10 Skill Customer Service yang Harus Dikembangkan oleh Pemula untuk Menjadi CS Profesional

Dalam dunia bisnis saat ini, peran customer service semakin strategis dalam menjaga kepuasan dan loyalitas pelanggan. Banyak perusahaan menempatkan standar yang lebih tinggi pada kualitas layanan karena hal tersebut berdampak langsung pada citra dan keberhasilan brand.

Jika Anda ingin mengembangkan diri ke level yang lebih profesional, penting untuk memahami tugas serta keterampilan apa saja yang perlu ditingkatkan.

Dalam artikel ini, Mekari Qontak Blog akan mengupas tuntas skill yang dibutukan dari CS pula agar menjadi profesional.

---

Soft Skill yang Dibutuhkan Customer Service

Dengan mengembangkan soft skill yang dibutuhkan, Anda bisa membangun interaksi yang lebih manusiawi dan profesional untuk setiap pelanggan. Berikut ini beberapa soft skill customer service yang bisa Anda kembangkan.

1. Komunikasi yang Jelas dan Empatik

Komunikasi yang jelas membantu Anda dalam menjelaskan solusi kepada pelanggan dengan jelas.

Sementara itu, customer service yang empati cenderung mudah memahami perspektif pelanggan dan memberikan respons yang lebih manusiawi.

Dengan mengkombinasikan keduanya, pelanggan akan merasa dihargai dan lebih percaya pada kualitas pelayanan perusahaan Anda.

Baca juga: Cara Membangun Komunikasi Efektif dengan Pelanggan

2. Mendengarkan Pelanggan Secara Aktif

Skill ini melatih Anda untuk menangkap inti masalah pelanggan. Dengan memahami kebutuhan pelanggan secara utuh, Anda dapat menyampaikan solusi yang relevan dan tepat sasaran.

Teknik ini juga mengurangi kesalahpahaman yang sering memicu konflik dalam percakapan.

3. Pengendalian Emosi

Dalam beberapa situasi, pelanggan bisa datang dengan kondisi emosional. Untuk itu, Anda harus melatih manajemen emosi agar dapat memberikan solusi tanpa terbawa suasana.

Dengan pengendalian emosi yang baik, Anda dapat menjaga profesionalitas dan meredakan ketegangan dalam percakapan.

4. Adaptasi dan Fleksibilitas

Dalam dunia CS, perubahan SOP atau teknologi adalah hal yang sangat umum terjadi. Untuk itu, Anda perlu bersifat adaptif untuk dapat menangani pembaruan sistem atau kebijakan dengan lebih cepat.

Kemampuan ini juga memungkinkan Anda tetap responsif meskipun menghadapi perubahan mendadak.

5. Kecerdasan Emosional

Customer service yang cerdas secara emosional dapat mengelola emosi dirinya lebih baik. Mereka juga bisa memberikan respons yang lebih profesional, meskipun pelanggan sedang marah atau tertekan.

Kemampuan ini sangat penting untuk menjaga citra perusahaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Brand Essence: Definisi, Karakteristik, Manfaat, dan Contohnya untuk Kuatkan Posisi Merek

---

Hard Skill yang Perlu Dikuasai Customer Service

Selain soft skill, Anda juga perlu menguasai beberapa skill teknis ini untuk bekerja dengan efektif. Dengan hard skill yang terasah, Anda bisa memberikan solusi yang tepat dan melayani pelanggan dengan baik.

1. Product Knowledge yang Kuat

Tingkatkan product knowledge Anda terhadap layanan atau produk perusahaan. Biasanya, makin baik pemahaman Anda terhadap produk, semakin cepat Anda dapat menjelaskan fitur atau solusi kepada pelanggan.

Hal tersebut membuat pelanggan merasa yakin bahwa produk bisnis dapat memenuhi kebutuhan mereka.

2. Kemampuan Menggunakan Tools Digital

Dalam bekerja, tugas Anda pasti tidak terlepaskan dari berbagai tools digital, seperti CRM, live chat, dan dashboard CS. Maka dari itu, Anda perlu menguasai setiap tools ini untuk mempercepat workflow kerja.

Sebagai contohnya, Anda bisa memulai dengan mempelajari Mekari Qontak sebagai salah satu contoh aplikasi CRM terbaik.

3. Manajemen Waktu dan Multitasking

Sebagian besar customer service sering menangani banyak permintaan dalam waktu bersamaan. Untuk itu, Anda harus mampu memanajemen waktu agar dapat menyelesaikan setiap kebutuhan, tanpa menurunkan kualitas kerja.

Tingkatkan juga skill multitasking sehingga Anda bisa menangani beberapa pelanggan sekaligus dengan efisien.

4. Pencatatan dan Analisis Data Pelanggan

Mencatat data percakapan pelanggan membantu Anda dalam memahami pola kebutuhan pelanggan. Analisis data ini juga bisa dimanfaatkan untuk evaluasi pelayanan dan pengembangan strategi pelayanan ke depannya.

