WhatsApp CRM untuk Bisnis: Manfaat dan Cara Mendapatkannya

Penggunaan WhatsApp sebagai media komunikasi bisnis dengan pelanggan bukanlah hal baru. Hal ini seperti dikutip dari Chatfuel bahwa waktu respons layanan pelanggan 225% lebih cepat dengan menggunakan WhatsApp Business.

Namun bisnis kerap kerepotan mengelola dan melacak seluruh interaksi yang terjadi pada WhatsApp karena banyaknya pesan masuk. Oleh karena itu, sebagian menyiasatinya dengan mengintegrasikan WhatsApp dan software customer relationship management (CRM) atau WhatsApp CRM.

Integrasi WhatsApp CRM membantu untuk mengelola seluruh interaksi pelanggan dari berbagai saluran. Hal ini memudahkan dalam memantau dan menyelesaikan permintaan pelanggan.

Dalam artikel ini, Mekari Qontak Blog akan menjelaskan secara komprhensif tentanga pa itu WhatsApp CRM hingga fitur unggulannya.

---

Apa itu WhatsApp CRM?

WhatsApp CRM adalah integrasi antara aplikasi WhatsApp Business API dan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) sehingga seluruh percakapan, data pelanggan, dan riwayat interaksi dapat dikelola dalam satu platform terpusat.

Melalui integrasi tersebut, bisnis dapat merespons pesan lebih cepat, melacak kebutuhan pelanggan, menganalisis performa percakapan, serta menjalankan otomatisasi seperti chatbot AI dan follow-up penjualan.

Dengan dukungan fitur integrasi ke sistem sales dan customer service, WhatsApp CRM membantu meningkatkan kualitas layanan, memperkuat hubungan dengan pelanggan, sekaligus mendorong efisiensi dan pertumbuhan bisnis.

---

Alasan Bisnis Perlu Menggunakan WhatsApp CRM

Penerapan WhatsApp CRM memberikan kemudahan untuk bisnis melayani pelanggan lebih cepat dan konsisten. Bisnis juga lebih mudah dalam memantau serta mengukur kinerja tim dalam melakukan penjualan atau melayani pelanggan.

Berikut ini adalah beberapa alasan WhatsApp CRM populer digunakan oleh sejumlah bisnis:

1. Mempermudah Melacak Calon Pelanggan Baru

Integrasi CRM memudahkan bisnis dalam mendeteksi nama dari calon pelanggan baru atau pelanggan dari WhatsApp secara otomatis. Pasalnya setiap interaksi pada WA langsung tersimpan ke dalam database CRM.

Kemampuan tersebut juga menghemat waktu, karena tidak perlu mengulangi pertanyaan ke pelanggan. Jadi penggunaan WhatsApp CRM akan sangat memudahkan dalam membangun database yang berguna bagi bisnis.

2. Menjaga Calon Pelanggan Potensial

Penggunaan WhatsApp memudahkan bisnis untuk mengirim katalog produk kepada calon pelanggan potensial atau prospek. Hal ini bisa disesuaikan dengan riwayat interaksi yang mereka pada database sistem CRM.

Integrasi CRM juga memungkinkan untuk menjadi aplikasi customer service WhatsApp. Artinya, Anda dapat menjadikan WhatsApp sebagai pintu customer service Anda.

3. Follow-Up

Tim sales dapat terbantu dalam melakukan follow up calon pelanggan dengan mengirimkan pesan WhatsApp otomatis. Follow up bisa dipersonalisasi berdasarkan riwayat interaksi yang tersimpan di sistem CRM

Melalui integrasi dengan sistem CRM, tiap proses yang sedang berlangsung dapat dilihat dengan mudah melalui sales pipeline sehingga proses follow up lebih efektif. Jadi, implementasi CRM WA akan mempercepat proses follow up dan otomatisasi bisnis.

4. Melacak Pesanan dan Info Terbaru

CRM WhatsApp memungkinkan pelanggan untuk memperoleh notifikasi otomatis untuk melacak pesanan dan pengiriman. Hal ini dapat dilakukan dengan mudah melalui template message, sehingga tim customer service tidak pelu melakukannya manual.

