Omnichannel CRM untuk Industri Kampus dan Mahasiswa: Manfaat dan Contoh Penggunaannya

Industri pendidikan tinggi saat ini menghadapi tantangan besar dalam mengelola komunikasi dan hubungan dengan mahasiswa. Mulai dari proses pendaftaran hingga layanan akademik, semuanya dikelola secara cepat dan terintegrasi.

Untuk itu, omnichannel CRM untuk industri kampus dan mahasiswa hadir untuk membuat proses operasional di pendidikan tinggi menjadi lebih efisien.

Dalam artikel ini, Mekari Qontak akan mengupas tuntas seputar bagaimana omnichannel CRM membantu kampus dan mahasiswa. Simak artikel ini hingga tuntas!

Baca juga: Omnichannel CRM: Pengertian, Keunggulan dan Strategi Penggunaanya

Pentingnya Omnichannel CRM untuk Kampus dan Mahasiswa

Berikut ini beberapa pentingnya omnichannel CRM untuk pengelolaan kampus dan mahasiswanya.

1. Pengalaman yang Mulus dan Konsisten Bagi Sivitas Akademika

Bayangkan seorang calon mahasiswa bertanya tentang jadwal pendaftaran melalui pesan Instagram, lalu esoknya mengirim email untuk menanyakan program studi yang sama.

Dengan sistem tradisional tersebut, staf harus mencari riwayat percakapan. Namun, dengan Omnichannel CRM, semua interaksi, dari media sosial, email, live chat hingga WhatsApp, terkumpul dalam satu dashboard.

Baca juga: Cara Membuat Dashboard Laporan CRM dan Contohnya

2. Akses Informasi yang Lebih Cepat

Masifnya penggunaan smartphone, tidak ada yang mau menunggu berjam-jam atau bahkan berhari-hari untuk mendapatkan jawaban. Omnichannel CRM memungkinkan kampus untuk merespons dengan cepat.

Misalnya, pertanyaan seputar batas akhir pembayaran uang kuliah atau jadwal ujian dapat dijawab secara otomatis oleh AI chatbot.

Sementara untuk pertanyaan yang kompleks, sistem langsung mengarahkan mahasiswa ke staf yang paling tepat.

Baca juga: Apa Itu Omnichannel Chatbot? Manfaat & Cara Implementasi

3. Dukungan yang Lebih Personal

Omnichannel CRM memungkinkan Anda untuk mempersonalisasi komunikasi berdasarkan minat dan perilaku setiap mahasiswa. Data interaksi memungkinkan sistem mengirimkan informasi yang relevan dan terpersonalisasi.

Sebagai contoh, undangan seminar karier khusus untuk mahasiswa tingkat akhir atau pengumuman lomba untuk mahasiswa yang tertarik dengan kegiatan ekstrakurikuler.

4. Mengatasi Fragmentasi Data

Salah satu tantangan terbesar bagi institusi pendidikan adalah data yang tersebar di berbagai departemen. Data pendaftaran mungkin ada di tim admisi, data pembayaran di bagian keuangan, dan data akademik di fakultas.

Omnichannel CRM bertindak sebagai pusat informasi yang menyatukan semua data ini. Data yang terpusat ini membuat semua departemen dapat mengakses informasi yang akurat dan real-time.

Baca juga: Customer Data Platform (CDP): Definisi, Jenis, dan Contoh Penerapannya

5. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis

Penggunaan omnichannel CRM membuat kampus mendapatkan wawasan strategis dengan data yang dikumpulkan. Laporan analitik dari sistem ini dapat menunjukkan tren interaksi.

Sebagai contoh, dashboard omnichannel CRM akan menunjukkan saluran komunikasi yang paling efektif digunakan atau bahkan memprediksi mahasiswa mana yang berisiko keluar (drop-out) dengan adanya skor risiko.

Informasi ini memungkinkan pemimpin kampus untuk mengambil keputusan dengan tepat, seperti mengalokasikan sumber daya ke program yang paling diminati mahasiswa atau merancang strategi retensi yang proaktif.

Baca juga: Cara Membangun Komunikasi Efektif dengan Pelanggan

Manfaat Utama Mengimplementasikan Omnichannel CRM pada Kampus

Berikut ini beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan jika menggunakan omnichannel CRM pada kampus.

1. Meningkatkan Layanan Mahasiswa (Student Support)

Setiap mahasiswa tentu mengharapkan layanan yang cepat dan tepat. Dengan Omnichannel CRM, pertanyaan atau keluhan tentang jadwal, administrasi, atau pendaftaran bisa ditangani dengan lebih baik.

Seluruh komunikasi tersimpan dalam satu sistem sehingga staf dapat melihat riwayat percakapan sebelumnya dan memberikan jawaban tanpa membuat mahasiswa menyampaikan ulang kebutuhannya.

