6 Cara Mudah Booking Hotel Via WhatsApp dan Tips Reservasi secara Aman

Tren digitalisasi di industri perhotelan saat ini semakin pesat, hal ini ditandai dengan semakin banyaknya hotel yang mengadopsi WhatsApp sebagai channel reservasi utama. 

Bukan tanpa alasan. WhatsApp menawarkan komunikasi yang cepat, personal, dan langsung ke para calon tamu tanpa harus berpindah-pindah aplikasi atau membuka banyak tab.

Bagi pemilik hotel, tim marketing, maupun tim sales, penggunaan WhatsApp sebagai channel reservasi terbukti mampu meningkatkan response time sekaligus mempercepat proses deal yang pada akhirnya mampu mendorong konversi booking secara signifikan. 

Oleh karena itu, Mekari Qontak Blog hadir untuk memandu Anda mengoptimalkan potensi ini guna memberikan pengalaman terbaik bagi tamu Anda sekaligus meningkatkan efisiensi operasional hotel.

Anda dapat mempelajari seluruh langkah praktis dan panduan lengkapnya melalui ulasan yang telah kami rangkum di bawah ini. Pastikan Anda menyimaknya sampai tuntas.

---

Keuntungan Booking Hotel via WhatsApp

Menggunakan WhatsApp sebagai channel reservasi bukan sekadar mengikuti tren. Ada berbagai manfaat yang akan dirasakan oleh tamu sekaligus tim hotel, berikut beberapa di antaranya:

1. Proses Lebih Cepat dan Langsung

Dengan WhatsApp, hota akan lebih mudah dalam berkomunikasi dengan tamu secara langsung tanpa perlu repot mengisi form panjang di website atau menunggu balasan email.

Cukup kirim pesan seperti:

“Halo, saya ingin booking kamar untuk tanggal 20–22 Februari.”

Dalam hitungan detik, tamu bisa langsung mendapatkan respon baik dari staf customer service hotel maupun dari chatbot otomatis.

Bagi hotel, efisiensi seperti ini sangat membantu untuk memastikan bahwa:

• Lead tidak terlewat
• Proses follow-up lebih cepat
• Potensi closing lebih tinggi

Semakin cepat respons yang diberikan, maka akan semakin besar pula kemungkinan calon tamu melakukan direct booking melalui WhatsApp.

2. Komunikasi Lebih Mudah dan Interaktif

Berbeda dengan email yang cenderung formal dan satu arah, WhatsApp merupakan channel yang memudahkan hotel Anda dalam menjalin komunikasi dua arah yang lebih natural dan interaktif.

Dengan begitu, tamu bisa:

• Bertanya tentang tipe kamar
• Meminta foto tambahan
• Menanyakan promo
• Negosiasi paket tertentu

Sementara itu, hotel bisa:

• Mengirim katalog kamar
• Mengirim brosur digital
• Menawarkan paket bundling
• Mengirim voice note atau gambar

Interaksi yang terjalin ini membuat komunikasi terasa lebih personal dan efektif untuk membantu membangun kepercayaan pelanggan/tamu lebih cepat lagi.

3. Balasan yang Lebih Cepat Dibanding Email

Secara umum, pengguna WhatsApp cenderung akan membuka dan membaca pesan dalam waktu singkat. Oleh karenanya, open rate WhatsApp jauh lebih tinggi dibanding email.

Jika hotel menggunakan WhatsApp Business API yang terintegrasi dengan chatbot hotel reservasi, maka:

• Balasan bisa otomatis dalam hitungan detik
• Tidak tergantung jam operasional
• Tidak perlu menunggu staf online

Bagi tim sales dan reservasi, ini sangat membantu untuk menangani lonjakan pertanyaan di jam sibuk tanpa membuat tamu menunggu terlalu lama.

4. Lebih Personal dan Fleksibel

WhatsApp bisa memberi ruang komunikasi yang lebih santai dan fleksibel kepada tamu Anda. Caranya yaitu dengan menyapa tamu dengan nama, mengingat preferensi sebelumnya, bahkan menawarkan promo khusus untuk mereka.

Contohnya:

• “Halo Pak Andi, untuk tanggal tersebut tersedia Deluxe Room dengan promo weekday.”
• “Kami punya paket anniversary lengkap dengan dekorasi kamar, apakah Bapak/Ibu tertarik?”

Pendekatan personal seperti ini meningkatkan customer experience sekaligus memperbesar peluang up selling dan cross selling.

