Apa Itu VoIP? Manfaat, Cara Kerja, dan Jenisnya untuk Bisnis

Apakah Anda tahu bahwa aplikasi VoIP dapat menghemat biaya operasional lebih dari 30%? Hal ini tentunya tidak terlepas dari teknologi yang dibawa oleh VoIP itu sendiri.

Pada dasarnya, Voice over Internet Protocol (VoIP) merupakan teknologi revolusioner yang mengubah cara bisnis berkomunikasi. Teknologi ini membantu bisnis untuk berkomunikasi dengan pelanggan dengan lebih efektif dan efisien, serta jangkauan yang luas

Agar Anda lebih memahaminya, mari simak seputar definisi, fungsi, manfaat, jenis, dan cara kerja VoIP untuk bisnis dalam artikel ini!

Apa itu VoIP?

Voice over Internet Protocol (VoIP) adalah sebuah teknologi yang memungkinkan Anda melakukan panggilan telepon melalui media internet.

Telepon VoIP memiliki perangkat yang mirip seperti telepon tradisional atau telepon virtual berbasis software yang beroperasi di komputer atau perangkat seluler.

Nantinya, suara yang diterima akan diubah menjadi kode digital yang selanjutnya diteruskan melalui jaringan yang mengirimkan paket-paket data. Dengan demikian, bukan lagi melalui sirkuit analog seperti telepon biasa.

Baca juga: Contoh Aplikasi VoIP Terbaik untuk Bisnis

Fungsi VoIP dalam Mendukung Komunikasi Bisnis yang Efektif

Fungsi utama dari VoIP adalah memungkinkan pengiriman komunikasi suara melalui jaringan internet. Namun, di balik fungsi utama ini, ada beberapa tujuan lain yang tidak kalah penting.

• Komunikasi Real-time: VoIP memungkinkan komunikasi suara dalam waktu nyata, mirip dengan panggilan telepon tradisional, yang penting dalam bisnis dan komunikasi pribadi.
• Konvergensi Data dan Suara: VoIP menggabungkan data dan suara dalam satu infrastruktur, menghilangkan perbedaan antara layanan telepon dan layanan data.
• Konferensi Multimedia: VoIP memfasilitasi panggilan konferensi multimedia yang melibatkan suara dan video dari beberapa lokasi secara bersamaan.
• Pemrosesan Sinyal: VoIP mencakup teknologi pemrosesan sinyal yang kompleks untuk mengurangi gangguan dan kebisingan dalam panggilan suara.

Baca juga: Contoh Aplikasi VoIP Terbaik untuk Bisnis

Manfaat VoIP untuk Operasional Bisnis

Berikut ini beberapa manfaat VoIP bagi bisnis Anda.

1. Penghematan Biaya Operasional

Dampak paling langsung dari VoIP adalah penurunan biaya komunikasi. Bisnis dapat memangkas pengeluaran besar untuk panggilan jarak jauh, terutama internasional karena VoIP memanfaatkan infrastruktur internet yang ada.

Bayangkan, bisnis Anda di Jakarta bisa melakukan panggilan konferensi dengan klien di New York tanpa perlu khawatir tagihan telepon membengkak.

Penghematan ini dapat dialokasikan kembali untuk investasi lain yang lebih krusial bagi bisnis.

Baca juga: 11 Cara Efektif Menghemat Biaya Operasional Perusahaan

2. Peningkatan Fleksibilitas dan Mobilitas Karyawan

VoIP memungkinkan karyawan untuk bekerja dari mana saja asalkan ada koneksi internet.

Karyawan yang sedang dalam perjalanan bisnis, bekerja dari rumah, atau bahkan dari kedai kopi, tetap bisa menerima dan melakukan panggilan seolah-olah berada di kantor.

Selain meningkatkan kepuasan pelanggan, hal ini juga bisa mendukung produktivitas tetap tinggi tanpa hambatan geografis.

