- Buyer dalam bisnis bukan sekadar pembeli, tetapi pengambil keputusan strategis yang menjaga kelancaran rantai pasok dan berperan penting dalam keberlangsungan operasional perusahaan.
- Terdapat empat jenis buyer diantaranya analytical, amiable, driver, dan expressive, yang masing-masing memiliki karakteristik dan pendekatan komunikasi yang berbeda.
- Peran dan tugas buyer mencakup perencanaan kebutuhan, analisis pemasok, negosiasi, hingga mengevaluasi kualitas.
- Proses pembelian buyer berlangsung sistematis, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pelaporan akhir, dengan fokus pada transparansi dan ketepatan setiap tahap.
Peran buyer dalam bisnis jauh lebih dari sekadar pembeli biasa, mereka menjadi pengambil keputusan strategis yang krusial.
Tidak seperti konsumen perorangan, proses pembelian yang mereka jalani melibatkan prosedur kompleks, analisis mendalam, dan berbagai pihak internal.
Ulasan Mekari Qontak berikut ini akan menjelaskan definisi, jenis, tugas, hingga cara membangun hubungan dengan buyer dalam sebuah bisnis.
Apa itu Buyer dalam bisnis?
Secara harfiah, buyer adalah individu yang melakukan pembelian. Namun dalam konteks bisnis, istilah buyer memiliki makna yang mirip dengan purchasing, merujuk pada organisasi atau perusahaan yang membeli produk atau jasa untuk mendukung operasional bisnis.
Buyer dalam sebuah bisnis akan bertugas sebagai pembeli yang memastikan rantai pasokan (supply chain) aman, agar proses produksi berjalan lancar. Maka mereka secara tidak langsung bertanggung jawab atas keberlangsungan perusahaan.
Baca juga: Mengenal Customer: Arti, Jenis, Hingga Cara Efektif MenghadapinyaJenis-Jenis Buyer
Sebelum jauh membahas mengenai buyer, sebaiknya kenali jenis-jenisnya yang dibedakan berdasarkan karakteristiknya berikut ini:
1. Analytical Buyer
Analytical buyer adalah pembeli yang perfeksionis dan berorientasi pada detail. Mereka sangat berhati-hati dan cenderung menarik diri jika informasinya terbatas untuk meminimalisir risiko.
Untuk meraih loyalitas tinggi mereka, berikan data, statistik, testimonial, dan studi kasus yang relevan sebanyak mungkin, lalu beri waktu mereka untuk mengambil keputusan tanpa tekanan.
Baca juga: Cara Meningkatkan Loyalitas Pelanggan
2. Amiable Buyer
Amiable buyer adalah pembeli yang sulit mengambil keputusan besar karena ingin menyenangkan semua orang dan berhati-hati terhadap dampak keputusan mereka pada orang lain.
Dekati mereka dengan menunjukkan bahwa produk Anda bermanfaat bagi diri mereka dan juga orang-orang di sekitar mereka. Jalin hubungan baik dengan bersikap ramah, sajikan informasi secara sistematis, dan hindari penambahan informasi baru di saat-saat terakhir.
3. Driver Buyer
Driver buyer adalah pembeli yang agresif, ingin mengontrol, dan sangat ingin dihormati. Ketakutan terbesar mereka adalah dimanfaatkan.
Untuk mendekati mereka, tunjukkan rasa hormat tanpa terlihat lemah. Setelah Anda berhasil membangun kepercayaan mereka, pembeli jenis ini akan cepat dalam mengambil keputusan.
4. Expressive Buyer
Jenis pembeli terakhir ada expressive buyers, yang ingin merasa dibutuhkan, tidak tahan jika dikucilkan, dan mereka dapat menjadi reaktif jika merasa kurang perhatian.
Dekati mereka dengan menunjukkan bahwa produk atau layanan Anda dapat meningkatkan brand image dan kepuasan pribadi mereka. Kembangkan hubungan pribadi, gunakan testimonial dan anekdot, dan usahakan bersikap menarik serta lucu.