2. Personalisasi Komunikasi yang Efektif

Saat ini, cara komunikasi yang sama untuk semua orang sudah kurang efektif. Omnichannel CRM memungkinkan Anda untuk mengelompokkan mahasiswa berdasarkan kebutuhannya.

Contohnya, mahasiswa baru mendapat informasi seputar orientasi, sedangkan mahasiswa aktif menerima update tentang akademik dan ujian.

Sementara itu, para alumni akan mendapatkan informasi terkait acara khusus melalui channel yang mereka gunakan. Dengan begitu, pesan menjadi lebih relevan dan bermakna bagi setiap kelompok.

Baca juga: Omnichannel Chat: Solusi Modern untuk Bisnis Anda

3. Efisiensi Operasional

Omnichannel CRM dapat mengotomatisasi tugas-tugas rutin, misalnya chatbot yang menjawab pertanyaan umum seperti cara cetak KRS. Dengan ini, staf bisa lebih fokus pada tugas yang membutuhkan penanganan langsung.

Implementasi Omnichannel CRM telah membawa perubahan signifikan dalam cara kampus beroperasi sehingga lebih efisien.

Beberapa institusi pendidikan ternama di Indonesia, seperti Universitas Multimedia Nusantara, dapat menjadi contoh relevan bagaimana sistem digital mendukung operasional kampus modern.

4. Meningkatkan Proses Pendaftaran (Lead Nurturing)

Proses pendaftaran mahasiswa baru menjadi momen paling penting. Omnichannel CRM hadir untuk membantu kampus dalam lead nurturing atau mengelola setiap calon mahasiswa (lead) dari awal hingga akhir.

Sistem ini dapat melacak minat calon mahasiswa dari berbagai saluran, seperti formulir online, media sosial, atau acara virtual open house.

Berdasarkan data tersebut, CRM dapat mengirimkan informasi yang dipersonalisasi. Contohnya, video tentang fakultas yang diminati atau undangan untuk sesi tanya jawab dengan dosen.

5. Meningkatkan Keterlibatan Alumni

Pemanfaatan omnichannel marketing membantu Anda menjaga hubungan baik dengan alumni. Anda bisa mengelola komunikasi alumni melalui kanal yang sering mereka gunakan, seperti grup WhatsApp atau email untuk membagikan berita kampus terbaru.

Langkah ini sangat tepat untuk menjaga hubungan yang terintegrasi dan personal, serta membangun komunitas alumni yang kuat dan loyal.

Baca juga: Engagement Management Software Terbaik untuk Bisnis

Fitur-Fitur yang Harus Ada dalam Omnichannel CRM Kampus

1. Integrasi Saluran Komunikasi

Di era digital saat ini, komunikasi antara kampus dan mahasiswa tidak lagi terbatas pada satu saluran saja. Mahasiswa dan staf kampus menggunakan berbagai platform komunikasi, mulai dari WhatsApp, email, Instagram hingga Facebook.

Karena komunikasi hadir dari banyak sumber ini, kampus memerlukan sistem omnichannel yang mampu mengintegrasikan semua kanal tersebut ke dalam satu dashboard terpadu.

2. Manajemen Tiket dan Layanan

Setiap pertanyaan atau keluhan mahasiswa adalah tiket yang perlu diselesaikan. Fitur manajemen tiket memungkinkan setiap interaksi tercatat dan dapat ditindaklanjuti secara terstruktur.

Sebagai contoh, dengan fitur AI yang bisa membuat ringkasan percakapan, ini membuat staf layanan dapat langsung memahami inti masalah tanpa harus membaca percakapan panjang.

Baca juga: Mekari Qontak Kini Hadir Dengan Fitur Chatbot AI Terbaru

3. Otomatisasi Komunikasi dan Follow-up

Rutinitas harian seperti membalas pertanyaan yang sama atau mengirimkan follow-up bisa sangat memakan waktu. Oleh karena itu, Anda memerlukan fitur AI chatbot untuk menjawab pertanyaan umum (FAQ) secara otomatis.

Sebagai contoh, aplikasi CRM dengan fitur workflow automation memungkinkan menangani tugas berulang dengan update data CRM dan menugaskan tiker kepada staf kampus.

4. Integrasi dengan Sistem Akademik (SIS)

Data akademik mahasiswa dan seluruh sivitas akademika tentu sangat penting sehingga harus terjamin keamanannya. CRM yang ideal harus dapat berintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik (SIS) yang sudah ada.

Dengan begitu, data akademik mahasiswa seperti nilai, jadwal kuliah, dan status kelulusan bisa langsung ditarik ke dalam CRM. Ini akan memberikan gambaran yang lebih lengkap dan personal untuk setiap interaksi.