5. Bukti Reservasi Tersimpan di Chat

Semua percakapan, detail harga, tanggal menginap, hingga bukti transfer tersimpan langsung di riwayat chat.

Hal ini dapat membawa keuntungan untuk hotel Anda, seperti:

• Tamu tidak perlu mencari email konfirmasi
• Hotel memiliki dokumentasi percakapan
• Mengurangi risiko miskomunikasi

Jika sistem reservasi hotel WhatsApp sudah terintegrasi dengan sistem internal seperti CRM hotel, maka bukti booking juga bisa dikirim dalam bentuk e-voucher atau PDF secara otomatis.

---

Cara Booking Hotel via WhatsApp dengan Mudah

Pada bagian ini, kita akan membahas cara booking hotel via WhatsApp dari sudut pandang tamu yang dilayani oleh Chatbot. 

Skema ini sudah umum digunakan hotel yang memanfaatkan WhatsApp Business API dan terhubung dengan sistem reservasi hotel WhatsApp secara otomatis.

1. Menemukan Nomor WhatsApp Resmi Hotel

Langkah pertama tentu saja menemukan nomor WhatsApp resmi hotel. Tamu biasanya menemukan nomor ini melalui:

• Website resmi hotel
• Profil Google Maps (Google My Business)
• Bio Instagram atau Facebook
• Halaman OTA (Online Travel Agent)
• Iklan digital (Facebook Ads, Google Ads)
• Brosur atau materi promosi lainnya

Selanjutnya calon tamu perlu memastikan nomor yang tercantum adalah nomor WhatsApp Business resmi, bukan nomor pribadi staf.

Nomor resmi hotel umumnya:

• Menggunakan WhatsApp Business API
• Memiliki profil bisnis yang lengkap
• Terkadang memiliki centang hijau/biru (verified business)
• Terhubung dengan Chatbot hotel reservasi

Jika sudah terintegrasi dengan sistem Chatbot, maka saat tamu mengirim pesan pertama, mereka akan langsung dilayani otomatis tanpa harus menunggu staf online.

2. Mulai Chat dengan Hotel

Setelah menemukan nomor resmi, tamu cukup mengirim pesan sederhana seperti:

• “Halo”
• “Saya ingin booking kamar”
• “Ada kamar untuk tanggal 10–12 Maret?”

Dalam hitungan detik, Chatbot akan membalas secara otomatis.

Biasanya pesan pertama yang diberikan oleh sistem Chatbot berisi:

• Sapaan ramah
• Perkenalan singkat sebagai asisten virtual hotel
• Pilihan menu layanan (Booking kamar, Cek promo, Info fasilitas, dll.)

Di sini, chatbot berperan sebagai resepsionis digital yang siap melayani 24 jam tanpa jeda.

3. Pilih Layanan dan Mulai Input Data Reservasi

Setelah memilih menu “Booking Kamar”, chatbot akan mulai mengumpulkan data reservasi secara bertahap.

Biasanya chatbot akan menanyakan:

• Tanggal check-in
• Tanggal check-out
• Jumlah tamu
• Jumlah kamar
• Nama pemesan

Salah satu keunggulan sistem Chatbot ini adalah fitur quick reply atau tombol pilihan. Artinya, tamu tidak perlu repot-repot mengetik panjang. Mereka cukup:

• Klik tanggal
• Pilih jumlah tamu
• Tekan opsi kamar

Proses ini jauh lebih cepat, praktis, dan minim kesalahan input dibanding proses manual. Jika terhubung dengan sistem reservasi hotel WhatsApp, data yang diinput tamu juga akan langsung masuk ke sistem backend hotel tanpa perlu dicatat manual oleh staf.

4. Konfirmasi Ketersediaan Kamar dan Harga

Setelah data lengkap, chatbot akan:

• Mengecek ketersediaan kamar secara otomatis
• Menampilkan tipe kamar yang tersedia
• Menampilkan harga sesuai tanggal yang dipilih

Contohnya:

Untuk tanggal 10–12 Maret tersedia:

• Deluxe Room – Rp850.000/malam
• Executive Room – Rp1.200.000/malam

Selain itu, chatbot juga bisa secara otomatis menawarkan:

• Promo weekday
• Paket honeymoon
• Paket meeting
• Tambahan breakfast
• Upgrade kamar dengan selisih harga tertentu

Hal ini menjadikan hotel tidak hanya menerima booking, tetapi juga memiliki peluang besar untuk melakukan up selling dan cross selling secara otomatis.