3. Kolaborasi Tim yang Lebih Efektif Melalui Integrasi Data

Salah satu kekuatan terbesar VoIP untuk bisnis adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan berbagai aplikasi bisnis lain.

Saat ini, sistem VoIP modern biasanya terhubung dengan email, instant messaging, Customer Relationship Management (CRM), atau platform konferensi video.

Integrasi ini menciptakan satu ekosistem komunikasi terpadu. Tim Anda tidak perlu lagi beralih antar aplikasi yang berbeda untuk berkomunikasi, berbagi dokumen, atau melihat riwayat interaksi pelanggan.

Baca juga: Apa Itu Integrasi VoIP-CRM? Manfaat, Cara Kerja, dan Contohnya

4. Fitur Komunikasi Canggih yang Meningkatkan Produktivitas

Sistem VoIP hadir dengan segudang fitur-fitur premium yang secara langsung berkontribusi pada peningkatan produktivitas.

Berikut ini beberapa fitur yang umum Anda temukan pada teknologi VoIP.

• Panggilan konferensi
• Kotak suara digital
• Penerusan panggilan (Call Forwarding)
• Perekaman panggilan
• IVR (Interactive Voice Response)

5. Skalabilitas untuk Pertumbuhan Bisnis

VoIP menawarkan skalabilitas yang signifikan sehingga menjadikannya sebagai solusi ideal untuk bisnis yang sedang berkembang.

Pasalnya, menambah atau mengurangi jumlah pengguna VoIP jauh lebih mudah dan hemat biaya dibandingkan dengan sistem telepon tradisional.

Bisnis hanya perlu menyesuaikan konfigurasi di software atau panel kontrol. Ini berarti Anda dapat dengan cepat menyesuaikan kapasitas komunikasinya seiring dengan fluktuasi kebutuhan bisnis.

6. Lebih Tepercaya

Meskipun VoIP bergantung pada koneksi internet, sistem modern telah dirancang sangat tepercaya.

Penyedia layanan VoIP profesional menawarkan uptime yang tinggi dan fitur-fitur redundansi (cadangan) untuk memastikan layanan komunikasi tetap berjalan lancar.

Melalui Quality of Service (QoS) yang tepat, prioritas lalu lintas suara dapat diatur sehingga panggilan tidak terganggu oleh aktivitas internet lainnya.

7. Kemudahan Pengukuran

Sistem VoIP menawarkan kemampuan pelaporan dan analitik yang canggih. Bisnis dapat dengan mudah melacak metrik penting seperti durasi panggilan, jumlah panggilan masuk dan keluar, waktu tunggu pelanggan, dan kinerja agen customer service.

Data ini sangat berharga untuk mengidentifikasi tren, mengoptimalkan alur kerja, dan membuat keputusan bisnis yang berbasis data.

Baca juga: 17 Cara Menjadi Customer Service yang Baik dan Andal, Wajib Dicatat!

8. Pemanfaatan Teknologi Modern yang Canggih

VoIP adalah teknologi yang terus berkembang dan mengadopsi inovasi terbaru. Ini berarti bisnis yang menggunakan VoIP secara otomatis mendapatkan akses ke fitur-fitur terbaru.

Contohnya termasuk integrasi Artificial Intelligence (AI) untuk chatbot atau analisis sentimen suara, cloud-based solutions untuk fleksibilitas maksimal, serta keamanan data yang terus diperbarui.

9. Disiapkan sebagai Pengganti ISDN (Integrated Services Digital Network)

Manfaat VoIP terakhir adalah sistem ini akan membantu bisnis Anda mempersiapkan diri untuk menggantikan ISDN karena biaya operasional yang tinggi.

Penonaktifan ISDN ini akan berdampak pada semua bisnis yang tidak menggunakan VoIP. Dengan demikian, bisnis yang sebelumnya mengandalkan ISDN didorong untuk beralih ke solusi VoIP.

