Logistic CRM: Solusi Terbaik untuk Kelola Pengiriman dan Transportasi Logistik

Sebagai penyedia jasa, perusahaan logistik perlu memperhatikan hubungan dengan pelanggan jika ingin berkembang.

Faktanya, mengelola hubungan pelanggan tidak mudah. Sebab setiap pelanggan memiliki kebutuhan dan perspektif berbeda.

Berbeda halnya saat perusahaan logistik menggunakan CRM untuk menjalin hubungan personal dengan pelanggan. Pasalnya sistem CRM menyimpan semua interaksi pelanggan dalam satu database.

Informasi tersebut bisa digunakan untuk memberikan layanan personal sesuai kebutuhan pelanggan.

Simak penjelasan selengkapnya mengenai penggunaan CRM untuk industri logistik dan kendala apa yang mungkin mereka hadapi pada artikel berikut.

Apa Itu Logistic CRM?

Logistic CRM adalah sistem manajemen hubungan pelanggan yang membantu meningkatkan operasional bisnis logistik.

Sistem ini berfungsi untuk menyusun data yang berisi berbagai wawasan terkait pelanggan serta operasional logistik seperti gudang, transportasi hingga keuangan.

Dengan kemampuan tersebut, bisnis bisa memonitor seluruh operasional logistik, sehingga bisa memberikan layanan pelanggan yang lebih baik.

Misalnya memberikan informasi pelanggan terkait lokasi paket kiriman mereka secara real time.

Di sisi lain, implementasi CRM pada penyedia layanan logistik juga dapat mempercepat proses pengiriman, termasuk melacak kinerja agen yang bertugas. Hal ini mendorong produktivitas semakin meningkat.

Menurut riset Aberdeen, organisasi yang mengimplementasikan CRM mengalami peningkatan signifikan dalam kinerja penjualan mereka. Mulai pencapaian total target tim 32% lebih baik dan pencapaian target individual yang 24% lebih tinggi. Selain itu, juga terjadi peningkatan konversi hingga 23%.

Fakta tersebut menunjukkan bahwa mengimplementasikan solusi CRM dapat menyebabkan peningkatan signifikan dalam kinerja penjualan, produktivitas tim, dan keseluruhan keberhasilan organisasi.

Kendala yang Industri Logistik Hadapi Tanpa CRM

Penjelasan sebelumnya menggambarkan kegunaan CRM. Namun, mungkin Anda belum terbayang bagaimana hal tersebut berpengaruh pada bisnis Anda.

Sebaliknya, mungkin Anda pernah merasakan tantangan berikut sebelum menggunakan CRM:

• Respon Lambat yang Membuat Pelanggan Kecewa

Tantangan pertama adalah menghadapi sejumlah pertanyaan pelanggan. Sebagian dari mereka mungkin menanyakan posisi barang yang dikirim.

Namun terbatasnya informasi yang Anda miliki karena sistem yang tidak terkoneksi, kesulitan melacak keberadaan barang itu. Imbasnya Anda membutuhkan waktu lama untuk merespon pertanyaan tersebut.

Kondisi tersebut mungkin kerap kali Anda rasakan. Namun bagi pelanggan hal tersebut cukup menjengkelkan. Akibatnya, mereka kecewa dan enggan untuk bertransaksi kembali dengan Anda.

Berbeda halnya jika Anda menggunakan solusi CRM. Semua aktivitas pengiriman bisa dilacak secara real tim dari satu dasbor kapan saja dan dimana saja. Jadi Anda juga bisa memberikan kepastian pada pelanggan lebih cepat.

• Kesulitan Mengatur Rute Pengiriman

Permasalahan lain yang kerap perusahaan logistik hadapi adalah memetakan alur perjalanan kurir pengirim. Hal ini lantaran minimnya informasi posisi pelanggan atau penerima paket.

Kondisi tersebut membuat kinerja kurir jadi tidak efisien. Mereka mungkin mengirim barang dari satu tempat ke tempat lain yang berjauhan, kemudian kembali dekat tempat pertama. Hal ini menyita waktu dan uang.

Berbeda apabila Anda menggunakan CRM. Pada awal penugasan, Anda bisa mengetahui posisi pelanggan. Setelah itu, Anda bisa menentukan rute terbaik melalui GPS. Bahkan GPS CRM tetap bisa diakses melalui mobile meski tanpa koneksi internet.

