- Workflow automation mampu menyederhanakan alur kerja dan mengurangi tugas manual dalam operasional bisnis
- Perbedaan workflow automation dengan otomatisasi biasa terletak pada kompleksitas dan lingkup penerapannya
- Manfaat workflow automation mencakup efisiensi waktu, penghematan biaya, hingga keputusan strategis
- Workflow automation bisa diimplementasikan secara efektif di berbagai bidang dan industri seperti pemasaran, CRM, HR, dan keuangan
Dalam bisnis modern, semakin banyak aktivitas yang berjalan cepat dan kompleks. Di sinilah workflow automation hadir sebagai solusi agar alur kerja lebih sederhana sekaligus mengurangi pekerjaan manual tim.
Menurut Alsett, perusahaan yang menerapkan workflow automation berhasil mengurangi biaya hingga 30% dan meningkatkan produktivitas sekitar 20%. Angka ini menunjukkan bahwa otomatisasi bukan lagi opsi, melainkan kebutuhan strategis.
Dalam artikel ini, Mekari Qontak akan membahas secara lengkap mulai dari pengertian, manfaat, cara kerja, hingga contoh penerapannya di berbagai industri.
Apa Itu Workflow Automation?
Workflow automation adalah proses otomatisasi alur kerja bisnis dengan bantuan teknologi, di mana tugas-tugas rutin atau berulang yang biasanya dikerjakan secara manual, kini dijalankan oleh sistem.
Dalam proses otomatisasi ini, beberapa hal ikut terlibat, mulai dari integrasi data, eksekusi instruksi, hingga pengiriman notifikasi secara otomatis.
Tujuan utama workflow automation adalah untuk menciptakan efisiensi, mengurangi risiko human error, dan memastikan setiap tahapan proses bisnis berjalan lebih konsisten.
Dengan hal ini, energi dan fokus tim/individu bisa dialokasikan ke pekerjaan dengan nilai yang lebih strategis ataupun pekerjaan yang membutuhkan sentuhan manusia.
Baca juga: Workflow: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Praktis dalam BisnisPerbedaan Workflow Automation dan Otomatisasi Biasa
Dalam praktiknya, workflow automation memiliki perbedaan yang cukup mendasar jika dibandingkan dengan sistem otomatisasi biasa. Berikut perbandingannya yang disajikan dengan format tabel:
| Perbandingan | Workflow Automation | Otomatisasi Biasa |
|---|---|---|
| Tujuan Utama | Mengatur alur kerja lintas divisi secara menyeluruh | Mengotomasi satu tugas spesifik |
| Kompleksitas | Kompleks, mencakup banyak proses bisnis | Relatif sederhana |
| Teknologi yang Digunakan | Software workflow management, AI, integrasi API | Tools sederhana seperti macro atau script |
| Lingkup | Proses bisnis end-to-end | Satu fungsi terbatas |
| Contoh | Otomatisasi pipeline penjualan dari lead hingga closing | Auto-reply email sederhana |
Baca juga: Business Process Automation: Arti, Jenis, Manfaat dan Contoh BPAManfaat Workflow Automation
Workflow automation membawa banyak keuntungan yang bisa langsung dirasakan oleh bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:
1. Efisiensi Waktu dan Produktivitas Tim
Tugas manual yang biasanya memakan waktu lama dapat dialihkan ke sistem otomatis sehingga pekerjaan akan lebih cepat selesai. Dengan begitu, tim bisa menyelesaikan lebih banyak hal di waktu yang sama tanpa menambah beban kerja mereka.
Baca juga:Â Cara Meningkatkan Efisiensi Bisnis dengan Automation2. Mengurangi Kesalahan dan Risiko Human Error
Dengan sistem otomatisasi, kemungkinan kelalaian manusia akan berkurang. Misalnya seperti salah input data atau lupa menjalankan tugas. Dengan minimnya kelalaian manusia tersebut, berarti bisnis Anda dapat memberikan pelayanan yang sempurna kepada pelanggan.
3. Menghasilkan Keputusan yang Strategis
Dalam hal krusial seperti pengambilan keputusan, workflow automation berkontribusi dalam menyajikan data real time yang bisa dianalisis. Dengan data berbasis fakta ini, manajemen dapat lebih mudah menentukan arah strategi yang tepat.