Baca juga: 19 Aplikasi Chatbot AI Software Terbaik untuk Kebutuhan Bisnis

Kekurangan dari VoIP

Selain manfaat dan keuntungan VoIP, sistem ini juga memiliki kelemahan layaknya teknologi pada umumnya. Kelemahan tersebut diantaranya:

1. Ketergantungan Kuat pada Kualitas dan Stabilitas Koneksi Internet

VoIP sangat bergantung pada koneksi internet yang stabil dan cepat. Jika bandwidth internet tidak mencukupi, atau terjadi packet loss (kehilangan paket data), kualitas suara panggilan bisa menurun drastis.

Dalam kasus gangguan internet yang parah atau pemadaman total, layanan VoIP sepenuhnya terhenti. Ini bisa sangat merugikan bagi bisnis yang mengandalkan komunikasi tanpa henti, contohnya untuk layanan pelanggan atau penjualan.

Baca juga: Panduan Komunikasi Bisnis: Pengertian, Jenis, dan Contohnya

2. Potensi Kerentanan Keamanan Siber

Meskipun VoIP memiliki fitur keamanan bawaan seperti enkripsi, tetapi VoIP tetap rentan terhadap berbagai jenis serangan siber, sama seperti sistem berbasis internet lainnya.

Beberapa ancamannya, seperti hacking, serangan DDoS, dan phising. Oleh karena itu, implementasi VoIP harus selalu disertai dengan strategi keamanan siber yang kuat, termasuk firewall, sistem deteksi intrusi, dan pembaruan perangkat lunak berkala.

3. Kebutuhan Konfigurasi Khusus

Meskipun VoIP bisa plug-and-play, beberapa layanan VoIP mungkin memerlukan konfigurasi khusus, terutama jika Anda ingin mengintegrasikan perangkat telepon tradisional mereka yang sudah ada.

Contohnya, untuk menggunakan telepon analog lama dengan sistem VoIP, diperlukan adaptor khusus (ATA) yang mengubah sinyal analog ke digital dan sebaliknya. ATA ini perlu dikonfigurasi dengan benar agar berfungsi.

Perbandingan VoIP dengan Jaringan Suara Konvensional

Berikut ini beberapa perbedaan VoIP dengan jaringan suara konvensional.

Cara Kerja Sistem VoIP

Cara kerja VoIP melibatkan serangkaian langkah yang terjadi dalam periode singkat saat Anda melakukan panggilan:

1. Pengodean Suara: Suara pertama kali diubah menjadi format digital melalui proses pengodean. Sinyal analog suara diubah menjadi serangkaian angka dan kode biner yang mewakili gelombang suara.
2. Kompressi: Data digital yang dihasilkan dikompresi untuk mengurangi ukuran file, memungkinkan transfer data yang lebih cepat melalui jaringan internet.
3. Pengiriman melalui Internet: Data yang telah dikodekan dan dikompresi dikirim melalui jaringan internet menggunakan paket data.
4. Dekompresi dan Dekode: Di sisi penerima, data diterima, didekompresi, dan didekodekan untuk mengembalikannya ke bentuk suara asli.
5. Konversi ke Suara: Data digital yang telah didekompresi dan didekodekan dikonversi kembali menjadi gelombang suara yang dapat didengar oleh penerima panggilan.

Jenis-Jenis VoIP Berdasarkan Perangkat yang Digunakan

1. ATA (Analog Telephone Adapter)

ATA memungkinkan telepon analog tradisional (POTS) Anda terhubung ke jaringan VoIP.

Cara kerjanya, ATA mengubah sinyal suara analog dari telepon Anda menjadi data digital yang dapat dikirim melalui internet, dan sebaliknya.

2. IP Phones (Telepon IP)

Telepon IP dirancang khusus untuk bekerja langsung dengan jaringan internet. Meski terlihat seperti telepon biasa, tetapi telepon IP ini terhubung melalui kabel Ethernet (LAN) atau Wi-Fi, bukan jalur telepon tradisional.

