Manajemen Tiket: Pengertian & Cara Memilih Sistem yang Tepat

Manajemen tiket yang baik sangat bisnis perlukan untuk mengelola semua permintaan pelanggan secara efisien. Dengan demikian, bisnis bisa menyajikan layanan pelanggan yang memuaskan.

Pelajari panduan sistem manajemen tiket pelanggan secara lengkap beserta contohnya pada artikel Mekari Qontak berikut.

Apa Itu Manajemen Tiket?

Manajemen tiket adalah proses pengelolaan permintaan untuk menyelesaikan masalah atau kendala teknis yang pelanggan alami. Sistem ini membantu perusahaan menangani berbagai permintaan secara terorganisir dan efisien.

Aplikasi manajemen tiket seperti CRM (Customer Relationship Management) banyak digunakan untuk mengumpulkan permintaan dari berbagai saluran seperti email, chat, dan media sosial, lalu mengkonversinya menjadi tiket yang dapat diprioritaskan sesuai urgensi.

Mengutip BMC Helix ITSM Benchmark Report bahwa sistem manajemen tiket yang diintegrasikan dengan otomatisasi alur kerja dapat meningkatkan efisiensi penanganan tiket hingga 50%.

Baca juga: Eskalasi Tiket: Jenis, Proses, dan Tips Praktisnya

Apa saja Manfaat Manajemen Tiket bagi Bisnis?

Sistem manajemen tiket telah menjadi solusi penting bagi berbagai industri seperti perjalanan, hiburan, dan acara untuk meningkatkan efisiensi waktu dan biaya. Berikut manfaat lainnya dengan melakukan pelacakan tiket:

1. Pengelolaan Data yang Optimal

Perusahaan dapat menyimpan dan menganalisis data pelanggan, transaksi, serta stok dengan lebih akurat. Hal ini mempermudah bisnis dalam pengambilan keputusan.

2. Proses Pemesanan Lebih Praktis

Selain permintaan layanan pelanggan, tiket juga bisa dideskripsikan sebagai pemesanan barang. Dengan otomatisasi tiket, transaksi jual beli bisa lebih cepat dan nyaman.

3. Kualitas Layanan yang Lebih Baik

Kemudahan yang manajemen tiket tawarkan bisa berdampak positif bagi pelanggan. Misalnya, workflow manajemen tiket yang memungkinkan pelanggan untuk memilih kursi, jadwal, serta metode pembayaran dengan nyaman.

4. Pengelolaan Tiket Lebih Efisien

Sistem ini memungkinkan pemantauan penjualan tiket secara real-time, pengelolaan stok yang lebih baik, serta pemrosesan refund yang lebih cepat, sehingga meningkatkan produktivitas bisnis.

5. Integrasi dengan Sistem Lain

Sistem manajemen tiket dapat terhubung dengan CRM, email, chatbot, dan berbagai platform lain. Integrasi ini memungkinkan otomatisasi layanan pelanggan, pengiriman notifikasi, serta analisis data yang lebih terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Baca juga: Chatbot CRM: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Penerapannya

Bagaimana Cara Manajemen Tiket yang Baik?

Sistem manajemen tiket yang efektif sangat penting untuk meningkatkan layanan pelanggan dan memastikan setiap permintaan ditangani dengan baik. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam mengoptimalkan sistem ini:

1. Pastikan Menggunakan Aplikasi CRM dengan Fitur Lengkap

Pertama, gunakan aplikasi CRM untuk pengelolaan tiket secara terpadu. Pastikan CRM terintegrasi omnichannel, sehingga sistem secara otomatis bisa mengumpulkan tiket dari berbagai saluran komunikasi seperti email, aplikasi pesan, media sosial dan lainnya.

Misalnya seperti aplikasi CRM Mekari Qontak yang terintegrasi dengan banyak saluran komunikasi. Kemudian tiket yang terkumpul akan dialokasikan ke agen yang tersedia oleh aplikasi Mekari Qontak.

Selain itu, Mekari Qontak memungkinkan Anda untuk mengelompokkan tiket sesuai platform asalnya. Mekari Qontak juga memiliki fitur manajemen pipeline dengan filter prioritas, dan template respons otomatis, sehingga pelayanan pelanggan lebih cepat dan terorganisir.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

2. Kelola Tiket Secara Efektif

Selanjutnya, Anda bisa mengelola tiket dengan mengatur tingjat prioritas berdasarkan urgensi atau metode “masuk pertama, keluar pertama.” Kategorisasi pelanggan ini membantu tim fokus pada akun yang lebih kritis.

