CRM Real Estate: Fitur, Manfaat, Contoh dan Cara Menggunakannya untuk Agen Properti Hingga Broker

Mengelola bisnis properti tidak hanya soal jual beli rumah, tetapi juga bagaimana Anda mengatur alur komunikasi dengan calon pembeli, pemilik properti, agen, pengacara, hingga pihak kontraktor. Di sinilah CRM Real Estate berperan.

CRM (Customer Relationship Management) adalah sistem yang membantu perusahaan properti menyimpan, memantau, dan mengelola seluruh interaksi serta data klien dalam satu tempat.

Dengan CRM, bisnis real estate dapat bekerja lebih efisien, menghindari data tercecer, dan memastikan setiap proses penjualan maupun pemasaran berjalan lebih terarah.

Dalam artikel ini, Mekari Qontak Blog akan mengupas tuntas tentang apa itu CRM untuk bisnis real estate, alasan bisnis real estate perlu menggunakan CRM, fitur utama yang harus dimiliki hingga contoh penggunaannya.

---

Apa Itu CRM untuk Real Estate?

CRM real estate adalah perangkat lunak yang membantu mengelola hubungan antara perusahaan real estate dan pembeli, penjual, agen, broker, pengembang hingga lembaga keuangan.

Selain menjaga hubungan dengan berbagai pihak, penggunaan CRM real estate juga membantu meningkatkan produktivitas agen dengan mengotomatiskan tugas-tugas berulang, seperti menyiapkan penawaran harga dan mengelola properti hingga penjualan unit ke klien.

Bukan hanya itu, CRM juga sangat fleksibel diintegrasikan dengan platform lain. Dengan demikian, agen bisa lebih produktif tanpa repot berpindah-pindah aplikasi.

Baca juga: Mengenal CRM Automation: Definisi, Cara Kerja, dan Contoh Tugas yang Dapat Diotomatisasi

---

Kendala Real Estate Tanpa Penggunaan CRM

CRM real estate adalah perangkat lunak yang membantu mengelola hubunga

1. Data Klien dan Properti Berantakan

Tanpa CRM, informasi penting seperti data calon pembeli, daftar properti, riwayat komunikasi hingga dokumen transaksi akan tersebar di WhatsApp, spreadsheet, email, atau catatan manual. 

Hal ini akan mengakibatkan data mudah hilang, tidak sinkron, dan sulit ditemukan saat dibutuhkan.

Baca juga: Rekomendasi Data Management Platform (DMP) Terbaik untuk Bisnis

2. Follow-Up dan Lead Management Tidak Teratur

Bisnis real estate sangat bergantung pada kecepatan follow-up klien. Tanpa CRM, agen sering lupa menghubungi klien, tidak tahu prioritas leads, atau tidak memiliki catatan interaksi yang lengkap. 

Ini membuat peluang closing banyak terlewat dan pengalaman pelanggan menjadi buruk.

3. Koordinasi Antar Agen dan Tim Internal Menjadi Lambat

Jika tidak ada sistem tunggal, setiap agen bekerja dengan cara masing-masing. Teamwork menjadi tidak efisien karena status properti, jadwal survei, dan progres transaksi tidak tercatat secara real-time, serta pekerjaan mudah tumpang tindih.

4. Sulit Memantau Kinerja Penjualan Secara Akurat

Tanpa CRM, manajemen hanya bergantung pada laporan manual agen yang rawan ketidakakuratan. Tidak ada dashboard untuk memonitor performa, pipeline, atau tingkat keberhasilan penawaran. Perusahaan kehilangan kontrol terhadap kondisi penjualan aktual.

5. Pengalaman Pelanggan Tidak Konsisten

Tanpa sistem CRM, kemungkinan klien mengulang informasi, menerima rekomendasi properti yang tidak relevan, atau menunggu update terlalu lama akan menjadi lebih tinggi.

Langkah ini membuat bisnis real estate sangat sulit memberikan layanan yang personal dan responsif. Padahal ini merupakan faktor penting dalam keberhasilan bisnis real estate.

