Solusi Government CRM Terbaik untuk Instansi Pemerintah

Beragamnya masyarakat di Indonesia menuntut instanasi Pemerintah lebih adaptif. Terlebih sebagai penyedia layanan publik, instansi Pemerintah harus cepat merespon kebutuhan masyarakat yang kompleks.

Salah satu solusi terbaik adalah transformasi digital menggunakan government CRM software. Software CRM dapat membantu instansi Pemerintah mengelola keluhan masyarakat dan menawarkan solusi terbaik untuk mereka.

Dengan begitu, indeks kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik juga akan meningkat.

Pada artikel berikut akan dikupas tuntas pemanfaatan government CRM software untuk meningkatkan kinerja instansi pemerintah. Yuk, pelajari selengkapnya di bawah ini.

Apa itu Government CRM?

Government CRM merupakan sistem yang mengelola hubungan masyarakat dengan instansi Pemerintah. Aplikasi CRM ini menyederhanakan tugas admin atau pegawai Pemerintah dengan sistem otomatisasi. Sebagai gantinya, mereka bisa fokus melayani masyarakat lebih baik.

Berbeda dengan sistem CRM pada umumnya yang mendukung penjualan dan pemasaran, government CRM membantu instansi Pemerintah membangun sistem pelayanan publik yang lebih transparan dan mudah dijangkau.

Hal tersebut menjawab kebutuhan masyarakat yang mengeluhkan data instansi yang tidak terintegrasi, sehingga mereka harus menginput data dan menyampaikan pertanyaan sama berulang kali.

Sementara dengan government CRM software, instansi bisa mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data masyarakat dalam satu sistem terintegrasi.

Kemampuan tersebut memungkinkan instansi Pemerinah untuk mengelola segala jenis pengaduan, pelayanan publik, saran atau pertanyaan masyarakat lebih baik. Masyarakat juga puas karena bisa dilayani dengan cepat dan efisien.

Baca juga: Mengenal Apa itu CRM, Tujuan, Manfaat dan Fungsinya

Apa saja Manfaat Menggunakan Government CRM Pada Instansi Pemerintah?

Setelah memahami penjelasan sebelumnya, apakah masih ragu menggunakan government CRM pada instansi Anda?

Jika iya, coba simak keuntungan penggunaan government CRM software pada instansi Pemerintah berikut:

• Memahami Kebutuhan Masyarakat

Pertama, implementasi government CRM bertujuan untuk membantu instansi Pemerintah mengidentifikasi kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan publik yang mereka sediakan.

Dalam hal ini, CRM software berperan untuk mengumpulkan semua pengaduan atau keluhan dari masyarakat. Kemudian dari pengaduan tersebut, instansi Pemerintah dapat mengetahui permasalahan apa yang banyak masyarakat hadapi.

Dengan begitu, mereka bisa menemukan solusi yang tepat untuk meningkatkan pelayanan publik sesuai harapan masyarakat.

• Efisiensikan Kinerja Instansi Pemerintah

Setelah berhasil memahami kebutuhan masyarakat, akan lebih mudah dalam menyelesaikan pengaduan publik. Pegawai yang bertugas tidak perlu repot lagi mengumpulkan atau membuka berkas-berkas untuk mendapatkan informasi masyarakat yang relevan saat memberikan pelayanan.

Selain itu, CRM software juga membantu menyelesaikan sejumlah tugas administrasi secara otomatis. Hal tersebut meringankan beban kerja pegawai, sehingga bisa lebih fokus menyelesaikan pengaduan masyarakat yang lebih kompleks.

Penyataan tersebut sesuai dengan studi McKinsey Global Institute yang melaporkan bahwa 60% dari semua jenis pekerjaan yang ada saat ini, setidaknya 30% tugas atau aktivitas dari pekerjaan tersebut dapat diotomatisasi, tak terkecuali aktivitas yang berkaitan dengan pelayanan publik.

• Hemat Biaya Operasional

Selain efisiensi kinerja pegawai, penggunaan government CRM juga dapat menghemat biaya operasional instansi Pemerintah. Sebab pekerjaan yang biasanya membutuhkan tenaga kerja bisa dilakukan secara otomatis. Misalnya pembuatan laporan atau pengelolaan data masyarakat.

Selain itu, software CRM juga tidak membutuhkan biaya perawatan atau pengadaan barang yang besar. Pasalnya aplikasi CRM berbasis cloud, sehingga tidak membutuhkan tempat penyimpanan atau biaya instalasi.

• Permudah Pengambilan Keputusan

Kelebihan lain dari penggunaan government CRM adalah memudahkan pengambilan keputusan oleh pihak berwenang. Mereka cukup melihat fitur laporan CRM software untuk mengetahui kondisi pelayanan masyarakat secara real time.

