Kuesioner Kepuasan Pelanggan: Jenis dan Metode Distribusinya

Mengumpulkan umpan balik dari pelanggan jadi strategi penting bagi bisnis. Tapi, bagaimana cara melakukannya dengan benar?

Artikel ini mengulas mengenai kuesioner kepuasan pelanggan,  jenis-jenisnya hingga metode distribusinya untuk memastikan Anda mendapatkan data yang akurat.

Apa itu Kuesioner Kepuasan Pelanggan?

Kuesioner kepuasan pelanggan adalah cara perusahaan bertanya kepada pelanggan tentang pengalaman mereka menggunakan produk atau layanan. Hasil survei ini membantu perusahaan mengetahui apa yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan.

Dapat dibayangkan kuesioner kepuasan pelanggan seperti percakapan antara perusahaan dan pelanggan. Perusahaan ingin tahu bagaimana perasaan pelanggan tentang produk atau layanan yang mereka gunakan, apa yang mereka sukai, dan apa yang bisa ditingkatkan.

Dengan mengisi kuesioner, pelanggan memberikan umpan balik yang berharga bagi perusahaan untuk membuat perubahan yang positif dan memberikan pengalaman yang lebih baik di masa depan.

Baca juga: Kepuasan Pelanggan: Pengertian, Faktor & Cara Mengukurnya

Apa saja Jenis-jenis Kuesioner Kepuasan Pelanggan

Ada beberapa jenis kuesioner kepuasan pelanggan yang populer bisnis gunakan, seperti berikut:

1. Customer Satisfaction Score (CSAT)

Pertama, CSAT merupakan metode mengukur kepuasan pelanggan yang sederhana. Kuesioner jenis ni biasanya menyediakan jawaban tertutup seperti Ya/Tidak, setuju/tidak setuju dan puas/tidak puas.

Tingkat partisipasi kuesioner jenis ini umumnya lebih dari 98% karena pertanyaannya yang mudah dan sederhana. Hal ini sangat memudahkan Anda dalam meningkatkan kualitas produk dan pengalaman pelanggan.

2. Net Promoter Score (NPS)

Kedua, NPS adalah jenis kuesioner kepuasan pelanggan untuk mengetahui kemungkinan pelanggan merekomendasikan produk Anda ke keluarga atau kolega.

Kemungkinan ini biasanya menggunakan skala 1-10. Dari angka tersebut, Anda dapat membandingkan dan menyimpulkan jika sebagian besar pelanggan memilih 7-10 termasuk, sememtara yang memolih 0-6 termasuk detractor.

Namun apabila secara keseluruhan lebih banyak pelanggan memberikan nilai 7-10, artinya Anda sudah sedikit memenuhi kebutuhan para pelanggan.

Baca juga: Net Promoter Score (NPS): Arti, Jenis, dan Cara Menghitungnya

3. Customer Effort Score (CES)

Ketiga, jenis kuesioner ini meminta pelanggan menilai pengalaman mereka menerima pelayanan seperti mengatasi komplain pelanggan.

Oleh karena itu, pertanyaan biasanya seputar “Berapa nilai yang Anda berikan untuk solusi masalah dari staf kami?”. Jawaban yang disediakan mulai dari sangat mudah sampai sangat sulit.

4. Milestone Survey

Terakhir, jenis kuesioner  adalah milestone survey. Kuesioner ini dikirimkan dalam rentang waktu tertentu. Tujuannya untuk memahami customer experience secara lebih mendalam.

Contohnya mengirimkan milestone survei setelah 60 hari pelanggan mendaftar atau mengikuti website Anda. Atau tepat setelah pelanggan selesai bertransaksi.

Baca juga: 9 Contoh Kuesioner Kepuasan Pelanggan Paling Banyak Bisnis Gunakan

Metode Distribusi untuk Kuesioner Kepuasan Pelanggan

Mendistribusikan kuesioner kepuasan pelanggan secara efektif sangat penting untuk mendapatkan respons yang maksimal. Berikut adalah beberapa metode distribusi yang dapat Anda gunakan:

1. Wawancara langsung (face to face interview)

Pertama, Anda bisa menghampiri pelanggan secara langgung untuk melakukan wawancara. Misalnya setelah pelanggan berbelanja di toko offline atau setelah event tertentu.

2. Wawancara mendalam (in depth interview)

Kedua, kuesioner customer satisfication ini biasanya diadopsi bisnis dengan tujuan melakukan evaluasi. Pertanyaan yang diajukan juga lebih mendalam. Biasanya kuesioner ini dibagikan saat launching produk baru.

