Executive Summary: Definisi, Poin Penting, Tips dan Cara Membuatnya

Executive summary menjadi dokumen wajib yang dimiliki oleh pelaku bisnis. Dokumen ini menjelaskan rincian singkat mengenai rencana atau proyek yang akan bisnis jalankan.

Di sisi lain, executive summary seringkali digunakan oleh investor sebagai bahan pertimbangan sebelum menanamkan modal pada sebuah bisnis. Oleh sebab itu, pebisnis berlomba membuat ringkasan eksekutif sebaik mungkin agar bisa menarik para investor.

Lalu executive summary seperti apa yang disukai para investor? Poin-poin apa saja yang dimuat di dalamnya? Dan bagaimana membuatnya?

Jawaban semua pertanyaan tersebut akan diulas pada artikel di bawah ini.

Pengertian Executive Summary

Executive summary adalah ringkasan yang menjelaskan rencana bisnis (business plan) dalam bentuk poin-poin penting, seperti target pasar, produk yang akan dibuat hingga proyeksi finansial. Dengan kata lain, executive summary merupakan versi singkat dari rencana atau proposal bisnis.

Executive summary yang komprehensif dan jelas, membantu pembaca atau investor lebih cepat memahami inti dari rencana bisnis atau proposal yang diajukan, sehingga peluang untuk mendapatkan perhatian dan dukungan dari pihak terkait akan semakin besar.

Ringkasan eksekutif disusun cukup singkat, dengan panjang rata-rata satu hingga empat halaman. Ringkasan ini ditulis dalam paragraf pendek menggunakan bahasa yang jelas sesuai dengan target audiens agar pesan dapat tersampaikan. Selain itu, struktur dan alur ringkasan harus serupa dengan dokumen utamanya.

Manfaat Executive Summary

Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa executive summary berisi ringkasan singkat terkait rencana bisnis. Ringkasan ini dibutuhkan karena pada umumnya investor, pemberi pinjaman atau eksekutif lainnya tidak memiliki banyak waktu untuk membaca dokumen panjang.

Melalui ringkasan eksekutif tersebut, mereka bisa memahami apa saja yang akan bisnis jalani secara garis besar, termasuk memprediksi potensi bisnis tersebut di masa depan.

Selain hal tersebut, ada beberapa keuntungan lain bisnis memiliki executive summary seperti berikut:

• Efisiensi Komunikasi: Menyajikan gambaran besar proyek tanpa harus merinci keseluruhan informasi
• Kejelasan dan Ketepatan: Memuat informasi yang jelas dan ringkas, sehingga memudahkan pembaca memahami dokumen tanpa kerumitan
• Membantu Navigasi Dokumen: Berfungsi sebagai peta bagi pembaca, yang memandu pembaca memahami seluruh konteks bahasan dokumen panjang melalui poin-poin utama
• Mendukung Pengambilan Keputusan: Membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat
• Konsistensi: Menjaga konsistensi pesan dalam dokumen yang lebih panjang

Cara Membuat Executive Summary

Meskipun tidak aturan khusus dalam membuat executive summary, tetapi ada pola atau poin yang harus dimuat didalamnya. Sementara untuk penulisannya, executive summary dibedakan menjadi dua, yaitu untuk tujuan bisnis (business plan) dan proyek (project business).

• Executive Summary untuk Business Plan

Ketika menulis executive summary untuk rencana bisnis, Anda bisa mulai mengikuti langkah-langkah:

1. Pernyataan Pembuka

Langkah awal yang perlu dilakukan adalah membuat pernyataan pembukaan. Dalam hal ini, Anda bisa menuliskan alasan kuat mengapa pembaca atau investor harus melanjutkan membaca.

Cobalah untuk membuat pernyataan yang singkat, jelas, dan menarik. Gunakan bahasa yang optimis dan positif. Misalnya dengan menjelaskan peluang pasar atau masalah yang ingin dipecahkan oleh bisnis.

