Daftar isi
6 min read

Cara Efektif Menggunakan WhatsApp for Customer Service Business

Tayang 24 April 2024
Diperbarui 15 Juli 2024
WhatsApp for customer service
Cara Efektif Menggunakan WhatsApp for Customer Service Business

Penggunaan WhatsApp for customer service marak dipilih bisnis saat ini. Sebab, aplikasi instan ini memudahkan bisnis berinteraksi dengan pelanggan. Hal ini dapat mendorong layanan pelanggan terhadap bisnis Anda.

Dibandingkan aplikasi lainnya, hampir semua pengguna internet memiliki WhatsApp di ponselnya. Berdasarkan laporan dari We Are Social mencatat pengguna WhatsApp di Indonesia mencapai 167 juta orang pada Januari 2023.

Customer service WhatsApp mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Misalnya, mengirimkan pesan sapaan dan jawaban FAQ secara otomatis dari WhatsApp customer service kepada pelanggan. Kemampuan tersebut dapat menghemat waktu dan menjaga komunikasi dengan pelanggan

Pada artikel ini akan mengulas mengenai penggunaan WhatsApp for customer service, termasuk keuntungan yang akan didapatkan bisnis. Yuk, pelajari selengkapnya di bawah ini.


Bagaimana Cara Memaksimalkan WhatsApp for Customer Service?

Dengan menggunakan WhatsApp API, Anda dapat bekomunikasi dengan calon pelanggan dan pelanggan, serta mengintegrasikannya dengan sistem CRM yang memudahkan layanan pelanggan.

Berikut adalah tips memaksimalkan WhatsApp for customer service:

1. Gunakan Fitur Short Link atau Tautan

WhatsApp API memudahkan pelanggan untuk berinteraksi dengan bisnis Anda. Dikarenakan WhatsApp Business API dilengkapi dengan fitur short link atau tautan. Pelanggan yang ingin menghubungi bisnis Anda cukup dengan mengklik tautan tersebut.

Dengan demikian, pelanggan dapat memulai percakapan dan meminta bantuan terkait detail produk, pembelian, atau bahkan update pengiriman dengan mudah.

2. Tingkatkan Respon Keluhan Pelanggan dengan Fitur Agent Routing

WhatsApp API dapat diintegrasikan dengan sistem CRM yang dapat membantu Anda untuk meningkatkan layanan pelanggan. Selain itu, WhatsApp Business API juga dapat digunakan oleh multiple agent yang dapat membantu Anda untuk meningkatkan respon terhadap keluhan pelanggan.

Tak hanya itu saja, Anda juga dapat menggunakan sistem routing agen tingkat lanjut untuk memenuhi kebutuhan tim manajemen Anda, sehingga dapat memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan Anda.

Dengan demikian, prospek dan pelanggan Anda tidak perlu lagi menunggu lama untuk dapat dilayani oleh agen CS bisnis Anda.

3. Gunakan Blast WhatsApp untuk Mengirim Pesan Siaran ke Semua Kontak

Cara Memaksimalkan WhatsApp for Customer Service dengan menggunakan whatsapp blast

Outbond WhatsApp message merupakan pesan keluar yang diberikan oleh bisnis kepada pelanggan. Pesan keluar ini dikenal juga dengan istilah blast atau broadcast.

Fungsinya adalah untuk membantu bisnis memberitahukan pelanggan tentang informasi-informasi penting terkait bisnis. Misalnya seperti perubahan jam kerja, adanya keterlambatan pengiriman secara massal, dan lain sebagainya. Dengan WhatsApp API, Anda dapat mengirim pesan siaran WA ke semua kontak sekaligus tanpa khawatir terblokir.

4. Memanfaatkan Chatbot Sebagai Autoresponder

Anda juga dapat memanfaatkan chatbot WhatsApp sebagai autoresponder yang dapat membantu memaksimalkan layanan pelanggan Anda.

Dalam hal ini, Anda dapat mendesain, mengedit, dan menyesuaikan aliran percakapan tanpa membutuhkan coding dengan menggunakan WhatsApp bot.

5. Permudah Pelacakan Transaksi Pemesanan dan Pembelian dengan Integrasi CRM

Dengan menggunakan WhatsApp Business API, Anda dapat menggunakan fitur sales & customer service CRM untuk menerima pesanan penjualan, tiket layanan pelanggan, dan mengintegrasikan dengan sistem lain.

Sederhananya ini dapat mempermudah Anda dan tim untuk melakukan pelacakan transaksi pemesanan dan pembelian yang dilakukan oleh pelanggan Anda.

6. Menyimpan Database Pelanggan dalam Satu Platform

WhatsApp for customer service juga secara otomatis dapat merekam nama, percakapan, serta informasi lainnya tentang pelanggan. Kemudian seluruh informasi tersebut akan disimpan menjadi database pelanggan dalam satu platform terpadu.

Dengan demikian, tim CS Anda tidak perlu melakukan entri secara manual dan dapat dengan mudah menemukan data pelanggan saat dibutuhkan.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Customer Database Terbaru

7. Memungkinkan Agen CS untuk Membuat Invoice/Bill

Integrasi CRM dapat memungkinkan agen customer service Anda untuk membuat invoice pembelian dan detail bill pelanggan hanya dengan 1 klik saja.

Dengan demikian, pekerjaan tim CS akan menjadi lebih ringkas dan lebih maksimal dalam memberikan layanan terbaik untuk pelanggan Anda.