• Menangani Permintaan Mendesak

Pada kesempatan tertentu mungkin Anda meminta permintaan mendesak dari pelanggan. Misalnya seorang produsen ingin mengirimkan barang ekspor dalam jumlah banyak ke luar negeri dengan cepat.

Disisi lain, Anda perlu mempertimbangkan kesanggupan tim layanan untuk menerima pesanan tersebut. Jadi pengiriman bisa tepat waktu sesuai permintaan.

Kondisi tersebut membutuhkan respon cepat dari perusahaan Anda. Jika tidak, kemungkinan besar mereka akan berpaling ke kompetitor untuk selamanya.

Hal tersebut tidak akan terjadi saat Anda menggunakan CRM. Pasalnya CRM dilengkapi dengan manajemen inventory yang menampilkan seluruh kapasitas gudang dan beban kerja setiap karyawan.

Informasi tersebut bisa Anda gunakan untuk mengambil keputusan menerima pesanan pelanggan tersebut lebih cepat. Anda juga bisa mengatur prioritas pesanan untuk segera ditangani pada dasbor CRM.

• Kesulitan dalam Melacak Barang

Permasalahan lain yang kerap jasa logistik hadapi adalah kesulitan dalam mengetahui posisi barang saat pengiriman.

Hal tersebut dikarenakan tidak adanya sistem informasi terpusat, sehingga tim di lapangan kesulitan untuk memperbarui informasi barang secara real-time.

Kondisi tersebut bisa dicegah saat Anda menggunakan CRM. Aplikasi tersebut dilengkapi dengan GPS yang bisa mengetahui posisi kurir secara real time.

Selain itu, kurir juga bisa memperbarui informasi langsung di lapangan melalui mobile apps.

• Menanggulangi Kenaikan Tarif atau Biaya Tak Terduga

Tantangan terakhir dalam menjalankan perusahaan logistik adalah adanya perubahan tarif transportasi yang mungkin karena kenaikan BBM atau faktor lainnya. Hal ini mau tidak mau membuat Anda harus menaikan tarif jasa logistik.

Sementara itu, sebagian pelanggan tentu tidak ingin mendengar kenaikan harga dengan alasan apapun. Hal tersebut menimbulkan tantangan dalam berkomunikasi tentang kenaikan tarif logistik.

Solusi terbaik dari permasalahan tersebut mungkin bisa dimulai menggunakan CRM logistik . Aplikasi CRM akank memberitahu tentang tren yang mempengaruhi kinerja pengiriman layanan, alokasi kapasitas, kenaikan tarif, biaya tambahan bahan bakar, dan sebagainya.

Baca juga: Solusi Efisiensi Layanan Bisnis Logistik

Mengapa Perusahaan Logistik Harus Menggunakan Sistem CRM?

Perusahaan penyedia jasa logistik sangat rentan terhadap tantangan seperti yang disebutkan sebelumnya. Untuk mengatasi rintangan-rintangan ini, aplikasi CRM menjadi solusi terbaik.

Berikut adalah cara aplikasi CRM dapat memberikan manfaat pada industri logistik:

• Memfasilitasi komunikasi lintas tim di semua departemen.
• Meningkatkan delegasi tugas dan memungkinkan Anda melihat status proyek secara real-time.
• Menyederhanakan proses pengiriman seiring menjaga konsistensi hubungan dengan pelanggan jangka panjang.
• Menawarkan integrasi untuk meningkatkan ROI
• Mengotomatiskan tugas-tugas membosankan seperti mencatat pesanan berulang, konfirmasi pembayaran, tautan pelacakan, dll dalam satu sistem.
• Mensentralisasi data, mendorong manajemen jadwal pengiriman yang lebih baik.
• Memisahkan pengiriman prioritas dan memberi tahu tim tentang keterlambatan pengiriman yang tidak terduga.

Apa saja Fitur Wajib dalam Logistics CRM?

