Mengenal Buyer: Jenis, Tugas, Tugas, dan Contohnya dalam Bisnis

Saat tim sales Anda berhasil menjangkau prospek dari sebuah perusahaan, orang yang merespons di balik meja negosiasi itu adalah buyer. 

Peran buyer menjadi representasi resmi perusahaan yang memegang kendali atas keputusan pengadaan dan berdampak langsung pada keberlangsungan operasional bisnis mereka.

Tidak seperti konsumen perorangan, proses pembelian yang mereka jalani melibatkan prosedur kompleks, analisis mendalam, dan berbagai pihak internal.

Dalam artikel ini, Mekari Qontak Blog akan menjelaskan definisi, jenis, tugas, hingga cara membangun hubungan dengan buyer dalam sebuah bisnis. Simak artikel ini hingga tuntas!

---

Apa itu Buyer?

Buyer adalah individu atau karyawan perusahaan yang melakukan pembelian barang atau jasa untuk keperluan operasional bisnis. Di perusahaan, peran ini bertanggung jawab untuk memastikan pengadaan barang dari supplier memiliki harga dan kualitas terjamin.

Buyer bekerja di bawah divisi purchasing atau procurement, perannya berdampak langsung pada rantai pasok perusahaan. Mereka memutuskan apa yang akan dibeli, dari siapa membeli, berapa harganya, dan kapan pengirimannya harus tiba.

Dalam konteks B2B (Business-to-Business), buyer sering berinteraksi langsung dengan tim sales dari perusahaan pemasok. Mereka adalah gatekeeper pengambilan keputusan pembelian.

---

Jenis-Jenis Buyer Berdasarkan Karakter Pengambilan Keputusan

Sebelum jauh membahas mengenai buyer, sebaiknya kenali jenis-jenisnya yang dibedakan berdasarkan karakteristiknya berikut ini:

1. Analytical Buyer

Analytical buyer adalah pembeli yang perfeksionis dan berorientasi pada detail. Mereka sangat berhati-hati dan cenderung menarik diri jika informasinya terbatas untuk meminimalisir risiko.

Untuk meraih loyalitas tinggi mereka, berikan data, statistik, testimonial, dan studi kasus yang relevan sebanyak mungkin, lalu beri waktu mereka untuk mengambil keputusan tanpa tekanan.

2. Amiable Buyer

Amiable buyer adalah pembeli yang sulit mengambil keputusan besar karena ingin menyenangkan semua orang dan berhati-hati terhadap dampak keputusan mereka pada orang lain.

Dekati mereka dengan menunjukkan bahwa produk Anda bermanfaat bagi diri mereka dan juga orang-orang di sekitar mereka. Jalin hubungan baik dengan bersikap ramah, sajikan informasi secara sistematis, dan hindari penambahan informasi baru di saat-saat terakhir.

3. Driver Buyer

Driver buyer adalah pembeli yang agresif, ingin mengontrol, dan sangat ingin dihormati. Ketakutan terbesar mereka adalah dimanfaatkan.

Untuk mendekati mereka, tunjukkan rasa hormat tanpa terlihat lemah. Setelah Anda berhasil membangun kepercayaan mereka, pembeli jenis ini akan cepat dalam mengambil keputusan.

4. Expressive Buyer

Jenis pembeli terakhir ada expressive buyers, yang ingin merasa dibutuhkan, tidak tahan jika dikucilkan, dan mereka dapat menjadi reaktif jika merasa kurang perhatian.

Dekati mereka dengan menunjukkan bahwa produk atau layanan Anda dapat meningkatkan brand image dan kepuasan pribadi mereka. Kembangkan hubungan pribadi, gunakan testimonial dan anekdot, dan usahakan bersikap menarik serta lucu.

---

Jenis-Jenis Buyer Berdasarkan Konsep Marketing

Dalam dunia bisnis, istilah buyer tidak selalu merujuk pada satu makna yang sama. Ada dua cara paling umum istilah ini digunakan, dan keduanya memiliki konteks serta fungsi yang berbeda.