Baca juga: Strategi Efektif untuk Layanan Pelanggan ProaktifPeran Penting Buyer dalam Perusahaan
Memahami berbagai jenis buyer memudahkan Anda mengidentifikasi kebutuhan dan masalah spesifik mereka. Dengan begitu, Anda bisa merumuskan solusi dan strategi pendekatan yang tepat.
Upaya ini memberikan banyak keuntungan bisnis, seperti wawasan mendalam tentang segmentasi pasar dan penyusunan strategi penjualan yang efektif.
Mereka secara tak langsung juga membantu menciptakan inovasi produk, menyelaraskan nilai brand dengan pasar, dan membangun hubungan baik jangka panjang.
Baca juga: 13 Cara Menentukan Target Pasar dan Contoh PenerapannyaTugas Buyer dalam Perusahaan
Pembeli atau buyer memegang peranan vital dalam operasional sebuah perusahaan. Tugas ini menuntut keterampilan dan karakter khusus, tidak bisa dipegang oleh sembarang orang, sebagai berikut.
1. Perencanaan dan Penentuan Prioritas Kebutuhan
Buyer bertanggung jawab untuk menyusun daftar lengkap kebutuhan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan.
Tahap ini krusial agar pengeluaran terarah dan sesuai dengan kebutuhan mendesak perusahaan. Perencanaan yang matang memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien dan tepat sasaran.
2. Analisis Pemasok dan Pengajuan Anggaran
Setelah daftar kebutuhan tersusun, buyer bertugas untuk mengidentifikasi dan menganalisis opsi supplier yang potensial. Mereka wajib menyajikan perbandingan supplier lengkap dengan kelebihan dan kekurangannya sebagai bahan pertimbangan.
Hasil analisis ini kemudian digunakan untuk menyusun proposal rencana pembelian yang detail, yang harus mendapatkan persetujuan untuk alokasi anggaran belanja.
3. Negosiasi dan Penentuan Kesepakatan
Inti dari pekerjaan buyer adalah kemampuan untuk bernegosiasi harga dengan supplier demi mendapatkan penawaran yang paling menguntungkan. Selain harga, mereka juga harus secara aktif berdiskusi mengenai detail kesepakatan kerjasama.
Pembicaraan ini mencakup layanan tambahan yang akan diterima, jadwal dan metode waktu pengiriman, serta kemungkinan diskon atau insentif lainnya.
4. Administrasi Transaksi dan Pengawasan Logistik
Buyer memegang kendali penuh atas aspek administrasi transaksi, termasuk mengisi formulir pemesanan yang diperlukan oleh supplier.
Dalam hal ini, mereka bertugas memastikan bahwa keseluruhan proses pengiriman barang berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
5. Penyelesaian Pembayaran, Dokumentasi, dan Evaluasi
Tugas seorang buyer tidak berhenti pada penerimaan barang dan mereka juga wajib memastikan bahwa tagihan dari supplier terbayarkan tepat waktu oleh tim keuangan perusahaan.
Setiap tahapan transaksi jual beli, dari awal hingga akhir, harus didokumentasikan dengan rapi dan lengkap.
Terakhir, mereka harus melakukan evaluasi kerjasama dengan supplier secara berkala untuk mempertahankan kualitas dan efisiensi pengadaan di masa depan.
Baca juga: Panduan Lengkap Supplier Relationship ManagementProses Pembelian yang Dilakukan Buyer
Berikut adalah langkah-langkah yang dilakukan oleh buyer dalam proses pembelian, diantaranya:
1. Identifikasi Kebutuhan
Buyer memulai dengan mengidentifikasi secara detail barang dan jasa yang dibutuhkan untuk mendukung operasional bisnis.
Identifikasi ini seringkali melibatkan konsultasi dengan perwakilan tiap departemen perusahaan untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan benar-benar relevan dan mendukung kebutuhan fungsional.
2. Merencanakan Pembelanjaan
Langkah selanjutnya adalah menyusun proposal rencana pembelanjaan yang komprehensif. Proposal ini harus memuat detail anggaran, jenis, jumlah, dan kualitas barang yang akan dibeli.
Laporan ini kemudian didiskusikan dengan pihak terkait untuk mendapatkan persetujuan akhir sebelum proses pengadaan dilanjutkan.
