7 Cara Meningkatkan Efisiensi Bisnis dengan Automation

Di banyak perusahaan, pekerjaan berulang dan manual seperti mencatat data pelanggan dan membalas pertanyaan pelanggan satu per satu sering kali menyita waktu tim. Kondisi ini tidak hanya mengurangi produktivitas, tapi juga membuat bisnis sulit berkembang secara optimal.

Situasi seperti ini membuat Business Process Automation menjadi solusi penting. Automation dalam bisnis adalah penerapan teknologi untuk mengotomatisasi proses operasional agar lebih cepat, akurat, dan hemat biaya. 

Dengan solusi ini, alur kerja bisnis Anda akan menjadi lebih efisien serta mengurangi risiko kesalahan. 

Dalam artikel ini, Mekari Qontak akan membahas manfaat, cara penerapan, tips praktis, hingga studi kasus nyata untuk menunjukkan bagaimana automation dapat menjadi game changer bagi efisiensi bisnis.

Manfaat Automation untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Untuk mencapai efisiensi yang lebih tinggi, automation hadir sebagai solusi yang dapat meringankan pekerjaan tim. Berikut adalah beberapa manfaat utama automation yang bisa langsung dirasakan bisnis:

1. Mengurangi Beban Kerja Agen

Tugas berulang yang biasa dikerjakan oleh agen CS seperti menjawab pertanyaan dasar atau mencatat data akan teratasi dengan bantuan Automation. Sehingga agen CS bisa lebih fokus mengerjakan tugas penting lainnya yang membutuhkan analisis dan strategi.

Baca juga: Cara Meningkatkan Kepuasan dan Produktivitas Agen CS dengan AI

2. Menghemat Biaya Operasional

Dengan berkurangnya pekerjaan manual, kebutuhan untuk menambah tenaga kerja baru juga menurun sehingga dapat mengurangi beban biaya operasional. Selain itu, dengan bantuan otomatisasi, risiko human error yang bisa menimbulkan kerugian finansial bagi bisnis juga bisa diminimalisir.

Baca juga: Cara Efektif Menghemat Biaya Operasional Perusahaan

3. Proses Bisnis yang Konsisten dan Cepat

Sistem automation yang diimplementasikan dengan baik akan membuat alur kerja berjalan sesuai standar yang sudah ditetapkan. Hasilnya, proses bisnis jadi lebih cepat dan konsisten sehingga pengalaman pelanggan juga meningkat.

4. Meningkatkan Produktivitas Tim

Ketika pekerjaan rutin dikerjakan secara otomatis, tim memiliki lebih banyak waktu untuk bisa dialokasikan pada pekerjaan yang lebih strategis. Dengan hal ini, akan membuat produktivitas tim meningkat sehingga tujuan bisnis lebih mudah dicapai.

5. Pemantauan dan Pelaporan Real-Time

Automation menyediakan berbagai fitur penting untuk menunjang operasional bisnis seperti laporan instan yang bisa dipantau secara real-time. Kemudahan yang ditawarkan ini mempermudah manager dalam mengambil keputusan cepat berdasarkan data yang valid.

Cara Meningkatkan Efisiensi Bisnis dengan Otomatisasi

Untuk meningkatkan efisiensi bisnis, otomatisasi bisa menjadi langkah penting yang membantu tim bekerja lebih cepat, rapi, dan minim kesalahan. Mekari Qontak menyediakan berbagai fitur yang mendukung otomatisasi, mulai dari komunikasi pelanggan hingga manajemen data. Berikut beberapa cara praktis yang bisa Anda terapkan:

1. Integrasikan CRM dengan Channel Komunikasi

Menghubungkan CRM dengan WhatsApp, Instagram API, live chat, hingga marketplace seperti Tokopedia Chat membuat semua percakapan pelanggan terkumpul dalam satu dashboard. 

Tentu hal ini akan memudahkan tim agar tidak lagi perlu membuka banyak platform, cukup akses satu platform yaitu CRM untuk membuat respons lebih cepat dan konsisten.

2. Gunakan AI Chatbot di Kanal Komunikasi

Dengan kemampuan AI Chatbot yang mampu melayani pelanggan 24/7, hal ini dapat meringankan beban kerja tim support yang biasanya kewalahan menangani FAQ. 

