Tingkatkan Konversi prospek lewat panggilan keluar dengan aplikasi telemarketing

Kedua perangkat lunak ini memakai infrastruktur panggilan yang sama, tapi tujuannya berbeda.

• Software telemarketing: Fokus pada panggilan keluar untuk penjualan dan akuisisi pelanggan. Metrik utamanya konversi prospek, jumlah panggilan per agen, dan pipeline yang dihasilkan.
• Aplikasi call center: Fokus pada panggilan masuk untuk layanan pelanggan. Metrik utamanya waktu respons, resolusi keluhan, dan kepuasan pelanggan.

Di Mekari Qontak keduanya berada dalam satu platform, sehingga tim telemarketing dan tim layanan pelanggan bekerja di atas data pelanggan yang sama.

Setidaknya ada enam hal yang perlu dipastikan saat memilih aplikasi telemarketing:

1. Auto-dialer: Menghubungi prospek berikutnya secara otomatis setelah panggilan selesai, sehingga waktu jeda berkurang.
2. Skrip panduan: Teks panduan yang muncul di layar agen saat menelepon, untuk menjaga konsistensi pesan.
3. Rekaman panggilan: Seluruh percakapan tersimpan untuk evaluasi kualitas dan pelatihan.
4. Integrasi CRM: Profil dan riwayat prospek terlihat sebelum dan saat menelepon, tanpa berpindah aplikasi.
5. Penjadwalan tindak lanjut: Pengingat otomatis agar prospek yang meminta dihubungi lagi tidak terlupakan.
6. Laporan konversi real-time: Jumlah panggilan, durasi, dan rasio konversi per agen terlihat dalam satu dashboard.

Perangkat lunak ini berjalan lewat lima tahap, meliputi:

1. Perencanaan daftar panggilan: Supervisor menyiapkan daftar prospek yang harus dihubungi, berdasarkan prioritas atau kampanye.
2. Pelaksanaan panggilan: Auto-dialer menghubungi prospek secara otomatis, sementara profil dan riwayat interaksinya muncul di layar agen.
3. Panduan percakapan: Skrip tersedia di layar agar pesan yang disampaikan konsisten, dan agen dapat menyesuaikan sesuai respons prospek.
4. Pencatatan hasil: Hasil setiap panggilan tercatat langsung dalam sistem, termasuk status prospek dan jadwal tindak lanjut.
5. Evaluasi: Rekaman panggilan dan metrik konversi per agen tersedia di dashboard untuk coaching dan perbaikan.

Tanpa sistem terpusat, telemarketing menghadapi empat masalah yang langsung menurunkan konversi:

1. Volume panggilan rendah: Agen menghabiskan waktu untuk memilih nomor dan mencatat hasil, bukan untuk berbicara dengan prospek.
2. Percakapan tanpa konteks: Agen menelepon tanpa tahu riwayat interaksi sebelumnya, sehingga prospek merasa tidak dikenal.
3. Tindak lanjut terlewat: Prospek yang meminta dihubungi lagi terlupakan karena tidak ada pengingat otomatis.
4. Kualitas tidak terpantau: Tanpa rekaman dan metrik per agen, supervisor tidak tahu siapa yang perlu dibantu dan apa yang perlu diperbaiki.

Cocok. Inside sales dan telemarketing sama-sama mengandalkan panggilan keluar untuk mengubah prospek menjadi pelanggan. Perbedaannya biasanya ada di kompleksitas deal, inside sales menangani siklus penjualan yang lebih panjang dengan banyak titik kontak. Fitur seperti integrasi CRM, riwayat interaksi, dan penjadwalan tindak lanjut membuat software telemarketing sama relevannya untuk kedua tim.

Justru lebih efektif kalau dikombinasikan. Panggilan telepon menyelesaikan satu hal yang chat tidak bisa, yaitu percakapan dua arah secara langsung yang membangun kepercayaan lebih cepat, terutama untuk produk yang butuh penjelasan atau negosiasi.

Yang berubah bukan relevansinya, melainkan cara kerjanya. Aplikasi telemarketing modern menghubungkan panggilan dengan kanal lain, sehingga prospek yang belum mengangkat bisa ditindaklanjuti lewat WhatsApp, dan prospek yang sudah menerima penawaran lewat chat bisa dihubungi via telepon saat siap membahas lebih lanjut.

Di Mekari Qontak, panggilan telepon dan pesan WhatsApp tercatat di profil prospek yang sama, sehingga agen tahu kanal mana yang sudah dipakai dan apa yang sudah dibicarakan sebelum menelepon.