Panduan Komunikasi Bisnis: Pengertian, Jenis, dan Contohnya

Komunikasi bisnis adalah tahapan bertukar informasi antara karyawan, pelanggan dan mitra bisnis. Komunikasi tersebut terjalin untuk mencapai tujuan tertentu.

Oleh karenanya, bisnis harus bisa menjalin komunikasi yang efektif sehingga target tercapai. Hal tersebut perlu didukung dengan implementasi teknologi komunikasi dan informasi yang tepat.

Lalu bagaimana cara membangun komunikasi yang baik? apa saja jenis dan fungsinya untuk bisnis? Yuk, pelajari selengkapnya pada artikel dibawah ini.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah bagian proses membagikan informasi, opini, ide atau interaksi lainnya di tempat kerja dan di luar perusahaan. Tujuannya untuk meningkatkan praktik organisasi dan mengurangi kesalahan.

Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk melatih keterampilan komunikasi dan proses komunikasi agar tujuannya tercapai. Contohnya dalam menyajikan opsi/ide bisnis baru, menyusun rencana, mengeksekusi keputusan, memberikan umpan balik kepada karyawan dan pelanggan dan lainnya.

Apa Pentingnya Komunikasi Bisnis?

Salah satu kunci keberhasilan bisnis terletak pada komunikasinya. Kenapa begitu? Karena komunikasi yang baik akan memberikan sejumlah keuntungan.

Berikut alasan pentingnya komunikasi yang efektif untuk bisnis adalah

1. Mendorong keterlibatan berbagai pihak

Bisnis yang baik adalah mereka yang mau berkolaborasi dengan banyak pihak. Salah satunya terlihat dari kebijakan yang tercipta bukan hasil pemilikan seorang saja, melainkan melibatkan karyawan lainnya juga.

Dengan begitu, setiap orang akan merasa ikut andil dan bertanggungjawab mewujudkannya. Hal ini akan terbentuk jika komunikasi tidak terjalin baik.

2. Meminimalisir kesalahan komunikasi

Komunikasi yang berjalan efektif secara otomatis akan menghilangkan miskomunikasi. Maka dari itu, biasanya perusahaan hanya menggunakan satu media untuk bertukar informasi seperti laporan pekerjaan, penugasan, membagikan dokumen dan lainnya.

Email menjadi sarana yang paling banyak dipilih oleh bisnis untuk media komunikasi pada bisnis. Pasalnya media ini bisa diakses dari mana saja. Mereka juga bisa menyaring email-email penting berdasarkan pengirim atau subjek.

3. Meningkatkan produktivitas

Semakin efektif komunikasi yang terbentuk, artinya mempermudah karyawan untuk menemukan informasi yang relevan. Mereka tidak perlu repot-repot mencari informasi untuk menyelesaikan tugasnya.

Pasalnya rata-rata karyawan membutuhkan waktu kurang dari 2,5 jam setiap hari untuk mencari informasi.

4. Menciptakan kepuasan pelanggan

Salah satu imbas dari terjalinnya komunikasi baik adalah terciptanya kepuasan pelanggan. Pasalnya pelanggan akan frustasi jika harus menghadapi bisnis yang payah dalam komunikasi. Contohnya miskomunikasi yang membuat mereka mengulangi informasi yang sama.

5. Membentuk budaya yang lebih baik

Komunikasi yang berjalan lancar akan membangun budaya kerja yang lebih baik. Untuk itu, bisnis harus transparan dalam menyampaikan informasi. Termasuk mendorong karyawan untuk selalu menjaga lingkungan kerja yang lebih baik.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Tujuan komunikasi bisnis adalah sebagai berikut:

– Membagikan informasi

Komunikasi bisnis bertujuan untuk membagikan informasi penting seputar perusahaan ke pihak lain. Contohnya saat ingin merekrut karyawan baru, staff HRD bertanggungjawab untuk memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet.

– Mendorong orang untuk melakukan suatu aksi

Tujuan komunikasi bisnis kedua adalah mendorong lawan bicara untuk melakukan suatu aksi. Contohnya seorang sales berinteraksi atau diskusi dengan pelanggan. Maksud dan tujuan dia melakukan hal tersebut adalah agar mereka mau membeli produk yang ditawarkan.

– Berkolaborasi

Tujuan ketiga adalah menjalin kolaborasi yang menguntungkan. Pasalnya apabila komunikasi sudah terjalin dengan baik, akan timbul kepercayaan sehingga lebih mudah untuk membangun kerjasama.

Contohnya produsen A ingin memasarkan produknya ke luar negeri. Komunikasi intens dengan pemasar negara tujuan akan mudah tercapai. Terlebih dengan adanya teknologi internet, jarak negara bukan lagi menjadi halang.

Rekomendasi: Tips Komunikasi Penjualan yang Efektif!

Apa saja Fungsi Komunikasi untuk Bisnis?

Terdapat banyak fungi Anda membangun komunikasi yang efektif seperti berikut:

Bertukar informasi
Meminimalisir komunikasi yang tidak perlu
Mengurangi miskomunikasi
Mendorong keterlibatan karyawan
Mendukung budaya kerja yang transparan
Meningkatkan customer relation
Membangun brand image yang kuat
Meningkatkan keberhasilan bisnis

Apa saja Komponen-Komponen Komunikasi Bisnis?