5. Proses dan Konfirmasi Pembayaran

Setelah tamu memilih kamar, Chatbot akan melanjutkan ke tahap pembayaran. Alurnya biasanya sangat sederhana:

1. Chatbot mengirim ringkasan pesanan
2. Chatbot mengirim link pembayaran atau instruksi transfer
3. Tamu melakukan pembayaran

Jika menggunakan payment gateway terintegrasi, sistem bisa:

• Mendeteksi pembayaran otomatis
• Mengubah status booking menjadi “confirmed”
• Mengirim notifikasi ke sistem internal hotel

Proses ini jauh lebih efisien dibanding konfirmasi manual via screenshot dan pengecekan transfer satu per satu.

6. Konfirmasi Reservasi dan Bukti Booking

Setelah pembayaran terverifikasi, chatbot akan mengirimkan:

• Konfirmasi reservasi
• Detail booking (nama tamu, tanggal, tipe kamar)
• Nomor booking
• E-voucher atau bukti reservasi dalam format digital

Semua informasi tersimpan di riwayat chat, sehingga mudah diakses kapan saja. Tidak hanya berhenti di situ, Chatbot juga dapat:

• Mengirim reminder otomatis sebelum hari check-in
• Memberikan informasi fasilitas hotel
• Menjawab pertanyaan lanjutan tamu

Dengan sistem yang terintegrasi, WhatsApp bukan hanya alat komunikasi, tetapi menjadi bagian dari sistem reservasi hotel WhatsApp yang otomatis dan terukur.

7. Eskalasi Pertanyaan Tamu ke Agen (Opsional)

Jika tamu memiliki pertanyaan khusus seperti:

• Permintaan dekorasi khusus
• Permintaan early check-in
• Komplain atau negosiasi harga
• Kebutuhan event atau group booking

Chat dapat langsung dieskalasi ke staf hotel. Dengan begitu, hotel tetap bisa memberikan 

---

Tips Booking Hotel via WhatsApp untuk Bisnis

Agar proses booking berjalan lancar, aman, dan profesional, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan baik oleh tamu maupun pihak hotel. 

Berikut adalah beberapa tips penting yang bisa diterapkan untuk memaksimalkan penggunaan WhatsApp sebagai channel pemesanan:

1. Pastikan Nomor WhatsApp Hotel yang Resmi

Kepercayaan adalah faktor utama dalam reservasi online. Oleh karena itu Anda perlu memastikan hotel telah menggunakan nomor WhatsApp resmi yang:

• Terdaftar sebagai WhatsApp Business
• Menggunakan WhatsApp Business API
• Memiliki profil bisnis yang lengkap
• Idealnya memiliki centang hijau/biru (verified business)

Penggunaan nomor resmi akan terlihat lebih kredibel sekaligus meningkatkan profesionalisme dan memudahkan integrasi dengan Chatbot hotel reservasi serta sistem backend.

2. Sampaikan Pesan Pembuka yang Jelas

Pesan pertama sangat menentukan kelancaran proses reservasi karena pesan yang singkat dan informatif akan membantu sistem maupun staf bekerja lebih cepat. Berikut contoh pesan yang efektif:

• “Halo, saya ingin booking kamar untuk 15–17 Maret, 2 orang.”
• “Ada promo untuk tanggal 10 April?”

Pesan yang to-the-point membantu chatbot langsung memproses permintaan dengan akurat atau staf segera memahami kebutuhan tamu tanpa harus melalui proses tanya jawab yang berulang. 

Selain itu, hotel Anda juga bisa mengatur greeting message otomatis yang mengarahkan tamu ke menu pemesanan secara sistematis agar waktu respons menjadi jauh lebih efisien.

3. Tanyakan Detail dan Kebijakan Hotel dengan Teliti

Sebelum menyelesaikan pembayaran, sangat penting bagi tamu untuk memahami seluruh ketentuan yang berlaku agar tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari. Berikut beberapa yang perlu dipahami:

• Kebijakan pembatalan (refund/non-refundable)
• Jam check-in & check-out
• Deposit (jika ada)
• Biaya tambahan (extra bed, pajak, service charge)
• Ketentuan khusus (anak-anak, hewan peliharaan, dll.)

Transparansi pada tahap ini terbukti efektif untuk mengurangi risiko komplain sekaligus meningkatkan kepercayaan pelanggan sejak awal interaksi. 

