Pengertian Sales Tracking System dan Cara Kerjanya

Sales adalah jantung utama sebuah perusahaan, tanpa sales bisnis bisa mengalami kerugian.

Oleh karena itu, Anda perlu memantau penjualan secara rutin. Seiring perkembangan teknologi, aktivitas mematau dipermudah dengan adanya tools sales tracking system.

Selain memantau aktivitas penjualan, sales tracking system juga menyimpan informasi mengenai prospek dan pelanggan secara otomatis. Selain itu, tools ini mampu mengelola seluruh transaksi bisnis dan kinerja tim sales dalam satu platform.

Kemampuan sales tracking system tersebut, membuat tools ini sangat diminati. Untuk lebih memahami soal sistem sales tracking, simak penjelasan di bawah ini!

Apa Itu Sales Tracking System?

Sales tracking system adalah tool yang mencatat dan menyimpan seluruh data interaksi calon pelanggan dengan bisnis. Data tersebut mencakup touchpoint awal seperti riwayat chat dan telepon, bagaimana mereka melewati sales funnel, sampai mereka benar-benar menjadi pelanggan.

Kemampuan tersebut memungkinkan bisnis untuk memperoleh gambaran visual tentang bagaimana proses calon pelanggan dengan bisnis dan pada titik mana mereka muncul di siklus sales. Teknik sales monitoring ini juga membantu bisnis memahami efektivitas dari sales funnel.

Sistem sales tracking dapat berupa software atau aplikasi. Salah satu software yang populer adalah software CRM (customer relationship management). Software ini tidak hanya dapat melacak penjualan saja, tetapi juga sekaligus menjalin relasi yang baik dengan pelanggan.

Mengapa Sales Tracking System Penting untuk Bisnis?

Sales tracking system sangat penting untuk memastikan strategi penjualan bisnis berada dijalur yang telah ditentukan. Sebab, semua data penjualan tersimpan secara rinci dalam satu dasbor.

Data tersebut memudahkan dalam monitoring KPI apakah dapat mencapai sasaran atau tidak. Selain itu, juga memberikan pemahaman untuk memperbaiki proses penjualan.

Berikut alasan lain pentingnya sales tracking system bagi bisnis adalah

• Memudahkan untuk monitoring seluruh aktivitas penjualan dalam periode waktu tertentu.
• Membantu mengidentifikasi masalah sehingga terhindar permasalahan yang lebih besar.
• Melacak kinerja tim sales secara real time.
• Membantu analisis tingkat keberhasilan bisnis.
• Efisiensi waktu karena kemampuan pembuatan laporan penjualan dan kinerja karyawan otomatis.
• Memberikan wawasan untuk pengambilan keputusan lebih baik.
• Meningkatkan penjualan dan pendapatan bisnis.

Bagaimana Menggunakan Sales Tracking System?

Sebelum ada sales tracking system, banyak bisnis menggunakan teknik penjualan sederhana yang membutuhkan waktu lama untuk memantau kinerja salesman.

Misalnya, untuk mengetahui total penjualan dalam periode waktu tertentu, mencari tahu apa yang terjadi di perusahaan dengan membuka dokumen-dokumen tertentu.

Hal tersebut tidak perlu Anda lakukan lagi dengan adanya sales tracking system.

Melalui sistem sales tracking, tim sales bisa langsung melaporkan kendala di lapangan ke manajer melalui sales aplikasi.

Termasuk memperbarui data dan informasi yang didapatkan setelah mengunjungi pelanggan.

Cara menggunakan sales tracking system yang baik dalah sebagai berikut:

1. Tentukan Target Audiens

Cara yang pertama adalah memanfaatkan sistem tracking untuk mengidentifikasi audiens. Bisnis perlu memahami siapa pelanggan mereka sebelum merencanakan sisa proses sales dengan lebih jelas.

2. Identifikasi Sumber Audiens

Cara selanjutnya adalah bisnis harus harus mengetahui di platform mana audience mereka akan muncul, baik online maupun offline.

Cari tahu platform media sosial apa yang sering mereka gunakan, keywords yang mereka cari, dan website yang sering dikunjungi.

Hal ini membantu bisnis dalam membuat daftar seluruh point of entry yang memungkinkan.

3. Menentukan Pada Tahapan Mana Prospek Masuk

Cara berikutnya adalah tentukan pada tahap mana saja prospek kemungkinan masuk. Tahapan ini bervariasi untuk setiap bisnis dan industri.

