Chatbot AI untuk Perhotelan: Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya

Dalam industri perhotelan yang semakin berkembang, layanan yang cepat, responsif, dan personal menjadi faktor utama dalam meningkatkan kepuasan tamu. Salah satu inovasi yang kini banyak diadopsi adalah Chatbot AI.

Artikel ini akan membahas pengertian chatbot AI, cara kerjanya, manfaatnya bagi hotel, serta bagaimana teknologi ini dapat diterapkan untuk memberikan layanan yang lebih cerdas dan efisien.

Apa Itu Chatbot AI untuk Hotel?

Chatbot AI dalam industri perhotelan adalah asisten virtual berbasis kecerdasan buatan yang memungkinkan hotel berkomunikasi dengan tamu secara otomatis melalui teks atau suara. Dengan dukungan Natural Language Processing (NLP) dan Machine Learning, chatbot dapat memahami pertanyaan tamu dan memberikan jawaban yang relevan dalam hitungan detik.

Baca juga: Apa itu Chatbot? Berikut Fungsi, dan Cara Kerjanya

Manfaat Menggunakan AI Chatbot untuk Hotel

Manfaat penerapan chatbot AI dalam industri perhotelan sangat beragam. Teknologi ini membantu hotel meningkatkan efisiensi operasional sekaligus meningkatkan kualitas layanan tamu. Berikut penjelasan manfaat yang lebih spesifik:

1. Layanan 24/7 Tanpa Henti

Chatbot AI memungkinkan hotel memberikan layanan 24 jam sehari, selama 7 hari dalam seminggu, bahkan di luar jam kerja staf. Sehingga, Mereka tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka.

2. Efisiensi Operasional yang Lebih Baik

Dengan chatbot yang menangani pertanyaan dasar dan permintaan reservasi otomatis, staf hotel dapat lebih fokus pada layanan tamu yang lebih kompleks, seperti menangani keluhan atau memastikan pengalaman menginap yang lebih nyaman.

Bahkan sebuah survei menunjukan hampir 75% percakapan dengan chatbot selesai tanpa perlu dialihkan ke staf manusia.

3. Pengalaman Tamu yang Lebih Personal dan Cepat

Bagi bisnis hotel, pengalaman tamu menjadi perhatian utama. Hotel perlu memastikan bahwa tamu bisa mendapatkan apa yang mereka butuhkan dalam satu kali panggilan.

Chatbot AI dapat mengenali riwayat interaksi tamu dan menawarkan layanan yang disesuaikan, seperti rekomendasi aktivitas, restoran, atau paket promo yang relevan.

Baca juga: Perilaku Konsumen dalam Industri Perhotelan: Tren, Faktor, & Solusi

4. Pengurangan Biaya Operasional

Penggunaan chatbot AI untuk perhotelan secara signifikan mengurangi kebutuhan tenaga kerja manusia untuk layanan pelanggan, terutama di bagian resepsionis dan customer service. Hal ini dapat mengurangi biaya operasional hotel.

Mengutip dari Invespcro bahwa penerapan teknologi chatbot dapat mengurangi biaya layanan pelanggan hingga 30%.

Jadi, jika Anda memiliki tim yang terdiri dari 15 agen dukungan pelanggan. Dengan rata-rata gaji seorang staf layanan pelanggan di Jakarta sekitar Rp4.3 juta per bulan, Anda perlu mengeluarkan biaya mencapai sekitar Rp64,5 juta per bulan (4,3*15) hanya untuk menggaji karyawan.

Sementara dengan menerapkan chatbot, Anda dapat menghemat sekitar 30% atau lebih, yang setara dengan penghematan sebesar Rp.19,35 per bulan atau 232,2 juta per tahun.

Baca juga: Cara Efektif Menghemat Biaya Operasional Perusahaan

5. Pengumpulan dan Analisis Data Pelanggan yang Mendalam

Chatbot AI dapat mengumpulkan data percakapan untuk membantu hotel memahami tren permintaan tamu, sehingga strategi pemasaran dan layanan dapat dioptimalkan berdasarkan kebutuhan pelanggan.

