8 Cara Order Lewat WhatsApp dan Contoh Use Case yang Siap Diadopsi Bisnis

Ekspektasi ini membuat WhatsApp makin relevan sebagai kanal interaksi sekaligus transaksi bagi bisnis di Indonesia.

Tantangannya muncul ketika order tersebar di banyak nomor pribadi CS. Histori percakapan dapat sulit ditelusuri, follow-up berisiko terlambat, dan pengelolaan data pelanggan menjadi lebih sulit dikontrol.

Artikel Mekari Qontak Blog kali ini akan membahas cara order lewat WhatsApp dari kontak pertama hingga pembayaran dan tindak lanjut.

---

Apa Itu Order Lewat WhatsApp?

Order lewat WhatsApp adalah proses pemesanan produk atau layanan yang berlangsung penuh di dalam percakapan WhatsApp, dari pelanggan bertanya soal produk sampai transaksi selesai dikonfirmasi.

Pelanggan dapat menempuh dua jalur resmi untuk melakukannya, yaitu membuka katalog toko yang terpasang di profil bisnis, atau mengikuti chat manual dengan admin sesuai panduan resmi dari WhatsApp Help Center.

Berbeda dari percakapan customer service biasa, chat order membawa konteks transaksi seperti produk yang diminati, harga, data pemesanan, dan status pembayaran.

Dengan demikian, semakin banyak order yang masuk, semakin penting bisnis memiliki pencatatan yang terstruktur agar informasi tidak tercecer di percakapan manual.

---

Keuntungan Menggunakan Sistem Order Lewat WhatsApp

Berikut ini beberapa manfaat menggunakan sistem order melalui WhatsApp.

1. Basis Pengguna WhatsApp yang Luas di Indonesia

Basis pengguna tersebut juga memudahkan bisnis mengarahkan pelanggan dari aktivitas pemasaran ke percakapan yang sama. Tantangannya adalah memastikan volume chat dapat dikelola secara terpusat ketika jumlah pelanggan meningkat.

2. Preferensi Konsumen Bergeser ke Messaging

Percakapan melalui chat memberi pelanggan ruang untuk bertanya dan menunggu jawaban tanpa harus berada dalam panggilan telepon. Format ini juga memungkinkan komunikasi berlangsung sesuai ritme pelanggan.

Bagi Marketing Manager atau Growth Lead, perubahan preferensi ini membuat kanal messaging layak dipertimbangkan dalam customer journey, terutama ketika calon pelanggan membutuhkan jawaban cepat.

3. Jarak antara Minat dan Transaksi Dapat Lebih Pendek

Percakapan real-time memungkinkan pelanggan menanyakan detail produk, memperoleh jawaban, lalu melanjutkan ke pembelian dalam thread yang sama.

Keuntungan ini sangat bergantung pada kecepatan dan kelengkapan respons. Jika pertanyaan sederhana tetap menunggu lama, potensi kecepatan proses WhatsApp menjadi tidak maksimal.

4. Sejalan dengan Pertumbuhan Ekonomi Digital Indonesia

Laporan Indonesia Economic Prospects Desember 2025 dari World Bank mencatat ekonomi digital Indonesia tetap yang terbesar di ASEAN, dengan infrastruktur digital yang terus diperluas ke lebih banyak wilayah.

Dengan demikian, order lewat WhatsApp menjadi bagian dari infrastruktur transaksi digital ini, khususnya untuk bisnis yang belum punya toko online sendiri.

5. Respons Cepat Berhubungan dengan Metrik Growth

Kecepatan dan konsistensi respons memengaruhi perjalanan pelanggan dari chat menuju closing. Pelanggan yang memperoleh jawaban lebih cepat memiliki lebih sedikit alasan untuk meninggalkan percakapan sebelum transaksi selesai.

---

Cara Order Lewat WhatsApp untuk Bisnis

Secara operasional, cara order lewat WhatsApp dapat dibagi menjadi beberapa tahap. Urutannya dapat disesuaikan dengan model bisnis, tetapi setiap tahap perlu memiliki informasi dan PIC yang jelas.

1. Pelanggan Menghubungi Nomor WhatsApp Bisnis

Proses dimulai ketika pelanggan mengirim pesan ke nomor resmi bisnis. Sumbernya bisa berasal dari iklan, tautan katalog, website, atau rekomendasi. Respons pertama perlu cepat sekaligus memberi arah agar pelanggan tahu langkah berikutnya.

2. CS Merespons atau Pelanggan Menyampaikan Kebutuhan di Awal

Percakapan order lewat WhatsApp umumnya berjalan lewat dua jalur pembukaan, yaitu tim CS atau admin bertanya lebih dulu untuk mengklarifikasi kebutuhan, atau pelanggan langsung menyampaikan kebutuhan spesifiknya sejak pesan pertama.

Tahap ini juga menjadi titik di mana whatsapp order automation lewat chatbot bisa membantu menyaring pertanyaan umum sebelum diteruskan ke agen manusia.

3. Penjelasan Produk, Harga, dan Alur Pembelian

Setelah kebutuhan pelanggan jelas, CS atau admin bisa menjelaskan detail produk, harga, dan tahapan transaksi agar pelanggan punya gambaran lengkap sebelum memutuskan membeli.

Katalog WhatsApp Business membantu tahap ini berjalan lebih cepat karena admin tinggal mengirim produk dari katalog, bukan mengetik ulang deskripsi setiap kali ada pertanyaan.