Manfaat CRM logistics tidak dapat bisnis rasakan tanpa dukungan fitur canggih. Berikut fitur-fitur yang wajib dimiliki CRM logistik adalah

1. Memusatkan Seluruh Data dan Informasi

Fitur CRM paling penting pertama memunginkan perusahaan logistik untuk mengumpulkan semua informasi terkait pemesanan, pengiriman, ketersediaan gudang, hingga alur kerja tim dalam satu sistem terpadu.

2. Lacak Pesanan dan Tugas

Fitur CRM berikutnya memudahkan dalam melacak tugas dan pesanan dalam dasbor pipeline. Melalui dasbor tersebut, Anda akan mendapatkan pemberitahuan instan tentang setiap perubahan dalam pipeline.

Hal tersebut akan membantu tim Anda bereaksi secara real-time untuk menyelesaikan masalah pengiriman, memberi prioritas pada tugas-tugas mendesak, dan terus menjaga kepuasan pelanggan.

3. Automasi Proses

Fitur CRM berikutnya memungkinkan tim untuk meningkatkan kinerja mereka. Fitur ini secara otomatis mengelola tugas-tugas berulang seperti membuat pesanan, invoice pembayaran, melacak pengiriman, dan lainnya.

4. Mobile App

Selanjutnya, sebagian CRM menyediakan versi mobile app sehingga lebih fleksibel. Melalui mobile App CRM, kurir di lapangan bisa tahu tentang rute, lalu lintas, dan perubahan cuaca, sehingga mereka dapat tetap mengikuti jadwal pengiriman.

Selain itu, pekerja lapangan juga dapat menangkap dan berbagi dokumen penting (misalnya, bukti pengiriman dan kwitansi) saat bepergian, mengurangi pekerjaan kertas dan entri manual.

5. Pelaporan dan Analisis yang Akurat

Terakhir, fitur yang wajib CRM logistics miliki adalah pelaporan mendalam seluruh operasional bisnis. Hal ini membantu Anda menganalisis rute dan jadwal pengiriman masa lalu untuk merencanakan alur kerja yang paling efisien.

Baca juga: Fitur unggulan CRM lainnya

Contoh Penerapan Sistem CRM dalam Industri Logistik

Salah satu perusahaan logistik asal Amerika, GlobalTanz telah merasakan manfaat dari penggunaan CRM. Perusahaan tersebut berhasil meningkatkan hubungan dengan klien secara efektif.

Sebagai penyedia solusi logistik pihak ketiga (3PL), GlobalTranz sebelumnya menggunakan Microsoft Access dan sistem manajemen basis data, untuk mencatat seluruh database mereka.

Namun aplikasi tersebut tidak cukup untuk mengelola seluruh data yang terus bertambah seiring perkembangan bisnis.

Hingga pada akhirnya, GlobalTranz mengadopsi CRM untuk kebutuhan pengolahan data. CRM juga memudahkan dalam mencari prospek baru dan mendaftarkan mereka untuk bekerja sama dengan GlobalTranz.

Selain itu, fitur CRM membantu melacak setiap interaksi dengan pelanggan, dan memudahkan tim untuk melayani mereka dan membantu mereka mengirimkan kargo.

Saat ini, GlobalTranz memiliki jaringan impresif sebanyak 34.000 pengangkut dan telah melayani lebih dari 25.000 pelanggan pengiriman.

Dengan CRM, produktivitas GlobalTranz terus meningkat. Hal ini dikarenakan tim GlobalTranz secara efektif mengelola hubungan dengan pelanggan.

Baca juga: Contoh Implementasi CRM pada Perusahaan Lainnya

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan CRM untuk industri logistik memberikan pengaruh positif. Misalnya meningkatkan produktivitas agen hingga terjalin hubungan kuat dengan pelanggan.

Hal tersebut tentu bisa perusahaan dapat setelah menemukan penyedia CRM yang tepat. Sebab tidak semua penyedia CRM menawarkan fitur lengkap, fleksibilitas dan kemudahan dalam mengoperasikannya.

Berbeda dengan Mekari Qontak yang menawarkan aplikasi CRM yang telah digunakan lebih dari 3.500 perusahaan terkemuka di Indonesia. Mekari Qontak menawarkan fitur lengkap yang mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Coba Gratis Aplikasi CRM terbaik dari Mekari Qontak atau Konsultasikan Kebutuhan bisnis Anda Gratis dengan tim ahli dari Mekari Qontak Sekarang.