Selain tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan jawaban lewat respons instan, pelanggan merasa lebih dihargai karena jawaban yang diberikan telah dipersonalisasi.

3. Gunakan Ticketing System untuk Pembagian Tugas

Sistem otomatisasi juga bisa menyasar pada aktivitas pembagian tugas. Karena setiap laporan pelanggan akan langsung diubah menjadi ticketing system yang secara otomatis dialokasikan ke staf sesuai keahliannya. 

Proses ini berguna untuk menghindari tumpang tindih pekerjaan antara staf sekaligus mempercepat penyelesaian masalah.

Dengan sistem tiket ini, tugas manajer akan lebih mudah karena bisa memantau progres penyelesaian masalah pelanggan secara real time. Dengan dokumentasi yang rapi di satu dashboard, evaluasi kinerja tim pun menjadi lebih mudah dilakukan.

Baca juga: Software Ticketing Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

4. Manfaatkan Auto-Summarization untuk Percakapan Panjang

Fitur seperti Airene Summarization dari Mekari Qontak efektif untuk memberikan ringkasan secara otomatis dari percakapan panjang pelanggan. Dengan ini, agen tidak perlu membaca ulang chat history secara manual, sehingga waktu respon semakin cepat.

Ringkasan ini juga membantu supervisor memantau kualitas interaksi tim dengan pelanggan. Selain membuat efisiensi kerja agen meningkat, output lain yang didapat yakni evaluasi bisa dilakukan lebih objektif.

5. Otomatisasi Follow-up Prospek dan Reminder

Cara selanjutnya yang bisa bisnis Anda lakukan adalah lewat fitur follow up otomatis. Ini dilakukan sebagai langkah untuk memastikan tidak ada prospek yang terlewat, terutama pada tahap penting dalam pipeline penjualan. 

Bisnis Anda bisa memaksimalkan penggunaannya dengan bantuan pesan pengingat yang bisa dikirim sesuai jadwal dengan sentuhan personalisasi agar pesan terasa personal dan humanis.

Dengan bantuan ini, tim sales bisa lebih fokus pada prospek yang berpotensi tinggi. Hal ini dapat memperbesar peluang closing sekaligus memperkuat hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

Baca juga: Cara Follow Up Customer dan Contohnya sampai Close Deal

6. Otomatisasi Pencatatan Deal dari Chat ke CRM

Database pelanggan atau deal baru langsung tercatat di CRM tanpa input manual. Hal ini berguna untuk menjaga data tetap rapi, akurat, dan mudah diakses kapan saja oleh seluruh tim.

Otomatisasi ini juga mampu mempercepat pipeline penjualan karena tim tidak lagi menghabiskan waktu untuk entri data secara berulang. Semua progres bisa dipantau real time di dashboard CRM.

7. Terapkan Monitoring SLA Otomatis

Cara terakhir yaitu dengan memanfaatkan fitur SLA countdown. Fitur ini membantu mengingatkan tim terkait tenggat waktu penanganan tiket. Sehingga tidak ada lagi kasus tiket yang terlewat, yang pada gilirannya membuat pelanggan lebih puas dengan respon cepat yang diberikan.

Dengan kemampuan ini, fitur SLA countdown akan menjaga disiplin kerja tim support yang nantinya meningkatkan efisiensi sekaligus terjaganya reputasi bisnis di mata pelanggan.

Baca juga: Panduan Lengkap SLA Monitoring dan Report untuk Bisnis

Tips Otomatisasi yang Efektif untuk Meningkatkan Efisiensi Operasional Bisnis

Untuk memastikan otomatisasi benar-benar memberikan dampak positif untuk bisnis, ada beberapa langkah praktis yang bisa diterapkan oleh perusahaan. Berikut di antaranya:

1. Identifikasi Pekerjaan yang Paling Menghabiskan Waktu

Mulailah dengan mengenali tugas repetitif seperti pencatatan data, follow up rutin, atau menjawab pertanyaan umum. Pekerjaan ini biasanya menyita energi tim dan berpotensi menimbulkan human error. Dengan otomatisasi, proses bisa berjalan lebih cepat, akurat, dan konsisten.