8. Kirimkan Pengingat Terkait Pembayaran, Event, atau Promo Terbaru

Sistem CRM yang diintegrasikan pada WhatsApp API dapat membantu Anda dan tim untuk mengatur pengingat terkait tugas-tugas yang sudah hampir jatoh tempo, pembayaran, event penting, dan promo terbaru terkait bisnis Anda.

Pengingat ini tentunya akan dikirimkan melalui pesan WhatsApp melalui WA blast atau broadcast yang akan diterima oleh pelanggan Anda secara real-time.


Bagaimana Cara Menghubungi Platform Customer Service WhatsApp?

Mungkin saat menghubungkan customer service dengan WhatsApp, Anda mengalami kesulitan. Atau bisa juga Anda memiliki pertanyaan yang ke pihak WhatsApp.

Namun, tidak seperti perusahaan umumnya, WhatsApp tidak menyediakan nomor telepon untuk layanan dukungan. Ada 3 cara menghubungi WhatsApp, diantaranya sebagai berikut:

1. Aplikasi WhatsApp yang ada di HP Anda

  • Buka aplikasi WhatsApp Anda,
  • Klik ikon titik 3 yang ada pada pojok kanan atas
  • Klik setting, kemudian pilih Help/Bantuan yang ada pada bagian bawah menu
  • Sentuh Contact Us yang bisa Anda gunakan untuk menuliskan permasalahan Anda dan mengunggah screenshoot (ini opsional)
  • Setelah selesai menuliskan masalah Anda, klik Next
  • WhatsApp akan mencari jawaban di basis data dukungan mereka.

WhatsApp hanya akan menghubungi Anda melalui surel, tetapi beberapa pengguna juga ditelepon (tergantung permasalahan yang Anda alami).

2. Situs Website WhatsApp.com

  • Kunjungi halaman kontak WhatsApp menggunakan browser melalui komputer atau perangkat seluler agar terhubung ke Messenger, Business, atau dukungan aksesibilitas WhatsApp melalui surel.
  • Jika Anda mempunyai akun bisnis, kirimkan email ke smb_web@support.whatsapp.com untuk mendapatkan bantuan
  • Apabila Anda memiliki masalah atau saran yang terkait dengan aksesibilitas, kirimkan email ke accessibility@support.whatsapp.com.
  • Sebaiknya cek FAQ (frequently asked questions/pertanyaan yang sering diajukan) yang disediakan WhatsApp, siapa tahu pertanyaan yang Anda ajukan sudah kejawanan disana

3. Mengirimkan Surat ke WhatsApp

Meski terkesan kuno di era teknologi sekarat, surat menjadi pilihan yang patut dicoba. Kirimkan surat Anda ke kantor pusat WhatsApp.

Alamat kantor WhatsApp: WhatsApp Inc / 1601 Willow Road / Menlo Park, CA / 94025

Sisipkan informasi kontak Anda di dalam surat tersebut. Seperti nomor ponsel yang disertai kode negara dan masalah yang Anda alami secara spesifik. WhatsApp bisa saja mendapatkan balasan dari WhatsApp melalui surat biasa, nomor ponsel, atau surel.


Apa Keuntungan Menggunakan WhatsApp for Customer Service?

Sebelum mulai menggunakan WhatsApp for customer service, Anda perlu mengetahui keuntungan yang akan didapatkan seperti berikut:

  • Memberikan bantuan langsung: mirip dengan menggunakan webchat, WhatsApp menyediakan dukungan pelanggan sesuai permintaan. Dengan WhatsApp, pelanggan Anda bisa mendapatkan bantuan langsung dari ponsel mereka tanpa berpindah aplikasi yang mereka gunakan untuk mengobrol dengan teman dan keluarga.
  • Fleksibilitas: WhatsApp adalah alat komunikasi yang mudah diakses. Pelanggan dapat memulai obrolan saat mereka merasa nyaman. Agen juga dapat menggunakan riwayat obrolan yang disimpan untuk mendapatkan konteks yang sangat berharga dan melanjutkan percakapan dari tempat terakhir mereka tinggalkan.
  • Aman: WhatsApp terkenal dengan enkripsi end-to-end yang aman. Pelanggan dapat yakin bahwa komunikasi mereka melalui aplikasi bersifat pribadi dan aman. Selain itu, karena bisnis harus mengikuti kebijakan WhatsApp terkait komunikasi keluar, termasuk mengharuskan pelanggan memberikan persetujuan untuk menerima pesan. Dengan begitu, pelanggan dapat merasa lebih nyaman menggunakan platform ini tanpa risiko dibanjiri spam.

Dapatkan WhatsApp Terbaik for Customer Service Bisnis Anda

Dari pembahasan di atas dapat dipahami bahwasanya WhatsApp for customer service ternyata dapat dimaksimakan dengan dengan cara menggunakan WhatsApp Business Platform atau WhatsApp API yang diintegrasikan dengan sistem sales dan customer service CRM.

Anda bisa mendapatkan WhatsApp API di official business partner WhatsApp API di Indonesia seperti Mekari Qontak.

Qontak menyediakan solusi end-to-end yang terdiri dari API WhatsApp dan solusi omnichannel lainnya yang terhubung ke solusi CRM yang canggih dan dapat disesuaikan untuk meningkatkan penjualan dan layanan pelanggan Anda.

Mekari Qontak telah dipercaya lebih 3000+ perusahaan dan telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan data pelanggan Anda. Jadi tunggu apa lagi?

Coba Gratis WhatsApp Business API Terbaik dari Mekari Qontak atau Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama tim support Mekari Qontak.

WhatsApp WhatsApp Sales