Mengenal IP PBX: Pengertian, Jenis, Cara Kerja, dan Manfaatnya untuk Bisnis

Apakah Anda sedang mencari sistem telepon untuk bisnis Anda? Jika iya, Internet Protocol Private Branch Exchange (IP PBX) bisa menjadi solusi yang tepat untuk Anda.

IP PBX merupakan versi modern dari PABX atau perangkat sambungan komunikasi telepon yang memiliki teknologi Internet Protocol (IP). Oleh karena itu, teknologi ini dapat diakses dari mana saja kapan saja menggunakan jaringan internet.

Untuk lebih jelasnya, Mekari Qontak akan membahas mengenai apa itu IP PBX dan pada artikel berikut ini!

Apa Itu IP PBX?

IP PBX (Internet Protocol Private Branch Exchange) adalah sistem telepon privat yang menggunakan teknologi protokol Internet (IP) untuk mengelola dan mengarahkan panggilan telepon internal dan eksternal di dalam perusahaan.

IP-PBX berfungsi sebagai pusat kontrol yang mengelola dan mengarahkan panggilan telepon masuk dan keluar di dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dengan IP-PBX, pengguna dapat melakukan panggilan telepon melalui perangkat telepon IP, komputer, atau perangkat lain yang terhubung ke jaringan internet.

Bukan hanya itu, IP-PBX juga menyediakan fitur komunikasi tambahan seperti voicemail, panggilan konferensi, dan integrasi dengan sistem CRM untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam berkomunikasi.

Baca juga: Software Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

Cara Kerja IP PBX

IP PBX (Internet Protocol Private Branch Exchange) bekerja dengan mengintegrasikan teknologi Voice over Internet Protocol (VoIP) dengan sistem telepon dan jaringan data.

Tools IP PBX akan menerima dan mengirimkan panggilan, baik masuk dan keluar, melalui internet. Sistem ini mengubah sinyal suara analog menjadi data atau sinyal digital.

Sinyal digital tersebut kemudian akan diarahkan ke penyedia layanan VoIP untuk memulai, menyambungkan, atau bahkan mengakhiri setiap panggilan. Artinya melalui sinyal digital tersebut, Anda bisa berkomunikasi seperti panggilan telepon umumnya.

Dalam hal ini, penyedia sistem IP PBX akan bertanggung jawab untuk merutekan panggilan masuk, memungkinkan transfer panggilan ke ekstensi lain, dan menjalankan semua fitur komunikasi sistem telepon.

Baca juga: IP Call Center: Fitur, Manfaat dan Kelebihannya

Manfaat Menggunakan IP PBX untuk Bisnis

Berikut adalah manfaat IP PBX pada bisnis.

1. Mudah Dikelola dan Digunakan

Sistem IP PBX dapat diakses dan dikelola melalui dashboard online berbasis web yang mudah untuk gunakan kapan saja dan di mana saja.

Selain itu, Anda juga dapat dengan mudah memelihara, menyesuaikan, dan menyempurnakan sistem telepon sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Hal ini memberikan fleksibilitas untuk Anda mengelola call center.

Baca juga: Call Center Dashboard: Manfaat, Fitur, Tips dan Contoh Penggunaanya

2. Biaya Komunikasi yang Lebih Rendah

Umumnya biaya telepon atau panggilan ke luar negeri akan memakan biaya yang besar. Namun, Anda tidak perlu mengkhawatirkan hal tersebut. Sebab sistem ini menyediakan VoIP untuk panggilan jarak jauh seperti panggilan internasional.

Jadi, Anda dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk telepon Anda. Sebagai gantinya, Anda hanya perlu membayar biaya langganan internet.

3. Dilengkapi dengan Sistem Cloud

IP PBX memiliki teknologi cloud yang dapat membantu Anda untuk memiliki beberapa pusat data untuk kinerja yang lebih optimal.

Dengan sistem ini, Anda dapat merekam, menyimpan, dan mengelola riwayat panggilan telepon Anda. Informasi tersebut sangat penting untuk bisnis terutasa saat melayani pelanggan.

Baca juga: Cloud Call Center Software Terbaik di Indonesia

4. Meningkatkan Customer Journey

Anda mungkin tidak pernah berpikir bahwa penggunaan sistem IP PBX sebenarnya dapat membantu Anda untuk meningkatkan customer journey.

Sebab, sistem ini membantu Anda untuk memiliki solusi komunikasi yang lebih baik dan efektif. Sehingga Anda dapat memberikan pengalaman pelanggan yang menyenangkan.

Selain itu, IP PBX juga dilengkapi dengan cloud yang memungkinkan Anda untuk mengintegrasi fungsi komunikasi utama dengan berbagai aplikasi bisnis lain seperti CRM. Integrasi ini memberikan bisnis solusi lengkap untuk melayani pelanggan.

5. Memungkinkan Mobilitas yang Lebih Baik

Salah satu keunggulan utama dari sistem IP PBX adalah kemampuannya mendukung mobilitas kerja. IP PBX memungkinkan Anda dan tim untuk tetap terhubung dan melakukan panggilan dari mana saja secara fleksibel dan real-time.

Selama tersedia koneksi internet yang stabil, karyawan dapat mengakses ekstensi kantor mereka melalui berbagai perangkat, seperti smartphone, laptop, atau telepon IP.

Baca juga: Rekomendasi Software Call Center Terbaik untuk Bisnis

Jenis-Jenis IP PBX

Setiap jenis IP PBX memiliki kelebihan dan kelemahan sendiri. Pilihan tergantung pada kebutuhan organisasi, tingkat kontrol yang diinginkan, dan anggaran yang tersedia.

