10 Rekomendasi Call Management Software Terbaik di Indonesia

Bisnis seringkali membutuhkan sistem yang dapat memantau dan mengatur panggilan secara efisien untuk mengelola interaksi pelanggan. Call Management Software adalah solusi yang meningkatkan produktivitas tim dan kepuasan pelanggan.

Software ini mempermudah perusahaan untuk melacak, merekam, dan menganalisis panggilan, memberikan kontrol penuh atas setiap panggilan.

Dengan memahami setiap detail interaksi, Anda dapat mengambil keputusan bisnis yang lebih baik dan membangun hubungan dengan pelanggan menjadi lebih kuat.

Pelajari selengkapnya tentang bagaimana software ini bisa mengubah cara kerja tim Anda serta 5 rekomendasi softwarenya dalam artikel ini.

---

Apa Itu Call Management Software?

Call Management Software adalah aplikasi atau sistem yang dirancang untuk mengelola panggilan masuk dan keluar dalam sebuah organisasi secara efisien.

Perangkat lunak ini berfungsi untuk mengarahkan, melacak, dan menganalisis panggilan sehingga setiap interaksi pelanggan dapat ditangani dengan baik.

Sistem manajemen panggilan ini memiliki berbagai fitur, seperti pencatatan panggilan, pelacakan riwayat komunikasi, serta analitik dan pelaporan, yang semuanya bertujuan untuk mempermudah pengaturan panggilan dan meningkatkan efisiensi tim.

Dengan fitur terintegrasi, software ini dapat digunakan oleh tim sales, customer service, atau divisi lain dalam perusahaan untuk mengoptimalkan interaksi dan memberikan kontrol penuh atas setiap panggilan.

Baca juga: Kenali Pengertian Call management System, Fitur dan Manfaatnya untuk Bisnis

---

Manfaat Menggunakan Call Management Software untuk Bisnis

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan aplikasi manajemen panggilan:

1. Meningkatkan kualitas layanan pelanggan

Dengan memiliki akses cepat ke riwayat panggilan dan data pelanggan, tim dapat merespons dengan lebih cepat dan secara individual. Ini membantu membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan dan meningkatkan kepuasan mereka.

Baca juga: Tips Meningkatkan Layanan Call Center yang Berkualitas

2. Mendorong produktivitas tim yang lebih tinggi

Sistem ini memungkinkan tim untuk menangani lebih banyak panggilan dalam waktu singkat berkat pengaturan panggilan yang efisien. Fitur seperti distribusi otomatis memastikan setiap panggilan diarahkan ke agen yang paling sesuai, sehingga waktu tunggu pelanggan dapat diminimalkan.

3. Mempermudah analisis dan pelacakan panggilan

Call management software berfungsi melacak dan mencatat setiap panggilan masuk dan keluar. Data interaksi ini memberikan wawasan berharga untuk merumuskan strategi komunikasi yang lebih baik dan memahami kebutuhan pelanggan.

Baca juga: Rekomendasi Software Sales Call Tracking Terbaik untuk Bisnis

4. Mendukung pengambilan keputusan berbasis data

Fitur analitik dan pelaporan yang tersedia memungkinkan perusahaan mengevaluasi kinerja tim secara real-time. Data ini sangat penting bagi manajer untuk membuat keputusan yang tepat guna meningkatkan strategi komunikasi dan efisiensi operasional.

5. Meningkatkan akurasi data dan mengurangi kesalahan

Dengan adanya pencatatan otomatis dan integrasi CRM, kesalahan manual dalam memasukkan data panggilan dapat berkurang. Data yang akurat dan lengkap mempermudah tim untuk merespons permintaan dan kebutuhan pelanggan dengan efisien.

---

Rekomendasi Call Management Software untuk Bisnis

Banyaknya pilihan vendor call management software acap kali membuat bingung bisnis yang baru akan menggunakannya.

Oleh karena itu, kami merangkum 5 call management software terbaik beserta kelebihan dan kekurangannya yang dapat Anda pertimbangkan sebelum berlangganan.

