Mengenal Follow Up: Pengertian, Cara, dan Contohnya dalam Bisnis

Istilah follow up identik dengan kata kerja tindak lanjut. Istilah ini banyak bisnis gunakan untuk menindaklanjuti prospek menjadi pelanggan yang melakukan pembelian.

Upaya bisnis untuk melakukan follow up juga beragam, tergantung pada kebutuhan atau media yang digunakan. Follow up menjadi solusi cerdas untuk membangun hubungan dengan prospek maupun klien.

Namun, Anda tidak perlu bingung karena dalam artikel ini Mekari Qontak akan mengupas tuntas tentang apa itu follow up. Simak artikel ini hingga tuntas!

---

Apa Itu Follow Up?

Follow up adalah kegiatan menindaklanjuti suatu tugas, kegiatan, dan pembicaraan. Follow up berasal dari istilah bahasa Inggris yang digunakan juga menggambarkan tindakan melanjutkan atau mengejar suatu hal.

Sementara dalam konteks bisnis atau pekerjaan, follow up berarti mengambil langkah-langkah lebih lanjut untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Contohnya, bisnis harus mampu memancing respon dari calon pelanggan untuk membeli produk yang ditawarkan. Untuk mencapai hal tersebut, bisnis harus menghubungi calon pelanggan secara rutin.

---

Fungsi Follow Up dalam Bisnis

Secara umum, follow up pelanggan secara rutin berfungsi untuk menjalin hubungan erat, sehingga tercipta kepercayaan yang berdampak pada pembelian. Selain itu, masih ada fungsi lainnya seperti berikut.

1. Menjaga Komunikasi dengan Prospek

Follow up berfungsi sebagai penghubung agar komunikasi dengan prospek tidak berhenti hanya pada interaksi pertama. Ini membuat bisnis membangun kedekatan emosional yang menjadi dasar kepercayaan jangka panjang.

Selain itu, komunikasi yang konsisten menunjukkan bahwa bisnis benar-benar peduli dengan kebutuhan prospek. Hal ini membuat calon pelanggan lebih terbuka untuk mempertimbangkan penawaran.

Baca juga: Tips Komunikasi Penjualan Efektif untuk Meningkatkan Penjualan Anda

2. Memastikan Kelancaran Proses

Dalam proses penjualan, selalu ada kemungkinan hambatan seperti keraguan harga, keterbatasan informasi, dan kendala teknis. Inilah fungsi follow up untuk mengidentifikasi hambatan tersebut lebih cepat.

Dengan begitu, Anda bisa melakukan perbaikan strategi dan memberikan solusi tambahan. Hasilnya, peluang keberhasilan penjualan akan lebih besar karena proses berjalan lebih lancar.

3. Sarana untuk Mendapatkan Feedback

Follow up juga berfungsi sebagai kanal untuk memperoleh feedback dari pelanggan. Informasi ini sangat berguna untuk mengukur kepuasan mereka terhadap produk maupun layanan yang sudah diberikan.

Feedback tersebut bisa menjadi bahan evaluasi dan pengembangan produk di masa depan. Mendengar pelanggan secara aktif membuat bisnis akan lebih adaptif dan relevan dengan kebutuhan pasar.

Baca juga: Feedback Management System Terbaik di Indonesia

4. Mendorong Pengambilan Keputusan

Umumnya, calon pelanggan seringkali membutuhkan dorongan tambahan sebelum mengambil keputusan. Follow up memberi kesempatan untuk menyampaikan informasi lebih detail, seperti keunggulan produk, testimoni, atau promo khusus.

Informasi tambahan membantu prospek menimbang manfaat dengan lebih jelas sehingga proses pengambilan keputusan lebih cepat. Akhirnya, peluang untuk menutup kesepakatan pun semakin besar.

5. Mengukur Minat

Follow up juga berfungsi untuk melihat seberapa serius prospek terhadap penawaran yang diberikan. Respon mereka dapat menjadi indikator apakah prospek masih ragu atau sudah hampir siap membeli.

Langkah tersebut membuat bisnis dapat menyesuaikan pendekatan yang lebih tepat. Contohnya, prospek yang masih ragu diberi edukasi tambahan, sedangkan prospek yang siap bisa diarahkan langsung ke tahap closing deal.

