Business Process Automation: Arti, Jenis, Manfaat dan Contoh BPA

Business Process Automation (BPA) menjadi bagian penting bagi perusahaan di era digital saat ini. Sistem ini mampu mengelola dan mengoptimalkan proses bisnis.

Secara keseluruhan, penerapan business process automation mampu membantu bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan operasi bisnis. Dengan begitu, keuntungan dan kepuasan pelanggan juga meningkat.

Pelajari selengkapnya mengenai apa itu business process automation, jenis dan kegunaanya pada bisnis pada artikel berikut.

Apa itu Business Process Automation?

Business process automation (BPA) adalah suatu sistem yang bisnis gunakan untuk otomatisasi dalam berbagai proses yang dijalankan oleh perusahaan. Penggunaan sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan.

Business process automation akan menghubungkan beberapa komponen untuk mendorong perkembangan bisnis tanpa campur tangan manusia. Misalnya proses input barang, pengembangan produk, pemasaran dan kampanye promosi, hingga distribusi produk kepada supplier atau langsung kepada pelanggan target.

Dengan demikian, perusahaan memiliki dasar yang kuat dan terstruktur dalam menjalankan proses bisnis, sehingga dapat bersaing di pasar yang lebih luas. Menurut sebuah studi bahwa 30% aktivitas tugas lebih dari separuh pekerja di Amerika Serikat dapat diotomatisasi.

Apa saja Jenis Proses Otomasi Bisnis?

Berikut adalah kelima tipe business process automation yang perlu kamu ketahui:

1. Otomatisasi Alur Kerja (Workflow Automation)

BPA mengotomatiskan alur kerja seperti pembagian tugas, mengirimkan notifikasi, pemprosesan persetujuan hingga sinkronisasi aktivitas antar departemen. Meski begitu, sistem ini masih melibatkan karyawan untuk pekerjaan yang memerlukan critical thinking.

2. Otomatisasi Tugas (Task Automation)

Salah satu fungsi business process automation adalah meminimalisir pekerjaan manusia. Oleh karena itu, sistem BPA mampu memperingan tugas manual berulang seperti mengirim email marketing, mengorganisasi dokumen, membuat laporan hingga memperbarui status.

3. Otomatisasi Proses (Process Automation)

Selain mengotomatiskan tugas rutin, BPA juga mampu mengumpulkan, mengelola dan memproses data secara otomatis. Pada perjalanannya, sistem ini akan memeriksa seluruh proses bisnis untuk mengidentifikasi bagian yang bisa diotomatisasi sebanyak mungkin.

4. Robotic Process Automation (RPA)

Sebagian tugas dalam proses bisnis menggunakan bantuan bot untuk otomatisasi. Misalnya bot membantu menyelesaikan tugas yang tidak perlu proses pengambilan keputusan seperti pemindahan data antar sistem.

5. Intelligent Automation

Jenis BPA satu ini memanfaatkan teknologi artificial intelligence (AI) untuk menggabungkan otomatisasi tugas, proses, analisis data, Robotic process automation dan penggunaan teknologi canggih lainnya. Proses ini bertujuan untuk mencapai business automation pada level yang lebih tinggi.

Baca juga: Contoh Penerapan Artificial Intelligence (AI) dalam Kehidupan Sehari-hari

Apa Manfaat dari Business Process Automation?

Business Process Automation berfungsi mengurangi kesalahan manusia, mempercepat penyelesaian tugas, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Pada penerapannya, BPA melibatkan pemantauan dan pengukuran kinerja bisnis dengan menggunakan analitik dan alat pelaporan.

Meskipun diterapkan secara bertahap, perusahaan akan mendapatkan banyak manfaat ketika menerapkan business process automation, seperti:

Meningkatkan Performa Karyawan

Fungsi utama business process automation meningkatkan produktivitas karyawan dengan meminimalisir tugas mereka. Dengan begitu, mereka bekerja lebih cepat untuk mencapai target perusahaan yang telah ditentukan.

Transparansi Proses Bisnis Lebih Jelas

Business process automation memungkinkan penggunanya untuk memantau dan melacak proses bisnis secara real time. Hal ini meningkatkan akuntabilitas dan visibilitas pekerjaan di perusahaan.

Transparansi tersebut juga memberikan fleksibilitas untuk menyelesaikan masalah dari mana saja secara cepat dan tepat.

Investasi Jangka Panjang

Penggunaan business process automation juga merupakan bagian investasi jangka panjang. Pasalnya dengan menerapkan BPA, bisnis akan menghemat banyak waktu untuk operasional perusahaan.

Pembagian Tugas Merata

Penerapan business process automation membutuhkan perencanaan yang tepat. Dengan begitu, pembagian tugas untuk setiap karyawan dapat dilakukan secara adil oleh sistem otomatisasi. Kinerja mereka juga langsung bisa dimonitoring melalui sistem BPA.