Berikut beberapa call management software yang kami rekomendasikan:

1. Mekari Qontak

Mekari Qontak merupakan penyedia aplikasi CRM Omnichannel yang salah satunya memiliki fungsi sebagai call management software terbaik di Indonesia.

Call management software yang ditawarkan berbasis cloud sehingga semua pengelolaan telepon serta penyimpanannya dilakukan secara otomatis dalam cloud. Hal ini memberikan fleksibilitas dan mobilitas tinggi bagi penggunanya.

Harga Mekari Qontak: Anda bisa mengetahui biaya berlangganan selengkapnya di sini.

Fitur unggulan Mekari Qontak:

• API Block untuk Custom Workflow: Integrasi dan otomasi proses bisnis yang fleksibel
• Web dan Mobile Access: Akses sistem lewat desktop & perangkat mobile
• Call Center CRM and Contact Center: Kelola pelanggan dan komunikasi dalam satu platform
• PBX System: Sistem telepon bisnis dengan fitur lengkap
• Text to Speech: Ubah teks menjadi suara untuk pelayanan otomatis
• Agent Routing: Distribusi otomatis panggilan ke agen yang tepat
• Wallboard Inbound & Outbound: Monitoring aktivitas call secara real-time
• Supervisor Tools: Kontrol, monitoring, dan pelatihan agen
• User Features: Beragam kemudahan bagi pengguna/agen
• Dedicated Support: Dukungan khusus untuk pelanggan bisnis
• Omnichannel: Integrasi berbagai saluran komunikasi dalam satu dashboard

Baca juga: Omnichannel CRM: Pengertian, Keunggulan dan Strategi Penggunaanya

2. RingCentral

RingCentral menyediakan berbagai fitur manajemen panggilan bagi bisnis. Di luar panggilan dan SMS tanpa batas, RingCentral memberdayakan bisnis dengan penjawab otomatis, rekaman panggilan, dan penanganan panggilan tingkat lanjut.

Harga RingCentral: Mulai dari $29.99/bulan untuk setiap pengguna. Ada biaya tambahan yang harus dibayarkan untuk memperoleh fitur tambahan yang lebih canggih.

Fitur unggulan RingCentral:

• Advanced Call Handling: Untuk memantau percakapan, memberikan masukan, memfasilitasi diskusi, dan mengambil alih panggilan (jika diperlukan).
• Hot Desking: ntuk menggunakan telepon bersama untuk mengakses ekstensi RingCentral, salam, pesan suara, dan fitur lainnya.
• Real-time Analytics: Untuk mengumpulkan data dan metrik untuk mengukur kualitas dan kinerja panggilan.

3. Nextiva

Nextiva adalah platform VoIP untuk bisnis kecil yang menyediakan aplikasi call management software berkualitas baik. Platform ini dapat memberdayakan bisnis untuk membuat panggilan terbaik.

Platform ini menyediakan penjawab otomatis pada setiap paket yang ditawarkan, serta memiliki panggilan musik dan video HD.

Harga Nextiva: Mulai dari $21,95/bulan untuk setiap pengguna.

Fitur unggulan Nextiva:

• NextivaONE App: Interface terpadu untuk melakukan panggilan suara, video, dan pesan dalam satu aplikasi di berbagai perangkat.
• Call Pop: Fitur yang memberi agen informasi pelanggan secara real-time sebelum menjawab panggilan, membantu respons yang lebih cepat dan personal.
• Advanced Call Routing: Routing cerdas menggunakan keahlian agen agar penelepon langsung terhubung dengan tim yang paling tepat.
• Omnichannel Support: Kemampuan mengelola komunikasi melalui telepon, chat, SMS, email, dan media sosial secara terintegrasi.
• Call Analytics: Penyediaan data real-time dan historis mengenai performa panggilan dan interaksi pelanggan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Baca juga: Contoh Aplikasi VoIP Terbaik untuk Bisnis

4. Vonage

Vonage adalah layanan VoIP berbasis cloud yang melayani tim kecil hingga menengah dengan kebutuhan bisnis khusus. Layanan ini memberdayakan bisnis untuk membangun solusi manajemen panggilan yang sempurna yang memungkinkan pengguna untuk memiliki aplikasi dengan fitur yang hanya mereka butuhkan.