Baca juga: Konsistensi Pengalaman Pelanggan: Jenis, Pilar Utama Hingga Contoh Suksesnya

6. Tingginya Risiko Kehilangan Peluang Closing

Banyak prospek potensial hilang karena follow-up yang tidak konsisten, data yang tidak lengkap, dan komunikasi internal yang lambat. Dalam industri dengan persaingan tinggi seperti real estate, ketidakrapian proses seperti ini berisiko membuat bisnis kehilangan peluang closing.

Baca juga: Teknik Closing: Cara Efektif untuk Meningkatkan Penjualan!

---

Pentingnya Menggunakan CRM pada Real Estate

CRM memegang peran penting dalam bisnis real estate karena mampu menjadi pusat kendali seluruh aktivitas penjualan, pemasaran, dan hubungan pelanggan. 

Kehadiran CRM membantu perusahaan properti membangun alur kerja yang lebih terstruktur, mulai dari pengumpulan data klien, pengelolaan prospek, hingga pemantauan transaksi secara menyeluruh.

Melalui sistem yang terintegrasi, tim penjualan dapat bekerja lebih cepat, transparan, dan konsisten dalam memberikan layanan kepada calon pembeli maupun pemilik properti.

CRM membuat setiap interaksi dengan pelanggan dapat direkam dan diolah sehingga agen dapat menawarkan rekomendasi properti yang lebih relevan.

Dari sisi manajemen, CRM menjadi alat penting untuk memantau performa agen, menganalisis tren pasar, dan mengukur efektivitas strategi pemasaran. Insight berbasis data yang diberikan CRM membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih presisi.

Baca juga: Strategi Monitoring Kinerja Agen untuk Meningkatkan Efektivitas Layanan

---

Manfaat CRM Real Estate untuk Pertumbuhan Bisnis Jangka Panjang

Berikut ini beberapa manfaat yang akan didapatkan bisnis real estate saat menggunakan CRM.

1. Peningkatan Efisiensi dalam Manajemen Klien

CRM dapat mengotomatiskan tugas-tugas berulang. Hal ini memberi agen lebih banyak waktu untuk menjalankan tugas-tugas yang lebih penting.

CRM juga bisa dimanfaatkan untuk menyimpan dan membagikan dokumen klien penting dengan mudah, seperti kontrak, akta, pernyataan kesepakatan, dan penawaran pembelian.

Automasi tersebut bisa mengurangi kesalahan input (human error sekaligus menghemat waktu agen sehingga proses operasional bisa lebih efisien. 

Baca juga: Software Workflow Automation Terbaik untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis

2. Sentralisasi Data Klien dan Properti

Tanpa CRM, data akan tersebar di spreadsheet, chat pribadi, dan email, sehingga rawan hilang, tidak sinkron, dan memperlambat proses penjualan. Akibatnya, peluang closing mudah terlewat hanya karena tim tidak memiliki akses data yang akurat.

Di sinilah peran CRM yang menyatukan seluruh informasi penting, dari data calon pembeli, riwayat komunikasi, jenis properti yang diminati, hingga dokumen transaksi ke dalam satu sistem terorganisasi.

3. Peningkatan Loyalitas Pelanggan Melalui Personalisasi

CRM juga bisa dimanfaatkan untuk membantu Anda memberikan pelayanan pelanggan yang menyenangkan. Caranya menggunakan informasi yang berhasil CRM kumpulkan untuk personalisasi layanan.

Personalisasi layanan akan membuat pelanggan merasa lebih dimengerti dan dihargai. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kepuasan serta loyalitas pelanggan terhadap bisnis Anda.

4. Mempercepat Proses Follow-Up dan Kualifikasi Leads

Dengan fitur seperti pengingat follow-up, pipeline penjualan, dan pencatatan aktivitas otomatis, CRM membantu agen properti bergerak lebih efisien. 

Hal ini meningkatkan peluang closing karena komunikasi dengan klien menjadi lebih terstruktur dan responsif.