4. Menghemat Biaya Operasional
Dengan berkurangnya pekerjaan manual, perusahaan bisa mengurangi biaya operasional tenaga kerja untuk tugas-tugas rutin. Dana yang dihemat dapat dialokasikan ke investasi yang lebih berkontribusi pada pertumbuhan bisnis.
Baca juga: Cara Efektif Menghemat Biaya Operasional Perusahaan5. Memfokuskan Karyawan ke Pekerjaan yang Lebih Strategis
Dengan workflow automation, karyawan tidak lagi terbebani dengan tugas repetitif yang memakan energi. Mereka bisa lebih fokus untuk mengembangkan strategi, inovasi, dan layanan pelanggan yang lebih bernilai tinggi.
6. Memastikan Setiap Operasional Bisnis Berjalan Konsisten
Manfaat lain dari workflow automation ialah untuk memastikan setiap langkah proses kerja mengikuti SOP yang telah ditentukan. Dengan standar yang sama, kualitas layanan akan tetap terjaga meskipun volume pekerjaan terus bertambah.
7. Memberikan Skalabilitas Bagi Bisnis
Saat beban kerja bertambah, sistem otomatisasi dapat mampu mengatasinya dengan efisien tanpa harus menambah banyak tenaga baru. Hal ini akan membuat bisnis lebih mudah berkembang secara berkelanjutan.
Jenis-Jenis Workflow Automation
Workflow automation memiliki beberapa bentuk implementasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Berikut adalah jenis-jenis yang banyak digunakan dalam berbagai industri:
1. Automasi Berbasis AI (AI-Driven Automation)
Jenis ini memanfaatkan kecerdasan buatan untuk menjalankan serangkaian tugas, mulai dari membaca pola data, menganalisis perilaku, hingga merekomendasikan tindakan otomatis.
Misalnya, sistem otomatisasi bisa memprediksi tren penjualan atau memberikan personalisasi layanan pelanggan yang maksimal.
AI-driven automation sangat bermanfaat bagi bisnis yang ingin mengoptimalkan proses kerja dengan insight yang cerdas. Ditambah dengan dukungan analitik real time, keputusan bisnis dapat dibuat lebih cepat dan akurat.
2. Automasi Berbasis Aturan (Rule-Based Automation)
Dalam jenis ini, biasanya workflow dijalankan berdasarkan aturan logis yang sudah ditentukan sebelumnya. Contohnya, ketika ada email masuk, sistem secara otomatis akan membuat tiket support untuk ditindaklanjuti oleh agen manusia.
Meskipun sederhana, rule-based automation efektif dalam membuat proses kerja standar berjalan konsisten. Automasi jenis ini sering digunakan untuk tugas repetitif yang membutuhkan kepastian alur kerja.
3. Automasi Berbasis Peristiwa (Event-Driven Automation)
Terakhir, yaitu event-driven automation atau automasi berbasis peristiwa. Automasi jenis ini dipicu oleh suatu peristiwa tertentu yang terjadi dalam sistem.
Misalnya, setelah konfirmasi pembayaran oleh pelanggan berhasil, sistem secara langsung akan mengirim invoice ke pelanggan.
Event-driven automation ini sangat relevan bagi industri e-commerce atau layanan digital dengan sistem transaksi cepat.
Baca juga: Prediksi Tren Perilaku Konsumen E-Commerce di Tahun 2025Cara Kerja Workflow Automation
Agar dapat berjalan dengan efektif, workflow automation perlu mengikuti tahapan yang sistematis. Berikut langkah-langkah utamanya:
1. Pemetaan Proses (Process Mapping)
Langkah awal dimulai dengan memetakan secara detail alur proses kerja yang ingin diotomatisasi. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi titik lemah atau bottleneck yang sering memperlambat pekerjaan.
Dengan pemetaan ini, bisnis Anda akan memahami bagaimana proses kerja berjalan dari awal hingga akhir. Langkah ini juga dapat sekaligus menjadi dasar untuk merancang alur kerja yang lebih efisien dan minim kesalahan.
2. Desain Alur Kerja (Workflow Design) dengan Software
Setelah pemetaan selesai, langkah berikutnya adalah membuat desain alur kerja menggunakan software workflow management. Setiap tahapan dalam prosesnya divisualisasikan agar mudah dipahami oleh tim.