Harga Vonage: Mulai dari $17,99/bulan untuk setiap pengguna (termasuk panggilan tak terbatas, SMS, dan pesan tim).

Fitur unggulan Vonage:

• Unified Communications: Menggabungkan suara, pesan, konferensi video, dan kolaborasi tim dalam satu platform untuk komunikasi yang lebih efisien.
• CRM Integration: Terintegrasi dengan platform CRM seperti Salesforce dan Zoho, membantu pencatatan serta pemantauan interaksi dengan pelanggan secara otomatis.
• Advanced Call Management: Menyediakan fitur pengelolaan panggilan lanjutan seperti call forwarding, transfer, parkir, dan simultaneous ringing untuk kontrol penuh dalam manajemen panggilan.
• Mobile & Desktop Apps: Akses penuh komunikasi bisnis dari aplikasi mobile maupun desktop, memudahkan koordinasi tim dari mana saja.
• High Reliability (99.999% uptime): Menawarkan tingkat keandalan sangat tinggi, memastikan layanan komunikasi selalu tersedia tanpa gangguan besar.

5. Grasshopper

Grasshopper adalah sistem telepon virtual yang mengubah smartphone pribadi Anda menjadi telepon bisnis yang multifungsi yang tidak perlu peralatan tambahan lainnya lagi.

Call management software ini mudah digunakan dan mudah disiapkan. Freelancer dan tim kecil akan menyukai kesederhanaan yang dimiliki oleh Grasshopper.

Harga Grasshopper: Mulai dari $29/bulan untuk setiap pengguna, dan setiap tingkat mencakup rangkaian fitur lengkap Grasshopper.

Fitur unggulan Grasshopper:

• Virtual phone numbers (local, toll-free, vanity): Menyediakan nomor telepon virtual (lokal, bebas pulsa, atau vanity) untuk bisnis.
• Mobile & desktop apps for call/text management: Aplikasi mobile & desktop memudahkan pengelolaan panggilan dan pesan teks di mana saja.
• Auto-attendant with custom greetings & call routing: Auto-attendant dengan greeting khusus serta routing panggilan otomatis sesuai kebutuhan bisnis.
• Voicemail transcription sent to email: Pesan suara otomatis ditranskripsi dan dikirim ke email, mempermudah akses pesan.
• Call forwarding & simultaneous call handling: Fitur forwarding dan penanganan panggilan bersamaan memungkinkan tidak ada panggilan yang terlewat.

6. Dialpad

Dialpad adalah platform komunikasi berbasis cloud yang mengintegrasikan panggilan suara, pesan, dan video dalam satu aplikasi, sehingga komunikasi bisnis menjadi lebih praktis dan efisien.

Didukung dengan teknologi AI, Dialpad bisa meningkatkan setiap interaksi melalui transkripsi real time dan ringkasan otomatis. Solusi ini mudah diakses dari berbagai perangkat, sehingga cocok bagi tim yang bekerja dengan pola dinamis atau remote.

Harga Dialpad: Mulai dari $25 per bulan.

Fitur unggulan Dialpad:

• Voice Intelligence (VI): Teknologi AI untuk transkripsi dan analisa percakapan secara langsung, membantu memahami kebutuhan pelanggan serta mencatat poin penting otomatis.
• Unified Communications: Menggabungkan panggilan suara, video conference, dan pesan instan dalam satu platform sehingga kolaborasi lebih terpusat tanpa pindah aplikasi.
• Call Routing & IVR (Interactive Voice Response): Otomatisasi pengalihan panggilan dan pembuatan menu interaktif, mempermudah pelanggan menemukan layanan yang tepat secara mandiri.
• Integrations: Mendukung integrasi dengan alat bisnis populer seperti Salesforce, Google Workspace, dan Microsoft 365 agar workflow tetap efisien.
• Analytics & Reporting: Menyediakan laporan dan analisa performa panggilan maupun produktivitas tim untuk pemantauan dan pengambilan keputusan berbasis data.

7. LiveAgent

LiveAgent adalah software layanan pelanggan yang mengintegrasikan berbagai saluran komunikasi seperti telepon, email, dan live chat dalam satu platform.