5. Customer Support dan Ticketing

Melalui CRM WhatsApp, bisnis dapat dengan mudah membangun WhatsApp untuk Customer Service. Beberapa hal yang bisa dilakukan WhatsApp untuk customer service antara lain:

• Memudahkan pelanggan untuk berinteraksi dengan bisnis,  Integrasi ini akan menjadikan aplikasi customer service WhatsApp sebagai salah satu customer service support bisnis Anda.
• Meningkatkan respon terhadap keluhan pelanggan karena 1 nomor WhatsApp API bisa dipegang oleh banyak CS atau device.
• Sistem Customer Relationship Management memungkinkan agen CS untuk mengirimkan Outbond WhatsApp Message
• Adanya WhatsApp Chatbot sebagai auto responder untuk menjawab FAQ dan memberikan informasi umum lainnya
• Anda juga bisa menyebarkan informasi penting lainnya secara masal kebanyak kontak melalui fitur WA blast.

6. Menganalisis Percakapan yang Terjadi

Anda dapat memperoleh analisis yang canggih terhadap percakapan WhatsApp untuk melacak berapa percakapan yang masuk, seberapa cepat tim merespon percakapan tersebut, dan kinerja masing-masing agen dan bisnis secara keseluruhan.

Melalui fitur custom report dalam aplikasi integrasi WhatsApp, Anda dapat menganalisa percakapan/chat yang terjadi di nomor Anda.

7. Mempermudah Proses Pembayaran

WhatsApp API memiliki fitur pembayaran seperti Go-Pay, OVO, transfer bank, dan lainnya sehingga pembayaran dapat langsung terjadi dalam sistem WhatsApp.

8. Meningkatkan Kerja Sama Tim

Hampir semua orang menggunakan WhatsApp, termasuk tim sales dan support. Melalui aplikasi WhatsApp, hal-hal yang berkaitan dengan pertanyaan maupun tiket yang didelegasikan kepada mereka dapat dilakukan dengan mudah.

Hal tersebut membantu seluruh anggota tim berada pada posisi yang sama dan memastikan mereka memiliki informasi terbaru serta memiliki solusi terbaik dengan cepat. Dengan memusatkan seluruh komunikasi bisnis, operasional bisnis akan berjalan lebih efisien.

---

Jenis-Jenis Integrasi WhatsApp CRM

Integrasi WhatsApp CRM terbagi menjadi dua jenis utama, yaitu integrasi native (asli) dan integrasi pihak ketiga (third party).

1. Integrasi Native (Native Integration)

Native integration adalah integrasi langsung antara WhatsApp dan platform CRM yang dikembangkan serta didukung oleh penyedia CRM itu sendiri. 

Karena dibangun secara internal, proses sinkronisasi data biasanya lebih stabil, pengalaman pengguna lebih mulus, dan biaya implementasinya cenderung lebih terjangkau. 

2. Integrasi Pihak Ketiga (Third Party Integration)

Integrasi pihak ketiga (third party integration) dikembangkan oleh vendor eksternal yang berfungsi sebagai penghubung antara WhatsApp dan sistem CRM.

Jenis integrasi ini umumnya menawarkan fitur yang lebih kompleks, fleksibilitas tinggi, serta opsi kustomisasi yang lebih luas. Namun, karena melibatkan penyedia tambahan dan fitur yang lebih advanced, biayanya biasanya lebih tinggi dibandingkan integrasi native.

---

Manfaat Menggunakan WhatsApp CRM untuk Bisnis

Integrasi CRM dengan WhatsApp memiliki fitur canggih yang mendorong bisnis memberikan layanan pelanggan lebih baik. Integrasi ini memberikan akses tim CS melihat informasi pelanggan dengan perspektif 360 derajat tanpa harus meninggalkan WhatsApp.

Selain itu, masih banyak manfaat yang akan dapat Anda nikmati setelah menggunakan integrasi CRM dengan WhatsApp, antaranya sebagai berikut:

• Otomatis mendeteksi dan menyimpan identitas prospek atau pelanggan yang berasal dari WhatsApp.
• Riwayat percakapan atau progress deals dari WA akan tersimpan secara otomatis pada sistem CRM.
• Mengelola alur proses sales dan customer service.
• Menyediakan laporan analisis canggih yang menampilkan kinerja tim CS seperti jumlah percakapan yang masuk, seberapa cepat tim merespon percakapan tersebut, dan kinerja masing-masing agen dan bisnis secara keseluruhan.
• WhatsApp API dilengkapi dengan fitur pembayaran seperti Go-Pay, OVO, transfer bank, dan lainnya sehingga pembayaran dapat langsung terjadi dalam sistem WhatsApp.

---

Cara Mendapatkan WhatsApp CRM untuk Bisnis Anda

Cara mendapatkan integrasi WhatsApp CRM sebenarnya cukup mudah. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Dapatkan WhatsApp Business API melalui Business Solution Provider

Untuk bisa menggunakan integrasi WhatsApp CRM, Anda harus menggunakan WhatsApp Business API. WhatsApp jenis ini berbeda dengan WhatsApp Business biasa, karena WhatsApp Business tidak bisa diintegrasikan dengan apapun dan fiturnya terbatas.