2. Deskripsi Bisnis

Langkah selanjutnya diikuti dengan memberikan gambaran umum tentang bisnis yang direncanakan. Sebutkan nama perusahaan, visi, misi, serta penjelasan singkat tentang produk atau layanan yang ditawarkan. Sertakan juga masalah yang ingin diatasi dan solusi yang ditawarkan oleh bisnis.

3. Target atau Segmentasi Pasar

Setelah itu, sebutkan siapa yang akan menjadi target pelanggan dan target pasar ingin bisnis Anda masuki atau jangkau.

Kemudian, jelaskan juga segmen pasar yang ditargetkan dan karakteristik utama pelanggan yang diincar. Sertakan data atau riset pasar yang mendukung segmentasi ini.

4. Strategi Bisnis

Langkah berikutnya, Anda bisa menjelaskan bagaimana bisnis akan beroperasi dan bersaing di pasar. Jelaskan secara detail strategi bisnis yang akan Anda jalankan, termasuk model bisnis, metode pemasaran, dan cara bersaing dengan kompetitor.

Perlu dicatat bahwa strategi tersebut harus realistis dan dapat diimplementasikan dengan jelas.

Baca juga: Strategi Ampuh Meningkatkan Penjualan Berbasis Online untuk Bisnis Pemula

5. Rencana ke Depan

Selain menjelaskan strategi bisnis, Anda perlu juga menguraikan langkah-langkah selanjutnya setelah pencapaian target awal. Jelaskan rencana ekspansi, diversifikasi produk, atau perkembangan lainnya yang Anda rencanakan di masa depan.

6. Finansial

Terakhir yang tidak boleh Anda lewatkan dalam membuat executive summary adalah memberikan gambaran umum tentang keadaan keuangan bisnis. Berikan ringkasan proyeksi pendapatan, pengeluaran, keuntungan, dan modal yang diperlukan. Sertakan juga data seperti estimasi penjualan dan biaya operasional.

• Executive Summary untuk Project Plan

Selain untuk tujuan mulai mengembangkan bisnis, executive summary juga seringkali dibuat untuk kepentingan proyek. Berikut cara membuat executive summary untuk project plan:

1. Permasalahan

Pada bagian awal dimulai dengan menjelaskan masalah yang ingin Anda selesaikan melalui sebuah proyek. Paparkan semua permasalahan secara jelas, termasuk latar belakang atau hasil penelitian yang relevan. Hal ini membantu pembaca memahami konteks dan urgensi proyek.

2. Solusi

Kemudian tawarkan solusi untuk mengatasi masalah yang telah dijelaskan sebelumnya. Solusi tersebut harus realistis dan sesuai dengan konteks proyek.

3. Manfaat Proyek

Selain solusi, Anda juga perlu menjelaskan keuntungan atau manfaat yang dihasilkan dari proyek, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Sebutkan pula dampak yang akan dirasakan oleh pihak-pihak yang terlibat.

4. Kesimpulan

Terakhir, buat kesimpulan yang menegaskan alasan-alasan utama mengapa proyek penting dan bagaimana keberhasilannya dapat dicapai. Sertakan argumen yang mendukung kelayakan proyek tersebut.

Poin-poin Penting dalam Executive Summary

Terdapat beberapa poin penting yang perlu dimasukkan dalam executive summary untuk menarik perhatian investor atau mitra bisnis potensial. Berikut adalah komponen yang dimaksud:

• Tujuan atau Sasaran

Tujuan menjadi poin wajib pertama yang harus ada di executive summary. Dalam hal ini, Anda perlu menyajikan tujuan perusahaan yang ingin dicapai baik dalam pendek atau panjang.

Selain itu, jelaskan juga langkah-langkah strategis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Hal ini akan menjadi pedoman dan standar operasional perusahaan, yang membantu pembaca memahami arah dan tujuan utama bisnis Anda.