Baca juga: Rahasia Teknik Closing Efektif untuk Meningkatkan Penjualan!

---

Manfaat Follow Up untuk Pertumbuhan Bisnis

Melakukan strategi follow up memberikan banyak keuntungan untuk bisnis, seperti berikut.

1. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Menghubungi pelanggan secara rutin, memberikan pengalaman baru bagi pelanggan terhadap produk atau layanan. Salah satunya menunjukkan kepedulian bisnis terhadap pelanggan.

Jika pelanggan memberikan respon positif berarti mereka memberikan penghargaan terhadap produk, sementara respon negatif bisa menjadi kesempatan untuk memperbaiki produk.

Baca juga: Cara Meningkatkan Kepuasan Pelanggan Efektif

2. Meningkatkan Penjualan

Pelanggan yang mendapatkan layanan tambahan melalui follow up, cenderung untuk melakukan pembelian ulang. Hal ini dikarenakan mereka lebih percaya pada brand setelah melakukan percakapan mendalam saat tindak lanjut.

3. Mendapatkan Rekomendasi

Saat pelanggan melakukan pembelian berulang, artinya mereka merasa puas dengan produk atau layanan yang ditawarkan. Hal ini membuka peluang untuk mereka merekomendasikan produk tersebut pada pelanggan lainnya.

4. Mempertahankan Pelanggan

Selain mendapatkan pelanggan baru, strategi follow up juga bisa digunakan untuk menghubungi pelanggan lama. Upaya ini memastikan agar mereka bertahan atau tidak beralih ke pesaing, sehingga menghemat waktu dan biaya pemasaran.

Baca juga: Customer Retention: Arti, Pentingnya dan Strategi Meningkatkannya

5. Meminimalkan Kesalahan dan Kesalahpahaman

Menjalin komunikasi secara berkala membantu mengurangi miskomunikasi. Dalam saat berinteraksi, bisa segera klarifikasi kesalahpahaman yang mungkin terjadi dan melakukan perbaikan yang dibutuhkan.

6. Membantu Membangun Citra Profesional

Follow up yang konsisten dan tidak berlebihan menunjukkan profesionalisme dan komitmen bisnis terhadap pelanggan mereka. Hal ini dapat memperkuat citra perusahaan di mata pelanggan.

Baca juga: Pengertian Brand Image, Indikator dan Pentingnya untuk Usaha

---

Perbedaan Follow Up dan Reminder

Berikut ini tabel perbedaan follow up dan reminder.

Perbandingan	Follow Up (Tindak Lanjut)	Reminder (Pengingat)
Tujuan	Memajukan proses atau hubungan ke tahap berikutnya.	Menginformasikan tentang janji, tenggat waktu, atau acara yang akan datang.
Tujuan	Bertujuan membangun hubungan yang lebih dalam dan memahami kebutuhan pelanggan.	Bertujuan sebagai pengingat tanpa bertujuan membangun hubungan secara mendalam.
Isi pesan	Nilai, pertanyaan, umpan balik (Mencari feedback atau mengatasi masalah prospek).	Waktu dan aksi (Mengingatkan tindakan spesifik yang harus dilakukan).
Sifat komunikasi	Proaktif, interpersonal, dan empatik.	Sistematis, otomatis, dan transaksional.
Nilai tambah	Memberikan nilai tambah (artikel, studi kasus, solusi) dan kepastian.	Nilai berupa penghematan waktu atau pencegahan kehilangan kesempatan.

Media-Media yang Digunakan untuk Follow Up

1. Telepon (Panggilan Langsung)

Telepon adalah media follow up paling personal karena memungkinkan komunikasi dua arah secara real-time. Anda bisa langsung menangkap intonasi, emosi, dan respon prospek sehingga lebih mudah mengatasi keberatan yang kompleks.

Telepon sangat efektif untuk prospek bernilai tinggi (high-value leads) atau jika sudah ada janji tindak lanjut sebelumnya. Agar efektif, perhatikan nada bicara yang ramah dan persiapkan materi sebelum menelepon.

Baca juga: Strategi Customer Service untuk Tingkatkan Kepuasan Pelanggan

2. Email

Email menjadi media follow up formal yang bisa diukur efektivitasnya. Anda dapat menyertakan proposal, studi kasus, atau ringkasan rapat secara rapi sehingga terlihat profesional.