3. Email

Kirimkan kuesioner melalui email kepada pelanggan setelah mereka melakukan pembelian atau menggunakan layanan Anda. Pastikan untuk menyertakan tautan langsung ke kuesioner dan penjelasan singkat tentang tujuan survei.

Langkah-langkah:

1. Persiapkan Daftar Email Pelanggan: Kumpulkan data pelanggan yang relevan dan pastikan untuk meminta izin sebelum mengirimkan survei.
2. Buat Email yang Menarik: Gunakan subjek email yang menarik perhatian, misalnya “Berikan Masukan Anda untuk Meningkatkan Layanan Kami”.
3. Sertakan Tautan Langsung ke Kuesioner: Pastikan tautan ke kuesioner mudah ditemukan dan disertai dengan instruksi singkat.
4. Penjelasan Singkat: Jelaskan mengapa umpan balik mereka penting dan bagaimana survei tersebut akan digunakan untuk perbaikan.
5. Pengingat: Kirim pengingat kepada pelanggan yang belum merespons setelah beberapa hari.

Baca juga: Panduan Personalisasi Email Marketing yang Efektif

4. Media Sosial

Bagikan kuesioner di platform media sosial seperti Facebook, Twitter, dan LinkedIn. Gunakan fitur polling atau tautan ke kuesioner online untuk memudahkan responden.

Langkah-langkah:

1. Pilih Platform yang Tepat: Identifikasi platform media sosial yang paling sering digunakan oleh pelanggan Anda.
2. Buat Postingan yang Menarik: Gunakan gambar menarik dan ajakan bertindak yang jelas untuk mendorong pelanggan mengisi kuesioner.
3. Gunakan Fitur Polling: Jika memungkinkan, gunakan fitur polling untuk pertanyaan singkat dan tautan untuk kuesioner yang lebih panjang.
4. Promosi Berbayar: Pertimbangkan menggunakan iklan berbayar untuk menjangkau audiens yang lebih luas.
5. Interaksi Aktif: Tanggapi komentar dan pertanyaan dari pengguna untuk meningkatkan keterlibatan.

5. Aplikasi Survey

Gunakan aplikasi survey seperti SurveyMonkey atau Google Forms untuk membuat dan membagikan kuesioner. Aplikasi ini biasanya memiliki fitur analitik yang memudahkan Anda mengolah data.

Langkah-langkah:

1. Pilih Platform Survey: Tentukan platform survey yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
2. Desain Kuesioner yang Menarik: Buat kuesioner dengan desain yang menarik dan mudah diisi.
3. Bagikan Tautan: Distribusikan tautan melalui berbagai saluran seperti email, media sosial, dan website.
4. Fitur Analitik: Manfaatkan fitur analitik untuk melacak dan menganalisis respons.
5. Integrasi: Integrasikan aplikasi survey dengan CRM atau sistem lain untuk pengolahan data yang lebih efisien.

6. SMS

Kirimkan tautan kuesioner melalui SMS. Cara ini sangat efektif karena pesan SMS cenderung dibuka lebih cepat dibandingkan email.

Langkah-langkah:

1. Persiapkan Daftar Nomor Telepon: Kumpulkan nomor telepon pelanggan yang telah memberikan izin untuk menerima SMS.
2. Pesan Singkat dan Jelas: Tulis pesan singkat dengan tautan ke kuesioner, misalnya “Berikan umpan balik Anda tentang layanan kami di sini: [tautan]”.
3. Gunakan Platform SMS: Gunakan platform pengiriman SMS massal untuk menjangkau banyak pelanggan secara efisien.
4. Pengingat: Kirim pengingat kepada pelanggan yang belum merespons setelah beberapa hari.
5. Analisis Respons: Lacak dan analisis respons melalui platform SMS atau aplikasi survey yang digunakan.

7. WhatsApp blast

Terakhir, WhatsApp menjelma sebagai media komunikasi paling populer dengan pengguna lebih dari 2 juta. Hal ini dimanfaatkan oleh bisnis untuk berinteraksi dengan pelanggan. Salah satunya untuk membagikan kuesioner ke pelanggan.

Membagikan kuesioner dipermudah dengan adanya aplikasi WA blast. Sama seperti email blast, fitur ini juga secara otomatis membagikan contoh kuesioner kepuasan pelanggan ke banyak kontak dengan sekali klik.