• Latar Belakang

Poin selanjutnya, Anda perlu menjelaskan alasan utama mengapa dokumen ini penting untuk dibaca secara lengkap. Jabarkan semua permasalahan secara jelas, lengkap dengan hasil penelitian yang relevan.

• Strategi yang Digunakan

Kemudian, uraikan metode yang digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis data. Tidak perlu melakukan analisis mendalam seperti SWOT, cukup jelaskan secara singkat proses yang Anda jalani hingga menemukan solusi yang tepat.

Misalnya dengan membandingkan produk Anda dengan kompetitor yang ada di pasar. Jelaskan juga solusi atau nilai tambah yang diberikan oleh produk tersebut kepada konsumen atau masyarakat secara luas.

• Hasil dan Temuan

Setelah melakukan analisis data, mungkin Anda akan menemukan keunggulan produk dibandingkan kompetitor, seperti unique selling point (USP) atau alasan spesifik di balik pengembangan produk yang didukung oleh riset pasar.

Selain itu, sertakan juga informasi tentang siapa target pasar produk itu dan bagaimana metode pendekatan yang akan dilakukan untuk menjangkau pelanggan di pasar tersebut.

• Proyeksi Finansial

Menyertakan proyeksi keuangan membantu meyakinkan investor tentang potensi keberhasilan bisnis dan pengembalian investasi mereka.

Oleh karena itu, executive summary yang baik biasanya memberikan gambaran singkat mengenai proyeksi penjualan dalam beberapa tahun pertama, perkiraan pertumbuhan bisnis, serta potensi keuntungan yang diharapkan.

Informasi tersebut bisa diperkuat dengan data seperti jumlah karyawan, kisaran gaji, dan estimasi biaya operasional.

Contoh Template Executive Summary

Setelah mengetahui poin penting serta cara membuatnya, kini saatnya untuk menyusun executive summary. Ada beberapa contoh template yang bisa Anda gunakan sebagai referensi membuat executive summary bisnis Anda, sebagai berikut:

Template 1: Executive Summary untuk Proposal Produk

Pendahuluan:
Kami memperkenalkan [Produk Anda], inovasi yang bertujuan mempermudah komunikasi dengan solusi yang user-friendly.

Peluang Pasar:
Dengan meningkatnya tren kerja jarak jauh, permintaan alat komunikasi yang aman dan fleksibel semakin tinggi.

Penawaran Produk:
[Perusahaan Anda] menawarkan platform komunikasi terpadu yang mencakup fitur suara, video, pesan, dan kolaborasi.

Nilai Unik:
Antarmuka intuitif dan fitur canggih menjadi keunggulan kami, memberikan solusi yang dapat disesuaikan dan selalu up-to-date.

Pasar Sasaran:
Kami menargetkan UKM, perusahaan besar, dan individu dalam sektor teknologi, keuangan, kesehatan, dan layanan profesional.

Model Bisnis:
Menggunakan model berlangganan, kami juga menawarkan layanan kustomisasi dan dukungan pelanggan.

Strategi Pemasaran:
Fokus kami pada kampanye digital, kemitraan strategis, serta penggunaan media sosial dan influencer.

Tim:
Tim kami berpengalaman dalam industri komunikasi dan berkomitmen pada inovasi serta layanan berkualitas.

Proyeksi Finansial:
Kami memproyeksikan pertumbuhan stabil dengan pengelolaan biaya yang efisien dan investasi berkelanjutan.

Kebutuhan Pendanaan:
Kami membutuhkan [jumlah pendanaan] untuk pengembangan produk, infrastruktur, dan ekspansi tim.

Kesimpulan:
[Perusahaan Anda] siap menghadirkan solusi komunikasi inovatif yang berfokus pada kebutuhan pelanggan.

Contoh penggunaan template executive summary di atas bisa lihat pada gambar di bawah ini

Template 2: Executive Summary untuk Proposal Proyek

[Nama Proyek]
[Tanggal Proposal Proyek]

Pendahuluan:
Halo! Kami dengan senang hati mempersembahkan proposal proyek [Nama Proyek]. Ringkasan ini memberikan gambaran umum tentang proyek, tujuannya, dan nilai yang ditawarkannya.

