Mengenal Automation: Fungsi, Manfaat, dan Cara Menerapkannya dalam Bisnis

Di banyak bisnis, waktu tim habis bukan untuk pekerjaan strategis, tetapi untuk tugas berulang yang menyita waktu. Misalnya saja seperti melakukan input data, membalas chat berulang, hingga koordinasi antar-tim yang lambat.

Di tengah tuntutan pasar yang makin cepat tersebut, cara kerja seperti ini membuat produktivitas tim semakin menurun dan parahnya lagi akan meningkatkan risiko kesalahan (human error).

Itulah sebabnya automation kini menjadi solusi penting, karena mampu mengambil alih tugas rutin tersebut agar tim bisa lebih fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan bisnis dapat berkembang lebih efisien.

Lewat artikel ini, Mekari Qontak Blog akan membahas mengenai automation, mulai dari fungsinya dalam proses bisnis, manfaatnya bagi operasional modern, hingga cara menerapkannya agar bisa memberikan dampak nyata untuk bisnis Anda.

---

Apa Itu Automation?

Automation adalah penggunaan teknologi untuk menjalankan proses bisnis secara otomatis tanpa perlu intervensi manual secara terus-menerus. 

Dalam konteks bisnis, automation mencakup pengolahan data, pengiriman notifikasi, routing pekerjaan, hingga eksekusi tugas berbasis aturan tertentu.

Selain menyederhanakan proses, tujuan utama automation yakni untuk mempercepat pekerjaan, dan mengurangi risiko kesalahan manusia. 

Dengan automation, bisnis Anda dapat mengoptimalkan operasional sambil terus memastikan setiap prosesnya berjalan konsisten dari waktu ke waktu.

Baca juga: Cara Meningkatkan Efisiensi Bisnis dengan Automation

---

Pentingnya Automation untuk Bisnis Modern

Di era yang menuntut kecepatan dan ketepatan seperti saat ini, sistem automation telah menjadi kebutuhan penting bagi bisnis dari berbagai skala. 

Tanpa automation, bisnis Anda akan rentan mengalami penundaan, miskomunikasi, dan beban kerja manual yang dapat menghambat produktivitas.

Dengan automation, bisnis Anda akan terbantu terutama dalam mengatasi pain point umum seperti alur kerja manual yang lambat, koordinasi antar tim yang tidak efisien, hingga kurangnya transparansi tiap prosesnya. 

---

Perbedaan Automation, Workflow Automation, dan RPA

Berikut tabel singkat untuk membantu memahami perbedaan di antara ketiganya (Automation, Workflow Automation, Robotic Process Automation):

Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.

Perbandingan	Automation	Workflow Automation	RPA
Kompleksitas Proses	Sederhana	Menengah–kompleks	Kompleks & repetitif
Aturan & Kondisi	Minim	Banyak aturan & branching	Mengikuti rule-based skrip
Orientasi	Tugas kecil	Alur kerja end-to-end	Meniru interaksi manusia
Integrasi Sistem	Dasar	Terintegrasi multi-platform	Integrasi via UI aplikasi
Intervensi Manusia	Minim	Sangat minim	Hampir tanpa intervensi
Contoh Implementasi	Autoresponder	Routing tiket CRM	Input data otomatis

---

Manfaat Automation untuk Proses Operasional Bisnis

1. Menghemat Waktu Operasional Bisnis

Automation membantu memangkas waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas manual seperti input data, pengecekan dokumen, atau follow up pelanggan. 

Dengan begitu, tim Anda dapat lebih fokus mengerjakan tugas yang membutuhkan strategi dan kreativitas lebih.

Baca juga: Cara Otomatiskan Operasional Bisnis untuk Meningkatkan Pelanggan

2. Mengurangi Human Error

Karena setiap proses yang dijalankan berdasarkan aturan yang sama, risiko kesalahan akibat pekerjaan manual dapat ditekan. Hal ini penting untuk lini bisnis yang membutuhkan ketelitian tinggi, seperti keuangan, ritel, maupun layanan pelanggan.

3. Meningkatkan Kualitas Layanan Pelanggan

Automation bisa membuat respons lebih cepat dan konsisten kepada pelanggan. Mulai dari chatbot, autoresponder, hingga routing tiket secara otomatis, semua fitur tersebut dapat bisnis Anda manfaatkan untuk mendukung pengalaman layanan yang lebih baik.