6. Penanganan Permintaan Lintas Bahasa

Chatbot AI dapat berkomunikasi dalam berbagai bahasa, memberikan pengalaman yang lebih nyaman bagi tamu internasional yang tidak berbicara dalam bahasa lokal.

Tipe Chatbot di Industri Hotel

Berikut adalah beberapa jenis chatbot AI untuk perhotelan berdasarkan peran atau tugasnya

1. Chatbot Pemesanan Kamar

Pertama, chatbot paling sering digunakan untuk membantu memesan kamar. Chatbot jenis ini juga dapat mengelola seluruh proses pemesanan mulai mengecek ketersediaan kamar hingga memperbarui status pemesan.

Selain itu, chatbot AI untuk hotel ini bisa memberikan rekomendasi sesuai dengan preferensi tamu, mulai dari tipe kamar hingga fasilitas tambahan seperti spa atau restoran.

Baca juga: Aplikasi Chatbot AI Terbaik untuk Bisnis Digital

2. Chatbot Pelayanan Tamu

Chatbot jenis ini bisa berperan sebagai butler virtual yang menangani berbagai permintaan tamu. Layaknya seorang butler, chatbot dapat menawarkan layanan tamu yang dipersonalisasi dengan dukungan multibahasa selama 24/7.

Misalnya saja, tamu bisa meminta bantuan chatbot untuk pemesanan kamar hotel, merekomendasikan aktivitas dan atraksi, memfasilitasi peningkatan kamar, hingga menawarkan fasilitas hotel lainnya.

Semua hal tersebut bisa chatbot lakukan untuk memastikan kenyamanan tamu selama menginap.

3. Chatbot Pemandu Wisata Lokal

Selain melayani dalam hotel, chatbot juga bisa berperan sebagai pemandu wisata lokal. Dalam hal ini, chatbot dapat memberikan informasi tentang atraksi lokal, acara yang sedang berlangsung, restoran terdekat, dan rekomendasi aktivitas tanpa harus bertanya langsung kepada staf hotel.

Misalnya, jika seorang tamu ingin tahu tentang tempat makan terbaik di dekat hotel atau aktivitas menarik untuk dilakukan di siang hari, mereka cukup mengajukan pertanyaan ke chatbot.

4. Chatbot FAQ (Frequently Asked Questions)

Peran terakhir dari chatbot hotel AI adalah menjawab pertanyaan yang sering diajukan. Hal ini cukup sederhana karena chatbot hotel tidak memerlukan teknologi AI untuk menjadi sumber FAQ.

Adapun FAQ yang dimaksud meliputi kebijakan check-in/check-out, fasilitas hotel, hingga kebijakan pembatalan. Meski sederhana, kemampuan chatbot untuk merespon FAQ penting mengingat tamu hotel tidak perlu menghadapi antrian panjang untuk berinteraksi dengan staf manusia.

Baca juga: WhatsApp API untuk Industri Perhotelan: Manfaat & Cara Integrasi

Alur Perjalanan Interaksi Tamu dengan Chatbot Hotel

Dalam perjalanan menginap di hotel, tamu akan melewati serangkaian proses. Semua proses tersebut bisa dibantu dengan chatbot AI untuk perhotelan seperti berikut:

1. Sebelum Menginap (Pre-Stay)

Tahap awal dimulai saat tamu menghubungi pihak hotel untuk pemesanan kamar. Dalam tahap ini, sebagian tamu mungkin memerlukan berbagai informasi seperti ketersediaan kamar, fasilitas hotel, atau rekomendasi tujuan wisata.

Chatbot bisa merespon pertanyaan tersebut dengan cepat, termasuk membantu proses reservasi kamar.

Perlu diketahui bahwa 70% tamu berinteraksi dengan chatbot hotel mereka sebelum tiba di lokasi. Angka ini bahkan meningkat setelah tamu sampai di hotel.

