WhatsApp untuk Customer Service: Tips dan Cara Penggunaannya

WhatsApp telah menjadi salah satu alat komunikasi yang paling efektif untuk layanan customer service.

Lebih dari 167 juta pengguna di Indonesia pada Januari 2023, WhatsApp menawarkan kemudahan dan kecepatan dalam berinteraksi dengan pelanggan.

Melalui WhatsApp API, bisnis dapat mengirim pesan otomatis, mengintegrasikan dengan CRM, dan meningkatkan respons terhadap keluhan pelanggan.

Artikel ini akan membahas cara memaksimalkan WhatsApp untuk layanan customer service dan keuntungan yang bisa Anda peroleh. Yuk, simak selengkapnya!

Tips Memaksimalkan WhatsApp untuk Layanan Customer Service

Untuk memaksimalkan penggunaan WhatsApp sebagai platform customer service, ada beberapa strategi yang dapat Anda terapkan. Berikut adalah beberapa tips yang bisa membantu bisnis Anda:

1. Manfaatkan Fitur Tautan Pendek (Short Link)

WhatsApp API dilengkapi dengan fitur short link yang memudahkan pelanggan untuk langsung berinteraksi dengan bisnis Anda. Dengan hanya mengklik tautan tersebut, pelanggan bisa langsung memulai percakapan untuk bertanya tentang produk, melakukan pembelian, atau menanyakan status pengiriman.

2. Optimalkan Respon dengan Fitur Agent Routing

Integrasi WhatsApp API dengan sistem CRM memungkinkan Anda untuk mendistribusikan keluhan pelanggan ke agen yang tepat. Dengan fitur agent routing, Anda dapat memastikan bahwa setiap pelanggan mendapat respon cepat dan tepat dari tim customer service Anda.

3. Gunakan WhatsApp Blast untuk Broadcast

Fitur broadcast WhatsApp memungkinkan Anda mengirimkan pesan massal ke semua kontak sekaligus, seperti pemberitahuan jam operasional, informasi pengiriman, atau promo terbaru. Dengan WhatsApp API, Anda bisa mengirim pesan ini tanpa khawatir terblokir oleh sistem.

4. Implementasi Chatbot sebagai Autoresponder

WhatsApp Chatbot dapat diatur untuk menjawab pertanyaan pelanggan secara otomatis, bahkan di luar jam kerja. Ini membantu menjaga pelayanan tetap berjalan 24/7 tanpa memerlukan tenaga tambahan.

5. Integrasi dengan CRM untuk Mempermudah Pelacakan

WhatsApp API yang terhubung dengan CRM memudahkan Anda untuk melacak transaksi penjualan dan layanan pelanggan. Semua data tersimpan dalam satu platform, memudahkan akses dan manajemen informasi pelanggan.

6. Simpan Data Pelanggan di Satu Platform

Semua informasi penting tentang pelanggan, termasuk percakapan, akan otomatis disimpan dalam database yang terintegrasi. Ini memudahkan tim customer service dalam mengakses data pelanggan kapan pun diperlukan.

7. Membuat Invoice dengan Mudah

CRM yang terintegrasi memungkinkan agen customer service untuk membuat invoice atau tagihan hanya dengan satu klik, mempercepat proses dan meningkatkan efisiensi.

8. Pengingat Pembayaran dan Promo melalui WhatsApp

WhatsApp API dapat digunakan untuk mengirim pengingat tentang pembayaran, event, atau promo terbaru secara otomatis ke pelanggan, memastikan mereka selalu mendapatkan informasi terbaru dari bisnis Anda.

Cara Menggunakan WhatsApp untuk Customer Service

Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk mulai menggunakan WhatsApp sebagai platform customer service:

1. Unduh dan Install WhatsApp Business

Langkah pertama adalah mengunduh aplikasi WhatsApp Business dari App Store atau Google Play. Setelah terinstall, Anda bisa mendaftar dengan nomor telepon yang akan digunakan untuk berkomunikasi dengan pelanggan.