1. Buyer Persona

Buyer persona adalah representasi semi-fiksi dari pelanggan ideal sebuah bisnis. Profil ini dibuat berdasarkan kombinasi data riset pasar, wawancara pelanggan nyata, dan asumsi terstruktur tentang siapa target pasar yang paling potensial.

Buyer persona banyak digunakan oleh tim marketing dan sales untuk menyusun strategi komunikasi, menentukan channel yang tepat, dan merancang pesan yang relevan. 

2. Buyer (Purchasing)

Buyer purchasing adalah individu atau departemen dalam perusahaan yang secara resmi bertanggung jawab melakukan pembelian barang dan jasa dari pemasok untuk mendukung kebutuhan operasional perusahaan.

Perbedaan mendasar antara buyer persona dan buyer purchasing terletak pada konteksnya, yakni buyer persona adalah alat perencanaan marketing yang hidup di atas kertas.

Sementara itu, buyer purchasing adalah orang nyata yang duduk di meja negosiasi dan menandatangani purchase order.

---

Perbedaan Buyer dan Seller dalam Konteks Bisnis

Berikut ini beberapa perbedaan buyer dan seller dalam bisnis.

Gunakan tombol panah kiri/kanan untuk menggulir secara horizontal.

Aspek Perbedaan	Buyer	Seller
Fokus Utama	Pengadaan kebutuhan operasional	Penjualan produk/layanan
Orientasi	Mengoptimalkan pengeluaran	Memaksimalkan pendapatan
Pihak yang Dilayani	Perusahaan sendiri (internal)	Konsumen atau klien eksternal
Skill Kritis	Negosiasi, analisis pemasok	Presentasi, closing, prospecting
Metrik Keberhasilan	Efisiensi biaya, kualitas pasokan	Revenue, konversi, retensi klien

---

Peran Penting Buyer dalam Perusahaan

Buyer adalah salah satu garda terdepan dalam menjaga kesehatan finansial dan kelancaran operasional perusahaan.

Pertama, buyer berperan langsung dalam menekan biaya operasional melalui negosiasi yang efektif dengan pemasok. Kemampuan buyer mendapatkan harga kompetitif tanpa mengorbankan kualitas berdampak langsung pada margin keuntungan.

Kedua, buyer menjaga stabilitas rantai pasok. Dengan memilih pemasok yang andal dan membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan, buyer memastikan proses produksi tidak terganggu oleh keterlambatan pengiriman atau fluktuasi kualitas bahan baku.

Ketiga, buyer berperan sebagai sumber intelijen pasar. Interaksi rutin mereka dengan berbagai pemasok memberikan gambaran nyata tentang tren harga, inovasi produk, dan kondisi kompetitor.

Keempat, buyer juga makin terlibat dalam evaluasi teknologi dan solusi bisnis baru. Mulai dari software manajemen, platform komunikasi hingga sistem CRM , buyer menjadi pihak yang mengevaluasi, menegosiasikan, dan merekomendasikan adopsi teknologi kepada manajemen.

---

Tugas Buyer dalam Perusahaan

Pembeli atau buyer memegang peranan vital dalam operasional sebuah perusahaan. Tugas ini menuntut keterampilan dan karakter khusus, tidak bisa dipegang oleh sembarang orang, sebagai berikut.

1. Perencanaan dan Penentuan Prioritas Kebutuhan

Buyer bertanggung jawab untuk menyusun daftar lengkap kebutuhan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan.

Tahap ini krusial agar pengeluaran terarah dan sesuai dengan kebutuhan mendesak perusahaan. Perencanaan yang matang memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien dan tepat sasaran.

2. Analisis Pemasok dan Pengajuan Anggaran

Setelah daftar kebutuhan tersusun, buyer bertugas untuk mengidentifikasi dan menganalisis opsi supplier yang potensial. Mereka wajib menyajikan perbandingan supplier lengkap dengan kelebihan dan kekurangannya sebagai bahan pertimbangan.