Follow up melalui email sangat cocok untuk follow-up berulang. Utamanya dalam konteks B2B dan sebagai tindak lanjut pertama setelah pertemuan.

3. Aplikasi WhatsApp

Follow up menggunakan pesan melalui WhatsApp memiliki keunggulan pada kecepatan dan tingkat keterbacaan yang tinggi.

Media ini sangat efektif digunakan untuk pengingat jadwal, konfirmasi cepat, atau menindaklanjuti prospek yang lebih kecil. Gaya komunikasinya juga lebih santai sehingga terasa lebih natural.

Baca juga: WhatsApp Official: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mendapatkannya

4. Media Sosial

Pendekatan follow up melalui media sosial sangat berbeda dari telepon atau email karena sifatnya yang cenderung lebih santai dan publik. Kuncinya adalah personal, bernilai, dan tidak memaksa (non-intrusif).

Follow up lewat media sosial bisa dilakukan dengan memberi komentar, like, dan direct message. Agar berhasil, pastikan follow up di media sosial terasa personal dan memberi nilai tambah.

5. Kanal Komunikasi E-commerce

Bagi bisnis online, kanal komunikasi e-commerce menjadi media follow up paling tepat digunakan untuk transaksi yang belum selesai, upselling, atau cross-selling kepada pelanggan lama.

Fitur tersebut biasanya sudah terintegrasi dengan riwayat pembelian sehingga memungkinkan penawaran spesifik, seperti mengingatkan keranjang belanja yang ditinggalkan atau memberikan rekomendasi produk.

6. Pertemuan Langsung

Pertemuan tatap muka adalah bentuk follow-up dengan tingkat komitmen paling tinggi. Cara ini ideal untuk tahap akhir penjualan, presentasi akhir, atau penandatanganan kontrak.

Biasanya, pertemuan tatap muka adalah hasil akhir dari rangkaian follow up lewat media lain. Dengan demikian, ini menjadi momen krusial untuk menutup penjualan.

7. Video Conference

Penggunaan alat video conference dalam follow up cocok untuk demo produk, presentasi layanan, dan follow-up dalam format kelompok tanpa harus bertemu langsung.

Dengan tatap muka virtual, Anda tetap bisa membangun kedekatan tanpa biaya perjalanan. Untuk itu, pastikan aspek teknis koneksi internet, suara, dan tampilan visual berjalan lancar agar fokus tetap pada pembahasan.

Baca juga: Cara Follow Up Customer dan Contohnya Sampai Close Deal

---

Cara Melakukan Follow Up yang Baik dan Sopan

Ada banyak hal yang bisa Anda lakukan agar follow up berakhir kesepakatan. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih Waktu yang Tepat

Langkah pertama dimulai untuk menentukan waktu kapan untuk menghubungi pelanggan. Jangan terlalu sering menghubungi calon pelanggan karena bisa mengganggu, tetapi juga jangan terlalu lama menunggu karena mereka bisa kehilangan minat.

Waktu terbaik untuk follow-up adalah segera setelah kontak awal, setelah pertemuan, atau ketika Anda mengidentifikasi kebutuhan mereka.

2. Gunakan Media yang Sesuai

Kemudian pilih media komunikasi yang paling efektif untuk menjangkau calon pelanggan Anda misalnya Email, media sosial, atau telepon. Pastikan pesan Anda menarik dan relevan.

3. Manfaatkan Teknologi

Jika Anda menggunakan lebih dari satu media komunikasi, disarankan untuk memanfaatkan teknologi yang bisa menghubungkan semua media tersebut seperti CRM.

Teknologi CRM dapat mengelola informasi pelanggan, melacak interaksi, dan melakukan follow-up secara otomatis di semua media.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

4. Dengarkan Kebutuhan Pelanggan

Saat melakukan follow up, fokuslah pada pemahaman kebutuhan dan masalah calon pelanggan. Kemudian, sesuaikan penawaran Anda dengan kebutuhan mereka.

Baca juga: Cara Mudah Memenuhi Kebutuhan Pelanggan Secara Efektif

5. Berikan Nilai Tambah

Jangan lupa untuk memberikan penawaran khusus, diskon, atau informasi yang bermanfaat untuk menarik minat calon pelanggan. Penawaran ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.