Hal ini membantu Anda untuk melihat secara sekilas pada tahap mana prospek berada kapan pun.

4. Menentukan Cara Customer Tertarik dengan Bisnis

Identifikasi bagaimana cara mempengaruhi prospek agar tertarik adalah trick sales selanjutnya. Metode yaang umum digunakan melalui email marketing, webinar, konten media sosial, dan sebagainya.

Daftar seluruh titik komunikasi prospek dengan bisnis Anda.

Trick sales ini akan memastikan bisnis dapat melacak tindakan apa yang membantu mempengaruhi prospek untuk melakukan pembelian.

5. Memilih Metriks yang Perlu Diukur

Ketahui matriks apa saja yang harus diukur dengan aplikasi sistem sales tracking.

Misalnya, jumlah traffic website, rata-rata waktu  untuk mengubah prospek menjadi customer, dan lain-lain.

Anda dapat menentukan ini melalui metode Objective and Key Results (OKR) atau Key Performance Indicator (KPI). Selanjutnya, buatlah laporan berdasarkan kebutuhan untuk memaksimalkan proses pelacakan sales bisnis Anda.

Indikator yang harus diukur untuk menentukan keberhasilan sales adalah sebagai berikut:

• Jumlah sales dari tiap sumber
• Total sales dalam jangka waktu tertentu
• Jumlah sales per tenaga sales
• Waktu rata-rata untuk melakukan close deal

Dengan cara tersebut, manajer akan lebih mudah mengetahui kondisi nyata di lapangan dan mengidentifikasi kendala secara real time.

Cara kerja sales tracking juga cukup efektif dan efisien, tanpa berpindah aplikasi dan tempat data otomatis diperbarui.

Kelebihan teknik sales ini adalah data tersebut ditampilkan secara real time pada dashboard interaktif. Dengan begitu, manajer tidak kerepotan lagi menganalisis pencapaian sales.

Manfaat Sales Tracking System untuk Bisnis

Sales tracking system bermanfaat memebrikan informasi terkini mengenai aktivitas penjualan secara real time.

Hal ini memudahkan Anda untuk mengambil strategi perkembangan bisnis lebih baik.

Selain itu, masih ada banyak manfaat yang akan kamu peroleh dari penggunaan sales tracking system seperti berikut:

– Melacak penjualan periode waktu tertentu

Tools sales tracking akan menyimpan semua aktivitas penjualan dari waktu ke waktu. Data tersebut bisa diakses oleh manjer atau tim penjualan.

Informasi tersebut mudahkan bisnis untuk menganalis strategi penjualan yang efektif dan efisien untuk membuat keputusan lebih baik.

– Memantau aktivitas tim sales

Setiap tim sales memiliki mobilitas tinggi untuk melakukan penjualan.

Oleh karena itu, untuk memantau aktivitas mereka menyulitkan dan memakan banyak waktu. Sales tracking system akan menampilkan semua aktivitas tim sales secara real time.

– Memudahkan operasional sales

Sales tracker atau pemantau penjualan dapat membantu memudahkan operasional penjualan secara real-time.

Pasalnya, agen sales dapat melakukan check-in outlet dan sell-through secara mudah serta real time menggunakan mobile apps yang tersedia.

Jadi, operasional penjualan tidak membutuhkan waktu yang lama dan berbelit untuk dapat diselesaikan.

– Mengukur kinerja pegawai

Setiap perusahaan berharap semua pegawainya dapat bekerja optimal. Tujuannya agar bisa mendapatkan keuntungaan yang lebih banyak.

Namun sebelum itu, Anda perlu mengukur kinerja masing-masing pegawai. Dengan begitu, manajer dapat memaksimalkan potensi pegawai.

– Melacak keberhasilan Bisnis

Sales tracking system yang efektif untuk memantau performance bisnis secara real time.

Dari informasi yang terkumpul, Anda bisa menganalisis tingkat keberhasilan bisnis. Termasuk bahan pertimbangan untuk menyusun strategi mengembangkan bisnis yang lebih baik.

– Membuat laporan secara otomatis

Sistem sales tracking memiliki fitur laporan mengenai semua aktivitas penjualan.

Laporan ini menampilkan semua data penjualan dan kinerja karyawan. Laporan tersebut dapat diakses oleh manager secara real time.