5. Peningkatan Kolaborasi dan Produktivitas Tim

Melalui CRM, seluruh aktivitas agen tercatat dalam satu dashboard bersama, dari jadwal survei, progres negosiasi hingga status penawaran.

Hal ini tentunya akan memudahkan kolaborasi antar agen dan tim internal. Dengan demikian, pekerjaan menjadi lebih efisien dan meminimalkan miskomunikasi.

6. Pengambilan Keputusan Berbasis Data

CRM menyediakan laporan dan analitik tentang performa penjualan, demand properti, perilaku klien hingga efektivitas kampanye pemasaran. Selanjutnya, laporan ini akan diolah lagi menjadi sebuah wawasan berharga bagi bisnis.

Insight dari data yang terkumpul akan membantu manajemen merumuskan strategi yang lebih tepat sasaran dan mampu mendorong pertumbuhan bisnis.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Custom Report di Aplikasi CRM

---

Rekomendasi Software CRM Terbaik untuk Real Estate

1. Mekari Qontak

Mekari Qontak menawarkan aplikasi CRM yang dirancang sesuai kebutuhan bisnis real estate. Fitur Mekari Qontak tawarkan bisa menyederhanakan siklus penjualan dan mengotomatisasi sejumlah tugas berulang,sehingga meningkatkan produktivitas agen properti.

Selain itu, Mekari Qontak memiliki banyak pilihan sistem integrasi yang bisa Anda gunakan untuk menghubungkan aplikasi CRM dengan platform lainnya. Integrasi ini memungkinkan Anda untuk bekerja lebih cepat tanpa khawatir ada klien yang terabaikan.

Fitur-fitur unggulan yang aplikasi CRM miliki adalah

• Cutom Report: personalisasi laporan penjualan untuk menampilkan analisis data sesuai dengan kebutuhan
• Manajemen kontak: mengelola kontak pelanggan secara efisien
• Manajemen pipeline: pelacak pencapaian serta progres penjualan dalam dasbor komperhensif
• Sales GPS tracking: melacak lokasi tim penjualan di lapangan secara real time
• Manajemen goal: mengelola target yang ingin dicapai dengan mudah
• Manajemen tiket: mengatur permintaan pelanggan lebih mudah dan akurat
• Mobile app: membantu tim lapangan untuk merampingkan tugas mereka, sehingga dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien
• Integrasi omnichannel: menghubungkan berbagai saluran WhatsApp, Instagram, Facebook, Email, Telepon dan masih banyak lainnya

2. HubSpot CRM

HubSpot menyediakan aplikasi CRM yang bisa membantu Anda untuk menyederhanakan siklus pemasaran dan penjualan. Aplikasi ini cocok untuk bisnis kecil dan menengah untuk membuat dan mengelola email marketing, pesan teks, media sosial, dan iklan di dalam platform.

Selain itu, Anda bisa menggunakan HubSpot untuk mengirimkan ketersediaan properti Anda kepada klien dan menjadwalkan pertemuan setelah menyepakati tanggal dan waktu. Kemudian Anda juga bisa menyinkronkan kalender Google atau Outlook untuk memastikan tidak ada jadwal janji temu dengan pelanggan terlewat.

Fitur utama yang HubSpot miliki antara lain sebagai berikut:

• Contact Management
• Transaction Management
• Lead Management
• Pipeline Management
• Client Communications
• Personalized Marketing
• Reporting and Data Analysis

3. Pipedrive

Pipedrive adalah aplikasi CRM yang memiliki halaman informasi kontak lengkap, sehingga cocok untuk mengelola klien real estate.

Semua aktivitas klien tercatat dengan baik, sehingga memudahkan Anda untuk meninggalkan catatan atau pengingat untuk kembali.

Pipedrive memiliki tampilan sales pipeline yang komprehensif yang memudahkan untuk melacak interaksi klien. Aplikasi ini sangat cocok untuk bisnis pemula karena memiliki banyak fitur yang mudah digunakan.

