Cara Efektif Menggunakan WhatsApp untuk Customer Service Bisnis dan Tipsnya

WhatsApp terus menjadi alat komunikasi yang paling efektif untuk layanan customer service.

Dikutip Statista, sampai pada Maret 2025, WhatsApp sudah memiliki 3 miliar pengguna aktif bulanan dengan kemudahan dan kecepatan dalam berinteraksi dengan pelanggan yang ditawarkannya.

Melalui WhatsApp API, bisnis dapat mengirim pesan otomatis, mengintegrasikan dengan CRM, dan meningkatkan respons terhadap keluhan pelanggan.

Ulasan Mekari Qontak blog ini akan membahas cara menggunakan WhatsApp untuk customer service untuk layanan customer service dan cara memaksimalkannya.

---

Keuntungan Menggunakan WhatsApp untuk Layanan Customer Service

Menggunakan WhatsApp untuk customer service menawarkan beberapa keuntungan, antara lain:

1. Dukungan Langsung dan Real-time

Saat ini, pelanggan modern lebih menyukai solusi yang cepat. Dengan WhatsApp, pelanggan bisa mendapatkan bantuan langsung dan real-time dari agen customer service tanpa perlu beralih aplikasi.

Interaksi instan tersebut sangat meningkatkan kepuasan pelanggan karena masalah atau pertanyaan yang diajukan dapat diatasi dengan segera.

2. Fleksibilitas dan Riwayat Percakapan yang Tersimpan

Salah satu keunggulan WhatsApp adalah fleksibilitas komunikasi asinkron. Pasalnya, pelanggan dapat memulai percakapan kapan saja, bahkan di luar jam operasional.

Bukan hanya itu, agen juga melanjutkan percakapan dari riwayat obrolan yang tersimpan dengan mudah sehingga tidak ada konteks yang hilang.

Ini berarti pelanggan tidak perlu mengulang masalah mereka setiap kali mereka terhubung. Dengan demikian, langkah ini bisa menciptakan pengalaman yang mulus dan efisien.

3. Keamanan dan Privasi Terjamin

WhatsApp API menawarkan enkripsi end-to-end untuk semua pesan, panggilan, dan media yang dibagikan. Ini berarti komunikasi antara pelanggan dan bisnis terjaga sehingga idak dapat diakses oleh pihak ketiga.

Tentunya keamanan ini sangat penting, terutama saat membahas informasi sensitif, dan membantu membangun kepercayaan pelanggan.

4. Media Rich Communication (Dukungan Multimedia)

Berbeda dengan channel komunikasi teks biasa, WhatsApp mendukung berbagai format media. Agen dan pelanggan dapat dengan mudah berbagi gambar, video, voice note, dokumen hingga bahkan lokasi.

Kemampuan ini sangat membantu dalam menjelaskan masalah yang kompleks, memberikan instruksi visual, dan memverifikasi informasi, membuat solusi menjadi lebih cepat dan jelas.

5. Personalisasi dan Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik

WhatsApp memungkinkan bisnis untuk memberikan layanan yang lebih personal. Dengan akses ke riwayat obrolan, agen dapat memahami konteks masalah pelanggan dengan lebih baik.

Beberapa fitur, seperti nama kontak, profil bisnis, dan bahkan kemampuan untuk menggunakan chatbot WhatsApp, semuanya berkontribusi pada pengalaman pelanggan yang lebih disesuaikan dan memuaskan.

---

Cara Menggunakan WhatsApp untuk Customer Service

Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk mulai menggunakan WhatsApp sebagai platform customer service:

1. Unduh dan Install WhatsApp Business

Langkah pertama adalah mengunduh aplikasi WhatsApp Business dari App Store atau Google Play. Setelah terinstall, Anda bisa mendaftar dengan nomor telepon yang akan digunakan untuk berkomunikasi dengan pelanggan.

2. Atur Profil Bisnis Anda

Lengkapi profil bisnis Anda dengan informasi penting seperti nama bisnis, deskripsi, alamat, dan jam operasional. Ini membantu pelanggan mengetahui lebih banyak tentang bisnis Anda.

3. Gunakan Fitur Tautan Pendek

Buat tautan pendek yang bisa Anda bagikan melalui email, media sosial, atau situs web, agar pelanggan bisa langsung menghubungi Anda.

4. Atur Pesan Otomatis

Aktifkan fitur pesan otomatis seperti pesan sapaan, jawaban cepat untuk pertanyaan umum, dan pesan balasan di luar jam kerja. Ini akan membantu menjaga komunikasi tetap berjalan meski Anda sedang tidak aktif.

5. Integrasi dengan CRM

Jika bisnis Anda sudah menggunakan sistem CRM, integrasikan WhatsApp Business dengan CRM tersebut untuk melacak semua interaksi dengan pelanggan dan mempermudah manajemen data.

---

Tips Memaksimalkan WhatsApp untuk Layanan Customer Service

Untuk memaksimalkan penggunaan WhatsApp sebagai platform customer service, ada beberapa strategi yang dapat Anda terapkan. Berikut adalah beberapa tips yang bisa membantu bisnis Anda:

1. Manfaatkan Fitur Tautan Pendek (Short Link)

WhatsApp Business API dilengkapi dengan fitur short link yang memudahkan pelanggan untuk langsung berinteraksi dengan bisnis Anda.

Dengan hanya mengklik tautan tersebut, pelanggan bisa langsung memulai percakapan untuk bertanya tentang produk, melakukan pembelian, atau menanyakan status pengiriman.

2. Optimalkan Respon dengan Fitur Agent Routing

Integrasi WhatsApp API dengan sistem CRM memungkinkan Anda untuk mendistribusikan keluhan pelanggan ke agen yang tepat.

Dengan fitur agent routing, Anda dapat memastikan bahwa setiap pelanggan mendapat respon cepat dan tepat dari tim customer service Anda.

3. Gunakan WhatsApp Blast untuk Broadcast

Fitur broadcast WhatsApp memungkinkan Anda mengirimkan pesan massal ke semua kontak sekaligus, seperti pemberitahuan jam operasional, informasi pengiriman, atau promo terbaru.

Dengan WhatsApp API, Anda bisa mengirim pesan ini tanpa khawatir terblokir oleh sistem.

4. Implementasi Chatbot sebagai Autoresponder

WhatsApp Chatbot dapat diatur untuk menjawab pertanyaan pelanggan secara otomatis, bahkan di luar jam kerja. Ini membantu menjaga pelayanan tetap berjalan 24/7 tanpa memerlukan tenaga tambahan.

5. Integrasi dengan CRM untuk Mempermudah Pelacakan

WhatsApp API yang terhubung dengan CRM memudahkan Anda untuk melacak transaksi penjualan dan layanan pelanggan. Semua data tersimpan dalam satu platform, memudahkan akses dan manajemen informasi pelanggan.

6. Simpan Data Pelanggan di Satu Platform

Semua informasi penting tentang pelanggan, termasuk percakapan, akan otomatis disimpan dalam database yang terintegrasi. Ini memudahkan tim customer service dalam mengakses data pelanggan kapan pun diperlukan.

7. Membuat Invoice dengan Mudah

CRM yang terintegrasi memungkinkan agen customer service untuk membuat invoice atau tagihan hanya dengan satu klik, mempercepat proses dan meningkatkan efisiensi.

8. Pengingat Pembayaran dan Promo melalui WhatsApp

WhatsApp API dapat digunakan untuk mengirim pengingat tentang pembayaran, event, atau promo terbaru secara otomatis ke pelanggan, memastikan mereka selalu mendapatkan informasi terbaru dari bisnis Anda.

9. Melakukan Panggilan ke Pelanggan

Sebagai bisnis, Anda juga bisa memulai panggilan keluar ke pelanggan. Namun, Anda harus mendapatkan persetujuan eksplisit (opt-in) dari pelanggan untuk menerima panggilan dari Anda melalui WhatsApp Business Calling.

Untuk isu-isu kompleks yang sulit dijelaskan via teks, panggilan suara memungkinkan resolusi yang lebih cepat dan efektif.

Nantinya, semua interaksi, baik pesan teks maupun panggilan suara, tercatat dalam satu platform. Hal ini terutama jika Anda menggunakan WhatsApp Business API yang terintegrasi dengan CRM.

---

Cara Menghubungi Business Service Provider untuk Dukungan WhatsApp

Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengimplementasikan WhatsApp sebagai platform customer service, Anda dapat menghubungi business service provider seperti Mekari Qontak.

Mereka menyediakan layanan WhatsApp API yang telah diintegrasikan dengan solusi CRM untuk memaksimalkan interaksi dengan pelanggan. Berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan:

1. Kunjungi Situs Mekari Qontak

Anda bisa langsung mengunjungi situs resmi Mekari Qontak untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan WhatsApp API yang mereka tawarkan. Di sana, Anda juga bisa menemukan berbagai solusi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

2. Hubungi Tim Support Mekari Qontak

Jika Anda memiliki pertanyaan atau butuh konsultasi, hubungi tim support Mekari Qontak melalui email atau formulir kontak yang tersedia di situs mereka. Mereka siap membantu Anda dengan panduan lengkap dan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

3. Jadwalkan Demo Produk

Mekari Qontak juga menawarkan demo produk secara gratis. Anda bisa menjadwalkan demo ini untuk melihat secara langsung bagaimana WhatsApp API dapat diintegrasikan dengan sistem CRM dan membantu meningkatkan layanan customer service Anda.

4. Integrasi dan Pelatihan

Setelah Anda memilih layanan yang sesuai, tim Mekari Qontak akan membantu proses integrasi WhatsApp API dengan sistem bisnis Anda. Mereka juga menyediakan pelatihan bagi tim Anda agar bisa menggunakan platform ini secara maksimal.

---

Dapatkan WhatsApp Terbaik untuk Customer Service Bisnis Anda

Dengan demikian, WhatsApp untuk customer service dapat dimaksimalkan dengan dengan cara menggunakan WhatsApp Business Platform atau WhatsApp API yang diintegrasikan dengan sistem sales dan customer service CRM.

Dengan Qontak Service Suite, Anda akan mendapatkan semua keuntungan WhatsApp Business, termasuk WhatsApp Business Calling. Sebagai Official Business Partner WhatsApp API, Mekari Qontak memastikan bisnis terhubung dengan pelanggan secara aman dan efisien.

Mekari Qontak menyediakan solusi end-to-end yang terdiri dari API WhatsApp dan solusi omnichannel lainnya yang terhubung ke solusi CRM yang canggih dan dapat disesuaikan untuk meningkatkan penjualan dan layanan pelanggan Anda.

Coba gratis WhatsApp Business API Terbaik dari Mekari Qontak atau Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama tim support Mekari Qontak.