Lead Tracking 101: Cara Melacak Prospek Potensial yang Menghasilkan Penjualan

Lead merupakan target audiens yang tertarik mencari informasi mengenai suatu bisnis. Oleh karena itu, kehadiran lead sangatlah penting, karena mereka berpeluang untuk konversi menjadi pelanggan. Hal tersebut membuat sejumlah bisnis melakukan lead tracking secara rutin.

Tak tanggung-tanggung, sejumlah perusahaan berinvestasi pada teknologi terkini untuk menjalankan tracking lead berkualitas. Tujuan utamanya untuk mendapatkan lead bernilai tinggi, sehingga bisa di follow up untuk menghasilkan penjualan.

Namun sebelum itu, sebagai pelaku bisnis Anda harus memahami secara mendalam bagaimana proses pelacakan leads, bagaimana memanfaatkan teknologi untuk pelacakan, dan bagaimana mendapatkan pengembalian investasi (ROI) yang lebih besar dari pipeline leads.

Dengan pemikiran tersebut, pada artikel ini bisa menjadi panduan singkat tentang lead tracking. Baca selengkapnya di bawah ini.

Apa itu lead tracking?

Lead tracking adalah proses identifikasi prospek atau calon pelanggan yang berasal dari berbagai sumber dan berpeluang untuk melakukan transaksi. Proses ini memberikan wawasan mendalam seperti sumber dan lokasi lead.

Dengan informasi tersebut, tim pemasaran dapat bekerja lebih efektif seperti: memperbaiki kampanye pemasaran, mempersonalisasi penawaran dan pesan promosi, sehingga bisa serta meningkatkan volume penjualan dan pendapatan.

Padahal selama ini, banyak bisnis kesulitan dalam menemukan formula kampanye pemasaran yang tepat sehingga kerap gagal. Menurut statistik, sekitar 75% pemasar mengaku kesulitan dalam memperkirakan ROI karena tidak memiliki gambaran rinci tentang hasil kampanye.

Fakta tersebut memperkuat alasan bisnis untuk melacak prospek mereka. Hal tersebut diharapkan dapat berdampak positif terhadap perkembangan bisnis secara keseluruhan.

Jenis-jenis Lead Tracking

Sebelum lebih jauh membahas proses lead tracking, ada baiknya Anda mengenal jenis-jenis. Hal ini akan memudahkan Anda untuk melangkah ke tahap selanjutnya.

Berikut adalah jenis-jenis lead tracking berdasarkan pengumpulan datanya:

Lead tracking manual

Pelacakan lead yang paling banyak bisnis gunakan masih secara manual. Bisnis tersebut melakukan pencatatan interaksi dan informasi menggunakan spreadsheet, buku catatan, atau metode dokumentasi lainnya. Pencatatan seperti ini akan memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia.

Lead tracking otomatis dengan CRM

Selain pelacakan manual, sebagian bisa mulai memanfaatkan teknologi untuk tracking prospek secara otomatis. Salah satunya menggunakan aplikasi CRM (Customer Relationship Management).

Aplikasi CRM mampu mengotomatisasi proses pelacakan leads, menangkap dan mengorganisir informasi leads dalam basis data terpusat. Hal ini berkat dukungan fitur-fitur CRM seperti penilaian leads, pelacakan aktivitas, dan manajemen pipeline.

Lead tracking bersumber email marketing

Lead tracking melibatkan berbagai saluran yang mendatangkan prospek, seperti email marketing. Pelacakan prospek yang berasal dari email bisa menggunakan aplikasi untuk apakah email dibuka, mengklik tautan di dalamnya, mengisi formulir, mengunduh e-book atau tindakan lainnya.

Dengan melakukan pelacakan tersebut, bisnis dapat memperoleh informasi berharga tentang minat dan preferensi prospek. Data ini kemudian dapat digunakan untuk mengelola leads secara lebih efektif, mempersonalisasi pengalaman pelanggan, dan mengoptimalkan upaya pemasaran secara keseluruhan.

Lead tracking berasal website/landing page

Selain dua teknologi sebelumnya, Anda juga bisa menggunakan platform analitik untuk monitoring pengunjung website bisnis Anda. Platform tersebut dapat memberikan wawasan, seperti jumlah tampilan halaman, dan tingkat konversi.