Desain ini berfungsi untuk memastikan semua tim/departemen memiliki pandangan yang sama tentang urutan pekerjaan. Hasilnya, implementasi workflow automation menjadi lebih terstruktur.
3. Penentuan Pemicu (Trigger Definition) dan Kondisi (Conditions)
Untuk memulai aksinya secara otomatis, workflow membutuhkan pemicu tertentu, misalnya seperti email yang masuk atau formulir yang terisi. Selain itu, kondisi diperlukan agar sistem hanya bisa berjalan ketika kriteria yang sesuai sudah terpenuhi.
Dengan hal ini, proses bisnis dapat lebih tepat sasaran. Hal ini juga membuat workflow automation tidak berjalan sembarangan dan tetap relevan dengan kebutuhan organisasi.
4. Pengaturan Aksi Otomatis (Automated Actions)
Setelah pemicu aktif, sistem otomatisasi ini akan mengeksekusi aksi otomatisnya seperti mengirim notifikasi, memperbarui data CRM, atau membuat tiket baru.
Semua langkah yang dilakukan sistem workflow automation ini, berjalan secara otomatis tanpa perlu campur tangan manual manusia.
5. Analisis dan Peningkatan (Analyzing and Improving)
Tahap terakhir adalah menganalisis performa workflow automation yang sudah berjalan. Data yang dikumpulkan akan menunjukkan apakah ada hambatan, keterlambatan, atau potensi perbaikan pada sistem otomatisasi ini.
Jika ditemukan masalah, perbaikan dapat segera dilakukan sebelum proses kerja dijalankan secara penuh. Evaluasi secara berkala ini penting agar workflow tetap optimal dan mampu mengikuti perkembangan bisnis Anda.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Analisis Data Terbaik untuk PerusahaanContoh Penerapan Workflow Automation
Workflow automation dapat diterapkan di berbagai industri dengan manfaat yang berbeda-beda. Berikut beberapa contoh penerapannya dalam bisnis:
1. Bidang Pemasaran dan Penjualan
Dalam pemasaran, automasi no-code dapat dimanfaatkan di beberapa strategi pemasaran. Mulai dari mengirim email campaign, hingga perencanaan promosi.
Proses ini dapat mengurangi pekerjaan manual tim sales dan marketing sekaligus juga mampu mempercepat closing penjualan.
Selain itu, data interaksi pelanggan juga akan tercatat langsung dalam sistem CRM. Hal ini akan memudahkan bisnis dalam menganalisis kampanye serta memastikan strategi pemasaran bisa disesuaikan secara real time.
Baca juga: Rahasia Teknik Closing Efektif untuk Meningkatkan Penjualan!2. Bidang Customer Relationship Management (CRM)
Dalam manajemen pelanggan, workflow automation digunakan untuk mendukung otomatisasi tugas rutin seperti follow up, assigning tickets, update data CRM, hingga eskalasi SLA.
Implementasinya semakin terbantu dengan diprosesnya dengan cepat setiap interaksi pelanggan tanpa harus berpindah-pindah platform.
Automasi no-code ini sekaligus dapat mempertahankan pengalaman pelanggan agar tetap konsisten dan profesional.
Baca juga: Cara Kerja CRM: Strategi Jitu untuk Mengoptimalkan Bisnis3. Industri Teknologi Informasi
Divisi IT dapat memanfaatkan workflow automation untuk mempercepat layanan internal, misalnya dengan reset password otomatis atau pembuatan tiket support. Hal ini akan membantu mengurangi antrean permintaan yang sering memakan waktu lama.
Selain itu, proses eskalasi masalah teknis bisa diatur secara otomatis sesuai tingkat prioritas. Dengan begitu, penyelesaian masalah menjadi lebih cepat dan efisien.
4. Industri HR Management
Dalam pengelolaan SDM, workflow automation digunakan untuk mempermudah proses onboarding karyawan baru. Dokumen, training, hingga akses sistem untuk karyawan baru, bisa diatur otomatis tanpa campur tangan manual yang cenderung repetitif.
Hal lain seperti persetujuan cuti dan penilaian kinerja juga dapat diproses lebih transparan melalui workflow automation. Sehingga hal ini akan menjaga produktivitas tim dan meningkatkan kepuasan karyawan.
5. Industri Keuangan dan Akuntansi
Automasi no-code juga sangat bermanfaat di bidang keuangan, misalnya untuk membuat invoice, memproses pembayaran, hingga menyusun laporan keuangan.