Jika Anda menggunakan chatbot, pastikan seluruh informasi FAQ penting ini sudah dimasukkan ke dalam flow percakapan otomatis agar tamu bisa mendapatkan jawaban instan tanpa harus 

4. Pastikan Mendapatkan Konfirmasi Reservasi Tertulis

Pemesanan baru dianggap valid jika tamu sudah menerima dokumen resmi sebagai bukti transaksi yang sah. Idealnya, seluruh dokumen ini dikirimkan langsung melalui chat WhatsApp agar tamu memiliki catatan tertulis.

Setiap konfirmasi reservasi setidaknya harus mencakup:

• Ringkasan reservasi dan nomor booking.
• Detail tipe kamar serta tanggal menginap yang sesuai.
• Bukti pembayaran resmi atau e-voucher.

Bagi pihak hotel, mengotomatisasi pengiriman konfirmasi melalui sistem reservasi WhatsApp akan sangat membantu dalam mengurangi risiko kesalahan manusia sekaligus mempercepat proses administrasi. 

Hal ini tidak hanya mempermudah kerja tim, tetapi juga memberikan pengalaman yang jauh lebih profesional dan terpercaya di mata tamu Anda.

5. Waspada Penipuan dan Link Palsu

Karena WhatsApp bersifat personal, risiko penipuan tetap menjadi hal penting yang perlu diantisipasi oleh kedua belah pihak. 

Tamu harus selalu memastikan bahwa setiap tautan pembayaran berasal dari domain resmi hotel dan sangat disarankan untuk menghindari transfer ke rekening pribadi yang tidak sesuai dengan nama entitas bisnis.

Beberapa langkah pencegahan utama yang perlu diperhatikan antara lain:

• Memverifikasi keaslian tautan pembayaran sebelum bertransaksi.
• Tidak pernah membagikan kode OTP atau verifikasi kepada siapa pun.
• Memastikan nomor WhatsApp hotel memiliki centang hijau (Official Business Account) sebagai tanda akun resmi.

6. Simpan Riwayat Chat

Riwayat chat adalah bukti kesepakatan tertulis yang krusial bagi kedua belah pihak. Bagi tamu, histori ini memudahkan pengecekan detail pesanan secara mandiri.

Sementara bagi hotel, pesan yang tersimpan berfungsi sebagai dokumentasi resmi untuk melacak interaksi dan sekaligus membantu memahami preferensi pelanggan. 

Dengan WhatsApp Business API, seluruh riwayat percakapan tersimpan otomatis dalam satu dashboard terpusat sehingga monitoring tim menjadi jauh lebih praktis dan akurat.

7. Konfirmasi Kembali Sebelum Hari Check-In

Menjelang hari kedatangan, hotel biasanya mengirimkan pengingat otomatis berisi konfirmasi tanggal, alamat, hingga kontak darurat untuk memastikan kesiapan tamu. 

Momen ini juga menjadi peluang strategis untuk menawarkan layanan tambahan (up selling) seperti jemputan bandara atau paket spa guna meningkatkan pendapatan. 

Dengan dukungan chatbot reservasi, seluruh pesan pengingat ini dapat dikirimkan secara otomatis dan terjadwal tanpa perlu repot melakukan tindak lanjut manual satu per satu.

---

Maksimalkan Layanan Reservasi Tamu Hotel dengan WhatsApp Business API Mekari Qontak

Pemilik hotel atau tim sales kini memerlukan lebih dari sekadar WhatsApp biasa untuk mengoptimalkan pemesanan. Anda membutuhkan sistem resmi dengan yang mampu mengelola banyak pesan sekaligus secara terpusat melalui satu dashboard.

Dengan fitur chatbot otomatis 24 jam yang terintegrasi langsung ke sistem reservasi internal, operasional Anda akan jauh lebih efisien dan profesional.

Oleh karena itu hadir Mekari Qontak yang menyediakan solusi WhatsApp Business API resmi yang membantu hotel membangun sistem reservasi lebih terukur melalui berbagai fitur unggulan. 

Mulai dari akun resmi yang lebih kredibel dan penggunaan Chatbot AI tanpa perlu kemampuan coding, hingga kemampuan mengirim pesan broadcast atau pengingat otomatis kepada tamu.

Melalui integrasi CRM yang kuat, hotel Anda tidak hanya sekadar menerima pesan, tetapi juga membuat sistem reservasi yang scalable dan siap meningkatkan angka konversi secara signifikan.

Optimalkan reservasi hotel Anda sekarang! Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dan coba demo gratis Mekari Qontak hari ini.