Analisis Hasil Kuesioner Kepuasan Pelanggan

Setelah mengumpulkan data kuesioner, langkah selanjutnya adalah menganalisis hasilnya untuk perbaikan bisnis. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan:

– Kategorisasi Data

Kelompokkan jawaban berdasarkan kategori seperti kualitas produk, pelayanan, harga, dll. Ini akan memudahkan Anda mengidentifikasi area yang perlu perbaikan.

Langkah-langkah:

1. Identifikasi Kategori Utama: Tentukan kategori utama yang relevan dengan bisnis Anda.
2. Kelompokkan Jawaban: Kelompokkan respons berdasarkan kategori yang telah ditentukan.
3. Gunakan Warna dan Label: Gunakan warna dan label untuk memudahkan visualisasi data.

– Analisis Kuantitatif

Gunakan metode statistik untuk menganalisis data numerik, seperti menghitung rata-rata, median, dan mode dari jawaban kuesioner.

Langkah-langkah:

1. Hitung Statistik Dasar: Hitung rata-rata, median, dan mode untuk setiap pertanyaan.
2. Gunakan Grafik: Buat grafik seperti histogram atau diagram batang untuk visualisasi data.
3. Bandingkan dengan Standar: Bandingkan hasil dengan standar industri atau target perusahaan.

– Analisis Kualitatif

Tinjau jawaban terbuka untuk mendapatkan wawasan mendalam tentang pengalaman pelanggan. Cari pola dan tema umum dalam jawaban tersebut.

Langkah-langkah:

1. Kumpulkan Jawaban Terbuka: Kumpulkan semua jawaban terbuka dari kuesioner.
2. Identifikasi Tema: Identifikasi tema dan pola umum yang muncul dari jawaban tersebut.
3. Buat Kategori: Buat kategori berdasarkan tema yang ditemukan untuk analisis lebih lanjut.

– Tindakan Perbaikan

Berdasarkan hasil analisis, buatlah rencana tindakan untuk memperbaiki area yang mendapat umpan balik negatif. Komunikasikan perubahan ini kepada pelanggan untuk menunjukkan bahwa Anda mendengarkan masukan mereka.

Langkah-langkah:

1. Identifikasi Area Perbaikan: Tentukan area yang perlu perbaikan berdasarkan hasil analisis.
2. Rencana Tindakan: Buat rencana tindakan spesifik untuk setiap area perbaikan.
3. Komunikasi dengan Pelanggan: Beri tahu pelanggan tentang perubahan yang akan dilakukan sebagai respons terhadap umpan balik mereka.

– Pelaporan

Buat laporan yang merangkum temuan utama dari kuesioner dan tindakan yang akan diambil. Gunakan visualisasi data seperti grafik dan tabel untuk memudahkan pemahaman.

Langkah-langkah:

1. Buat Ringkasan Eksekutif: Buat ringkasan singkat dari temuan utama dan rencana tindakan.
2. Gunakan Grafik dan Tabel: Gunakan visualisasi data untuk memudahkan pemahaman hasil.
3. Laporkan Kepada Pihak Terkait: Sampaikan laporan kepada manajemen dan tim terkait untuk tindakan lebih lanjut.

Baca juga: Cara Efektif Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Bagikan Kuesioner Kepuasan Pelanggan Anda Sekarang

Kuesioner kepuasan pelanggan sangat penting bagi bisnis yang ingin mengetahui seberapa besar pelanggan puas dengan layanan atau produk Anda. Ada beberapa jenis kuesioner yang bisa Anda pilih. Hal tersebut akan memudahkan Anda dalam membuat kuesioner.

Sementara untuk membagikan kuesioner tersebut, ada beberapa media yang bisa Anda gunakan. Salah satu metode yang paling banyak digunakan adalah dengan memanfaatkan teknologi seperti telepon, email blast, dan WhatsApp blast.

Mekari Qontak menyediakan aplikasi Omnichannel dan Aplikasi CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp Business API. Integrasi tersebut memungkinkan Anda untuk membagikan kuesioner melalui berbagai saluran secara mudah. Dari hasil tersebut akan disimpan dalam satu sistem terpadu.

Dengan Mekari Qontak, Anda tidak perlu lagi repot mengukur kepuasan pelanggan. Sebab, Anda bisa menggunakan fitur CSAT, NPS dan CES yang akan otomatis mengkur kepuasan pelanggan Anda.

Hubungi kami untuk Coba Demo Aplikasi Mekari Qontak atau Konsultasi Gratis dengan tim ahli kami!