Baca juga: Rekomendasi Data Management Platform (DMP) Terbaik untuk Bisnis

5. Pemahaman Dasar Troubleshooting Teknis

Dengan pengetahuan troubleshooting dasar, Anda bisa membantu pelanggan yang mengalami kendala sederhana. Kemampuan ini membuat waktu penanganan masalah dapat lebih singkat dan meningkatkan layanan pelanggan.

Baca juga: Indikator Kepuasan Pelanggan dan Metrik Pengukurannya

---

Cara Mengembangkan Skill Customer Service Sebagai Pemula

Untuk mengembangkan skill CS, Anda perlu membiasakan diri dan mencoba berbagai pendekatan.

Berikut adalah langkah-langkah yang dilakukan untuk mengembangkan soft skill dan hard skill di atas:

1. Simulasi Percakapan dengan Berbagai Tipe Pelanggan

Anda bisa memulai dengan sesi roleplay sederhana bersama rekan setim. Dengan simulasi ini, Anda bisa memahami pola komunikasi untuk pelanggan yang bersifat ramah, kritis, hingga emosional.

Simulasi melatih Anda untuk terbiasa menghadapi situasi sulit, tanpa kehilangan kendali. Selain itu, metode ini juga membangun rasa percaya diri sebelum menangani kasus nyata dari pelanggan.

2. Meningkatkan Kemampuan Product Knowledge

Pelajari product knowledge bisnis melalui dokumentasi internal, demo fitur, hingga pelatihan produk secara rutin.

Dengan pemahaman yang baik, Anda bisa memberikan solusi yang benar-benar membantu pelanggan. Mereka juga cenderung percaya pada kualitas jawaban Anda.

3. Menggunakan Tools Digital Customer Service

Biasakan diri Anda dalam menggunakan tools digital yang dibutuhkan CS, seperti CRM, aplikasi live chat, hingga aplikasi ticketing. Dengan tools ini, Anda bisa bekerja lebih cepat dan terstruktur.

Platform ini juga mampu mencatat semua percakapan dengan pelanggan untuk kebutuhan evaluasi dan tindak lanjut.

4. Latihan Komunikasi Verbal dan Tulisan

Tingkatkan skill Anda untuk berkomunikasi, baik verbal maupun non-verbal. Dengan latihan ini, Anda bisa menyampaikan pesan dengan jelas, sopan, mudah dipahami, dan profesional. Teknik ini juga membantu menghindari miskomunikasi dalam percakapan.

Baca juga: Cara Membangun Komunikasi Efektif dengan Pelanggan

5. Mengambil Pelatihan Terstruktur

Terakhir, Anda bisa mengikuti pelatihan terstruktur untuk memahami materi secara sistematis dan mendalam.

Anda bisa mengikuti training customer service yang fokus pada komunikasi, teknis pelayanan, atau penggunaan aplikasi pendukung.

Jika Anda adalah seorang pebisnis yang ingin mengembangkan skill tim customer support dalam bisnis, berikan mereka pelatihan pelatihan karyawan sesuai kebutuhan.

Sebagai pilihan, Anda bisa mengikutkan mereka dalam corporate training dari Coding Studio. Di sini, terdapat berbagai pilihan pelatihan customer service yang cocok untukpemula, seperti:

• Social Listening & Customer Engagement
• Brand Management & Online Reputation atau
• Custom training sesuai kebutuhan perusahaan Anda

Pertimbangkan program corporate training ini dan tingkatkan skill tim support Anda secara terstruktur.

Baca juga: Customer Support Software Terbaik untuk Bisnis

---

Opitmalkan Layanan Pelanggan Anda dengan Aplikasi Customer Service Mekari Qontak

Dengan demikian, skill customer service bukan hanya mendukung tugas sehari-hari, tetapi menentukan citra bisnis Anda juga. Dengan mengembangkansoft skill danhard skill, Anda bisa memberikan pelayanan yang lebih profesional dan menyenangkan.

Untuk mendukung pelayanan pelanggan yang responsif, pertimbangkan penggunaan aplikasi customer service berbasis digital.

Sebagai salah satu pilihan, Anda bisa menggunakan Aplikasi Aplikasi Customer Service Mekari Qontak ntuk mengelola layanan pelanggan dengan efisien.

Bukan hanya itu, Aplikasi Customer Service Mekari Qontak juga dilengkapi dengan Chatbot AI yang bisa menangani keluhan pelanggan secara otomatis dan memberikan layanan yang dipersonalisasi sehingga tidak ada keluhan pelanggan yang terlewati.

Jadi, tunggu apalagi? Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli Mekari Qontak dan dapatkan uji coba gratis Mekari Qontak sekarang!

*Artikel ini hasil kerja sama Mekari Qontak dan Coding Studio.