4. Mempercepat Pengambilan Keputusan dengan Data Real-Time

Sistem automation dapat menyajikan data secara real time sehingga tim manajemen dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan terukur berdasarkan informasi aktual berbasiskan data.

5. Mengoptimalkan Produktivitas Tim

Dengan beban administratif yang lebih ringan, tim dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Hasilnya, produktivitas tim Anda akan meningkat tanpa harus menambah jumlah SDM.

Baca juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Agen Jadi Lebih Efisien

6. Skalabilitas Bisnis Lebih Mudah

Ketika bisnis Anda berkembang, automation mampu membantu memastikan prosesnya tetap berjalan lancar tanpa perlu menambah banyak tenaga kerja baru. Sistem automation bisa menyesuaikan beban kerja secara otomatis.

---

Jenis-Jenis Automation yang Umum dalam Bisnis

Automation hadir dalam banyak bentuk, mengacu pada sumber seperti HBR, IBM, dan Schneider Electric, di bawah ini adalah jenis automation yang paling sering dipakai perusahaan modern:

1. Otomasi Dasar (Basic Automation)

Basic automation membantu bisnis mengeksekusi tugas-tugas sederhana yang sifatnya repetitif, seperti auto-reply email, reminder otomatis, update status, atau input data kecil yang tidak membutuhkan logika mesin yang kompleks.

Jenis automation ini menjadi langkah awal digitalisasi karena cepat untuk diimplementasikan dan langsung terasa manfaatnya untuk mengurangi beban kerja manual tim Anda.

2. Otomasi Alur Kerja (Workflow Automation)

Workflow automation menghubungkan serangkaian langkah dalam satu proses agar berjalan otomatis dari awal hingga akhir. 

Contohnya: chatbot menerima pertanyaan pelanggan → membuat tiket → routing ke agen → update SLA otomatis → laporan selesai.

Pendekatan ini membantu tim menciptakan proses yang konsisten, minim human error, dan mudah dipantau melalui dashboard.

Baca juga: Software Workflow Automation Terbaik untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis

3. Otomasi Penjualan (Sales Automation)

Sales automation mengotomatisasi aktivitas penjualan seperti follow up otomatis, scoring lead, assignment lead ke sales yang tepat, pengingat meeting, hingga pembuatan deals.

Selain mempercepat siklus penjualan, tujuan dari sales automation ini yaitu untuk memastikan tidak ada prospek yang terlewat, dan membuat performa tim sales tetap optimal meski menangani banyak pipeline.

4. Otomasi Pemasaran (Marketing Automation)

Jenis automation ini mendukung kampanye terpersonal seperti email drip campaign, segmentasi otomatis, retargeting, hingga notifikasi WhatsApp terjadwal.

Dengan data yang lebih terarah, tim marketing bisa menjalankan kampanye berskala besar tanpa harus mengerjakan semua hal secara manual. Marketing automation efektif untuk membuat operasional bisnis Anda lebih efisien dan tepat sasaran.

Baca juga: Rekomendasi Marketing Automation Software Terbaik untuk Bisnis

5. Otomasi SDM (HR Automation)

Selanjutnya, ada HR automation, yang berfokus pada otomatisasi proses dan alur kerja sumber daya manusia di dalam perusahaan.

HR automation dapat membantu tim HR mengelola absensi, pengajuan cuti, approval dokumen HR, payroll workflow, hingga onboarding karyawan baru.

Jika sebelumnya proses-proses melibatkan dokumen yang menumpuk dan langkah manual, dengan HR automation semuanya menjadi lebih terstruktur, cepat, dan minim kesalahan.

6. Otomasi Pelayanan Pelanggan (Customer Service Automation)

Jenis automation ini mencakup chatbot AI, auto-responder, routing tiket otomatis berdasarkan prioritas, hingga pemantauan SLA secara real-time.

Dengan sistem yang otomatis, tim CS dapat menangani volume permintaan yang lebih banyak sambil tetap memberikan respons yang lebih cepat dan mempertahankan kualitas layanan terbaik.

7. Otomasi Berbasis AI dan Machine Learning (AI Automation)

AI automation memanfaatkan kemampuan machine learning untuk membaca pola, memahami konteks, dan memberikan keputusan-keputusan otomatis yang lebih cerdas.