6. Hindari Spam

Jangan mengganggu calon pelanggan dengan pesan yang tidak relevan. Mintalah izin sebelum mengirim pesan tambahan dan berikan opsi untuk berhenti berlangganan.

7. Jalin Hubungan Jangka Panjang

Teruslah berkomunikasi dengan pelanggan setelah mereka melakukan pembelian. Informasikan tentang produk atau layanan baru, promo, dan tips yang bermanfaat.

Baca juga: Cara Follow Up Customer sampai Close Deal!

---

Tantangan dalam Menjalankan Follow Up

Berikut adalah beberapa tantangan yang harus dihadapi saat melakukan tindak lanjut dan cara untuk mengatasinya.

1. Pemilihan Waktu yang Kurang Sesuai

Pemilihan waktu menjadi hal yang sensitif dalam menindaklanjuti calon pelanggan. Pasalnya jika Anda menunda tindak lanjut terlalu lama, prospek Anda mungkin melupakan Anda, kehilangan konteks, atau tidak termotivasi untuk merespons.

Hindari waktu terburuk untuk menghubungi prospek antara pukul 13.00 dan 14.00. Baik menggunakan email, panggilan telepon, pesan teks, atau cara komunikasi lainnya, Anda kemungkinan besar akan diabaikan.

Solusi:

Waktu terbaik untuk menjangkau prospek Anda adalah Selasa dan Kamis antara pukul 08.00 dan 10.00 waktu setempat. Waktu ini bertepatan dengan orang-orang baru saja tiba di tempat kerja dan lebih terbuka untuk berbicara.

Sementara waktu ideal berikutnya adalah antara pukul 16:00 dan 17:00. Pada saat ini mayoritas orang hampir menyelesaikan hari kerja mereka dan cenderung memilih sesuatu yang berbeda dari pekerjaan mereka.

2. Menyampaikan Informasi yang Kurang Relevan

Kesalahan umum yang sering dilakukan oleh tenaga penjualan adalah terlalu banyak berbicara tentang produk dan mengabaikan persyaratan dan kendala prospek. Dalam jangka panjang, kesalahan ini akan mencegah Anda membangun hubungan dengan klien Anda.

Solusi:

Sebelum melakukan tindak lanjut dengan prospek Anda, pelajari lanskap latar belakang mereka. Hal ini akan membantu Anda lebih memahami kebutuhan mereka. Kemudian, catat poin-poin penting mereka dan masalah yang mereka sulit selesaikan.

Sebagai aturan umum, pastikan untuk memfokuskan percakapan pada masalah yang dihadapi prospek Anda. Hal ini akan membantu Anda menjual solusi yang ditawarkan produk Anda.

3. Jangan Terlalu Defensif

Selama proses tindak lanjut, prospek Anda mungkin memiliki banyak pertanyaan untuk Anda jawab. Situasi seperti ini, mungkin membuat Anda merasa berkewajiban untuk memberikan mereka semua detail tentang semua pertanyaan mereka sekaligus.

Hal ini akan membebani mereka dengan informasi yang mungkin tidak tepat waktu dan tidak relevan dengan posisi mereka dalam perjalanan pelanggan. Dengan demikian, Anda kehilangan kesempatan untuk memfokuskan perhatian mereka pada apa yang penting pada langkah saat ini.

Solusi:

Cobalah untuk tidak menjelaskan semuanya secara berlebihan dan kendalikan komunikasi dengan mengembalikan keberatan dan pertanyaan prospek Anda.

Jadi, jangan mulai menjelaskan kebijakan harga Anda sebagai jawaban atas pertanyaan “Mengapa Anda menawarkan biaya begitu besar untuk paket dasar?” Cukup tanyakan kepada prospek Anda apa ekspektasi, reservasi, dan parameter anggaran mereka.

4. Menulis Email yang Panjang dan Sulit Dipahami

Ingatlah bahwa prospek Anda adalah orang yang sibuk dan mereka tidak punya waktu untuk membaca email panjang mencoba mencari tahu apa yang ingin Anda katakan.

Pesan utama Anda dapat dengan mudah hilang dalam email tindak lanjut yang terlalu panjang dan prospek Anda tidak akan memiliki banyak kesabaran dengan Anda.