Berdasarkan laporan tersebut, pemangku kepentingan bisa memanfaatkannya untuk melakukan perubahan atau inovasi untuk menciptakan pelayanan publik yang lebih baik.

Sebagai contoh saat masyarakat banyak mengeluh terkait respon lambat, maka pemangku kepentingan bisa memutuskan untuk meningkatkan kecepatan pelanggan dengan bantuan chatbot.

• Melindungi Data Masyarakat

Keuntungan terakhir dari penggunaan government CRM adalah melindungi data masyarakat. Sebagian aplikasi CRM memiliki sistem keamanan data ketat untuk memastikan informasi masyarakat tidak bocor atau disalahgunakan.

Salah satunya Mekari Qontak yang telah terdaftar di Kominfo sebagai penyedia aplikasi CRM terpercaya di Indonesia. Selain itu, Mekari Qontak telah mendapatkan sertifikat ISO 27001 yang menunjukan memiliki sistem manajemen keamanan informasi berstandar internasional.

Baca juga: Manfaat lainnya CRM (Customer Relationship Management) 

Apa saja Fitur Government CRM Software yang Dibutuhkan Instansi Pemerintah?

Agar bisa mendapatkan keuntungan maksimal, maka government CRM perlu memiliki fitur-fitur berikut:

1. Self service

Fitur CRM pertama memungkinkan instansi pemerintah menyediakan layanan mandiri atau self service. Artinya masyarakat bisa mengakses informasi tentang layanan publik yang mereka butuhkan tanpa perantara admin.

Layanan mandiri ini biasanya dapat berupa FAQ di website atau chatbot. Melalui media tersebut, instansi menyediakan jawaban atas pertanyaan dan permintaan yang sering diajukan masyarakat. Dengan begitu, pelayanan publik jadi lebih responsif dan cepat.

Sebagai penyedia aplikasi CRM terbaik di Indonesia, Mekari Qontak menyediakan chatbot pintar yang mampu personalisasi respon sesuai kebutuhan. Chatbot Qontak terintegrasi dengan NLP sehingga bisa memahami kebutuhan masyarakat lebih baik.

2. Komunikasi yang Transparan

Kedua adalah fitur yang mendukung instansi Pemerintah membangun komunikasi lebih transparan dengan publik. Masyarakat bisa dengan mudah mengakses ke pelayanan publik secara offline atau online.

CRM memiliki kemampuan untuk integrasi beberapa media komunikasi dalam satu platform. Dengan demikian, instansi Pemerintah bisa dengan mudah menyampaikan informasi melalui email, WhatsApp atau SMS menggunakan template yang dipersonalisasi.

3. Pandangan Holistik

Fitur government CRM berikutnya memungkinkan instansi Pemerintah untuk memberikan pandangan menyeluruh terkait pelayanan publik. Misalnya terkait masalah apa saja yang masyarakat hadapi, proyek yang sedang mereka jalankan hingga kinerja karyawan.

Mekari Qontak menyediakan manajemen pipeline yang memberikan gambaran seluruh aktivitas di instansi Pemerintah dalam satu dasbor. Hal ini memudahkan dalam mengidentifikasi apabila ada proyek macet atau masyarakat yang tidak terlayani dengan baik.

4. Manajemen Kontak

Fitur manajemen kontak mengumpulkan data masyarakat dan menampilkannya dalam satu dasbor. Hal ini tentu memudahkan untuk memahami kebutuhan masyarakat dengan baik.

CRM Mekari Qontak memiliki manajemen kontak yang menyimpan semua interaksi masyarakat dengan instansi secara otomatis. Informasi ini bisa diakses dengan mudah oleh pihak terkait kapan saja melalui desktop atau perangkat seluler.

5. Collaborative

Kemudian fitur government CRM lainnya mendukung agar internal instansi Pemerintah bisa berkolaborasi untuk memberikan pelayanan masyarakat terbaik. Sebab dalam instansi Pemerintah banyak pihak yang terlibat, terutama dalam pengambilan keputusan.

Mekari Qontak memfasilitasi pegawai instansi Pemerintah untuk bekerjasama menyelesaikan pengaduan masyarakat. Dengan @mantion pihak terkait bisa meneruskan tugas dan berkolaborasi bersama untuk memberikan solusi terbaik untuk masyarakat.

6. Report Analisis

Fitur berikutnya adalah membuat laporan aktivitas instansi Pemerintah secara otomatis. Dengan begitu, data yang dihasilkan lebih akurat karena tidak ada sentuhan manusia.