2. Atur Profil Bisnis Anda

Lengkapi profil bisnis Anda dengan informasi penting seperti nama bisnis, deskripsi, alamat, dan jam operasional. Ini membantu pelanggan mengetahui lebih banyak tentang bisnis Anda.

3. Gunakan Fitur Tautan Pendek

Buat tautan pendek yang bisa Anda bagikan melalui email, media sosial, atau situs web, agar pelanggan bisa langsung menghubungi Anda.

4. Atur Pesan Otomatis

Aktifkan fitur pesan otomatis seperti pesan sapaan, jawaban cepat untuk pertanyaan umum, dan pesan balasan di luar jam kerja. Ini akan membantu menjaga komunikasi tetap berjalan meski Anda sedang tidak aktif.

5. Integrasi dengan CRM

Jika bisnis Anda sudah menggunakan sistem CRM, integrasikan WhatsApp Business dengan CRM tersebut untuk melacak semua interaksi dengan pelanggan dan mempermudah manajemen data.

Keuntungan Menggunakan WhatsApp untuk Layanan Customer Service

Menggunakan WhatsApp untuk customer service menawarkan beberapa keuntungan, antara lain:

Dukungan Langsung: Pelanggan bisa mendapatkan bantuan langsung dari agen customer service tanpa perlu meninggalkan aplikasi WhatsApp.
Fleksibilitas: Pelanggan dapat memulai percakapan kapan saja, dan agen bisa melanjutkan dari riwayat obrolan yang tersimpan.
Keamanan: WhatsApp menawarkan enkripsi end-to-end yang menjaga privasi dan keamanan komunikasi.

Cara Menghubungi Business Service Provider untuk Dukungan WhatsApp

Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengimplementasikan WhatsApp sebagai platform customer service, Anda dapat menghubungi business service provider seperti Mekari Qontak.

Mereka menyediakan layanan WhatsApp API yang telah diintegrasikan dengan solusi CRM untuk memaksimalkan interaksi dengan pelanggan. Berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan:

1. Kunjungi Situs Mekari Qontak

Anda bisa langsung mengunjungi situs resmi Mekari Qontak untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan WhatsApp API yang mereka tawarkan. Di sana, Anda juga bisa menemukan berbagai solusi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

2. Hubungi Tim Support Mekari Qontak

Jika Anda memiliki pertanyaan atau butuh konsultasi, hubungi tim support Mekari Qontak melalui email atau formulir kontak yang tersedia di situs mereka. Mereka siap membantu Anda dengan panduan lengkap dan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

3. Jadwalkan Demo Produk

Mekari Qontak juga menawarkan demo produk secara gratis. Anda bisa menjadwalkan demo ini untuk melihat secara langsung bagaimana WhatsApp API dapat diintegrasikan dengan sistem CRM dan membantu meningkatkan layanan customer service Anda.

4. Integrasi dan Pelatihan

Setelah Anda memilih layanan yang sesuai, tim Mekari Qontak akan membantu proses integrasi WhatsApp API dengan sistem bisnis Anda. Mereka juga menyediakan pelatihan bagi tim Anda agar bisa menggunakan platform ini secara maksimal.

Dapatkan WhatsApp Terbaik untuk Customer Service Bisnis Anda

Dari pembahasan di atas dapat dipahami bahwasanya WhatsApp untuk customer service ternyata dapat dimaksimakan dengan dengan cara menggunakan WhatsApp Business Platform atau WhatsApp API yang diintegrasikan dengan sistem sales dan customer service CRM.

Anda bisa mendapatkan official business partner WhatsApp API di Indonesia seperti Mekari Qontak.

Qontak menyediakan solusi end-to-end yang terdiri dari API WhatsApp dan solusi omnichannel lainnya yang terhubung ke solusi CRM yang canggih dan dapat disesuaikan untuk meningkatkan penjualan dan layanan pelanggan Anda.

Coba Gratis WhatsApp Business API Terbaik dari Mekari Qontak atau Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama tim support Mekari Qontak.