Mekari Qontak
Customer Service

Panduan Customer Record Management untuk Pemula

akses data pelanggan-customer record management

Customer record management dapat membantu bisnis dalam mengelola informasi pelanggan dalam platform terpadu. Pasalnya bagi bisnis, informasi pelanggan sangatlah penting untuk memahami kebutuhan pelanggan dan menjalin hubungan lebih dekat. Artinya, dengan customer record management system, bisnis dapat memberikan pelayanan lebih baik sesuai kebutuhan pelanggan.

Selain itu, customer record management juga memiliki banyak manfaat seperti mendatangkan prospek, mengotomatiskan alur kerja, meningkatkan produktivitas dan banyak lainnya. Maka dari itu, banyak bisnis besar telah menggunakan aplikasi ini sebagai aplikasi data pelanggan.

Untuk selengkapnya, yuk simak pembahasan tentang pengertian, manfaat, cara kerja customer record management, dan tipsnya di artikel berikut ini!

Image CTA aplikasi CRM


Apa itu Customer Record Management?

Customer record management adalah sistem yang digunakan bisnis untuk mengelola informasi pelanggan mulai dari penerimaan hingga penggunaannya untuk kepentingan bisnis.

Informasi apapun yang berkaitan dengan pelanggan akan disimpan dan dicatat sebagai bukti transaksi bisnis apapun seperti laporan akhir, dokumen anggaran, neraca perusahaan, email yang merujuk pada suatu tindakan, peta misi lapangan, dan lainnya.

Baca Juga: 12 Cara Mendapatkan Database Pelanggan


Mengapa Customer Record Management Penting bagi Bisnis?

Customer record management dapat mempermudah bisnis untuk mengelola data pelanggan yang kompleks, dan memastikan bahwa detail tentang pelanggan berada di satu tempat serta dapat diakses dengan mudah oleh mereka yang membutuhkannya.

Sebab manajemen informasi yang buruk dapat menyebabkan turunnya produktivitas, biaya berlebih, kelebihan data, dan banyak lagi. Oleh karena itu, sangat penting bagi bisnis untuk memiliki customer record management yang baik. Salah satunya dengan menggunakan record management system. 

Aplikasi record management juga memungkinkan bisnis untuk menambahkan aktivitas seperti tindak lanjut prospek baru, melacak riwayat interaksi pelanggan, mengelompokkan pelanggan berdasarkan kriteria tertentu dan banyak lagi.


Apa Tujuan Dilakukannya Customer Record Management?

Tujuan utama customer record management adalah untuk melakukan tata kelola organisasi, manajemen risiko, dan penyesuaiaan organisasi yang lebih luas, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan aktivitas organisasi perusahaan dan pengurangan risiko yang mungkin terjadi.

Pasalnya untuk bisnis besar, tidak mungkin melacak setiap informasi pelanggan dengan bantuan spreadsheet sederhana. Mereka membutuhkan strategi dan pencatatan yang tepat untuk menjaga semuanya terorganisir dan tersedia bagi semua orang yang berkepentingan.

Sederhananya, dengan penyimpanan dan pengelolaan data yang teratur dan rapi, maka iformasi pelanggan dapat dengan mudah diakses untuk kebutuhan bisnis serta audit.


Informasi Apa Saja yang Harus Direkam oleh Bisnis?

Setidaknya terdapat 3 (tigas) jenis informasi atau data yang harus direkam dan disimpan oleh bisnis, antara lain:

1. Informasi dasar

Yang paling dasar dan cukup sederhana adalah informasi dasar tentang pelanggan Anda. Ini termasuk informasi seperti; nama, nama keluarga, alamat pos, perusahaan tempat mereka bekerja, nomor telepon kontak, email, dan terakhir, metode pembayaran yang disukai.

2. Informasi lebih lanjut

Selain informasi dasar, Anda juga perlu menambahkan informasi relevan lainnya yang dapat Anda temukan tentang pelanggan Anda. Ini akan membantu Anda memberikan layanan yang lebih dipersonalisasi untuk klien tertentu.

Misalnya seperti kapan kemunginkan mereka akan membeli produk, kemungkinan produk atau layanan yang mereka sukai, dan masih banyak lagi.

3. Data penjualan

Bagian terpenting dari data pelanggan adalah Anda harus memiliki riwayat hubungan komersial dengan pelanggan, berdasarkan data yang diharapkan, penjualan yang dilakukan, dan perbedaan di antara keduanya.

Anda dapat merekam riwayat ini berdasarkan basis bulanan atau tahunan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Baca Juga: Pengertian Big Data, Manfaat, dan Cara Kerjanya


Bagaimana Cara Kerja Customer Record Management?