Dengan menganalisis data website, bisnis dapat mengidentifikasi pola dan tren serta mengoptimalkan website bisnis untuk meningkatkan konversi leads menjadi pelanggan lebih banyak.

Cara Efektif Menjalankan Lead Tracking

Berikut cara memulai lead tracking dan mengonversi prospek menjadi penjualan:

Tentukan siapa yang memenuhi syarat sebagai prospek

Sebelum Anda bisa mulai melacak prospek, Anda harus mendefinisikan apa itu prospek. Kemudian Anda perlu menentukan dari mana asal prospek yang ingin Anda lacak.

Setelah itu, semua informasi prospek bisa Anda simpan dalam database. Informasi tersebut bisa berupa dari identitas prospek yang menghubungi Anda langsung, jumlah prospek yang mengklik iklan, hingga jenis referral atau saluran lain lead berasal.

Pilih tools pelacakan prospek

Ada banyak metode pelacakan prospek yang dapat dipilih. Salah satu pilihan terbaik adalah menggunakan aplikasi CRM.

Aplikasi CRM menawarkan fitur-fitur canggih yang membantu memprioritaskan prospek, menugaskan tim penjualan, dan menyederhanakan proses transaksi. Hal ini memberikan Anda solusi manajemen prospek dalam satu dasbor.

Baca juga: Rekomendasi Lead Capture Software Terbaik untuk Bisnis

Pembersihan Data Berkala

Tahapan selanjutnya adalah lakukan audit berkala terhadap data lead untuk mengidentifikasi dan memperbaiki ketidakakuratan, duplikasi, dan informasi yang sudah kadaluarsa, menjaga basis data yang bersih dan dapat diandalkan.

Namun sebelum itu, Anda perlu membuat proses standar untuk menangkap dan mencatat informasi lead di semua titik sentuh, memastikan konsistensi dan akurasi dalam pengentrian data.

Pelatihan Tim Penjualan dan Pemasaran

Berikan pelatihan dan dukungan berkelanjutan kepada tim penjualan dan pemasaran tentang pentingnya praktik pelacakan prospek yang akurat dan penggunaan software CRM secara efektif.

Memantau dan Mengukur Kinerja

Terakhir, lacak dan ukur indikator kinerja utama (KPI) terkait pelacakan lead, seperti waktu respon, frekuensi tindak lanjut, dan tingkat konversi, untuk mengidentifikasi adanya penyimpangan dari proses yang telah ditetapkan. Dengan begitu, Anda bisa segera membuat keputusan untuk mengatasinya.

Baca juga: Cara Efektif Mengubah Leads Menjadi Pelanggan Setia

Rekomendasi Software Lead Tracking Terbaik di Indonesia

Mekari Qontak

Mekari Qontak menawarkan aplikasi CRM terbaik yang berfungsi sebagai lead tracking. Aplikasi CRM Mekari Qontak mampu mengumpulkan lead dari beragam saluran dan mengelolanya secara otomatis.

Mekari Qontak juga memiliki fitur canggih yang memungkinkan pengguna untuk memprioritaskan lead potensial dan memberikan notifikasi untuk tim penjualan segera melakukan follow up. Termasuk mengirimkan pengingat apabila ada lead yang hampir kadaluarsa.

Fitur-fitur canggih lainnya yang Mekari Qontak tawarkan adalah

• Segmentasi target lebih akurat
• Efektivitas ROI campaign
• Personalisasi campaign
• Lead scoring
• Sinkronisasi dengan sales
• Integrasi Omnichannel

SendPulse

SendPulse merupakan lead tracking software yang dapat mengumpulkan dan menyimpan data prospek dalam satu sistem. Hal ini memberikan tim pemasaran dan penjualan Anda semua detail yang diperlukan untuk memperlancar alur penjualan.

SendPluse juga memiliki dasbor yang menampilkan status kesepakatan, sehingga Anda melacak kemajuan setiap prospek. Kemudian, Anda juga dapat menambahkan prospek secara manual, mengimpor file CSV atau vCard, atau menerima data pelanggan setelah mereka menggunakan chatbot.

Fitur-fitur yang SenPluse miliki antara lain, sebagai berikut:

• Sales pipeline
• Seamless customer communication
• All customer data in one place
• Adding deals automatically
• Integrasi

Capsule

Capsule merupakan lead tracking software yang memungkinkan Anda untuk melihat riwayat komunikasi setiap prospek sehingga Anda tidak perlu mengulang pertanyaan yang sama. Aplikasi ini juga dapat menambahkan kontak secara manual dan mengimpor mereka dari Outlook, file CSV, atau vCard.

