- WhatsApp otomatis adalah fitur yang mengirimkan balasan pesan secara instan ke pelanggan berdasarkan trigger tertentu, seperti greeting message atau away message.
- Fitur ini membantu bisnis menjaga respons pelanggan 24 jam, mengumpulkan feedback, dan pada akhirnya mendorong potensi penjualan yang lebih tinggi.
- WhatsApp Automation Mekari Qontak memungkinkan bisnis dengan WhatsApp Business API untu membuat greeting message, away message hingga FAQ otomatis, lengkap dengan tiket otomatis dan integrasi omnichannel CRM berbasis AI.
WhatsApp adalah aplikasi pesan instan yang banyak digunakan, terutama pelaku bisnis untuk berinteraksi dengan pelanggan. Salah satu keunggulan aplikasi ini adalah bisa membuat pesan otomatis (WhatsApp otomatis) tanpa tambahan aplikasi.
Keunggulan tersebut membuat Anda tidak perlu khawatir kehilangan pelanggan saat berjauhan dengan HP Anda. Pasalnya WhatsApp Otomatis ini mampu memberikan balasan meski Anda sedang offline.
Jadi Anda tetap bisa terhubung dengan pelanggan kapan saja, bahkan di luar jam operasional bisnis. Pelanggan juga tidak akan merasa kecewa hingga pindah ke kompetitor karena pesannya diabaikan.
Pelajari selengkapnya bagaimana cara membuat pesan otomatis di WA biasa maupun bisnis pada ulasan Mekari Qontak blog berikut ini.
Apa itu WhatsApp Otomatis?
WhatsApp Otomatis adalah fitur yang memungkinkan penggunanya untuk mengirimkan auto answer WhatsApp. Balasan bisa berupa greeting message, harga produk, gambar produk, dan lainnya sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Pesan balasan akan otomatis terkirim ke pelanggan saat ada pesan masuk sesuai dengan triger atau pola yang sudah dibuat sebelumnya.
Ketika tim support tidak sedang beroperasi, auto WhatsApp sender akan mengirimkan pesan berupa pemberitahuan bahwa tim tidak sedang tersedia melalui fitur Away Message.
Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Biasa atau Pribadi
Berikut cara membuat pesan otomatis di WA biasa atau pribadi adalah:
1. Pilih menu Setelan
Cara mengaktifkan pesan otomatis di WhatsApp pertama adalah membuka aplikasi WhatsApp Messenger. Kemudian klik ikon titik tiga yang berada pada pojok kanan atas. Setelah itu, pilih opsi ‘Setelan’ untuk mengatur pesan otomatis.
2. Atur pesan otomatis
Cara membuat pesan otomatis di WA selanjutnya dengan mengaktifkan berbagai jenis pesan otomatis. Salah satunya adalah “Send Away Message” atau kirim pesan diluar jam operasional.
Untuk mengaktifkannya, Anda perlu klik tombol yang berada di bawah tombol titik tiga pada pojok kanan atas yang semula gelap, geser tombol tersebut hingga berubah menjadi terang. Jika sudah terang, berarti pesan otomatis telah aktif.
3. Tulis isi pesan otomatis
Cara membuat pesan otomatis di WA berikutnya adalah menulis isi pesan yang ingin ditampilkan. Untuk menulisnya, Anda harus menekan tombol bergambar pensil, lalu tuliskan pesan otomatis yang ingin dikirimkan. Akhiri langkah ini dengan klik tombol ‘OK’.
Anda bisa mengisinya dengan kalimat sesuai dengan kebutuhan bisnis. Biasanya berisi informasi jadwal jam operasional untuk ‘Away Message’. Informasi tersebut sekaligus memberitahukan bahwa Anda akan menghubungi mereka kembali pada jam operasional bisnis.
4. Atur jadwal pengiriman
Selanjutnya, cara kirim pesan otomatis di WhatsApp adalah membuat jadwal pengiriman. Ada 3 opsi cara membuat whatsapp otomatis membalas yang bisa Anda atur, seperti “Selalu Kirim”, “Jadwal Khusus”, dan “Di luar jam kerja”.
Anda bisa memilih kapan pesan otomatis akan dikirimkan sesuai kebutuhan. Namun sebelum itu, Anda harus mengatur jam kerja atau operasional terlebih dahulu.
5. Pilih penerima pesan
Terakhir, Anda perlu mengatur penerima. Anda bisa memilih penerima berdasarkan 4 opsi seperti ‘untuk semua orang’, ‘semua orang yang tidak ada padabuku alamat’, ‘semua orang kecuali’, dan ‘hanya kirim kepada’. Selanjutnya, klik ‘Simpan’.
Bagaimana Cara Membuat Pesan Balasan Otomatis di WhatsApp Business API?
Selain WA biasa, pesan otomatis juga bisa Anda gunakan pada WhatsApp Business API. WhatsApp Business API banyak digunakan oleh bisnis berskala menengah dan besar untuk berinteraksi dengan pelanggan lebih cepat.