Proses kerja ini mampu meningkatkan akurasi data sekaligus mengurangi risiko kesalahan pencatatan yang biasanya terjadi lewat cara kerja manual.
Selain itu, sistem workflow automation juga membantu kedua industri ini dalam membuat laporan secara real time. Dengan begitu, manajemen bisa lebih cepat mengambil keputusan berbasis data yang valid.
Baca juga: Financial CRM Software Terbaik untuk Industri KeuanganTingkatkan Produktivitas Bisnis Anda dengan Solusi Mekari Qontak!
Workflow automation adalah langkah strategis untuk menciptakan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas bisnis. Dengan implementasi yang tepat, bisnis dapat berkembang lebih cepat tanpa terbebani pekerjaan manual.
Mekari Qontak menghadirkan Qontak 360 dengan dukungan fitur workflow automation yang dirancang untuk menyatukan proses bisnis dalam satu platform.
Dengan fitur no-code seperti Qontak Workflow, bisnis Anda dapat membuat automated workflows lintas modul (CRM, chat, tickets, broadcast) sekaligus terhubung ke aplikasi eksternal.
Melalui fitur ini, perusahaan bisa mengelola proses penjualan, layanan pelanggan, hingga pelaporan dengan lebih ringkas. Hubungi kami untuk solusi profesional dari Mekari Qontak dan tingkatkan produktivitas bisnis Anda!
Referensi:
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Workflow Automation (FAQ)
Apa perbedaan cloud workflow dan on-premise workflow?
Apa perbedaan cloud workflow dan on-premise workflow?
Cloud workflow adalah sistem alur kerja yang berjalan di server berbasis cloud dan dapat diakses dari mana saja melalui internet. Solusi ini lebih fleksibel, mudah diimplementasikan, dan biasanya berlangganan bulanan sehingga cocok untuk bisnis yang ingin efisiensi tanpa investasi besar.
Sementara itu, on-premise workflow dijalankan di server internal perusahaan yang membutuhkan instalasi, pemeliharaan, dan infrastruktur khusus. Meskipun lebih aman karena data sepenuhnya dikelola internal, opsi ini umumnya lebih mahal dan kurang fleksibel dibandingkan cloud workflow.
Apa bedanya workflow automation dengan RPA?
Apa bedanya workflow automation dengan RPA?
Workflow automation adalah otomatisasi alur kerja dari satu proses bisnis end-to-end, misalnya mulai dari input data, persetujuan, hingga pelaporan. Fokusnya pada mengatur urutan langkah agar lebih efisien dan konsisten dalam sebuah sistem terintegrasi.
Robotic Process Automation (RPA) lebih menitikberatkan pada otomatisasi tugas-tugas spesifik dan repetitif, seperti memasukkan data ke spreadsheet atau memindahkan file. Dengan kata lain, workflow automation mengatur keseluruhan alur, sedangkan RPA hanya mengeksekusi bagian kecil dari proses tersebut.
Apa itu AI workflow automation?
Apa itu AI workflow automation?
AI workflow automation adalah pengembangan dari workflow automation yang didukung kecerdasan buatan. Teknologi AI membantu sistem membaca pola data, memprediksi kebutuhan, dan memberikan rekomendasi otomatis untuk mempercepat pengambilan keputusan.
Contohnya, AI dapat menganalisis percakapan pelanggan untuk menentukan prioritas tiket yang harus ditangani lebih dulu. Dengan begitu, workflow menjadi lebih cerdas, adaptif, dan bukan hanya sekadar menjalankan aturan yang sudah ditetapkan.
Apa perbedaan workflow automation dan process automation?
Apa perbedaan workflow automation dan process automation?
Workflow automation berfokus pada otomatisasi alur kerja yang melibatkan beberapa langkah atau departemen, misalnya alur persetujuan cuti karyawan atau pengelolaan tiket layanan pelanggan. Tujuannya adalah menciptakan koordinasi yang terstruktur agar semua tugas berjalan lancar.
Process automation memiliki cakupan yang lebih luas karena mencakup otomatisasi keseluruhan proses bisnis, tidak terbatas pada alur kerja tertentu. Misalnya, otomatisasi supply chain yang melibatkan logistik, inventaris, hingga pembayaran vendor. Jadi, workflow automation adalah bagian dari process automation.
