapan teknologi pada proses PPDB mendorong terciptanya pelayanan yang efisien. Hal ini juga membantu staf sekolah untuk lebih fokus pada tugas lain yang lebih penting.

3. Mempermudah Orang Tua dan Peserta Didik

Sistem pelayanan PPDB yang baik memiliki alur yang jelas dan proses yang cepat. Pelayanan yang baik ini akan meningkatkan kepuasan mereka terhadap sekolah.

Bagaimana Cara Mekari Qontak Membantu Meningkatkan Pelayanan PPDB melalui CRM & Omnichannel?

Mekari Qontak menawarkan aplikasi Omnichannel CRM yang bisa dimanfaatkan untuk pelayanan PPDB lebih efisien. Berikut beberapa contoh penggunaan fitur Mekari Qontak:

1. Pengelolaan Data Peserta Secara Terpusat

Aplikasi CRM Mekari Qontak memungkinkan sekolah untuk menyimpan dan mengelola data calon peserta didik secara terorganisir.

Staff sekolah bisa memasukkan data pendaftaran ke dalam CRM, baik secara manual maupun otomatis melalui integrasi dengan formulir online.

Kemudian, gunakan fitur segmentasi untuk mengelompokkan calon peserta berdasarkan kebutuhan, seperti jenjang pendidikan atau status pendaftaran. Dengan demikian, staf bisa lebih mudah dalam memantau status pendaftaran.

Baca juga: Solusi Education CRM Terbaik untuk Instansi Pendidikan Indonesia

2. Automasi Komunikasi dengan Orang Tua dan Calon Peserta Didik

Chatbot AI Mekari Qontak memberikan fleksibilitas sekolah untuk mengirimkan pesan otomatis kepada orang tua atau peserta didik di beberapa saluran komunikasi, seperti e-mail, WhatsApp, Media Sosial dan lainnya. Pesan yang dikirimkan beragam seperti:

• Kirim Notifikasi dan Pengingat otomatis tentang batas waktu pendaftaran atau jadwal wawancara
• Kirimkan panduan lengkap PPDB ke semua pendaftar melalui email atau WhatsApp dengan fitur automasi CRM
• Mengirimkan email konfirmasi setelah calon peserta berhasil mendaftar
• Berikan informasi otomatis terkait wawancara atau pengumuman hasil seleksi

3. Survei Tingkat Kepuasan Pelayanan PPDB

Mekari Qontak tidak hanya membantu dalam pengelolaan data dan automasi komunikasi, tetapi juga menjadi alat penting dalam mengevaluasi kualitas pelayanan melalui survei kepuasan.

Melalui dasbor CSAT, pihak sekolah bisa memantau sejauh mana siswa dan orang tua peserta didik puas dengan pelayanan PPDB.

Hal ini memberikan wawasan berharga yang dapat digunakan untuk meningkatkan pengalaman calon peserta didik dan orang tua.

4. Broadcast Informasi Penting ke Siswa dan Orang Tua

Mekari Qontak juga memiliki fitur broadcast yang bisa digunakan oleh sekolah mengirimkan pesan secara masal. Pesan penting seperti informasi kalender akademik, reminder pembayaran biaya akademik dan lainnya bisa dikirimkan ke ribuan kontak dengan sekali klik.

Kemampuan broadcast ini menghemat waktu staff, tanpa takut ada satu pesan yang terlewat. Dengan demikian, semua informasi tersampaikan dengan baik.

5. Analisis dan Evaluasi Proses PPDB

Aplikasi CRM Mekari Qontak menyediakan laporan dan analitik yang bisa dikustom untuk membantu sekolah mengevaluasi kinerja PPDB, seperti jumlah pendaftar, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pendaftaran, dan tingkat kepuasan peserta.

Dengan fitur pelaporan ini, sekolah bisa melakukan beberapa hal berikut:

• Memantau progres pendaftaran dengan melihat jumlah pendaftar, status pendaftaran, dan permasalahan yang sering terjadi
• Survei kepuasan setelah proses PPDB selesai untuk mengetahui tingkat kepuasan peserta dan orang tua
• Tracking pendaftaran dengan melacak dokumen yang sudah diunggah dan pembayaran yang sudah dilakukan

Sekilas Kisah Sekolah Mutiara Bunda yang Sukses Meningkatkan Pelayanan PPDB

Sekolah Mutiara Bunda adalah sekolah inklusi pertama di Bandung yang menyediakan pendidikan dari tingkat TK, SD, SMP, hingga SMA. Sekolah yang berdiri sejak tahun 1995 ini, selalu menghadapi permasalahan komunikasi, terutama saat proses PPDB setiap tahunnya.

Mutiara Bunda mengaku kesulitan dalam menyampaikan berbagai informasi penting kepada orang tua murid karena terbatas satu platform WhatsApp.

Belum lagi, petugas harus mengirimkan pesan satu persatu ke orang tua siswa. Akibatnya, tidak semua informasi tersampaikan dengan baik kepada orang tua siswa.

Namun hal tersebut berubah setelah menggunakan Mekari Qontak. Pihak sekolah bisa menyampaikan informasi lebih cepat dan efisien dengan fitur broadcast omnichannel Mekari Qontak.

Selain itu, fitur pelaporan Mekari Qontak membantu memastikan bahwa seluruh informasi telah diterima oleh pihak yang dituju dalam satu dasbor interaktif.

“Manfaat dari Mekari Qontak tidak hanya dirasakan oleh tim Humas, tetapi juga oleh tim keuangan yang memanfaatkan fitur blast untuk pemberitahuan pembayaran. Dengan Mekari Qontak, pekerjaan menjadi lebih cepat dan respons yang diberikan lebih baik.”

Effrina Adriani – Humas Yayasan Cahaya Mutiara (Sekolah Mutiara Bunda)

Tingkatkan Kualitas Pelayanan PPDB Anda Sekarang

Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) selalu menjadi hari tersibuk setiap tahunnya. Pasalnya proses ini menentukan kualitas siswa yang diterima yang bisa berdampak pada reputasi dan prestasi sekolah di masa mendatang.

Oleh sebab itu, sekolah harus bisa menyelenggarakan PPDB yang efisien, profesional, dan memberikan pengalaman positif bagi semua pihak yang terlibat. Hal ini tidak hanya meningkatkan kepercayaan masyarakat tetapi juga mendukung terciptanya lingkungan pendidikan yang lebih baik.

Salah satu hal yang bisa sekolah lakukan adalah menggunakan omnichannel CRM dari Mekari Qontak. Aplikasi Mekari Qontak mampu mengumpulkan dan mengelola semua interaksi sekolah dengan orang tua peserta didik.

Selain itu, sekolah juga bisa memanfaatkan chatbot Mekari Qontak untuk merespon setiap pertanyaan orang tua siswa tentang PPDB secara otomatis dalam hitungan detik. Dengan demikian, sekolah tidak perlu khawatir kehilangan calon siswa cerdas dan berprestasi.

Tertarik menggunakannya? Coba Demo Produk Mekari Qontak untuk tingkatkan pelayanan PPDB Sekolah Anda dengan hubungi kami sekarang!