Mekari Qontak memiliki fitur custom report yang bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan. Laporan yang dibuat dapat menampilkan indeks yang ingin diukur. Misalnya kinerja karyawan, rata-rata waktu pelayanan, pelayanan terselesaikan dan lainnya.

7. Kemudahan Integrasi

Terakhir fitur government CRM terpenting adalah integrasi. Fitur ini menjawab kebutuhan sebagian instansi Pemerintah yang tidak terhubung, sehingga pelayanan masyarakat kurang efektif.

Sementara, saat dapat menghubungkan data dan informasi dari berbagai departemen pemerintah akan meningkatkan koordinasi dan responsivitas.

CRM Mekari Qontak mudah diintegrasikan dengan berbagai platform populer, terutama media komunikasi seperti telepon, email, WhatsApp dan banyak lagi. Integrasi ini memastikan tidak ada pengaduan masyarakat yang terlewat.

Bagaimana Implementasi Government CRM Pada Instansi Pemerintah?

Fitur-fitur government CRM software akan memberikan manfaat apabila diimplementasikan dengan tepat. Namun sebelum mulai menggunakannya, setiap instansi tentu memiliki masalah yang berbeda.

Permasalahan yang paling umum dihadapi instansi penyedia pelayanan publik adalah banyaknya permohonan atau pengaduan yang masuk. Sehingga menyulitkan dalam monitoring penyelesaian pengaduan.

Hal tersebut diperparah di sejumlah instansi masih manual dalam proses input data di dokumen yang berbeda-beda. Agar lebih baik, hilangkan kebiasaan tersebut dengan menggunakan software CRM.

Berikut ini tips penggunaan government CRM dengan efektif adalah

• Pilih Aplikasi CRM yang Tepat

Cara pertama adalah memilih aplikasi mana yang instansi Anda butuhkan. Sebab setiap vendor CRM menawarkan fitur-fitur yang berbeda sesuai dengan fungsinya masing-masing.

Pastikan vendor CRM yang Anda pilih memiliki fitur-fitur yang Anda butuhkan. Kemudian, pastikan juga bahwa mereka merupakan vendor yang terpercaya dengan jam terbang tinggi.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi CRM Terbaik di Indonesia

• Kemudahan dalam Operasional

Tips implementasi government CRM kedua adalah pastikan menggunakan sistem CRM yang mudah dioperasikan untuk kegiatan sehari-hari. Setiap karyawan mengharapkan solusi teknologi yang nyaman dan mudah digunakan tanpa kemampuan profesional.

Oleh karena itu, aplikasi CRM yang digunakan harus fleksibel, sehingga memudahkan pegawai untuk mengakses data dan sistem dari berbagai lokasi, baik saat mereka bekerja di gedung pemerintah, bekerja dari rumah, atau dalam perjalanan.

• Pusatkan Seluruh Data

Kemudian, untuk mendukung pekerjaan karyawan maka semua data harus tersimpan rapi dalam satu sistem CRM. Data dalam sistem tersebut juga harus diperbarui secara berkala untuk mendapatkan data akurat.

Dengan demikian, pegawai dapat memberikan informasi akurat dan terbaru kepada masyarakat. Pastikan juga agar masyarakat bisa dengan mudah menyampaikan pengaduan di berbagai channel tanpa mengulangi permintaan.

• Kembangkan Sistem Perlindungan Data

Meski software CRM memberikan fleksibilitas, bukan berarti semua orang bisa mengakses data didalamnya. Terlebih isu perlindungan data masyarakat sangat sensitif di instansi Pemerintah.

Oleh karena itu, penting untuk membuat hirarki akses data, meliputi siapa saja yang berhak melihat data, memanfaatkan data, mencadangkan dan mengelola data masyarakat.

Salah satunya dengan menunjuk administrator CRM. Kemudian ikut sertakan mereka pada program keamanan siber.

Selain itu, harus diikuti dengan memilih vendor CRM yang memiliki reputasi baik dalam perlindungan data customer mereka.

Tingkatkan Pelayanan Publik dengan Government CRM

Government CRM memberikan banyak keuntungan untuk peningkatkan kinerja pelayanan publik. Hal ini juga mendorong kepuasan masyarakat terhadap instansi Pemerintah yang terkait.

Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk mencapai hal tersebut adalah dengan memilih penyedia government CRM software yang tepat.

Mekari Qontak menyediakan aplikasi CRM terbaik di Indonesia yang telah dipercaya lebih dari 35000 perusahaan terkemuka. Aplikasi CRM Mekari Qontak memiliki fitur lengkap yang mendukung pelayanan publik lebih efisien dan efektif.

Jadi tunggu apalagi, Coba gratis aplikasi CRM terbaik dari Mekari Qontak atau Konsultasi gratis kebutuhan Anda dengan tim Mekari Qontak.