Beberapa contohnya yaitu AI automation mampu memberikan rekomendasi produk otomatis, mempersonalisasi pesan pelanggan, hingga analisis percakapan dengan teknologi Natural Language Processing (NLP).

8. Otomasi Ritel (Retail Automation)

Retail automation mencakup otomatisasi pada berbagai aspek operasional, seperti manajemen stok otomatis, kasir digital, chatbot ritel, update pengiriman otomatis, hingga integrasi omnichannel dengan e-commerce atau marketplace.

Hasilnya, pelanggan akan mendapatkan pengalaman belanja yang lebih efisien, sementara operasional toko tetap berjalan rapi dengan data yang tersinkronisasi secara real time.

9. Otomatisasi Perbankan & Keuangan (Banking and Finance Automation)

Automation untuk perbankan mencakup proses sensitif seperti underwriting otomatis, fraud detection berbasis AI, pemantauan transaksi real-time, hingga verifikasi data secara otomatis. 

Mengingat industri ini sangat mengandalkan akurasi dan kepatuhan (compliance), automation menjadi fondasi utama untuk menjaga kecepatan, keamanan, dan integritas seluruh layanan keuangan.

Baca juga: CRM untuk Layanan Perbankan: Definisi, Cara Kerja hingga Contohnya

10. Otomasi Transportasi (Transportation Automation)

Jenis automation ini digunakan untuk pelacakan GPS secara otomatis, penjadwalan pengiriman, optimasi rute berdasarkan kondisi lalu lintas, hingga laporan armada secara real-time. 

Dengan sistem otomatis, perusahaan logistik dapat meningkatkan ketepatan waktu pengiriman, memastikan efisiensi bahan bakar, sekaligus menekan biaya operasional secara keseluruhan.

11. Otomasi Proses Bisnis (Business Process Automation)

Business Process Automation (BPA) adalah strategi yang menghubungkan proses besar lintas divisi (seperti finance, sales, admin, dan customer service) ke dalam satu alur otomatis yang terintegrasi. 

BPA berfungsi untuk memastikan seluruh workflow berjalan konsisten, mudah diaudit untuk compliance, dan yang terpenting, dapat diskalakan dengan mudah seiring pertumbuhan bisnis.

---

Cara Kerja Automation untuk Bisnis

Sederhananya, automation bekerja mengikuti alur logis yang dimulai dari data masuk hingga eksekusi otomatis. Berikut proses utamanya:

• Input data : Sistem menerima data dari formulir, WhatsApp, CRM, email, atau transaksi pelanggan.
• Trigger aktif : Pemicu berjalan ketika terjadi aksi seperti pesan masuk, tiket dibuat, atau status lead berubah.
• Pembacaan rules : Sistem mengecek aturan yang sudah ditentukan, seperti langkah lanjutan atau pihak yang harus menerima tugas.
• Eksekusi otomatis : Sistem menjalankan aksi seperti mengirim pesan, meng-assign tugas, mengirim email follow-up, atau memperbarui CRM.
• Monitoring & reporting : Semua proses dipantau secara real-time untuk memastikan automation berjalan optimal dan bisa dievaluasi.

---

Contoh Automation di Berbagai Divisi Bisnis

Automation bisa diterapkan di berbagai fungsi bisnis, berikut contoh penerapannya di sejumlah divisi bisnis:

1. Automation untuk Penjualan (Sales Automation)

Automation membantu tim sales merespons lebih cepat tanpa perlu mengecek data satu per satu. Misalnya, setiap lead baru otomatis masuk ke CRM, diberi skor (lead scoring), lalu dialokasikan ke sales yang sesuai.

Selain itu, sistem follow up otomatis dapat mengingatkan prospek saat batas waktu penawaran hampir habis, sehingga peluang closing menjadi lebih besar.

Baca juga: Rekomendasi Sales Automation Tools Terbaik untuk Tingkatkan Penjualan Bisnis

2. Otomasi untuk Marketing

Marketing automation mempermudah brand Anda dalam menjalankan kampanye secara konsisten tanpa intervensi manual. 

Contohnya yaitu email drip campaign, kampanye ini dapat dikirim otomatis ke segmen pelanggan tertentu sesuai perilaku mereka (misalnya abandoned cart atau produk yang baru dilihat).