– Memperoleh insight yang detail dan mendalam

Dengan kemampuan sales tracking, tim penjualan dapat memperoleh wawasan dan perspektif holistik terkait penjualan. Tim sales dapat mengetahui hal apa saja yang terjadi dalam sales funnel.

– Meningkatkan kepuasan pelanggan

Wawasan yang  tim penjualan peroleh melalui sales tracking dapat membantu tim penjualan untuk memperbaiki atau meningkatkan setiap tahapan perjalanan pelanggan. Sehingga pelanggan nantinya dapat memiliki pengalaman yang positif dan merasa puas.

– Meningkatkan produktivitas dan pendapatan tim sales

Kepuasan pelanggan tentu akan menghasilkan penjualan dan pendapatan yang lebih besar bagi tim sales.

Namun selain itu, wawasan dari aplikasi sales tracking juga dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas tim penjualan.

Selain itu, aplikasi ini juga mampu membuat tim sales untuk lebih fokus pada pekerjaan atau tugas yang lebih penting.

Sehingga, produktivitas dan kinerja tim penjualan juga akan meningkat dengan sebaik mungkin.

– Menghemat biaya operasional perusahaan

Manfaat sales tracking system yang tak kalah penting lainnya adalah membantu menghemat biaya operasional perusahaan.

Dengan demikian, bisnis dapat menggunakannya untuk kebutuhan lain yang lebih penting.

Apa Saja Fitur Sales Tracking System?

Sistem sales tracking yang baik memiliki banyak fitur unggulan yang mendukung peningkatan bisnis Anda.

Fitur- fitur tersebut membantu teknik sales berfungsi dengan baik. Berikut adalah fitur yang wajib dimiliki aplikasi sales tracking:

1. Akses Mobile

Pengguna aplikasi sales tracking dapat mengakses aplikasi di mana saja dan kapan saja secara mudah.

Dengan adanya akses mobile, pengguna dapat dengan mudah membuka aplikasi di perangkat seluler seperti HP.

2. Reporting detail

Fitur ini dapat membantu tim penjualan utnuk memperoleh detail laporan penjualan dengan mudah dan cepat secara otomatis.

Jadi, tim penjualan tidak perlu lagi repot-repot untuk melakukan analisis penjualan secara manual.

3. Manajemen prospek

Banyaknya target audiens mungkin akan membuat tim penjualan merasa kebingungan tentang prospek mana saja yang memiliki potensial tinggi untuk menjadi pelanggan.

Namun itu tidak akan lagi terjadi dengan adanya fitur manajemen prospek pada aplikasi sales tracking, yang dapat membantu bisnis atau tim penjualan untuk mengelola mana saja prospek potensial untuk bisnis.

4. Otomatisasi dokumen

Otomatisasi dokumen dapat membantu tim penjualan untuk menciptakan efisiensi dan meningkatkan produktivitas.

Hal ini dapat terwujud dengan cara mengotomatiskan proses manual seperti pengelolaan dokumen yang memakan banyak waktu.

5. Integrasi aplikasi sales dengan Omnichannel

Fitur integrasi memungkinkan Anda untuk menghubungkan aplikasi sales dengan berbagai sistem pendukung bisnis lainnya, seperti Sistem Omnichannel.

Dengan demikian, Anda dapat memperbarui dan menyinkronkan informasi mengenai pelanggan Anda secara mudah.

6. Live Sales GPS tracking

Fitur GPS tracking dapat membantu manajer penjualan untuk memantau dan melacak keberadaan tim penjualan yang sedang berada di lapangan secara mudah.

Tidak hanya itu saja, fitur ini juga memiliki fungsi untuk absensi tim sales dengan sistem check-in dan check-out.

Dapatkan Sales Tracking System Terbaik Sekarang!

Sales tracking system mambantu bisnis melacak penjualan dan kinerja karyawan.

Informasi yang tersimpan pada sistem sales tracker dapat memudahkan bisnis untuk menyusun strategi penjualan yang lebih baik. Sehingga bisinis bisa mendapatkan keuntungan optimal.

Sistem sales tracking ini dapat dimiliki melalui aplikasi CRM dari Mekari Qontak.

Aplikasi Qontak memiliki fitur canggih yang memudahkan Anda untuk memantau aktivitas penjualan dan kinerja karyawan secara real time.

Lebih 3500+ perusahaan menggunakan Mekari Qontak untuk menangani penjualan dan bisnsi mereka. Terlebih, Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.