5. Dashboard Analitik dan Laporan

Agar dapat mengambil keputusan strategis, Anda membutuhkan data yang akurat. Dashboard analitik memungkinkan Anda untuk memantau tren pertanyaan, tingkat kepuasan, dan efektivitas komunikasi.

Dengan fitur, seperti inbox dan SLA Countdown pada aplikasi CRM, kampus bisa memastikan tidak ada satu pun pesan yang terlewat dan semua interaksi ditangani tepat waktu.

Baca juga: Rekomendasi Tools Manajemen SLA Terbaik untuk Optimalkan Layanan Bisnis

Contoh Implementasi Omnichannel CRM dalam Kampus

Berikut adalah beberapa contoh nyata bagaimana CRM dapat diterapkan untuk berbagai kebutuhan kampus.

1. Pendaftaran dan Penerimaan Mahasiswa Online

Kampus dapat melacak calon mahasiswa dari berbagai sumber, seperti iklan media sosial, formulir online, atau kunjungan ke pameran pendidikan. Setiap interaksi akan tercatat dengan rapi dalam sistem CRM.

CRM juga memungkinkan kampus untuk mempersonalisasi komunikasi. Contohnya, calon mahasiswa yang tertarik dengan jurusan IT akan menerima email berisi testimoni dari alumni di bidang teknologi.

Sementara itu, mahasiswa yang tertarik pada seni akan mendapat undangan ke virtual tour galeri kampus. Dengan demikian, kampus bisa memantau efektivitas setiap kampanye rekrutmen dan membuat keputusan strategis.

2. Layanan dan Dukungan Mahasiswa Aktif

Setelah resmi menjadi mahasiswa, tentunya mereka membutuhkan dukungan yang konsisten. Omnichannel CRM memastikan layanan ini tersedia 24/7 sehingga bisa mengirim notifikasi akademik penting.

Nantinya, riwayat interaksi mahasiswa dengan setiap departemen (akademik, keuangan, kemahasiswaan) akan tersimpan dalam satu sistem. Jadi, staf bisa langsung memberikan solusi tanpa perlu bertanya ulang jika ada keluhan.

3. Keterlibatan Alumni

Hubungan dengan alumni merupakan modal penting bagi sebuah kampus. Dengan dukungan CRM, interaksi ini dapat terus terjaga secara konsisten.

Informasi mengenai kegiatan alumni, program mentoring, hingga peluang kerja sama industri bisa disampaikan dalam satu sistem yang terintegrasi.

Kampus juga dapat mengirimkan buletin, mengundang alumni ke seminar atau workshop, serta melibatkan mereka untuk berbagi pengalaman dengan mahasiswa baru melalui saluran komunikasi yang tertata rapi.

Baca juga: Customer Engagement: Definisi, Prinsip, Contoh, dan Tips Meningkatkannya

4. Pemberian Beasiswa dan Bantuan Keuangan

Pengurusan beasiswa yang biasanya kompleks kini bisa dibuat lebih sederhana dengan bantuan Omnichannel CRM. Dengan demikian, seluruh proses dapat diotomatisasi.

Mahasiswa akan memperoleh informasi terbaru mengenai progres aplikasi , sedangkan staf bisa memantau setiap permohonan secara lebih mudah. Dengan begitu, antrean dan pertanyaan berulang dapat diminimalkan.

5. Penempatan dan Persiapan Karir

Mendukung mahasiswa meraih karir sukses pasca kelulusan menjadi salah satu fokus utama kampus. Melalui Omnichannel CRM, informasi tentang lowongan kerja, career fair hingga program persiapan karir dapat dibagikan secara cepat.

Bukan hanya itu, integrasi dengan analitik membantu kampus menganalisis tren karier dan menyesuaikan kurikulum agar lebih selaras dengan kebutuhan industri.

Baca juga: CRM untuk Pendidikan: Kelola Data, Pendaftaran, dan Siswa Lebih Mudah

Tingkatkan Efisiensi Pengelolaan Hubungan Kampus dan Mahasiswa dengan Mekari Qontak!

Dengan demikian, kampus modern dituntut untuk tidak hanya unggul dalam kualitas akademik, tetapi juga dalam memberikan pengalaman komunikasi yang efisien dan personal.

Sebagai pertimbangan, Anda dapat mengandalkan Qontak Sales Suite Mekari Qontak. Dengan fitur omnichannel dan aplikasi CRM yang terintegrasi, Qontak Sales Suite menjadi solusi all-in-one yang bisa menunjang kegiatan operasional kampus Anda.

Jadi, tunggu apalagi? Konsultasikan kebutuhan Anda dengan kami atau dapatkan demo gratis Mekari Qontak hari ini!