Fitur-fitur yang Pipedrive miliki adalah sebagai berikut:

• Buyer and seller data input
• Full funnel visibility
• Property details
• Customer insights
• Follow-ups and reminders
• In-depth analysis

4. Zoho CRM

Zoho CRM menyediakan software CRM yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan agen real estate. Aplikasi ini menawarkan kemudahan dalam pelacakan transaksi properti dengan pilihan filter dan mengubah tampilan transaksi di pipeline.

Selain itu, Zoho menawarkan berbagai fitur yang mendukung Anda mengelola hubungan baik dengan pelanggan. Salah satunya fitur yang memungkinkan Anda untuk mengatur penjadwal panggilan, dengan menambahkan panggilan yang akan datang ke kalender Anda agar tidak terlewat.

Fitur unggulan yang Zoho tawarkan adalah

• Lead management
• Workflow automation
• Process management
• Performance management
• Sales enablement
• Omnichannel
• Mobile apps

5. Salesforce

Salesforce menawarkan solusi CRM yang dirancang untuk tim yang ingin menyimpan banyak data pelanggan. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk membuat profil pelanggan yang detail, termasuk penilaian prospek, pelacakan aktivitas, catatan, dan lainnya.

Sayangnya, Salesforce memiliki tampilan antarmuka pengguna yang sedikit rumit, terutama perihal navigasi untuk menemukan fitur tertentu secara mandiri. Meski begitu, tim support Salesforce selalu tersedia melalui telepon dan chat saat Anda butuhkan.

Fitur-fitur yang Salesforce miliki adalah

• Contact management
• Reports, dashboards, and analytics
• Mobile CRM
• Automation, workflows, and approvals
• Customer self-service
• Field service management

Baca juga: Software Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

---

Fitur-Fitur yang Wajib Dimiliki CRM untuk Real Estate

Setiap software CRM real estate umumnya menawarkan serangkaian fitur berbeda. Namun, tidak semua fitur tersebut relevan dengan kebutuhan bisnis Anda. 

Agar lebih mudah memilih CRM terbaik untuk industri properti, pastikan sistem yang Anda gunakan memiliki fitur-fitur penting berikut.

1. Manajemen Daftar Properti

Fitur manajemen properti memungkinkan Anda untuk mengumpulkan dan mengatur informasi properti yang penting serta mengelola transaksi jual beli properti.

Manajemen daftar properti ini membantu Anda untuk membuat daftar periksa, mengunggah dokumen, dan memberikan informasi penting untuk menjaga proses Anda tetap terorganisir.

Baca juga: Aplikasi Agen Properti Terbaik di Indonesia, No. 1 Wajib

2. Integrasi dengan Alat Pemasaran Digital

CRM real estate yang ideal harus mampu terhubung dengan email marketing, media sosial, dan website.

Integrasi ini mempermudah Anda menjalankan kampanye pemasaran yang konsisten di berbagai kanal, mengelola leads dari beragam sumber, serta memaksimalkan jangkauan audiens. Hasilnya, strategi pemasaran digital menjadi lebih efisien dan terukur.

3. Segmentasi Pelanggan

Fitur selanjutnya adalah customer segmentation yang memungkinkan Anda untuk mengelompokkan pelanggan berdasarkan preferensi properti atau sejarah interaksi. 

Dengan begitu, Anda lebih mudah untuk personalisasi pendekatan dengan menghubungkan orang yang tepat dengan properti yang tepat.

Baca juga: Segmentasi Pasar: Definisi, Tujuan, Jenis, dan Contohnya untuk Layanan Pelanggan yang Baik

4. Pipeline management

Fitur pipeline bisa menampilkan seluruh aktivitas klien dalam satu alur yang jelas, mulai dari lead masuk hingga transaksi selesai. 

Dengan visualisasi pipeline, agen dapat memantau progres setiap prospek, mengetahui hambatan, dan menemukan peluang closing lebih cepat. Ini membantu memastikan tidak ada leads yang terlewat.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Manajemen Pipeline Terbaik Indonesia

5. Laporan Analitik

Fitur analitik menyediakan laporan performa agen, aktivitas penjualan, efektivitas kampanye, hingga tren permintaan properti. Semua data tersaji dalam dashboard komprehensif yang memudahkan Anda mengukur produktivitas tim secara real-time.