Gambaran Proyek:
Proyek ini bertujuan untuk [deskripsi tujuan dan lingkup proyek] sebagai respons terhadap [masalah atau peluang]. Kami percaya proyek ini akan memberikan manfaat signifikan bagi [audiens sasaran].

Tujuan:
Tujuan utama proyek adalah [nyatakan tujuan utama]. Kami juga menargetkan beberapa tujuan spesifik, seperti [daftar tujuan]. Dengan tercapainya tujuan ini, kami berharap menciptakan dampak positif.

Pendekatan:
Pendekatan proyek ini berdasarkan analisis mendalam dan praktik terbaik. Kami akan menerapkan metodologi terstruktur yang melibatkan [fase atau aktivitas utama], untuk memaksimalkan hasil.

Manfaat:
Proyek ini diperkirakan akan menghasilkan manfaat seperti [deskripsi manfaat], termasuk [daftar manfaat spesifik] yang memberikan dampak positif bagi [audiens sasaran].

Jadwal Implementasi:
Kami telah menyusun jadwal proyek yang mencakup fase-fase dengan tonggak jelas, memastikan tugas terlaksana tepat waktu dan hasil sesuai harapan.

Kebutuhan Sumber Daya:
Untuk suksesnya proyek, kami memerlukan [daftar sumber daya seperti tenaga kerja, teknologi, dan pendanaan] yang akan dialokasikan secara efektif.

Anggaran:
Proyek ini membutuhkan anggaran sebesar [jumlah anggaran]. Anggaran ini mencakup semua biaya yang diperlukan dan sejalan dengan manfaat yang akan dihasilkan.

Kesimpulan:
Proposal ini merupakan kesempatan untuk mengatasi [masalah atau peluang] dan memberikan nilai bagi [audiens sasaran]. Dengan visi yang jelas dan rencana yang solid, kami siap menjalankan proyek ini untuk memberikan dampak nyata.

Contoh penggunaan template executive summary di atas bisa lihat pada gambar berikut:

Tips Membuat Executive Summary

Jika Anda masih kebingungan dalam membuat executive summary, mungkin Anda bisa menyimak tips berikut:

1. Fokus Kepada Kebutuhan Pembaca

Executive summary harus fokus pada kebutuhan pembaca dengan sangat spesifik. Dimulai dengan menentukan apakah tujuan Anda adalah menarik perhatian investor atau pemberi pinjaman.

Jika tujuannya untuk investor, fokuskan ringkasan dengan menonjolkan produk Anda agar menarik minat mereka. Sementara jika tujuannya untuk menjalankan sebuah proyek, maka sebaiknya fokus pada dampak positif dari proyek yang akan Anda jalankan.

2. Panjang Tulisan

Menurut banyak buku dan pelatihan tentang ringkasan eksekutif, panjang yang disarankan adalah sekitar lima hingga sepuluh persen dari panjang keseluruhan laporan.

Namun usahakan untuk menulis dengan singkat dan padat, tanpa bertele-tele. Buatlah tulisan yang sederhana namun jelas, sehingga pesan yang ingin disampaikan mudah dimengerti.

Misalnya, ketika menjelaskan rencana bisnis, fokuskan pada hal-hal yang relevan dengan tujuan executive summary dan hindari membahas sejarah, filosofi, atau informasi yang tidak berhubungan langsung dengan inti ringkasan.

3. Gunakan Bahasa yang Tepat

Bahasa yang digunakan harus sesuai dengan audiens yang dituju. Jika Anda menulis untuk sekelompok insinyur, bahasa yang digunakan akan sangat berbeda dibandingkan dengan jika Anda menulis untuk sekelompok finansial.

Bahasa yang dimaksud lebih dari sekadar kata-kata, tetapi juga konten dan kedalaman penjelasan. Ingat, ini adalah ringkasan, dan orang akan membacanya untuk dengan cepat dan mudah menangkap poin-poin utama.