Customer record management bekerja dengan cara melacak tindakan calon pelanggan potensial melalui media sosial, email, dan saluran situs web. Sistem akan mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang prospek, kemudian membantu Anda untuk memandu prospek melalui pipeline.

Selain mengumpulkan informasi prospek, customer record software juga mampu mengotomatisasi interaksi dengan pelanggan dan antar anggota tim, menyederhanakan proses bisnis, dan meningkatkan performance tenaga penjualan.

Record management system juga mudah dihubungkan dengan aplikasi lainnya seperti telepon, email, WhatsApp, sosial media dan lainnya. Integrasi tersebut membuat semua interaksi yang dilakukan customer service Anda dapat terekam, seperti banyaknya pelanggan hingga semua riwayat percakapan.


Seperti Apa Proses Record Management?

Proses record management terdiri dari siklus hidup data, mulai dari pembuatan, penggunaan dan pemeliharaan, hingga pemusnahan atau pelestarian data pelanggan.

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah tahapan proses record management:

– Merekam atau menerima informasi

Tahapan yang pertama dari proses record management adalah membuat atau menerima informasi yang berkaitan dengan tarnsaksi atau aktivitas bisnis. Ini termasuk informasi pelanggan, transaksi penjualan, dan aktivitas yang lainnya yang dilakukan oleh bisnis atau perusahaan.

– Menggunakan dan memodifikasi data

Dalam tahapan ini, data akan digunakan oleh karyawan dan didistribusikan kepada karyawan. Tahapan ini bervariasi tergantung pada sifat data, tetapi tingkat penggunaan akhirnya menurun saat data memasuki tahap tidak aktif.

– Menjaga atau melindungi data

Setiap data akan dilengkapi dengan klasifikasi keamanan yang sesuai dan diatur sesuai dalam lemari arsip atau platform digital untuk melindungi data dari akses dan kerusakan yang tidak sah.

-Membuang atau menghancurkan data

Apabila data yang dimiliki sudah tidak aktif, maka data tersebut kemungkinan akan dibuang atau dihancurkan sesuai dengan aturan atau kebijakan perusahaan. Tujuannya adalah untuk memberi ruang bagi penyimpanan baru dan mengupdate data yang dimiliki.

– Menyimpan data

Beberapa data harus disimpan secara permanen dan dalam kasus ini, mereka akan dipindahkan ke database. Penting untuk diketahui bahwa data-data ini diindeks dan dapat dicari untuk memfasilitasi pengambilan data jika diperlukan nantinya.


Apa Manfaat Customer Record Management?

Manfaat utama customer record management adalah mengelola informasi pelanggan yang dibutuhkan tenaga penjualan, tim pemasaran, spesialis dukungan pelanggan, dan siapa saja yang berhubungan dengan pelanggan di perusahaan.

Selain itu, masih banyak manfaat penggunaan customer record management antara lain:

– Informasi terpusat

Customer record management mengumpulkan semua informasi pelanggan seperti nomor telepon, alamat email, dan informasi perusahaan dalam satu platform.

Anda dan tim dapat dengan mudah untuk mengakses dan melacak informasi tersebut. Hal ini membantu Anda memahami kebutuhan pelanggan lebih dalam sehingga bisa memberikan pelayanan pelanggan terbaik.

– Melacak tugas

Record management system mampu menyederhanakan alur kerja, sehingga bisa menghemat waktu. Meski begitu, Anda tetap dapat memantau seluruh aktivitas karyawan Anda. Hal ini untuk memastikan tidak ada pelanggan yang terabaikan.

– Membuka peluang penjualan lebih luas

Customer record system dapat melacak pola pembelian dan memberikan wawasan tentang tema dan tren yang digemari pelanggan.

Analisis semacam itu dapat membantu mengembangkan rencana dan strategi pengembangan bisnis untuk mendorong lebih banyak penjualan pada periode waktu tertentu.

– Personalisasi komunikasi

Data yang dikumpulkan record management system dapat dimanfaatkan untuk menjalin komunikasi dengan pelanggan yang dipersonalisasi. Pasalnya menurut sebuah studi oleh Infosys sekitar 86% pelanggan mengatakan personalisasi berperan dalam keputusan pembelian mereka.

Anda bisa mulai menyapa pelanggan dengan nama depan mereka di email email atau media personalized marketing lainnya.

– Meningkatkan Retensi

Cara lain customer record system dapat meningkatkan retensi di antara pelanggan Anda yang sudah ada. Dengan kemampuannya mengumpulkan informasi perilaku pelanggan.

Memiliki wawasan tentang perilaku pelanggan dapat membantu Anda mengembangkan rencana atau program untuk mempertahankan pelanggan yang sudah ada.