4. Konfirmasi Order melalui WhatsApp Flows atau Chat Manual

Setelah pelanggan memutuskan membeli, data order dikumpulkan melalui WhatsApp Flows atau chat manual.

Keduanya dapat melibatkan data pribadi sehingga bisnis Anda perlu mengelolanya sesuai Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, termasuk pengaturan penyimpanan dan akses.

Format terstruktur pada WhatsApp Flows dapat membantu mengurangi kesalahan input dibandingkan pengisian data sepenuhnya melalui chat.

5. Konfirmasi Pembayaran

Metode pembayaran dapat berupa transfer bank, e-wallet, agen pembayaran, atau metode lain sesuai model bisnis. WhatsApp Business Commerce Policy mengatur batasan terkait transaksi dan komersialisasi di WhatsApp Business.

Dengan demikian, Anda perlu menjelaskan metode pembayaran dan ketentuan transaksi dengan jelas sebelum pelanggan melanjutkan.

6. Verifikasi Bukti Pembayaran

Anda perlu memastikan pembayaran telah diterima dan nominalnya sesuai sebelum pesanan diproses. Pemeriksaan ini membantu mengurangi risiko salah kirim, pesanan diproses sebelum pembayaran valid, atau komplain yang seharusnya dapat dicegah.

7. Pengiriman Produk atau Penjadwalan Layanan

Setelah pembayaran terverifikasi, produk dikirim ke alamat pelanggan, atau jadwal layanan dan konsultasi ditentukan untuk bisnis berbasis jasa.

Laporan Conversational Commerce Market mencatat adopsi automasi percakapan terus meluas dengan kebutuhan yang berbeda antara bisnis kecil dan enterprise.

Pada volume order yang besar, integrasi sistem membantu tim menjaga informasi pengiriman atau jadwal tetap konsisten.

8. Follow-up dan Layanan Purnajual

Percakapan dapat dilanjutkan setelah transaksi untuk memastikan produk diterima atau layanan berjalan sesuai rencana. Follow-up juga dapat menjadi titik awal untuk menangani kendala dan membuka peluang reorder tanpa menunggu pelanggan menghubungi bisnis kembali.

---

Contoh Use Case Order Lewat WhatsApp di Berbagai Fungsi Bisnis

1. Tim Sales B2B: Reorder Cepat untuk Pelanggan Distributor

Distributor atau retail besar sering melakukan pembelian ulang dengan pola yang serupa.

Histori order yang tersimpan dalam satu sistem membantu sales menyiapkan proses reorder tanpa meminta detail yang sama dari pelanggan setiap periode.

2. Marketing dan Growth: Order dari Campaign Tanpa Kehilangan Atribusi

Tim marketing perlu melacak campaign mana yang benar-benar berujung order lewat WhatsApp untuk mengukur efektivitas iklan yang dijalankan.

Tautan klik-untuk-WhatsApp yang ditandai per campaign membantu tim menghitung efektivitas CPL-ke-closing secara akurat dibandingkan menebak-nebak sumber order dari percakapan yang masuk.

3. Customer Success: Renewal dan Upsell Terjadwal via WhatsApp

Pengingat renewal atau pembelian ulang dapat dijadwalkan berdasarkan siklus pelanggan.

Bagi customer success, automasi ini dapat membantu menjaga jadwal renewal dan upsell tetap berjalan.

4. Operasional Multi-Cabang: Order Terpusat

Satu nomor pusat dapat menerima order, kemudian sistem merutekan percakapan ke cabang atau tim sesuai lokasi maupun jenis kebutuhan.

Dengan demikian, pelanggan tidak perlu mencari nomor cabang yang berbeda, sementara bisnis tetap dapat menerapkan standar respons yang sama.

5. Layanan Berbasis Jadwal: Booking dan Order dalam Satu Alur

Bisnis jasa skala menengah-besar seperti penyedia training atau event korporat dapat menggabungkan booking dan order dalam satu alur percakapan.

Pelanggan cukup memilih jadwal, mengonfirmasi jumlah peserta, dan menyelesaikan pembayaran tanpa berpindah ke aplikasi atau formulir lain.

---

Percepat Closing Bisnis Anda dengan Proses Order Lewat WhatsApp API Mekari Qontak!

Chat manual yang membebani SLA dan data pelanggan yang terpisah di banyak nomor pribadi pada akhirnya bermuara pada satu kebutuhan yang sama, yaitu proses order yang terpusat, terukur, dan patuh terhadap tata kelola data.

Kebutuhan itulah yang coba dijawab lewat aplikasi WhatsApp Commerce dari Mekari Qontak yang sudah terhubung dengan WhatsApp Business API resmi dan dukungan AI Agent.

WhatsApp Commerce Mekari Qontak bisa membantu tim mengelola katalog, checkout, dan konfirmasi pesanan otomatis dalam satu dashboard omnichannel commerce, sekaligus mencatat setiap workflow pemesanan pelanggan ke sistem WhatsApp yang terintegrasi dengan Aplikasi CRM yang sama.

Dengan begitu, admin tidak perlu lagi berpindah-pindah nomor pribadi untuk melayani order, dan tim manajemen mendapat visibilitas penuh atas setiap transaksi yang berjalan.

Pelajari WhatsApp Commerce Mekari Qontak untuk proses order lewat WhatsApp bisnis bisa berjalan lebih rapi.

Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim Mekari Qontak dan dapatkan juga uji coba gratis sekarang!

Referensi

• How to create and maintain a catalog
• Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi