- Sales automation adalah pemanfaatan teknologi yang terintegrasi dengan CRM untuk mengotomatisasi tugas manual yang berulang.
- Fungsi sales automation mencakup manajemen database, prospecting, visualisasi penjualan, hingga otomatisasi dokumen.
- Sales automation bekerja dengan sistem hybrid, yakni menggunakan mesin dan manusia dengan mengotomatisasi tugas repetitif, sedangkan keputusan strategis & personalisasi tingkat lanjut memerlukan agen manusia.
- Sales automation sangat bermanfaat bagi bisnis, seperti mengurangi human error, menghemat waktu/biaya, menaikkan produktivitas, mempercepat konversi, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Tahukah Anda kalau ternyata kini proses penjualan dapat dilakukan secara otomatis dengan mudah? Proses ini dikenal dengan istilah sales automation.
Seperti namanya, sales automation berfungsi untuk mengotomatiskan seluruh proses penjualan. Dengan demikian, sales automation dapat merampingkan proses dan meningkatkan kinerja tim serta penjualan.
Untuk lebih jelasnya, dalam artikel ini, Mekari Qontak akan menjelaskan tentang apa itu sales automation, jenis-jenisnya, dan manfaat lengkapnya.
Apa itu Sales Automation?
Sales automation adalah penggunaan teknologi yang digunakan untuk menghilangkan tugas manual yang berulang dan mengotomatiskan proses penjualan. Ini memungkinkan tim penjualan lebih fokus untuk mengejar closing.
Implementasi otomatisasi penjualan ini dilakukan dengan sales automation tools yang dapat membuat keseluruhan aktivitas penjualan menjadi lebih efektif dan efisien, seperti penggunaan aplikasi sales CRM.
Dengan demikian, tim sales dapat meningkatkan kinerja, hasil penjualan, meminimalisir terjadinya human error pada proses penjualan, serta menghemat waktu, tenaga, dan biaya yang dikeluarkan oleh bisnis secara keseluruhan.
Baca juga: Rekomendasi Sales Tools Terbaik untuk Penjualan Lebih CepatFungsi Sales Automation dalam Bisnis
Sales automation memiliki banyak keuntungan yang dapat diperoleh dengan memanfaatkan berbagai fungsi yang ada pada teknologi otomatisasi pemasaran. Lalu apa saja fungsi sales automation?
Berikut adalah fungsi sales automation untuk bisnis:
1. Database Management
Fungsi sales automation yang pertama adalah sebagai database management. Apabila Anda menggunakan sales automation CRM, Anda dapat menyimpan dan mengelola seluruh informasi terkait pelanggan Anda dalam satu platform terpadu.
Informasi tersebut dapat diperoleh dari riwayat interaksi dan komunikasi pelanggan, baik melalui telepon, email, aplikasi chatting, maupun media sosial lainnya.
Dengan demikian, tim sales dapat memiliki sumber data yang up to date dan menyeluruh terkait profil pelanggan di mana saja dan kapan saja dengan mudah.
Baca juga: Cara Memanfaatkan Database Customer2. Prospecting
Fungsi otomatisasi pemasaran yang berikutnya adalah untuk melakukan prospecting. Prospecting sendiri merupakan tahapan pertama dalam sales pipeline CRM.
Database terkait informasi pelanggan yang telah disimpan sebelumnya dapat Anda gunakan untuk melakukan prospecting terkait target audiens atau pelanggan Anda. Sehingga Anda dapat menyasar prospek yang sesuai dengan bisnis Anda.
Baca juga: Prospecting: Pengertian, Strategi, dan Tips Mendapatkan Banyak Prospek Penjualan3. Visualisasi Penjualan dan Tiket
Kemudian, Anda juga dapat menggunakan otomatisasi pemasaran untuk memvisualisasikan dan membuat pipeline yang dapat disesuaikan untuk mengelola penjualan, proyek, dan proses apa pun.
Selain itu, Anda juga dapat memeroleh ringkasan metrik dalam antarmuka (interface) pengguna yang intuitif. Sehingga proses penjualan dan manajemen tiket menjadi lebih mudah dan efektif.
4. Otomatisasi Manajemen Penjualan
Dengan menggunakan otomatisasi pemasaran, sales force dapat melakukan manajemen penjualan dengan efektif dan efisien secara mudah.
Di mana tim sales dapat melihat seluruh deals yang sedang berlangsung, mengatur tanggal deadline, dan pengingat agar tidak ada deals yang terlewat.
5. Otomatisasi Dokumen dan Quotation
Fungsi berikutnya mungkin menjadi salah satu yang sangat disenangi oleh tim sales, yaitu tidak lagi melakukan entri data secara manual, karena semua proses dokumentasi dan quoatation dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem.
Sistem kemudian akan menghasilkan dokumen yang dibutuhkan tim sales secara instan dalam bentuk dokumen template seperti spreadsheet atau word.
6. Menyesuaikan Target dan Pencapaian
Anda dapat menggunakan otomatisasi pemasaran untuk menyesuaikan target untuk tim atau anggota tim sales dan mengukur kinerja mereka berdasarkan pencapaian. Dengan demikian, Anda dapat membangun insentif dan organisasi yang dioptimalkan berdasarkan target vs. pencapaian.
7. Pelaporan dan Analisis
Aplikasi CRM dapat menunjang otomatisasi pemasaran dengan memberikan laporan sales secara otomatis dan real-time. Hal ini tentu akan membantu manajer nantinya ketika memerluka analisis kinerja sales dan tim dengan cepat.
Selain itu, pelaporan ini juga dapat membantu manajer dalam membuat perencanaan berdasarkan prediksi akurat kinerja perusahaan. Laporan yang dihasilkan dapat berupa kinerja tiap individu tim sales, pendapat bulanan atau tahunan, serta tren penjualan produk.
Baca juga: Software Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis di Indonesia8. Otomatisasi Sistem Pesanan Pembelian (Purchase Order System)
Sistem ini juga dapat Anda gunakan untuk mencatat pemesanan. Di mana pesanan yang tercatat akan otomatis terhubung dengan tim lain untuk segera diselesaikan.
Tak hanya itu sjaa, Anda juga dapat memantau perkembangan pesanan pelanggan pada sales pipeline dalam satu platform terpadu.
9. Membuat Jadwal Pertemuan dengan Pelanggan
Anda dapat mengatur jadwal pertemuan pelanggan dengan mudah menggunakan otomatisasi pemasaran. Ketika waktunya tiba, sistem akan mengirimkan notifikasi pengingat baik ke pelanggan maupun Anda.
Notifikasi ini dapat Anda atur untuk dikirimkan via email atau WhatsApp. Jadi Anda tidak perlu khawatir lupa pertemuan dengan pelanggan
10. Segmentasi Tim
Sales automation CRM dapat membantu manajer tim untuk melakukan segmentasi terhadap tim yang bertujuan untuk memudahkan fokus penjualan di area tertentu dan memantaunya.
Baca juga: Segmentasi Pasar: Definisi, Tujuan, Jenis, dan Contohnya untuk Layanan Pelanggan yang BaikManfaat Sales Automation bagi Bisnis
Sales automation adalah cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas tim penjualan Anda. Ini karena otomatisasi penjualan mampu meningkatkan penjualan, memperbaiki pendapatan, dan menghilangkan berbagai tugas manual yang menyita waktu.
Selain itu, otomatisasi penjualan juga memiliki banyak manfaat lainnya yang dapat menguntungkan bisnis. Di mana dalam penerapannya, manfaat sales automation dapat dibagi untuk perwakilan penjualan dan sales manager seperti berikut ini.
1. Manfaat Sales Automation untuk Perwakilan Sales
Berikut adalah manfaat sales automation yang dapat membantu tugas dan tanggung jawab perwakilan sales:
a. Prospecting
Sales automation yang terintegrasi dengan CRM dapat membantu Anda untuk memiliki wawasan dan perspektif yang lebih baik tentang target audiens Anda, dan siapa saja yang menjadi prospek potensial untuk bisnis Anda.
b. Melakukan Kontak dan Membuat Kesepakatan
Menambahkan kontak secara manual bisa menjadi hal merepotkan dan memakan banyak waktu serta tenaga. Namun, Anda tidak perlu khawatir lagi, karena sales automation dapat membantu Anda untuk menambahkan kontak dan membuat kesepakatan secara otomatis.
Tidak hanya itu saja, Anda juga dapat memantau dan mengelola setiap kesepakatan yang masuk secara efektif dan optimal. Sehingga, pekerjaan dan alur penjualan Anda dapat berjalan dengan sebaik mungkin.
c. Email Template
Membuat email penjualan ke banyak pelanggan tentu menjadi hal yang melelahkan, terlebih ketika Anda harus mengetik semuanya secara satu persatu. Namun ini tidak akan terjadi lagi apabila Anda menggunakan sales automation.
Otomatisasi penjualan memungkinkan Anda untuk menggunakan templat email secara mudah dan cepar. Sehingga, Anda dapat bekerja secara efesien dan fokus pada tugas lain yang lebih penting.
Baca juga: Panduan Personalisasi Email Marketing yang Efektifd. Penjadwalan rapat
Proses menjadwalkan rapat dengan calon pelanggan dapat terasa melelahkan, khususnya ketika Anda mengirim lebih dari satu tanggal dan waktu, namun mereka kembali dengan tanggal dan waktu yang berbeda, dan terus berlanjut sehingga pekerjaan Anda menjadi tidak efisien.
Otomatisai penjualan memungkinkan Anda untuk untuk melakukan penjadwalan rapat secara mudah dan cepat. Anda hanya perlu menautkan prospek pada jadwal Anda, kemudian mereka dapat memilih waktu yang sesuai untuk mereka.
e. Outbound Sales Call
Mencatat seluruh percakapan dalam panggilan penjualan bisa menjadi tugas yang merepotkan, terlebih ketika Anda memiliki banyak panggilan telepon yang harus dilakukan.
Namun, kini Anda dapat menggunakan solusi sales automation yang dilengkapi dengan alat kecerdasan percakapan yang mampu membuat ringkasan terkait semua panggilan Anda, baik yang ditranskripsi maupun dianalisis secara mudah.
Baca juga: Outbound Call Software Terbaik untuk Meningkatkan Sales2. Manfaat Sales Automation untuk Manajer Sales
Berikut adalah manfaat sales automation untuk sales manager:
a. Pelaporan
Dengan menggunakan sales automation, manajer penjualan dapat membuat laporan dan analisis dengan mudah dan cepat secara otomatis. Jadi, manajer dapat membagi waktu untuk fokus pada pekerjaan yang lebih penting.
b. Lead Rotation
Menetapkan prospek secara manual akan membutuhkan waktu yang cukup banyak. Namun, ini tidak akan terjadi lagi apabila Anda menggunakan sales automation.
Di mana solusi penjualan tersebut dapat bekerja sebagai auto rotator dan membantu Anda untuk menetapkan prospek berdasarkan wilayah geografis, ukuran perusahaan, vertikal, atau kombinasi kriteria tertentu.
c. Lead Scoring
Otomatisasi penjualan dapat membantu manajer penjualan untuk melakukan penilaian lead atau prospek secara otomatis menggunaakan data demografis dan perilaku yang tersimpan dalam database terpusat.
Di mana data tersebut akan menentukan seberapa berkualitas prospek, sehingga tenaga penjualan tahu persis prospek mana yang harus diprioritaskan.
Baca juga: Panduan Lengkap Apa itu Sales Leads dan Cara MendapatkannyaCara Kerja Sales Automation
Berikut ini tahapan umum cara kerja sales automation.
1. Pengumpulan dan Sinkronisasi Data
Sistem sales automation mengumpulkan data prospek dari berbagai sumber seperti formulir website, media sosial, kampanye email, atau database CRM.
Data tersebut kemudian disinkronkan secara otomatis agar tim sales memiliki informasi pelanggan yang selalu diperbarui tanpa harus menginput manual.
2. Identifikasi dan Kualifikasi Prospek (Lead Scoring)
Dengan bantuan algoritma dan data historis, software dapat menilai prospek berdasarkan tingkat ketertarikan, perilaku interaksi, dan potensi closing.
Setelah itu, tim sales bisa memprioritaskan prospek dengan peluang konversi tertinggi.
3. Penjadwalan dan Tindak Lanjut Otomatis
Selanjutnya, sistem secara otomatis mengirimkan email follow-up, mengatur pengingat untuk panggilan, atau bahkan menjadwalkan meeting melalui integrasi kalender.
Proses ini memastikan tidak ada prospek yang terlewat karena kelalaian manual dan human error.
Baca juga: Follow Up Automation: Pengertian, Cara Kerja, dan Jenisnya, Tutup Deal Lebih Cepat!4. Manajemen Pipeline dan Order
Sales automation memantau setiap tahapan pipeline, mulai dari penawaran hingga kesepakatan akhir, serta memberi notifikasi jika ada hambatan yang perlu ditindaklanjuti.
Bukan hanya itu, beberapa sistem juga dapat menghasilkan dokumen penawaran atau invoice secara otomatis.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Manajemen Pipeline Terbaik Indonesia5. Pelaporan dan Analisis Penjualan
Setiap aktivitas sales dicatat dan diubah menjadi laporan otomatis seperti total prospek baru, rasio konversi, hingga pendapatan per bulan. Analisis tersebut akan membantu manajemen mengambil keputusan berbasis data (data-driven decision making).
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Input Data Penjualan Terbaik untuk Bisnis IndonesiaPerbedaan Sales Automation dan Marketing Automation
Berikut ini perbedaan sales automation dan marketing automation.
Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.
| Perbandingan | Sales Automation | Marketing Automation |
|---|---|---|
| Fokus Utama | Mengoptimalkan proses penjualan dari prospek hingga closing. | Mengotomatiskan aktivitas pemasaran untuk menarik dan membina prospek. |
| Tujuan Utama | Meningkatkan efisiensi tim sales, mempercepat proses closing, dan meminimalkan tugas administratif. | Menghasilkan prospek berkualitas dan menjaga engagement pelanggan melalui komunikasi yang konsisten. |
| Tahap dalam Customer Journey | Berada di tahap middle hingga bottom funnel, saat prospek sudah masuk pipeline penjualan. | Berfokus pada tahap top hingga middle funnel guna membangun awareness dan mengedukasi calon pelanggan. |
| Contoh Aktivitas yang Diotomatisasi | Input & sinkronisasi data pelanggan, follow-up otomatis, penjadwalan meeting, manajemen pipeline, pembuatan laporan penjualan | Pengiriman email campaign otomatis, lead nurturing, scoring prospek awal, posting media sosial terjadwal, segmentasi audiens |
| Pengguna Utama | Tim penjualan (sales rep, account executive, sales manager). | Tim pemasaran (marketing manager, content marketer, digital marketer). |
| Output yang Dihasilkan | Data pipeline penjualan, laporan performa, status prospek, dan metrik konversi. | Database prospek tersegmentasi, laporan kampanye, engagement rate, dan tingkat lead generation. |
| Integrasi | Terhubung langsung dengan CRM dan sistem order management. | Terhubung dengan landing page, email marketing tools, dan analitik website. |
Baca juga: Rekomendasi Marketing Automation Software Terbaik untuk BisnisFitur-Fitur yang Harus Ada pada Sales Automation
Keuntungan diatas dapat bisnis dapatkan berkat kerja dari fitur-fitur yang dimiliki oleh otomatisasi pemasaran. Fitur yang dimaksud antara lain:
- Kostumisasi: Fitur ini memungkinkan sales automation dikustomnisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis
- Sistem Otomatis: fitur ini otomatis menyimpan semua data pelanggan secara otomatis dalam dalam satu platform
- Sales pipeline: Menampilkan seluruh perkembangan proses bisnis dari setiap deals atau pesanan pelanggan
- Manajemen Tugas KPI: Menampilkan dashboard pencapaian kinerja tim dalam memenuhi target KPI secara real time
- Kolaborasi tim internal:Â Dilengkapi dengan fitur yang memudahkan tim dalam bisnis untuk berkolaborasi dengan antar divisi, tanpa perlu berpindah aplikasi.
- Integrasi Application: sales automation fleksibel untuk dihubungkan dengan aplikasi yang bisnis gunakan saat ini atau akan datang.
Contoh Proses Bisnis yang Bisa Menggunakan Sales Automation
Sales automation dapat diterapkan pada berbagai tahapan proses penjualan untuk meningkatkan efisiensi dan konsistensi kerja tim.
Berikut beberapa contoh proses bisnis yang paling umum diotomatisasi menggunakan sistem sales automation.
1. Forecasting dan Pelaporan Kinerja Penjualan
Perkiraan penjualan (sales forecasting) dan laporan kinerja biasanya memakan banyak waktu jika dilakukan manual.
Dengan sales automation, sistem dapat menghimpun data transaksi, peluang, dan tren pasar secara real-time. Kemudian, mengolahnya menjadi laporan visual yang mudah dipahami.
2. Identifikasi dan Kualifikasi Prospek (Lead Scoring)
Salah satu proses yang paling efektif untuk diotomatisasi adalah penilaian dan penyaringan prospek.
Sistem sales automation mampu menilai kualitas calon pelanggan berdasarkan perilaku mereka. Contohnya, dari interaksi di email, website, hingga media sosial.
Melalui metode lead scoring, setiap prospek diberi skor tertentu yang menunjukkan seberapa besar potensi mereka untuk membeli. Dengan demikian, tim sales dapat memfokuskan upaya pada prospek yang benar-benar menjanjikan.
3. Pengiriman Email Follow-Up atau Reminder
Sales automation memungkinkan sistem untuk mengirimkan email follow-up, notifikasi, atau pengingat otomatis berdasarkan perilaku pelanggan.
Sebagai contoh, saat pelanggan membuka penawaran, mengunduh katalog, dan belum menanggapi pesan tertentu. Dengan personalisasi yang disiapkan di awal, setiap pesan tetap terasa relevan tanpa harus dikirim satu per satu secara manual oleh tim sales.
Baca juga: Cara Follow Up Customer dan Contohnya Sampai Close Deal4. Manajemen Pipeline Penjualan
Pipeline penjualan berisi daftar prospek dan tahapan interaksi mereka menuju closing. Tanpa sistem otomatis, pipeline seringkali menjadi berantakan atau tidak terpantau.
Melalui sales automation, setiap prospek secara otomatis dipindahkan ke tahap berikutnya ketika memenuhi kriteria tertentu. Contohnya, setelah mengisi formulir atau menyetujui proposal.
Selain itu, sistem juga bisa memberikan notifikasi otomatis kepada sales rep ketika suatu prospek sudah terlalu lama stagnan di satu tahap, sehingga peluang tidak hilang begitu saja.
Baca juga: Cara Mengelola Sales Pipeline dan Tipsnya untuk Bisnis Anda5. Analisis Data dan Laporan Sales Harian
Sales automation membantu bisnis untuk memonitor performa penjualan secara harian tanpa perlu input manual. Setiap aktivitas, dari jumlah panggilan, pertemuan, dan nilai transaksi, dicatat otomatis oleh sistem.
Data tersebut kemudian diolah menjadi laporan interaktif yang menampilkan tren penjualan, performa per individu, serta efektivitas strategi tertentu.
Baca juga: Aplikasi Laporan Sales Terbaik untuk Optimalkan Penjualan BisnisOptimalkan Sales Automation Bisnis Anda dengan Mekari Qontak!
Dengan demikian, sales automation sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses sales dalam bisnis Anda. Hal ini tentunya didukung juga dengan fitur yang dimiliki sales automation, seperti sales pipeline, manajemen tugas KPI hingga kustomisasi.
Untuk meningkatkan kinerja sales automation, Anda bisa mempertimbangkan Aplikasi CRM Mekari Qontak. Melalui Aplikasi CRM, Anda bisa mengotomatisasi penjualan dengan berbagai fitur canggih yang memudahkan semua tahapan bisnis Anda.Â
Bukan hanya itu, Aplikasi CRM dari Mekari Qontak juga menyediakan fitur follow up prospek otomatis, chatbot AI, manajemen pipeline hingga Sales GPS Tracking, serta mendukung aktivitas multi-branch yang terpusat dalam satu sistem inquiry.
Jadi, tunggu apalagi? Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli Mekari Qontak atau dapatkan demo gratis Mekari Qontak hari ini!
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Sales Automation (FAQ)
Apakah sales automation cocok untuk semua jenis bisnis?
Apakah sales automation cocok untuk semua jenis bisnis?
Tidak semua bisnis membutuhkan tingkat otomatisasi yang sama. Sales automation paling efektif diterapkan pada bisnis yang memiliki volume prospek tinggi, proses penjualan berulang, dan data pelanggan dalam jumlah besar, seperti SaaS, e-commerce B2B, atau perusahaan layanan profesional.
Bagaimana cara bisnis menentukan proses mana yang perlu diotomatisasi lebih dulu?
Bagaimana cara bisnis menentukan proses mana yang perlu diotomatisasi lebih dulu?
Langkah terbaik adalah dengan memetakan seluruh proses penjualan dan mengidentifikasi bagian mana yang paling sering menghambat produktivitas, seperti input data manual, follow-up lambat, atau pembuatan laporan.
Fokuslah pada proses yang berulang dan memakan waktu, karena di sanalah otomatisasi akan memberikan dampak paling besar.
Apakah penggunaan Sales Automation membutuhkan CRM?
Apakah penggunaan Sales Automation membutuhkan CRM?
Sebagian besar solusi sales automation terintegrasi langsung dengan CRM karena keduanya saling melengkapi. CRM menyimpan data pelanggan, sedangkan sales automation mengolah dan menjalankan proses otomatis berdasarkan data tersebut.