Berikut adalah beberapa jenis IP PBX yang umum digunakan.

1. On-Premises IP PBX

On-premises IP PBX dikenal juga dengan istilah VoIP PBX. Ini merupakan PBX lokal yang menggunakan koneksi internet dan jaringan internal yang ada dan berada di dalam gedung kantor Anda.

VoIP jenis ini menawarkan fitur yang lebih canggih dibandingkan dengan PBX umumnya. Sistem ini memiliki fitur perutean, konvergensi, respons suara interaktif, pesan suara ke email, konferensi, dan panggilan video.

2. Cloud PBX

Cloud PBX merupakan sistem digital yang dihosting di cloud dan dapat dikelola oleh penyedia khusus. Anda dapat mengoperasikannya melalui internet.

Sistem ini membantu penggunanya untuk mendapatkan manfaat fungsionalitas intuitif sistem PBX dengan skala yang lebih besar. Selain itu, Anda juga akan memiliki tingkat keamanan dan ketahanan yang lebih baik untuk sistem telepon Anda.

Sistem ini juga memiliki fitur yang luas, seperti pesan suara, virtual fax, konferensi audio, rekaman panggilan, dan kemampuan untuk mengelola dan menambahkan nomor telepon baru.

Tidak hanya itu, Anda juga dapat mengintegrasikan sistem telepon Anda dengan aplikasi CRM yang dapat mengefektifkan seluruh proses bisnis Anda.

Baca juga: Cloud PBX Provider Terbaik untuk Bisnis

Fitur-Fitur yang Harus Ada pada IP PBX

Sistem IP PBX modern menghadirkan beragam fitur canggih yang jauh lebih lengkap dibandingkan sistem telepon konvensional. Berikut ini beberapa fitur yang ada pada IP PBX.

1. Pesan Suara (Voice Mail)

Fitur pertama adalah untuk pesan suara. Dengan menggunakan fitur ini, pengguna dapat mengirimkan pesan suara untuk menyampaikan pesan.

Namun, teknologi terbaru menawarkan fungsi yang lebih praktis, seperti konversi pesan suara menjadi file MP3 atau teks transkripsi yang langsung terkirim ke email penerima.

Penggunaan fitur pesan suara memungkinkan Anda untuk mengirim pesan suara ke email pelanggan atau klien Anda.

2. Dukungan Teknologi VoIP (Interactive Voice Response)

Migrasi dari sistem telepon tradisional ke IP PBX berbasis internet memberikan keuntungan besar melalui teknologi VoIP (Voice over Internet Protocol).

Fitur ini memungkinkan komunikasi berjalan melalui jaringan internet sehingga biaya panggilan, khususnya jarak jauh, menjadi lebih rendah, sekaligus meningkatkan produktivitas perusahaan.

Baca juga: Apa Itu Integrasi VoIP-CRM? Manfaat, Cara Kerja, dan Contohnya

3. Telepon Call Center Jarak Jauh

Fitur telepon call center jarak jauh memungkinkan Anda untuk melakukan komunikasi secara real-time melalui perangkat apapun.

Dengan demikian, mendorong tim atau agen Anda bekerja lebih efisien meskipun bekerja dari jarak jauh sekalipun.

4. Alat Konferensi

Konferensi menjadi kebutuhan utama bagi perusahaan modern, baik untuk koordinasi tim maupun pertemuan dengan klien.

Sistem IP PBX mampu mendukung panggilan tiga arah sederhana sekaligus memungkinkan konferensi dengan banyak peserta secara bersamaan.

Fitur konferensi ini memudahkan bisnis untuk berinteraksi dengan lebih dari tiga peserta. Dengan demikian, diskusi dapat berlangsung efektif dan efisien, meskipun peserta berada di lokasi yang berbeda.

5. Pelaporan dan Analisis

Sebagian besar sistem IP PBX dapat diintegrasikan dengan CRM yang dapat menghadirkan fungsi pelaporan dan analisis. Integrasi tersebut memberikan Anda wawasan dan perspektif terkait pelanggan atau bisnis Anda.

Laporan tersebut dapat diakses dengan mudah dalam satu tampilan dasbor. Dari laporan tersebut, Anda bisa mengevaluasi sejauh mana efektifitas pelayanan pelanggan Anda. Kemudian, Anda bisa mengambil keputusan untuk meningkatkan pelayanan.

Baca juga: Customer Service Software Terbaik, No.1 Wajib!

Dapatkan Sistem IP PBX Terbaik untuk Bisnis dengan Mekari Qontak!

Dengan demikian, IP PBX menjadi solusi komunikasi terpadu yang sangat penting bagi bisnis modern. Dengan memanfaatkan teknologi internet, berbagai pilihan sistem on-premise, cloud, atau hybrid IP PBX dapat membantu bisnis Anda.

Apabila Anda ingin mulai menggunakan IP PBX, pertimbangkan untuk mendapatkannya di Mekari Qontak. Melalui Fitur Telepon Cloud PBX, Mekari Qontak hadir untuk memfasilitasi telepon call center jarak jauh.

Bukan hanya itu saja, Fitur Telepon Cloud PBX juga memiliki alur virtual & respon suara interaktif (IVR), dashboard wallboard real-time, dan rekaman panggilan API yang dapat meningkatkan komunikasi bisnis Anda.

Maka dari itu, Mekari Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan untuk menangani komunikasi dan hubungan pelanggan. Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.