Maka sebab itu, setiap tiket harus memiliki status yang jelas, seperti “Buka” atau “Tertunda,” agar tidak terabaikan. Dalam hal ini, Mekari Qontak bisa membantu Anda mengatur workflow manajemen tiket secara otomatis, dan notifikasi pengingat yang memastikan tidak ada tiket terabaikan.

3. Optimalkan Kinerja Tim Layanan

Terakhir, pastikan anda memberikan dukungan penuh untuk tim bekerja secara maksimal tanpa terbebani. Salah satunya dengan memanfaatkan teknologi yang mempermudah kerja tim.

Mekari Qontak membantu tim layanan tetap produktif dengan analisis data pelanggan dan pemantauan metrik performa seperti waktu respons serta tingkat kepuasan. Dengan dashboard terpusat, tim dapat bekerja lebih efisien dan meningkatkan kualitas layanan pelanggan.

Tips Memilih Tools Manajemen Tiket yang Tepat

Pemanfaatan teknologi sangat penting untuk pengelolaan tiket seperti dijelaskan sebelumnya. Oleh sebab itu, Anda perlu memilih tools yang tepat agar bisa mendapatkan hasil optimal. Ikuti tips berikut:

• Identifikasi Kebutuhan Bisnis: Pastikan tools mendukung integrasi dengan platform yang dibutuhkan, seperti WhatsApp ticketing, media sosial atau chatbot.
• Fitur Utama: Pilih sistem dengan dukungan multichannel, otomatisasi, laporan, dan dashboard untuk analisis kinerja.
• Kemudahan Penggunaan: Pastikan antarmuka ramah pengguna agar tim customer service dapat bekerja lebih efisien.
• Dukungan & Keamanan: Pilih vendor dengan layanan pelanggan 24/7 serta sistem keamanan andal yang bersertifikasi.
• Bandingkan Solusi Populer: Bandingkan berbagai sistem terbaik di pasaran untuk menemukan yang paling sesuai.

Baca juga: Rekomendasi Helpdesk Ticketing System Terbaik untuk Bisnis

Contoh Sukses Implementasi Manajemen Tiket System dalam Bisnis

PT Anugerah Pharmindo Lestari (APL) merupakan penyedia fasilitas kesehatan yang mengalami tantangan saat harus menghadapi tiket dari volume panggilan pelanggan tinggi. Akibatnya, APL kewalahan untuk memberikan respon cepat untuk setiap tiket pelanggan yang masuk.

Namun setelah mengadopsi solusi Mekari Qontak, APL mengintegrasikan berbagai saluran komunikasi dan mengotomatiskan respon pelanggan. Pendekatan ini berhasil meningkatkan efisiensi tim call center APL lebih dari 50%, dengan akses data pelanggan 75% lebih cepat.

“Sejak menggunakan Mekari Qontak, efisiensi tim kami meningkat. Proses konfirmasi yang sebelumnya memakan waktu kini lebih cepat, sehingga tim Call Center bisa lebih fokus pada layanan utama tanpa terganggu oleh hal-hal administratif.”

Irwan Setiawan – Leader Call Center Team – APL

Otomatisasi Manajemen Tiket Pelanggan Anda dengan Mekari Qontak

Sistem manajemen tiket yang baik membantu bisnis meningkatkan efisiensi layanan pelanggan dengan mengelola permintaan secara terstruktur. Dengan solusi seperti Mekari Qontak, perusahaan dapat mengotomatisasi alur kerja, mengintegrasikan berbagai saluran komunikasi, serta memantau kinerja tim secara real-time.

Penyedia fasilitas kesehatan, APL telah membuktikan menggunaakan tools manajemen tiket dari Mekari Qontak berhasil meningkatkan waktu respon dan produktivitas tim call center. Hal ini juga berdampak positif pada meningkatkan kepuasan pelanggan.

Ingin meningkatkan efisiensi layanan pelanggan juga?  Gunakan solusi manajemen tiket dari Mekari Qontak dan berikan pengalaman terbaik bagi pelanggan Anda dengan Hubungi Kami Sekarang!