Efisiensi Bisnis Meningkat

Terakhir, manfaat business automation adalah meningkatkan efisiensi bisnis. Sistem ini mampu memperbaiki proses bisnis secara berkelanjutan. Hal ini akan berdampak pada tingkat efisiensi terus meningkat.

Baca juga: 13 Contoh Penerapan Business Intelligence pada Perusahaan

Contoh Penerapan Business Process Automation Pada Perusahaan

Business process autiomation dapat diterapkan diberbagai bagian dalam proses bisnis mulai dari pemasaran, penjualan hinga layanan pelanggan. Berikut contoh penerapan business process automation adalah

1. Proses Pemasaran

Di era digital saat ini, banyak saluran yang bisnis gunakan untuk memasarkan produknya. Setiap saluran perlu dipantau pencapaian ROI untuk mengetahui tingkat efektivitas kampanye di chaanel tersebut.

Business process automation membantu mengumpulkan data-data calon pelanggan (prospek) secara otomatis. Data tersebut dikumpulkan dari kampanye pemasaran. Biasanya setiap kampanye akan dimasukkan tombol Call To Action (CTA).

Contohnya Instagram Ads, bisnis akan menyisipkan link dengan utm khusus untuk menlacak prospek yang menekan CTA di IG ads. Kemudian, memilahnya untuk menemukan prospek potensial untuk di follow up menjadi pelanggan dengan cara menelepon prospek, mengirimkan email atau chat WhatsApp.

Business process automation pada proses pemasaran dikenal juga dengan istilah aplikasi marketing automation. Aplikasi marketing ini membantu menargetkan pelanggan dengan kampanye pemasaran otomatis di semua saluran pemasaran. Mulai dari email, website, media sosial, dan pesan teks untuk menghasilkan prospek penjualan (lead generation).

Baca juga: Kenali Apa itu Marketing Automation, Manfaat dan Contohnya

2. Proses Pembagian Tugas

Tugas menjadi hal yang penting bagi karyawan. Proses pembagian tugas ini bisa diotomatisasi menggunakan BPA. Misalnya perusahaan jasa pengiriman ingin meningkatkan efisiensi dalam pemberian tugas dan kolaborasi dengan tim internal serta eksternal.

Saat ada proyek baru, sistem BPA akan otomatis mendistribusikan tugas ke setiap pihak yang terlibat. Pembagian tugas juga disertai dengan deadline dan target yang harus dicapai.

Dalam prosesnya, informasi otomatisasi jadwal dan tugas ini juga bisa diakses oleh seluruh anggota tim yang terlibat dalam proyek.

3. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

Customer Relationship Management (CRM) merupakan aspek penting dalam bisnis. Namun, untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan tidaklah mahal atau rumit. Pelajari tentang Manfaat, Cara Kerja, dan Tujuan CRM.

Business process automation berperan dalam manajemen hubungan pelanggan melalui berbagai cara seperti chatbot, meja bantuan, panggilan telepon otomatis, dan balasan email. Khususnya, chatbot telah menjadi sangat populer dalam beberapa tahun terakhir berkat kemajuan besar yang terjadi di bidang tersebut.

Saat ini, banyak perusahaan dapat memanfaatkan chatbot AI untuk menyelesaikan tugas-tugas kompleks seperti memesan tiket penerbangan, membuat atau membatalkan reservasi, mengintegrasikan seluruh toko eCommerce ke aplikasi SMS, dan masih banyak lagi.

Otomatiskan Proses Bisnis Anda Sekarang Juga!

Business process automation (BPA) adalah sistem yang membantu meningkatkan efisiensi proses bisnis secara keseluruhan. Sistem ini mampu mengotomatiskan tugas sehingga meminimalisir campur tangan manusia untuk menghemat waktu dan mendapatkan hasil maksimal.

Terdapat banyak teknologi yang mengunakan prinsip busniess process automation. Salah satu yang terlengkap adalah Aplikasi CRM yang mampu mengotomatiskan proses marketing, sales hingga customer service.

Mekari Qontak menyediakan aplikasi CRM terbaik di Indonesia. Aplikasi Mekari Qontak memiliki fitur lengkap mendukung aktivitas bisnis seperti chatbot AI. Fitur chabot ini mampu mengotomatiskan proses penjualan dan layanan pelanggan.

Mekari Qontak telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan terkemuka di Indonesia untuk mengembangkan usahannya. Bahkan  Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.

Yuk, Coba Gratis Aplikasi CRM Mekari Qontak selama 14 hari atau Konsultasi Gratis dengan tim Mekari sekarang juga!