Berbeda dengan cara mengirim pesan otomatis di WA biasa yang membatasi jumlah karakter, cara kirim pesan otomatis di WhatsApp API membebaskan Anda untuk menulis pesan apa aja, termasuk personalisasi pesan tersebut.
Berikut cara membuat chat otomatis di WhatsApp Business API:
1. Daftar ke Official Business Partner WhatsApp API
Cara mengaktifkan pesan otomatis di WhatsApp yang pertama adalah dengan mendaftarkan bisnis Anda ke Official Business Partner WhatsApp API seperti Mekari Qontak.
Mekari Qontak akan membantu Anda untuk mendaftarkan bisnis Anda ke pihak WhatsApp guna mendapatkan API WhatsApp Business.
Tak hanya itu saja, Mekari Qontak juga akan membantu Anda dalam setiap proses untuk memiliki fitur-fitur canggih WhatsApp API, termasuk WA otomatis.
2. Ajukan Verifikasi Akun Facebook Business Manager
Cara bikin pesan otomatis di WA berikutnya adalah dengan melakukan verifikasi akun Facebook Business Manager.
Namun Anda tidak perlu khawatir, karena semua proses pengajuan verifikasi ini akan sepenuhnya dibantu oleh tim Mekari Qontak. Anda hanya perlu menyiapkan beberapa informasi bisnis sebagai berikut:
- Nama bisnis
- Situs web
- E-mail bisnis
- SIUP/NIB/NPWP
3. Lengkapi Profil WA Anda
Apakah akun Anda sudah terverifikasi WhatsApp? Jika iya, maka ini saatnya untuk Anda memilih nomor yang akan digunakan sebagai akun WhatsApp Business Anda. Pastikan nomor tersebut selalu aktif, karena nomor tersebut tidak dapat diganti kembali.
Kemudian, Anda dapat melanjutkan dengan lengkapi profil dan informasi bisnis Anda. Ini termasuk katalog produk, lokasi bisnis, alamat email, jam operasional, dan lain sebagainya.
Sementara itu, tim Mekari Qontak akan mengajukan centang hijau WA atau sekarang tanda verified centang biru untuk akun WhatsApp bisnis Anda. Selain itu, Mekari Qontak juga akan membantu Anda untuk mengintegrasikan WhatsApp Anda dengan aplikasi CRM dan sistem lainnya.
4. Login ke Chat Panel
Untuk membuat pesan otomatis di WA, Anda perlu melakukan login ke chat panel Mekari Qontak dengan kredensial yang telah diberikan.
Sebagai informasi, kredensial yang berikan untuk agen dan supervisor akan berbeda. Agen hanya akan diizinkan untuk membalas pesan yang masuk, sementara supervisor dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.
5. Buat Template Pesan Otomatis
Cara membuat WA bisnis balas otomatis berikutnya adalah mendesain alur percakapan. Anda bisa menyusun template atau alur autoresponder untuk merespon setiap pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan.
Namun Anda tidak perlu khawatir, karena tim Mekari Qontak akan membantu Anda untuk membangun sistem WhatsApp jawab otomatis seperti jam kerja, template, dan tags dengan praktis.
Setelah itu, Anda dapat melanjutkan dengan submit templat yang sudah jadi ke Panel Mekari Qontak.
6. Kirim Pesan WhatsApp
Cara mengirim pesan otomatis di WA yang terakhir adalah dengan melakukan testing. Dalam hal ini, Anda dapat mengirimkan pesan ke akun WhatsApp bisnis Anda seperti seorang pelanggan.
Lalu, tunggu beberapa waktu untuk memastikan bahwa Anda menerima balasan otomatis sesuai yang telah diatur sebelumnya.
Apabila Anda mendapatkan balasan, berarti cara balas WA otomatis dapat digunakan untuk melayani pelanggan. Jika tidak, Anda dapat mengecek apakah ada langkah yang terlewatkan atau menghubungi tim Mekari Qontak untuk meminta bantuan.
Mekari Qontak Blog juga telah mendokumentasikan proses ini dalam format video untuk memudahkan Anda dalam memahami setiap tahapannya. Simak selengkapnya dalam video berikut!
Apa Kelebihan WhatsApp Otomatis?
Penggunaan fitur WhatsApp otomastis dapat menguntungkan bisnis dengan berbagai manfaat yang diberikannya. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah manfaat WhatsApp otomatis untuk bisnis:
1. Menyediakan Layanan Pelanggan Selama 24 jam
Autoresponder akan membalas secara otomatis setiap pesan yang dikirimkan pelanggan selama 24 jam. Isi pesan tersebut biasanya berupa solusi sederhana yang sering ditanyakan pelanggan.
Terlebih lagi, Gartner menemukan bahwa teknologi self-service dan live chat diproyeksikan melampaui kanal tradisional (telepon, email) sebagai teknologi customer service paling bernilai pada 2027.
Dengan demikian, bisnis dapat tepat memberikan layanan pelanggan terbaik meskipun tim customer service sedang tidak tersedia.
2. Terjamin Keamanannya
Aplikasi WhatsApp dilengkapi dengan sistem keamanan end-to-end encryption. Artinya semua pesan, baik masuk atau keluar, akan dijamin kerahasiaannya. Hanya pengguna yang terlibat dalam percakapan yang dapat melihat isi percakapan itu sendiri.