Solusi ini memudahkan tim dukungan untuk merespons pertanyaan pelanggan secara cepat dan efisien. Dengan fitur yang lengkap, LiveAgent cocok digunakan oleh bisnis berbagai skala untuk meningkatkan pengalaman pelanggan mereka.

Harga LiveAgent: Mulai dari $15.00 per bulan.

Fitur unggulan LiveAgent:

• Multi-channel Support: Mengelola interaksi pelanggan dari telepon, email, live chat, dan media sosial dalam satu dashboard.
• AI-powered Chatbot: Menangani pertanyaan rutin secara otomatis sehingga agen lebih fokus pada kasus yang kompleks.
• Comprehensive Ticketing System: Melacak, memprioritaskan, dan menyelesaikan tiket pelanggan secara sistematis dan terorganisir.
• Knowledge Base: Menyediakan pusat informasi mandiri bagi pelanggan untuk menemukan jawaban sendiri tanpa menghubungi agen.
• Integrations: Dapat terhubung dengan berbagai alat bisnis populer untuk meningkatkan produktivitas dan alur kerja.

8. Aircall

Aircall adalah software call management berbasis cloud yang memudahkan tim sales dan customer service untuk mengelola komunikasi secara efisien.

Dengan interface yang mudah digunakan dan integrasi ke berbagai aplikasi bisnis, Aircall dapat membantu bisnis Anda meningkatkan pengalaman pelanggan dan produktivitas tim.

Harga Aircall: Mulai dari $30 per bulan.

FItur unggulan Aircall:

• Cloud-based VoIP Calling: Panggilan suara berkualitas tinggi yang dapat dilakukan kapan saja dan dari perangkat apa pun, memudahkan komunikasi tim dari jarak jauh.
• Real-time Call Monitoring and Coaching: Fitur monitoring memungkinkan supervisor memantau dan memberikan arahan langsung kepada agen saat panggilan berlangsung.
• Call Routing and IVR (Interactive Voice Response): Sistem routing otomatis dan IVR membantu mengarahkan panggilan ke tim atau agen yang tepat, mempercepat respon pelanggan.
• Analytics and Reporting: Menyediakan laporan dan analitik lengkap untuk memantau performa agen dan volume panggilan secara terperinci.
• CRM & Helpdesk Integrations: Integrasi tanpa hambatan dengan lebih dari 100 aplikasi seperti Salesforce, HubSpot, dan Zendesk, otomatisasi data penting dari setiap interaksi.

9. Avaya

Avaya adalah solusi terpadu untuk mengelola interaksi pelanggan dari berbagai kanal seperti call, email, chat, dan media sosial. Software ini memudahkan bisnis dalam meningkatkan pelayanan pelanggan serta efisiensi operasional.

Harga Avaya: Kunjungi website atau hubungi contact service mereka.

Fitur unggulan Avaya:

• Omnichannel support: Mendukung interaksi melalui telepon, email, chat, video, SMS, dan media sosial, sehingga memudahkan tim Anda melayani pelanggan di kanal pilihan mereka.
• AI-powered self-service and assisted service: Fitur layanan mandiri dan bantuan pelanggan yang didukung teknologi AI, sehingga pelanggan dapat memperoleh jawaban cepat tanpa menunggu agen.
• Advanced customer journey orchestration: Memantau dan mengelola seluruh perjalanan pelanggan dengan real-time analytics untuk memastikan pengalaman yang konsisten dan optimal.
• Workforce engagement tools: Alat untuk mengelola dan mengoptimalkan kinerja serta produktivitas agen/pegawai call center secara efisien.
• Integration with third-party solutions (APIs & SDKs): Mudah diintegrasikan dengan berbagai sistem lain menggunakan API atau SDK, memastikan proses bisnis tetap lancar tanpa gangguan.

10. Five9

Five9 adalah solusi contact center berbasis cloud yang membantu bisnis Anda dalam pengelolaan in bound dan outbound secara efisien dengan otomatisasi, integrasi, dan monitoring secara real-time.