Komunikasi bisnis memiliki 5 unsur-unsur yang tidak perlu terlewatkan. Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut;

Komunikator
Pesan
Media
Lawan bicara
Efek

Jenis-Jenis Komunikasi Bisnis

Agar komunikasi berjalan dengan baik, ada baiknya mengenal jenis-jenisnya seperti berikut:

1. Komunikasi internal

Sesuai dengan namanya, jenis komunikasi pertama ini bersifat internal dalam bisnis. Artinya melibatkan karyawan dan pimpinan bisnis. Pada komunikasi jenis ini dibedakan menjadi tiga yakni ke atas, bawah dan lateral seperti berikut:

Komunikasi Internal ke atas mencakup komunikasi yang bersumber dari karyawan biasa ke manajer atau team leader. Biasanya bentuk komunikasi yang disampaikan berupa survei, feedback, formulir dan laporan pekerjaan.
Komunikasi internal ke bawah mengalir bersifat informasi dari atasan ke karyawan di bawahnya. Contohnya terkait dengan tugas, SOP dan peraturan yang terbaru.
Komunikasi internal lateral adalah interaksi yang terjalin antar karyawan melalui pertukaran pesan, chatting dan email. Jenis komunikasi ini berperan penting untuk mendorong produktivitas karyawan.

2. Komunikasi Eksternal

Berbeda dengan jenis sebelumnya, komunikasi eksternal berhubungan erat dengan pihak luar. Misalnya mitra bisnis, pelanggan atau vendor. Sayangnya komunikasi eksternal cenderung kurang teratur.

Contoh Komunikasi Bisnis

Ada beberapa contoh komunikasi bisnis yang efektif. Kami mencoba membaginya kedalam dua kelompok verbal dan non verbal seperti berikut:

– Komunikasi verbal

Komunikasi verbal berarti interaksi yang terjadi secara lisan dan tulisan. Oleh karena itu, bisanya komunikasi yang disampaikan lebih terstruktur atau terorganisir. Interaksi ini tergolong paling banyak dilakukan oleh bisnis.

Berikut contoh pengertian komunikasi verbal, adalah:

Mengirimkan barang ke perusahaan lainnya
Membuat surat penawaran ke kolega
Mengirim surat konfirmasi barang ke pelanggan
Membuat surat keberatan atau pengaduan ke pihak lain
Mengirim surat permintaan barang ke pihak lain.
Membuat dan mengirim surat penolakan dan penerimaan kerja.

– Komunikasi non verbal

Komunikasi non verbal lebih banyak menggunakan bahasa tubuh dengan lawan bicara. Contoh komunikasi bisnis ini jarang dipakai oleh bisnis karena sulit untuk dibuktikan. Berikut contohnya:

Membaca ekspresi wajah, gerak isyarat, dan sikap tubuh saat berinteraksi dengan perusahaan lain.
Menilai penampilan pribadi saat bekerja sama dengan perwakilan perusahaan lain.

Indikator keberhasilan suatu komunikasi bisnis

Anda bisa mengukur keberhasilan komunikasi melalui indikator-indikator berikut:

1. Persepsi

Seorang komunikator yang baik harus memiliki persepsi terkait topik yang akan dibicarakan. Alasannya agar bisa memprediksi berdasarkan persepsi yang mereka yakini. Hal ini juga akan mempermudah mereka dalam menyampaikan pesan selama berkomunikasi.

2. Teknologi informasi dan komunikasi

Perkembangan teknologi saat ini, sedikit banyak mempengaruhi cara orang untuk berkomunikasi. Dengan adanya internet komunikasi menjadi lebih mudah, cepat dan memiliki jangkauan lebih luas.

3. Ketepatan

Komunikasi yang baik adalah pesan yang ingin disampaikan berhasil dipahami oleh lawan bicara. Oleh karenanya, komunikator harus bisa menyampaikan informasi dengan tepat sasaran.

4. Terpercaya

Hal penting dari sebuah komunikasi adalah rasa saling percaya. Seorang komunikator harus bisa membuat lawan bicaranya percaya dengan informasi yang disampaikan.

5. Control

Control atau pengendali harus ada dalam setiap komunikasi. Komunikator harus bisa mengendalikan tanggapan dari lawan bicaranya.

6. Kecocokan

Agar komunikasi berjalan lancar harus ada kecocokan antara komunikator dan lawan bicaranya. Untuk itu, perlu adanya rasa saling percaya.

Tingkatkan Komunikasi Bisnis dengan Aplikasi Unggulan dari Mekari Qontak!

Penjelasan sebelumnya menguraikan bahwa komunikasi bisnis sangatlah penting untuk perkembangan suatu perusahaan. Bagaimana tidak, Anda bisa kehilangan pelanggan jika komunikasi yang terjalin tidaklah memuaskan.

Sayangnya untuk mengelola komunikasi bisnis tidaklah mudah. Terlebih saat ini banyaknya media yang digunakan sebagai sarana komunikasi.

Mekari Qontak menawarkan solusi end to end untuk bisnis Anda membangun komunikasi yang efektif. Melalui aplikasi omnichannel dan aplikasi CRM dari Mekari Qontak, Anda bisa menghubungkan berbagai media komunikasi ke dalam satu platform terpadu. Hal ini memudahkan Anda dalam mengelola komunikasi tanpa kesalahan.

Mekari Qontak telah dipercaya lebih 3000+ perusahaan untuk membantu mereka meningkatkan tahapan bisnis secara keseluruhan. Tidak hanya itu saja, Mekari Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan data pelanggan Anda.