3. Menentukan Supplier
Buyer harus memilih dan menetapkan pemasok (supplier) yang kredibel dan kompeten untuk pengadaan barang, sehingga dapat terhindar dari masalah seperti keterlambatan pengiriman atau harga yang tidak kompetitif.
Pemilihan supplier yang tepat sangat krusial untuk menjaga kelancaran pasokan di masa mendatang.
4. Negosiasi dengan Supplier
Setelah supplier dipilih, buyer harus berdiskusi dan melakukan penawaran harga yang efektif. Proses negosiasi ini mencakup rincian seperti potongan harga, biaya kirim, atau bonus tambahan.
Tujuannya adalah mengamankan penawaran terbaik demi meningkatkan keuntungan perusahaan dan membangun landasan kerjasama jangka panjang.
Baca juga: 15 Cara Sukses Negosiasi dalam Bisnis Capai Kesepakatan5. Berbelanja
Tahap berbelanja melibatkan proses pembelian barang aktual sesuai dengan semua kesepakatan yang telah disetujui.
Buyer kemungkinan akan diminta untuk mengisi formulir pemesanan (PO) resmi untuk diserahkan kepada supplier. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti pemesanan yang valid bagi tim keuangan.
6. Membuat Laporan
Setelah produk diterima, buyer wajib memeriksa kondisi, jumlah, dan kualitas barang secara teliti agar sesuai kesepakatan.
Jika ada ketidaksesuaian, buyer harus segera melaporkannya ke supplier untuk meminta penggantian. Terakhir, buyer membuat laporan komprehensif seluruh proses pembelian untuk dokumentasi dan memudahkan tim keuangan menyelesaikan pembayaran.
Baca juga: Service Level Agreement (SLA): Pengertian, Fungsi, dan Cara MembuatnyaCara Membangun Hubungan dengan Buyer
Menjalin hubungan baik dengan buyer adalah strategi krusial untuk menjaga loyalitas dan memastikan sumber pendapatan yang berkelanjutan. Berikut adalah cara membina hubungan yang kuat dengan buyer.
1. Membangun Kehadiran Digital
Media digital kini menjadi sarana komunikasi tak terhindarkan bagi kedua pihak. Supplier perlu hadir secara aktif di platform digital seperti website, media sosial, dan e-commerce.
Kehadiran ini memudahkan supplier menjangkau pasar yang lebih luas dan memungkinkan buyer berinteraksi secara mudah tanpa perlu tatap muka.
2. Membuat Konten Relevan
Bagikan konten yang informatif, menarik, dan relevan melalui platform digital, baik itu berupa video, infografis, atau artikel.
Konten yang berkualitas memberikan nilai tambah dan alasan bagi buyer untuk tetap berinteraksi serta mengikuti brand Anda. Hal ini membantu menjaga supplier tetap berada di benak buyer (top-of-mind).
3. Memperkuat Hubungan dengan Buyer
Prioritaskan untuk selalu memberikan respon yang cepat dan memuaskan terhadap setiap permintaan atau pertanyaan buyer.
Responsivitas menjadi kunci utama untuk menciptakan kepuasan pelanggan agar dapat membangun fondasi penting untuk mendapatkan loyalitas jangka panjang dari buyer.
Baca juga: 9 Cara Membangun Komunikasi Efektif dengan PelangganContoh Perusahaan yang Sukses Melayani Buyer
Beberapa perusahaan berikut ini telah berhasil menjalin hubungan baik dengan buyer, sehingga bisa mendapatkan keuntungan dari mereka.
1. Amazon
Amazon berhasil mengubah struktur bisnisnya yang semua sebagai retail buku pada tahun 1995, kini menjadi salah satu ecommerce ternama di dunia. Melansir dari Latimes.com bahwa dalam dua dekade setelah peluncurannya, Amazon telah menghasilkan penjualan sebesar $136 miliar.
Testimoni dari buyer Amazon mengungkapkan bahwa perusahaan retail tersebut selalu mendengarkan dan menyelesaikan masalah setiap pembeli. Hal tersebutlah yang menjadi alasan mereka selalu memesan ulang dari situs Amazon.