Jika Anda perlu mencari informasi dengan cepat, Anda dapat menggunakan fitur pencarian cepat pada aplikasi Capsule. Beberapa fitur tambahan seperti opsi “Lampirkan file”, daftar dan bidang kustom, tag data, mail dropbox, dan kesempatan untuk berbagi kontak dengan anggota tim.

Fitur-fitur unggulan yang aplikasi Capsule tawarkan adalah

• Task management
• Reporting
• Automation tools
• Contact management
• Email tools
• Sales tools

Strategi Terbaik dalam Menjalankan Lead Tracking

Berikut beberapa hal yang perlu Anda lakukan agar lead tracking berjalan efektif:

Lead scoring

Pada dasarnya, lead scoring didefinisikan sebagai upaya memilah prospek yang paling berpotensi menjadi pelanggan. Oleh karena itu, pada prosesnya meliputi sistem penilaian.

Proses penilaian prospek ini lebih mudah karena bisa dibantu tools manajemen penjualan. Aplikasi ini memiliki sistem penilaian adaptif yang dapat memberi prioritas prospek berdasarkan informasi atau interaksi yang terjadi.

Baca juga: Lead Scoring: Pengertian, Jenis, Manfaat dan Cara Menentukannya

Lead nurturing

Lead nurturing adalah proses sistematis untuk mengembangkan hubungan dengan prospek (leads) selama siklus penjualan mereka. Tujuan utamanya adalah untuk mempertahankan minat prospek dengan memberikan informasi yang relevan.

Selama proses lead nurturing, bisnis akan terus menjaga hubungan dengan mengirimkan konten relevan berupa artikel blog, whitepaper, studi kasus, atau newsletter, serta interaksi melalui email, telepon, media sosial, dan lainnya. Pendekatan ini membantu memastikan bahwa saat prospek siap untuk melakukan pembelian.

Baca juga: Mengenal Apa itu Lead Nurturing, Manfaat dan Prosesnya

Segmentasi prospek

Pada tahapan lead tracking, penting juga untuk membagi prospek kedalam beberapa kelompok berdasarkan karakteristik atau perilaku yang serupa.

Bisnis bisa mengalokasikan sumber daya pemasaran dan penjualan dengan lebih efisien, dengan fokus pada segmen yang memiliki potensi konversi dan nilai tertinggi. Misalnya menyediakan pesan pemasaran yang lebih relevan dan menawarkan solusi yang lebih sesuai dengan setiap kelompok.

Personalisasi komunikasi

Lead tracking memberikan informasi relevan kepada tim penjualan yang dapat membantu mereka meningkatkan konversi. Dengan begitu, tim penjualan bisa mengetahui cara yang tepat untuk menghubungi prospek lebih personal.

Cara tersebut dapat secara signifikan meningkatkan penjualan. Sebab, dalam sebuah penelitian menunjukkan bahwa sekitar 80% pelanggan lebih memilih melakukan pembelian dari bisnis yang menawarkan layanan personalisasi.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Personalized Marketing dan Strateginya

Kesimpulan

Lead tracking menjadi salah satu yang wajib bisnis lakukan jika ingin meningkatkan penjualan. Proses pelacakan lead akan memberikan bisnis informasi untuk menjalankan kampanye promosi yang lebih efektif, sehingga meningkatkan peluang mendapatkan penjualan.

Teknologi yang paling banyak digunakan untuk proses lead tracking adalah aplikasi CRM. Aplikasi manajemen pelanggan ini memiliki fitur yang membantu bisnis mengumpulkan semua informasi prospek dalam satu database. Hal ini memudahkan bisnis untuk identifikasi lead potensial.

Mekari Qontak menawarkan solusi CRM terlengkap di Indonesia. Fitur-fitur yang Mekari Qontak miliki mampu mengelola prospek, melacak interaksi pelanggan, dan memantau sales pipeline. Hal membantu memprioritaskan tugas, otomatisasi tindak lanjut, dan pada akhirnya meningkatkan efisiensi, tingkat konversi prospek yang lebih baik.

Coba Gratis Aplikasi CRM terbaik dari Mekari Qontak atau Konsultasikan Kebutuhan Bisnis Anda pada tim Ahli Mekari Qontak dengan klik link berikut.