Bukan hanya itu saja, laporan analitik juga membantu dalam mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. CRM yang kaya data akan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih akurat.

6. Akses dari Perangkat Mobile

Agen real estate sering bekerja di lapangan sehingga kemampuan mengakses CRM dari perangkat seluler menjadi sangat penting. 

Melalui mobile CRM, agen dapat menerima tugas baru, memperbarui status kunjungan, mengunggah catatan lapangan, dan berkomunikasi dengan tim secara real-time. 

Fleksibilitas ini menjaga operasional tetap berjalan meskipun tidak berada di kantor.

Baca juga: Rekomendasi Mobile CRM Software Terbaik dan Manfaatnya untuk Bisnis

7. Automasi Workflow

Automasi workflow (alur kerja) membantu mengurangi pekerjaan manual seperti follow-up, pengiriman email, penjadwalan, hingga update status.

Automasi workflow membuat tim dapat bekerja lebih efisien dan fokus pada aktivitas yang benar-benar menghasilkan penjualan. Automasi juga memastikan setiap proses berjalan konsisten tanpa risiko human error.

Baca juga: Software Workflow Automation Terbaik untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis

---

Cara Menggunakan CRM dengan Tepat di Real Estate

Berikut ini beberapa tips cara menggunakan CRM di industri real estate. 

1. Pilih CRM yang Sesuai Kebutuhan dan Fleksibel

Langkah pertama dalam memaksimalkan CRM untuk real estate adalah memilih platform yang benar-benar mendukung kebutuhan bisnis properti.

CRM ideal harus mampu mengelola listing properti, pipeline penjualan, riwayat komunikasi klien, hingga integrasi dengan alat pemasaran. Selain itu, sistem juga harus fleksibel dan mudah dikustomisasi.

2. Bangun dan Organisasikan Database secara Komprehensif

CRM baru hanya akan efektif jika database awal Anda tertata dengan benar. Impor seluruh data penting seperti daftar klien, riwayat transaksi, tipe properti, vendor, hingga catatan komunikasi lama.

Setelah itu, gunakan fitur tagging atau segmentasi untuk mengelompokkan data berdasarkan kategori seperti “pembeli rumah pertama”, “investor”, “penyewa”, atau “warm leads.”

Dengan database yang rapi, agen dapat dengan mudah menemukan informasi yang dibutuhkan dan melayani klien lebih tepat sasaran.

3. Integrasikan CRM dengan Alat dan Sistem Lain

Agar alur kerja semakin efisien, integrasikan CRM dengan tools yang sudah digunakan sehari-hari, seperti email, kalender, aplikasi komunikasi, website, formulir leads, dan platform pemasaran.

Integrasi ini memastikan setiap interaksi terekam otomatis tanpa input manual. Contohnya, email dari klien langsung tersimpan sebagai riwayat kontak, jadwal meeting otomatis masuk ke kalender, dan leads dari website langsung masuk ke pipeline CRM.

Baca juga: Email Marketing: Pengertian, Jenis, dan Tips Sukses

4. Segmentasi Klien & Kustomisasi Komunikasi

CRM memungkinkan Anda mengelompokkan klien berdasarkan minat, lokasi, anggaran, preferensi properti, hingga tingkat kesiapan membeli. Segmentasi yang tepat membuat Anda dapat mengirim rekomendasi yang lebih relevan.

Contohnya, investor akan menerima daftar properti ROI tinggi, sementara pembeli rumah pertama akan mendapat informasi program KPR. Makin relevan komunikasi Anda maka makin tinggi peluang closing yang terjadi.

Baca juga: Cara Menghitung Return on Investment (ROI) yang Tepat

5. Maksimalkan Pengalaman Pelanggan untuk Lebih Banyak Referral

Salah satu kekuatan terbesar dalam bisnis real estate adalah referral dari klien yang merasa puas.