2. IKEA
Selama beroperasi, perusahaan asal Swedia itu terus melakukan inovasi untuk memenuhi harapan pembeli, sehingga saat ini mereka telah memiliki 460 toko di 61 negara yang tersebar di berbagai belahan dunia.
Salah satunya dengan memberikan pengalaman pelanggan yang terintegrasi. Misalnya, mereka menyediakan tempat belanja peralatan rumah tangga yang luas dan nyaman layaknya menghadiri pameran.
Selain berbelanja langsung, IKEA melengkapi aplikasi seluler mereka dengan augmented reality (AR) sehingga pelanggan dapat melihat bagaimana furnitur yang IKEA sediakan akan sesuai dengan ruang rumah mereka.
3. Ritz Carlton
Sebagai salah satu hotel mewah, Ritz Carlton selalu memastikan bahwa pelanggan mendapatkan layananan terbaik dan personal. Salah satunya dengan memaksimalkan penggunaan teknologi yang mempermudah pekerjaan staf hotel.
Ritz Carlton menggunakan chatbot untuk merespon dengan cepat dan dipersonalisasi. Tujuannya agar mengembangkan ikatan emosional yang kuat antara staf hotel dan tamunya sehingga tamu tidak akan mempertimbangkan untuk tinggal di tempat lain.
Baca juga: 18 Cara Follow Up Customer dan Contohnya Sampai Close DealTingkatkan Hubungan dengan Buyer Anda dengan Mekari Qontak
Sangat penting bagi supplier untuk menjalin hubungan baik dengan buyer. Salah satu solusi yang bisa mereka gunakan adalah memanfaatkan aplikasi CRM.
Apabila Anda sedang mencari jenis aplikasi tersebut dengan otomasi canggih, pertimbangkan solusi Qontak Sales Suite dari Mekari Qontak. Qontak Sales Suite memiliki berbagai fitur canggih yang dapat membantu Anda untuk manajemen buyer secara mudah.
Melalui Aplikasi CRM Mekari Qontak yang termasuk dalam Qontak Sales Suite, Anda akan mendapat kemudahan untuk mendapatkan fitur canggih, seperti notifikasi pintar, Chatbot AI, dan fitur personalisasi pelanggan.
Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi tim Mekari Qontak atau dapatkan demo gratis Mekari Qontak hari ini!
Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Buyer (FAQ)
Apa perbedaan utama antara buyer dan procurement dalam bisnis?
Apa perbedaan utama antara buyer dan procurement dalam bisnis?
Meskipun keduanya berperan dalam proses pengadaan, buyer lebih fokus pada eksekusi pembelian, mulai dari analisis supplier, negosiasi harga, hingga pemesanan barang. Sementara itu, procurement memiliki cakupan yang lebih luas karena mencakup perencanaan strategis, kebijakan pembelian, hingga manajemen kontrak jangka panjang. Dengan kata lain, buyer adalah bagian operasional dari fungsi procurement.
Faktor apa yang paling memengaruhi keberhasilan buyer dalam menjalankan tugasnya?
Faktor apa yang paling memengaruhi keberhasilan buyer dalam menjalankan tugasnya?
Keberhasilan buyer sangat dipengaruhi oleh kemampuan negosiasi, ketelitian dalam analisis pemasok, dan komunikasi yang efektif dengan berbagai pihak internal maupun eksternal. Selain itu, pemanfaatan teknologi seperti CRM dan sistem manajemen rantai pasok juga meningkatkan efisiensi kerja mereka. Buyer yang dapat menyeimbangkan efisiensi biaya dan kualitas pemasok biasanya menjadi kunci keberhasilan perusahaan.
Bagaimana buyer dapat menjaga hubungan jangka panjang dengan supplier yang berkualitas?
Bagaimana buyer dapat menjaga hubungan jangka panjang dengan supplier yang berkualitas?
Buyer dapat menjaga hubungan baik dengan supplier melalui komunikasi terbuka, evaluasi kinerja yang transparan, dan kerja sama yang saling menguntungkan. Dengan melakukan pertemuan rutin dan memberi umpan balik konstruktif, kedua pihak bisa memperkuat kepercayaan. Hubungan jangka panjang ini juga membantu memastikan kontinuitas pasokan dan stabilitas harga.