3. Otomasi pada Customer Service

Divisi CS sangat terbantu dengan automation seperti chatbot AI, autoresponder, hingga routing tiket otomatis. 

Contohnya, pertanyaan umum akan langsung dijawab otomatis oleh chatbot, sementara keluhan-keluhan kompleks dialihkan otomatis ke agen yang tepat/kompeten.

4. Otomasi untuk Operasional & Administrasi

Pada proses operasional, automation membantu bisnis Anda memastikan proses internal berjalan rapi tanpa banyak campur tangan manual. Misalnya, approval dokumen otomatis diteruskan ke atasan yang sesuai atau pengingat dikirim ketika tenggat waktu hampir tiba.

5. Otomasi untuk Keuangan

Di sektor finance, automation membantu mengurangi risiko salah hitung sekaligus mempercepat proses. Hasilnya, proses keuangan menjadi lebih akurat, cepat, dan minim risiko kesalahan manusia.

---

Cara Menerapkan Automation yang Tepat

Berikut cara agar automation berjalan efektif dan selaras dengan tujuan bisnis Anda:

1. Tentukan Proses yang Paling Tepat untuk Diotomatisasi

Identifikasi dan mulailah dari proses repetitif yang memakan banyak waktu, seperti follow-up, pengiriman email, atau mengalokasikan tiket. Otomatisasi di titik ini akan memberikan dampak efisiensi yang paling cepat terlihat.

2. Selaraskan Automation dengan Target Bisnis

Pastikan setiap automation mendukung KPI utama seperti kecepatan respons, jumlah closing, atau efisiensi biaya operasional. Jika tidak selaras, automation bisa menjadi sia-sia.

3. Pilih Platform Automation yang Tepat dan Mudah Terintegrasi

Di tahap ini, Anda bisa mempertimbangkan platform yang mendukung integrasi omnichannel, CRM, hingga WhatsApp Business API.

Workflow Automation dari Mekari Qontak bisa menjadi pilihan bisnis Anda karena mendukung otomatisasi lintas fungsi, dari layanan pelanggan hingga penjualan.

4. Uji Automation Sebelum Implementasi Penuh

Untuk memastikan alur berjalan sesuai rencana, penting untuk melakukan testing agar tidak menimbulkan error atau mengganggu proses operasional bisnis yang sudah ada.

5. Latih Tim Agar Nyaman Menggunakan Automation

Sediakan pelatihan dan edukasi intensif kepada seluruh tim yang akan menggunakan sistem baru. Edukasi/pelatihan ini membantu meminimalisir resistensi dan memastikan automation benar-benar dimanfaatkan maksimal.

6. Pantau Kinerja Automation Secara Berkala

Lakukan review performa dan analisis data secara berkala. Pemantauan ini akan membantu Anda menemukan bottleneck (hambatan) dalam workflow yang ada, sekaligus mengidentifikasi peluang untuk optimasi selanjutnya.

7. Skalakan Automation Bertahap

Setelah proses automation awal terbukti stabil dan memberikan hasil positif, Anda dapat mulai menambah alur baru secara bertahap. 

Skalakan automation ke divisi lain atau ke tahap operasional berikutnya untuk memastikan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan dan terkelola.

---

Tingkatkan Produktivitas Bisnis Anda dengan Mekari Qontak!

Di era industri yang semakin dinamis ini, automation bukan lagi opsi, melainkan fondasi penting untuk bisnis modern yang ingin bergerak lebih cepat, presisi, dan efisien. 

Dengan alur kerja yang terotomatisasi, tim Anda bisa lebih fokus pada pekerjaan strategis, sementara tugas-tugas repetitif berjalan otomatis di belakang layar.

Mekari Qontak menyediakan solusi lengkap melalui Qontak 360 dan Workflow Automation, membuat bisnis Anda bisa menghubungkan CRM, WhatsApp API, chatbot AI, ticketing, dan seluruh channel pelanggan dalam satu sistem yang terintegrasi.

Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama ahlinya di sini dan mulai otomatiskan proses penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan dengan mudah dalam satu platform Mekari Qontak yang fleksibel dan scalable!

Referensi:

• What is automation?
• What is Automation and How is it Revolutionizing Processes Globally?