4. Pendahuluan yang Singkat dan Menarik

Paragraf pembuka yang kuat dapat menarik perhatian pembaca dan membuat mereka ingin melanjutkan membaca. Ini tidak berarti Anda harus memulai dengan lelucon, tetapi tetap fokus pada kekuatan Anda. Kebanyakan pembaca hanya memerlukan beberapa kalimat agar tertarik.

Jangan lupa untuk menjelaskan siapa Anda dan kompetensi Anda, dan pengalaman untuk menyelesaikan masalah yang diangkat dalam proposal. Dalam hal ini tidak perlu biografi panjang, cukup dengan nama, alamat, dan informasi kontak.

5. Informasi yang Relevan

Executive summary tidak boleh menyimpang dari materi yang diikutinya. Oleh karenanya, Anda perlu menentukan kebutuhan atau masalah yang ada, dan yakinkan audiens bahwa masalah tersebut harus dipecahkan.

Setelah itu, penting untuk merekomendasikan solusi dan menunjukkan nilai dari solusi tersebut. Berikan rekomendasi dengan jelas dan tegas.

Jangan lupa untuk menyertakan kesimpulan yang kuat, di mana Anda dapat merangkum dan menyoroti poin-poin utama sekali lagi.

6. Prioritaskan Kekuatan Bisnis

Identifikasi dan soroti kekuatan utama bisnis Anda, seperti keunggulan model bisnis atau produk yang ditawarkan. Masukkan elemen-elemen ini ke dalam executive summary, karena ini akan menarik perhatian investor untuk melihat lebih lanjut.

Jika relevan, tunjukkan masalah yang dihadapi masyarakat dan jelaskan bagaimana produk atau layanan Anda menawarkan solusi.

7. Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang harus dihindari saat menulis ringkasan eksekutif yang efektif:

• Hindari membuat konten yang terlalu panjang atau membengkak
• Jangan menyalin teks dari situs web lain secara langsung
• Hindari mengandalkan alat AI untuk membuat konten tanpa menyesuaikannya agar tetap otentik.
• Jangan menggunakan terlalu banyak sub judul dalam ringkasan eksekutif
• Hindari penggunaan bahasa teknis yang sulit dipahami, nada yang tidak sopan, dan desain yang berlebihan
• Hindari deskripsi yang terlalu umum dan bangunlah ringkasan yang unik dan spesifik
• Jangan menyertakan perbandingan dalam ringkasan eksekutif karena dapat memberikan kesan negatif
• Pastikan untuk fokus pada fakta dan bukti yang mendukung teori atau argumen Anda.

Buat Executive Summary Agar Bisnis Makin Berkembang

Executive summary merupakan dokumen wajib yang bisnis miliki saat mengajukan proposal penawaran ke investor atau peminjam modal. Dokumen ini memberikan gambaran singkat mengenai rencana proyek yang akan bisnis jalani, sehingga mudah untuk dipahami investor.

Dalam executive summary umumnya memuat poin-poin penting yang biasanya jadi pertimbangan para investor untuk menanamkan modal pada proyek tersebut ata tidak. Oleh karena itu, bisnis harus membuat dokumen tersebut komperhensif dan menarik.

Mekari Qontak menawarkan solusi CRM terpercaya di Indonesia. Aplikasi CRM Mekari Qontak membantu Anda untuk melihat potensi pengembangan bisnis, termasuk tren penjualan. Informasi tersebut membantu Anda dalam membuat executive summary.

Hubungi kami untuk mendapatkan konsultasi gratis mengenai kebutuhan bisnis Anda dengan tim Ahli Mekari Qontak.

Referensi:

• Simplilearn. “What is an Executive Summary – Benefits, Example, Mistakes”
• BetterUp. “How to write an executive summary in 10 steps”
• ProjectManager. “How to Write an Executive Summary”
• Corporatefinanceinstitute. “What is an Executive Summary?”