Sementara, WhatsApp Business API bisa didapatkan melalui Business Solution Provider (BSP) WhatsApp. Salah satu BSP terbaik di Indonesia ialah Mekari Qontak. Dengan mendaftar ke Qontak, Anda sudah otomatis mendapatkan WhatsApp CRM sekaligus.

2. Lakukan Verifikasi Facebook Business Manager

Selanjutnya, Anda memerlukan proses verifikasi data untuk membuktikan bahwa bisnis tersebut telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan WhatsApp. Data yang digunakan meliputi:

1. Nama perusahaan,
2. Website URL,
3. Email domain
4. SIUP/NIB/NPWP bisnis

Verifikasi Facebook business manager cukup membingungkan sebagian bisnis. Mekari Qontak membantu bisnis dalam melakukan verifikasi.

3. Aktifkan Nomor WhatsApp dan Lengkapi Profil Bisnis Anda

Setelah terverifikasi, tentukan satu nomor telepon yang akan Anda gunakan sebagai nomor bisnis. Nomor ini tidak dapat Anda ganti untuk seterusnya. Selanjutnya akan terlihat tanda centang hijau atau tanda centang biru saat WhatsApp telah aktif.

Nama bisnis otomatis akan terlihat pada layar pelanggan meski mereka belum menyimpan kontak Anda. Setelah proses ini, Anda dapat mengintegrasikannya dengan aplikasi CRM milik Mekari Qontak.

Perbarui profil dengan mengisi informasi detail bisnis, sehingga pelanggan dapat mengenal bisnis sebelum mengajukan pertanyaan. Pada tahap ini bisa Anda manfaatkan sebagai branding serta mengatur informasi penting seperti jam operasional, katalog dan sebagainya.

4. Request Integrasi CRM dengan WhatsApp

Setelah nomor WA API Anda aktif, Anda dapat mengajukan request untuk integrasi dengan CRM. Mekari Qontak menyediakan paket yang sudah otomatis mendapatkan integrasi WhatsApp CRM di dalamnya.

---

Fitur-Fitur Unggulan WhatsApp CRM

Aplikasi WhatsApp CRM memiliki banyak fitur unggulan yang mendorong pertumbuhan bisnis serta memberikan pengalaman pelanggan berkesan. Fitur tersebut antara lain sebagai berikut:

• Profil Bisnis : memberikan informasi seputar identitas bisnis seperti nama toko, deskripsi, alamat, katagori hingga jam operasional.
• Auto reply: memberikan respon otomatis untuk setiap interaksi pelanggan seperti Away Message, Greeting Message dan Quick Replies.
• Centang biru WA: tanda yang menunjukan bahwa akun WhatsApp terverifikasi atau terbukti memiliki bisnis legal.
• Chatbot: robot virtual yang bertugas menjawab pesan otomatis serta meneruskan pesan ke agen yang tersedia.
• Multi-device: akses satu akun WhatsApp oleh banyak agen di berbagai perangkat sekaligus.
• Rotator: otomatis alokasi agen secara adil setiap pesan yang masuk.
• Blast WhatsApp: mengirimkan pesan massal ke ribuan kontak sekaligus.
• Lead management: melihat dan mengelola calon pelanggan dalam periode waktu tertentu.
• Integrasi API: menghubungkan akun WhatsApp bisnis dengan aplikasi populer lainnya dalam satu platform.
• Laporan statistik: dasbor yang menampilkan laporan aktivitas di WhatsApp seperti pesan terkirim, gagal, di baca atau tertunda serta banyak lainnya.

---

Kelola Pelanggan Anda dengan Efektif Melalui WhatsApp CRM Mekari Qontak!

Dengan demikian, WhatsApp CRM menjadi solusi terbaik untuk bisnis Anda. Sebab, integrasi WhatsApp membantu memberikan respon secara cepat terhadap seluruh pertanyaan pelanggan, memberikan notifikasi pesanan, dan menganalisis seluruh percakapan.

Mekari Qontak merupakan one stop solution untuk bisnis Anda, mulai dari memulai WhatsApp Business API, aplikasi CRM sales dan customer service, hingga integrasi WhatsApp omnichannel dan aplikasi customer service WhatsApp.

Jadi, tunggu apalagi? Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli dari Mekari Qontak dan dapatkan uji coba gratis sekarang!