Sistem ini memudahkan tim Anda dalam melayani pelanggan melalui berbagai channel seperti telepon, email, chat, hingga media sosial.

Harga Five9: Mulai dari $119 per bulan.

Fitur unggulan Five9:

• Intelligent Routing: Mengarahkan setiap panggilan pelanggan ke agen yang paling sesuai, berdasarkan keterampilan dan ketersediaan untuk mempercepat penanganan.
• Omnichannel Engagement: Memungkinkan tim melayani pelanggan melalui telepon, chat, email, dan media sosial dalam satu platform terintegrasi.
• Predictive Dialing: Mengatur panggilan keluar otomatis agar agen selalu terhubung dengan pelanggan tanpa waktu tunggu yang lama.
• Call Recording: Merekam setiap percakapan untuk keperluan pelatihan, kepatuhan, atau evaluasi kualitas layanan.
• Real-Time Monitoring: Supervisor dapat memantau, membimbing, hingga langsung mengambil alih panggilan secara langsung untuk memastikan kualitas layanan.

---

Tips Memilih Call Management Software Terbaik untuk Bisnis

Agar tidak salah pilih, berikut beberapa panduan sederhana yang bisa Anda jadikan acuan untuk memilih call management software terbaik:

1. Pastikan Software Memiliki Fitur Routing dan Distribusi Panggilan yang Akurat

Pilih software yang dapat mengarahkan panggilan masuk ke agen yang tepat secara otomatis, sehingga pelanggan tidak perlu menunggu terlalu lama. Routing yang baik juga akan membantu bisnis Anda dalam membagi beban kerja antar agen secara seimbang.

2. Cek Ketersediaan Fitur Pelaporan dan Analitik yang Mendalam

Laporan real-time membantu bisnis Anda dalam memantau performa agen, volume panggilan, hingga rata-rata durasi. Data ini penting untuk mengetahui apakah standar layanan sudah terpenuhi atau masih perlu ditingkatkan. Semakin detail analitiknya, semakin mudah bagi Anda membuat keputusan strategis.

3. Evaluasi Kemampuan Integrasi dengan Sistem Lain

Call management software yang baik harus bisa terhubung dengan CRM, helpdesk, atau sistem ticketing Anda. Integrasi ini memudahkan agen Anda dalam melihat riwayat pelanggan dan memberikan respons yang lebih cepat dan personal.

4. Pertimbangkan Keamanan Data dan Kepatuhan Standar

Rekaman panggilan dan informasi pelanggan merupakan data sensitif yang perlu dijaga, sehingga penting untuk Anda memastikan software yang dipilih memiliki enkripsi kuat, kontrol akses, dan sertifikasi keamanan seperti ISO 27001.

Dengan keamanan yang memadai, bisnis bisa mengurangi risiko kebocoran data dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Baca juga: Mengenal Pentingnya Standar ISO Pada Perusahaan Multi Nasional

5. Pilih Software yang Mudah Digunakan Semua Tim

Interface yang simpel membuat training agen menjadi lebih cepat dan tidak membingungkan. Pastikan fitur utama software pilihan Anda mudah diakses, seperti call history, call recording, dan monitoring dashboard.

Software yang user-friendly akan membantu tim Anda bekerja lebih cepat dan mengurangi risiko kesalahan saat penggunaan.

---

Temukan Call Management Software yang Tepat untuk Bisnis Anda Sekarang!

Demikianlah daftar call management software terbaik yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan produktivitas call center.

Salah satu yang terbaik dapat diperoleh melalui Mekari Qontak. Bermitra dengan Mekari Qontak untuk solusi call management app terbukti dapat memberdayakan manajemen agen call center secara efektif.

Selain itu, aplikasi call management software dapat mendorong efisiensi operasional untuk memenuhi tujuan pelanggan Anda. Tim dari Mekari Qontak tahu bagaimana cara membantu Anda dalam mengkalibrasi proses bisnis Anda untuk memperoleh hasil yang optimal menggunakan call management software.

Anda dapat berkonsultasi lebih dulu dengan tim Mekari Qontak atau dapat langsung mendaftarkan bisnis Anda untuk memperoleh call management software free trial sebelum memutuskan untuk berlangganan.