Telepon IP tidak memerlukan adaptor tambahan dan sering menjadi pilihan utama bagi bisnis karena fitur-fitur canggih yang terintegrasi, seperti display yang lebih besar, tombol pintas untuk fitur VoIP, dan kualitas suara HD.

3. Softphone

Softphone adalah aplikasi perangkat lunak yang diinstal pada komputer, tablet, atau smartphone. Dengan softphone, perangkat Anda berubah menjadi telepon VoIP.

Anda hanya memerlukan headset (mikrofon dan speaker) untuk melakukan panggilan suara, video, atau konferensi melalui internet. Keunggulan utamanya adalah fleksibilitas dan mobilitas tinggi.

4. WebRTC (Web Real-Time Communication)

WebRTC adalah teknologi canggih yang memungkinkan komunikasi VoIP, baik suara, video, dan data, secara langsung melalui web browser tanpa perlu menginstal plugin dan aplikasi tambahan.

WebRTC sangat populer untuk aplikasi komunikasi berbasis web, seperti platform konferensi video online atau fitur click-to-call di situs web layanan pelanggan.

Jenis-Jenis VoIP Berdasarkan Cara Penyediaan (Hosting)

1. Self-hosted VoIP (On-Premise VoIP)

Self-hosted VoIP adalah sistem VoIP (termasuk server PBX IP) diinstal dan dikelola sendiri oleh pengguna atau perusahaan di lokasi bisnis Anda. Ini memberikan kontrol penuh atas sistem, data, dan kustomisasi.

Namun, Self-hosted VoIP memerlukan investasi awal yang lebih besar untuk hardware dan software, serta tim IT yang mumpuni untuk instalasi, pemeliharaan, dan troubleshooting.

Baca juga: Kenali 7 Cloud PBX Provider Terbaik dan Keunggulannya untuk Bisnis

2. Hosted VoIP (Cloud VoIP)

Hosted VoIP adalah model yang paling populer saat ini. Penyedia layanan eksternal jenis VoIP ini akan meng-host dan mengelola seluruh infrastruktur VoIP di pusat data penyedia.

Pengguna hanya perlu membayar biaya langganan bulanan atau tahunan per pengguna. Manfaatnya termasuk biaya awal yang rendah, tidak perlu khawatir tentang pemeliharaan atau pembaruan, serta skalabilitas yang sangat mudah.

Hosted VoIP sering disebut sebagai Unified Communications as a Service (UCaaS).

3. Hybrid VoIP

Seperti namanya, hybrid VoIP adalah kombinasi antara self-hosted dan hosted VoIP.

Contohnya, perusahaan Anda mungkin memiliki beberapa server VoIP di lokasi sendiri untuk kebutuhan spesifik. Namun, Anda menggunakan layanan hosted VoIP untuk karyawan remote atau sebagai cadangan.

Memaksimalkan Keuntungan VoIP Sekarang!

Setidaknya ada 10 keuntungan VoIP yang bisa Anda dapatkan, meskipun ada kelemahan. Namun secara umum, kelemahan VoIP dapat diselesaikan dengan bandwidth seperti kualitas suara dan jeda jaringan.

Diatas segala hal, VoIP telah banyak digunakan oleh bisnis di seluruh dunia. Salah satu penyedia VoIP terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak.

Aplikasi VoIP Mekari Qontak akan membantu Anda dalam membuat dan menerima panggilan dalam waktu singkat. Bukan hanya itu saja, Anda juga bisa mengarahkan panggilan secara otomatis dengan fitur IVS sekaligus mengintegrasikan aplikasi VoIP dengan CRM.

Selain itu, Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan untuk menangani komunikasi dan hubungan pelanggan. Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.

Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi kami atau coba demo gratis Mekari Qontak sekarang!