Fakta tersebut menunjukkan peran chatbot sangat penting untuk menjaga komunikasi tamu dengan pihak hotel. Bahkan 2 dari 10 tamu telah membeli layanan tambahan melalui chatbot sebelum tiba di hotel.

2. Selama Tamu Menginap (During Stay)

Tugas chatbot AI berlanjut selama tamu menginap di hotel. Dalam hal ini, chatbot bertanggungjawab merespon permintaan tamu secara cepat, seperti meminta layanan kamar, perpanjangan waktu check-out, atau menanyakan fasilitas hotel.

Kemudian staf akan memproses permintaan dan laporan yang masuk melalui chatbot. Dengan kemampuan multimodal, chatbot dapat melaporkan masalah seperti lampu yang rusak dengan mengirim foto, sehingga tim teknis bisa segera melihat dan memperbaikinya tanpa penundaan.

Dengan mengalihkan pertanyaan dan permintaan rutin ke chatbot, staf hotel dapat lebih fokus pada tugas yang lebih penting. Bahkan sekitar 75% percakapan dapat chatbot selesaikan tanpa perlu campur tangan manusia.

3. Pasca Menginap (Post-Stay)

Setelah tamu meninggalkan hotel, chatbot bisa diatur untuk mengirim survei kepuasan tamu atau mengingatkan tamu untuk memberikan ulasan. Ulasan tersebut membantu manajemen untuk berbenah meningkatkan pelayanan hotel secara keseluruhan.

Sementara untuk menjaga hubungan, chatbot juga bisa digunakan untuk mengirimkan newsletter atau promo menarik kepada tamu yang sudah lama tidak berinteraksi.

Penggunaan chatbot dinilai lebih efektif daripada email. Hal ini dikarenakan tingkat pembukaan pesan yang dikirim oleh chatbot dapat mencapai 80-90%, jauh lebih tinggi dibandingkan dengan tingkat pembukaan email.

Baca juga: Cara Tingkatkan Inquiry Bisnis Saat Liburan dengan CTWA & Chatbot AI

Cara Kerja Chatbot AI di Hotel

Implementasi Chatbot AI dalam operasional hotel melibatkan beberapa langkah kunci:

1. Pemahaman Bahasa Alami (Natural Language Processing – NLP): Chatbot menganalisis input dari tamu untuk memahami maksud dan konteks percakapan, memungkinkan respons yang relevan dan tepat waktu.
2. Integrasi dengan Sistem Manajemen Hotel: Chatbot terhubung dengan sistem internal hotel seperti Property Management System (PMS) untuk mengakses informasi real-time mengenai ketersediaan kamar, harga, dan layanan lainnya.
3. Pembelajaran Mesin (Machine Learning): Melalui interaksi yang berkelanjutan, chatbot belajar dari percakapan sebelumnya untuk meningkatkan akurasi dan kualitas respons di masa mendatang.

Tingkatkan Pengalaman Tamu dengan Implementasi Chatbot AI di Hotel Anda Sekarang

Penerapan Chatbot AI dalam industri perhotelan bukan hanya tentang mengikuti tren teknologi, tetapi juga merupakan strategi efektif untuk meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan tamu.

Dengan layanan yang responsif, personalisasi, dan efisiensi operasional yang ditingkatkan, Chatbot AI menjadi investasi berharga bagi hotel yang ingin tetap kompetitif di era digital ini.

Mekari Qontak menyediakan chatbot AI terbaik untuk meningkatkan layanan bisnis Hotel Anda. Produk Mekari Qontak ini memiliki fitur lengkap untuk membantu merespon kebutuhan tamu selam 24/7. Anda juga bisa mengkustomisasi chatbot Mekari Qontak sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Hubungi kami untuk coba demo chatbot terbaik di Indonesia atau konsultasi kebutuhan bisnis Anda gratis dengan tim Mekari Qontak sekarang.