2. Mulai dari Tugas Sederhana

Tips kedua, jangan terlalu terburu-buru mengotomatisasi semua proses bisnis sekaligus. Fokuslah pada hal-hal sederhana yang berdampak, misalnya otomatisasi reminder email atau update status tiket. Pendekatan bertahap ini membuat tim lebih mudah beradaptasi dengan teknologi baru.

3. Pilih Alat Otomatisasi yang Sesuai Kebutuhan

Pastikan Anda memilih solusi otomatisasi yang tidak hanya berdiri sendiri, tapi juga dapat terhubung dengan sistem lain. 

Seperti Qontak Workflow, yang bisa diintegrasikan dengan tools produktivitas lainnya. Dengan fleksibilitas ini, bisnis bisa membuat aturan otomatisasi spesifik sesuai kebutuhan operasional.

4. Lakukan Pelatihan Tim Internal

Teknologi otomatisasi akan bekerja secara efektif jika tim dapat menggunakannya dengan benar. Oleh karena itu, penting untuk memberikan pelatihan agar tim internal memahami cara kerja sistem otomatisasi. 

Dengan pemahaman yang baik, mereka akan lebih produktif dalam memanfaatkan teknologi baru sehingga manfaat dari sistem automation ini akan berdampak signifikan.

5. Fokus pada Hasil yang Terukur

Implementasi automation harus diukur dengan metrik yang jelas agar bisnis mengetahui seberapa besar efektivitasnya. Evaluasi ini bisa diukur melalui indikator yang jelas seperti waktu penyelesaian tiket, kecepatan respon, atau kepuasan pelanggan. 

Baca juga: Memahami Evaluasi Usaha, Manfaat dan Tahapannya

6. Jaga Sentuhan Manusia

Perlu diingat bahwa otomatisasi bukan berarti menggantikan interaksi personal sepenuhnya. Karena sejatinya hubungan dengan pelanggan tetap membutuhkan sentuhan manusia, terutama dalam situasi yang memerlukan nilai emosional. 

Studi Kasus: Implementasi Otomatisasi Operasional untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Sebuah usaha kuliner bernama Dapur Bu Sastro, menghadapi tantangan besar saat jumlah pesanan terus meningkat. 

Proses komunikasi yang dilakukan secara manual lewat WhatsApp tidak lagi efisien karena tim kesulitan membalas banyak pesan sekaligus, sehingga beberapa pesanan terlewat. Hal ini membuat produktivitas terhambat.

Mekari Qontak hadir untuk mengatasi tantangan yang dihadapi Dapur Bu Sastro dengan mengadopsi solusi otomatisasi berupa AI Chatbot, CRM terpusat, fitur assignment chat, hingga report builder. 

Chatbot membantu menjawab pertanyaan pelanggan secara instan, sementara CRM memusatkan data pelanggan dalam satu sistem. Fitur assignment chat berperan untuk mengalokasikan setiap pesan ke staf yang tepat, dan report builder memberi gambaran performa tim secara real-time.

Dengan integrasi sejumlah fitur tersebut, Dapur Bu Sastro mampu menangani banyak percakapan sekaligus tanpa perlu berpindah platform. 

Sistem otomatisasi ini tidak hanya membuat operasional lebih efisien, tapi juga membuat tim bisa mengalokasikan fokusnya pada tugas yang lebih strategis. Buah dari efisiensi ini yakni meningkatnya kepuasan pelanggan lewat respon cepat serta layanan yang konsisten.

Efisiensikan Bisnis Anda secara Otomatis dengan Mekari Qontak

Sistem automation bukan sebatas tren, melainkan kebutuhan krusial untuk membuat operasional bisnis berjalan lebih optimal sekaligus efisien. 

Bukan hanya memangkas waktu kerja yang sebelumnya dilakukan dengan cara manual, otomatisasi juga bisa memangkas biaya operasional dengan lebih optimal.

Untuk mendukung hal ini, Mekari Qontak, sebagai aplikasi CRM terbaik, menghadirkan Qontak 360 sebagai solusi lengkap yang dirancang untuk otomatisasi operasional bisnis. Mulai dari integrasi omnichannel, CRM terpusat, hingga fitur workflow automation, semua bisa Anda raih manfaatnya lewat satu dashboard terpusat. 

Coba Qontak 360 sekarang dan rasakan bagaimana otomatisasi bisa meningkatkan efisiensi operasional sekaligus mempercepat pertumbuhan bisnis Anda!