3. Meningkatkan Customer Relation
WhatsApp otomatis membangun percakapan responsif dan proaktif dengan pelanggan.
Dengan demikian, data tersebut menjadi argumen kuat untuk menerapkan automasi yang konsisten lintas channel, termasuk WhatsApp.
Alur percakapan dapat didesain personalisasi salah satunya dengan fitur greeting message untuk menciptakan hubungan pelanggan yang lebih baik.
4. Mengumpulkan Feedback
Auto WhatsApp sender dapat diatur untuk meminta feedback atau masukan dari pelanggan. Feedback tersebut kemudian dapat digunakan untuk memahami kebutuhan pelanggan dan meningkatkan kinerja serta strategi bisnis.
5. Meningkatkan Penjualan
Sebagian besar pelanggan mendapatkan rekomendasi dan solusi dari WhatsApp jawab otomatis, tanpa perlu melalui tim CS. Artinya terjadi peningkatan pada customer experience yang berpengaruh pada reputasi bisnis yang lebih baik.
Dengan demikian, bisnis juga memiliki kesempatan untuk menambah jumlah penjualan yang lebih besar.
Dapatkan WhatsApp Otomatis Terbaik untuk Bisnis Anda Sekarang!
WhatsApp otomatis membantu bisnis menjaga respons tetap cepat ketika tim tidak selalu tersedia, sekaligus memberikan pengalaman pelanggan yang lebih konsisten. Untuk kebutuhan sederhana, WhatsApp Business sudah cukup.
Namun, ketika volume percakapan meningkat dan bisnis membutuhkan personalisasi, integrasi, serta alur otomatis yang lebih kompleks, WhatsApp Business API menjadi pilihan yang lebih relevan.
WhatsApp Automation Mekari Qontak terintegrasi dengan WhatsApp Business API resmi untuk membantu bisnis merespons pelanggan secara otomatis, mengatur alur percakapan, mendistribusikan chat ke tim yang tepat, serta memantau interaksi dalam satu platform berbasis AI.
Pelajari solusi WhatsApp Automation Mekari Qontak untuk melihat proses automasi yang dapat mempercepat respons, mengurangi beban kerja tim, dan meningkatkan efisiensi layanan pelanggan bisnis Anda.
Anda juga bisa mengonsultasikan kebutuhan bisnis dengan tim ahli Mekari Qontak dan dapatkan uji coba gratis sekarang.
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Membuat Pesan Otomatis WhatsApp (FAQ)
Apakah WhatsApp otomatis bisa digunakan untuk mengirim pesan promosi ke pelanggan?
Apakah WhatsApp otomatis bisa digunakan untuk mengirim pesan promosi ke pelanggan?
Bisa, terutama jika menggunakan WhatsApp Business API yang memungkinkan pengiriman pesan berbasis template (message template) untuk kebutuhan promosi, notifikasi, atau campaign marketing. Namun, pengiriman harus tetap mengikuti kebijakan resmi WhatsApp agar tidak dianggap spam.
Apakah fitur pesan otomatis bisa dikombinasikan dengan chatbot?
Apakah fitur pesan otomatis bisa dikombinasikan dengan chatbot?
Ya, pada WhatsApp Business API, pesan otomatis dapat dikembangkan menjadi chatbot interaktif dengan alur percakapan bercabang. Ini memungkinkan pelanggan memilih menu tertentu, mendapatkan jawaban instan, hingga diarahkan ke agen secara otomatis.
Apakah ada batasan jumlah pesan yang bisa dikirim menggunakan WhatsApp otomatis?
Apakah ada batasan jumlah pesan yang bisa dikirim menggunakan WhatsApp otomatis?
Pada WhatsApp biasa, fitur otomatis terbatas pada pesan balasan sederhana seperti away message. Sementara pada WhatsApp Business API, terdapat sistem tiering atau batas pengiriman pesan harian yang meningkat seiring kualitas akun dan volume interaksi bisnis.
Apakah WhatsApp otomatis cocok untuk semua jenis bisnis?
Apakah WhatsApp otomatis cocok untuk semua jenis bisnis?
Secara umum cocok, terutama untuk bisnis yang memiliki volume chat tinggi seperti e-commerce, layanan jasa, pendidikan, dan F&B. Namun, untuk bisnis dengan kebutuhan interaksi kompleks, penggunaan WhatsApp Business API dengan integrasi CRM akan lebih optimal dibandingkan fitur otomatis standar.
Apa saja fitur di WhatsApp Business API yang tidak tersedia di WhatsApp biasa?
Apa saja fitur di WhatsApp Business API yang tidak tersedia di WhatsApp biasa?
WhatsApp Business API memiliki fitur lanjutan seperti multi-agent (satu nomor untuk banyak admin), integrasi dengan CRM, chatbot interaktif, broadcast dalam skala besar berbasis template resmi, sistem routing chat otomatis, hingga dashboard analitik performa tim. Fitur-fitur ini tidak tersedia di WhatsApp pribadi maupun WhatsApp Business biasa.