CRM bisa membantu agen menjaga hubungan jangka panjang melalui pengingat follow-up otomatis, pesan ucapan, update status transaksi, hingga aktivitas leads nurturing setelah pembelian. 

CRM membantu agen dapat memastikan klien selalu merasa diperhatikan di sepanjang perjalanan membeli properti. Ketika klien mendapat pengalaman positif dan konsisten, mereka cenderung merekomendasikan layanan Anda kepada teman atau keluarga.

6. Mengoptimalkan Penjualan dengan Analitik dan Tren Pasar

Anda dapat menggunakan CRM sebagai mesin analitik. Anda bisa menggunakan laporan performa, dashboard pipeline, dan data tren untuk memahami perilaku pembeli, properti yang paling diminati, serta strategi penjualan yang paling efektif.

Insight ini membantu Anda mengidentifikasi peluang pasar lebih cepat, memperbaiki proses penjualan yang kurang optimal, serta memprediksi potensi pendapatan.

Baca juga: Customer Insight Tools Terbaik untuk Analisis Pelanggan Secara Mendalam

---

Contoh Penggunaan CRM dalam Industri Real Estate

Berikut ini beberapa contoh penggunaan CRM untuk industri real estate. 

1. Manajemen Leads dari Iklan Properti

Agen real estate sering mendapatkan leads dari berbagai sumber seperti website, media sosial, portal properti, dan iklan digital. CRM membantu mengumpulkan semua leads tersebut secara otomatis, menandainya berdasarkan sumber, dan memasukkannya langsung ke pipeline. 

Nantinya, agen bisa mengetahui asal leads paling efektif dan memprioritaskan follow-up tanpa perlu input manual.

Baca juga: Apa itu Leads Tracking? Manfaat, Cara Implementasi, dan Tools Terbaik

2. Penjadwalan Survei dan Tur Properti

CRM mempermudah agen menjadwalkan kunjungan properti bersama klien. 

Ketika klien memilih slot waktu, sistem CRM otomatis memperbarui kalender agen, mengirim pengingat kepada klien, dan mencatat kegiatan tersebut sebagai bagian dari riwayat interaksi. 

Hal tersebut bisa memastikan jadwal tidak bentrok dan klien mendapatkan update tepat waktu.

3. Follow-Up Otomatis untuk Leads dan Warm Leads

CRM dapat mengirimkan email atau pesan otomatis kepada klien yang belum merespons, memberikan update daftar properti terbaru, atau mengingatkan mereka tentang jadwal survei. 

Hal ini sangat membantu agen agar tidak kehilangan prospek karena follow-up yang terlewat.

Baca juga: Rekomendasi Reminder Software Terbaik Untuk Bisnis

---

Maksimalkan Bisnis Real Estate Anda dengan CRM Mekari Qontak Sekarang!

Dengan demikian, CRM real estate memainkan peran penting dalam membantu bisnis real estate mengelola properti secara lebih terstruktur, seperti pencatatan interaksi, preferensi, dan riwayat komunikasi untuk memberikan gambaran lengkap tentang klien. 

Untuk mewujudkan operasional yang lebih efisien dan layanan yang lebih personal, Anda membutuhkan CRM yang benar-benar dirancang untuk mendukung pertumbuhan bisnis real estate, seperti Mekari Qontal.

Mekari Qontak memiliki aplikasi CRM terbaik di Indonesia yang bisa membantu bisnis dalam mengelola database pelanggan, memantau interaksi, dan mengoptimalkan penjualan.

Fitur analisis dan pelaporan dari Aplikasi CRM Mekari Qontak dapat membantu Anda mengidentifikasi tren pasar untuk pengambilan keputusan strategis.

Bukan hanya itu, Mekari Qontak juga memiliki Aplikasi Omnichannel yang memungkinkan respons cepat dan konsisten di berbagai saluran komunikasi seperti telepon, email, dan media sosial, meningkatkan kepuasan dan hubungan pelanggan.

Jadi, tunggu apalagi? Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim Mekari Qontak dan dapatkan demo gratis Mekari Qontak hari ini!