Tips Menjaga Kualitas Database Pelanggan

Sebagai pebisnis, Anda tentu ingin memberikan layanan terbaik untuk pelanggan. Sebab jika tidak, Anda berisiko akan kehilangan pelanggan. Oleh karena itu, Anda perlu menjaga kualitas database pelanggan dengan menggunakan customer record software yang menyimpan dan mengelola data pelanggan Anda secara otomatis.

Namun, selain menggunakan customer record system, Anda juga dapat mengikuti beberapa tips menjaga kualitas database pelanggan di bawah ini:

1. Menangkap data dengan benar

Tips menjaga kualitas data pelanggan yang pertama adalah dengan capture atau merekam semua detail pelanggan Anda secara akurat dan pastikan semuanya dieja dengan benar.

Data yang diambil dengan benar dapat memberi Anda dasar yang kuat untuk database Anda. Dengan demikian, nantinya Anda hanya perlu terus memantau setiap perubahan yang berkaitan dengan data pelanggan Anda.

2. Melakukan audit secara berkala

Kemudian, Anda juga perlu melakukan audit secara berkala. Siapkan proses untuk memeriksa data Anda secara teratur, baik itu mingguan, bulanan, atau periode tertentu sesuai dengan kebutuhan bisnis dan ukuran basis data pelanggan Anda.

Hal ini akan membantu Anda untuk menjaga kualitas data Anda secara konsisten dan menjaga informasi tetap up to date.

3. Menghubungi basis data Anda sesering mungkin

Semakin Anda tetap berhubungan dengan kontak yang Anda miliki, makan akan semakin kecil kemungkinan hubungan dengan mereka menjadi dingin.

Jika Anda sering berhubungan dengan kontak atau pelanggan, Anda dapat mengajukan pertanyaan, membuat pembaruan yang diperlukan di database Anda, dan mengundang mereka untuk memberi tahu Anda ketika keadaan mereka berubah.

4. Menggunakan data-cleansing software

Data-cleansing software dapat membantu Anda untuk membersihkan, mengoreksi, dan menghapus duplikat dari database yang Anda miliki. Perangkat ini juga dapat menyoroti kesalahan apa pun, menstandarkan pemformatan data Anda, dan memvalidasi alamat email.

Beberapa customer record system atau data management platform juga memiliki fitur data-cleansing yang memudahkan Anda untuk menyaring mana data yang relevan dan tidak.

5. Biarkan pelanggan membuat pembaruan

Memberikan pelanggan Anda kesempatan untuk memperbarui detail kontak atas kemauan mereka sendiri akan membantu Anda untuk menghilangkan beberapa pekerjaan manual yang merepotkan.

Dalam hal ini, Anda dapat menyertakan tautan di email yang mengarahkan pelanggan ke portal online untuk memperbarui detail kontak, mengirimkan survei, atau mengirimkan pesan yang meminta mereka untuk menghubungi jika ada detail mereka yang berubah.

Kemudian Anda hanya perlu mencocokkannya dengan database Anda dan membuat perubahan yang diperlukan.

Baca Juga: Customer Data Platform (CDP): Definisi, Jenis, dan Contoh Penerapannya


Tingkatkan Layanan Pelanggan dengan Customer Record Management Sekarang!

Omnichannel CRM Qontak by Mekari

Customer record management system telah banyak digunakan bisnis untuk mengelola informasi pelanggan yang kompleks. Pasalnya informasi pelanggan sangatlah penting untuk memahami pelanggan sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan atau menyusun strategi bisnis yang lebih efektif dan efisien.

Banyaknya kemampuan tersebut tidak lepas dari dukungan fitur canggih yang dimiliki customer record software. Mekari Qontak menyediakan aplikasi CRM terbaik yang berfungsi sebagai customer record management yang memiliki fitur lengkap.

Fitur Mekari Qontak dapat mempermudah Anda untuk menyimpan, mengelola, dan melacak informasi pelanggan. Jadi Anda dapat dengan mudah mengakses informasi tersebut untuk memberikan layanan pelanggan terbaik, bahkan melalui perangkat mobile.

Kelebihan aplikasi CRM Mekari Qontak juga dapat dihubungkan dengan aplikasi bisnis lainnya seperti WhatsApp API yang dilengkapi dengan fitur WA blast. Sangat menarik bukan?

Jadi tunggu apa lagi? COBA GRATIS Aplikasi CRM Mekari Qontak dan dapatkan FREE TRIAL selama 14 hari.

Hubungi Mekari Qontak sekarang!

 

Related Articles

WhatsApp WhatsApp Sales