Solusi:

Jaga agar pesan Anda tetap singkat dan langsung. Gunakan kata-kata dan frasa yang mudah dibaca dan dipahami. Hal ini memungkinkan penerima untuk membaca email dengan cepat dan memahami pesan Anda tanpa harus menyaring informasi yang tidak perlu.

5. Menyerah Setelah Hanya Satu Kali Tindak Lanjut

Sebagian besar tenaga penjualan tidak melakukan follow up untu menghindari mengganggu calon pelanggan atau dianggap sebagai spammer, yang dapat merusak citra merek dan mengakibatkan hilangnya prospek ini selamanya.

Solusi:

Teruslah melakukan tindak lanjut setelah upaya pertama Anda gagal. Ingat, keputusan pembelian membutuhkan waktu. Jadi, berikan prospek Anda lebih dari sehari untuk memikirkannya. Jika mereka tidak membalas, coba lagi.

Baca juga: Cara Membuat Campaign Email Marketing untuk Pemula

---

Contoh Follow Up dalam Bisnis

Berikut adalah beberapa contoh praktik follow up yang umum diterapkan dalam dunia bisnis.

1. Follow Up Penjualan

Follow up penjualan biasanya dilakukan setelah interaksi awal dengan prospek, seperti presentasi produk atau diskusi kebutuhan. Ini bertujuan menjaga minat calon pembeli dan membantu mereka dalam mengambil keputusan pembelian.

Contoh:

“Halo Pak Andi, saya ingin menindaklanjuti pembicaraan kita minggu lalu terkait AC Daikin Inverter tipe X. Apakah ada pertanyaan atau Bapak ingin melanjutkan proses pembelian?”

Baca juga: Cara Melakukan Presentasi yang Baik dan Contoh Kalimat yang Menarik

2. Follow Up Pemasaran

Follow up pemasaran berfokus pada memberikan informasi terbaru, baik berupa promo, peluncuran produk baru, maupun penawaran khusus.

Cara ini biasanya dilakukan ke pelanggan lama maupun calon pelanggan untuk menjaga keterhubungan dengan brand.

Contoh:

“Mulai minggu ini, terdapat diskon khusus 20% untuk rangkaian Meja Belajar MICKE. Jangan lewatkan kesempatan untuk melengkapi ruang kerja Anda dengan produk terbaru kami!”

3. Follow Up Setelah Pertemuan

Setelah meeting atau presentasi bisnis, follow up penting dilakukan untuk memperkuat hubungan dan menunjukkan profesionalisme. Hal ini juga membantu memastikan langkah selanjutnya berjalan sesuai kesepakatan.

Contoh:

“Terima kasih atas waktu Bapak/Ibu hari ini. Apakah ada detail tambahan terkait paket Jurnal Enterprise yang perlu kami jelaskan lebih detail?”

Baca juga: Sales Meeting: Definisi, Tujuan, dan Tips Agar Pertemuan Berjalan Efektif

4. Follow Up Setelah Pengiriman Proposal

Proposal bisnis menjadi tahap krusial dalam proses penjualan. Oleh karena itu, follow up perlu dilakukan untuk memastikan dokumen diterima dengan baik dan mengetahui tanggapan awal dari calon klien.

Contoh:

“Selamat siang Ibu Rina, kami ingin memastikan apakah proposal Travel Corporate Solutions sudah diterima. Apakah Ibu membutuhkan informasi tambahan sebelum pengambilan keputusan?”

---

Jangan Lewatkan Kesempatan Follow Up Prospek dengan Mekari Qontak!

Jadi, follow up dalam bisnis dapat membangun hubungan yang lebih kuat, meningkatkan kepercayaan, dan memastikan kelancaran proses penjualan.

Untuk melakukan follow up tepat waktu, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan solusi Qontak Sales Suite. Melalui Qontak Sales Suite, Anda akan mendapatkan Aplikasi CRM dari Mekari Qontak yang akan mengotomasi proses follow up prospek.

Aplikasi CRM Mekari Qontak bisa mengumpulkan dan mengelola seluruh interaksi pelanggan. Hal ini memastikan Anda untuk menindaklanjuti pelanggan dengan personal dan tepat waktu.

Hubungi kami untuk konsultasi lebih lanjut atau coba demo Mekari Qontak hari ini!