Hasil analisis ini kemudian digunakan untuk menyusun proposal rencana pembelian yang detail, yang harus mendapatkan persetujuan untuk alokasi anggaran belanja.

3. Negosiasi dan Penentuan Kesepakatan

Inti dari pekerjaan buyer adalah kemampuan untuk bernegosiasi harga dengan supplier demi mendapatkan penawaran yang paling menguntungkan. Selain harga, mereka juga harus secara aktif berdiskusi mengenai detail kesepakatan kerjasama.

Pembicaraan ini mencakup layanan tambahan yang akan diterima, jadwal dan metode waktu pengiriman, serta kemungkinan diskon atau insentif lainnya.

4. Administrasi Transaksi dan Pengawasan Logistik

Buyer memegang kendali penuh atas aspek administrasi transaksi, termasuk mengisi formulir pemesanan yang diperlukan oleh supplier.

Dalam hal ini, mereka bertugas memastikan bahwa keseluruhan proses pengiriman barang berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.

5. Penyelesaian Pembayaran, Dokumentasi, dan Evaluasi

Tugas seorang buyer tidak berhenti pada penerimaan barang dan mereka juga wajib memastikan bahwa tagihan dari supplier terbayarkan tepat waktu oleh tim keuangan perusahaan.

Setiap tahapan transaksi jual beli, dari awal hingga akhir, harus didokumentasikan dengan rapi dan lengkap.

Terakhir, mereka harus melakukan evaluasi kerjasama dengan supplier secara berkala untuk mempertahankan kualitas dan efisiensi pengadaan di masa depan.

---

Kualifikasi dan Skill yang Harus Dimiliki Buyer Profesional

Berikut ini beberapa keterampilan yang harus dimiliki seorang buyer profesional.

1. Kemampuan Negosiasi yang Kuat

Negosiasi adalah kompetensi inti tentang tawar-menawar harga, keahlian membaca situasi, memahami posisi lawan bicara, dan menemukan titik kesepakatan yang menguntungkan semua pihak.

Buyer yang baik memahami bahwa negosiasi yang terlalu agresif bisa merusak hubungan jangka panjang dengan pemasok, sedangkan negosiasi yang terlalu pasif merugikan perusahaan. Keseimbangan antara ketegasan dan fleksibilitas adalah kunci negosiasi yang efektif.

Teknik negosiasi yang umum digunakan buyer antara lain, BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), anchoring, good cop-bad cop, dan time pressure. Setiap teknik efektif dalam konteks yang berbeda tergantung profil pemasok dan kondisi pasar.

2. Keterampilan Analitis dan Riset

Saat ini, buyer perlu menganalisis data secara sistematis untuk membuat keputusan pengadaan yang lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kepada manajemen.

Keterampilan analitis mencakup kemampuan membaca laporan keuangan pemasok, menganalisis total cost of ownership (TCO).

Buyer juga perlu terampil dalam riset pasar untuk mengidentifikasi pemasok baru yang potensial, memantau perkembangan produk dan teknologi terbaru, serta memahami dinamika persaingan di antara pemasok yang ada dalam daftar.

Di era digital, kemampuan menggunakan tools analitik seperti dashboard pengadaan, software ERP, atau platform manajemen pemasok menjadi keunggulan kompetitif yang signifikan bagi seorang buyer.

3. Manajemen Waktu dan Multitasking

Buyer sering kali mengelola beberapa proses pengadaan secara bersamaan, masing-masing dengan tenggat waktu dan kompleksitas yang berbeda. Tanpa kemampuan manajemen waktu yang solid, pekerjaan buyer bisa dengan cepat menjadi tidak terkendali.

Prioritisasi adalah keterampilan kritis di sini. Buyer harus mampu membedakan mana yang perlu ditangani segera, mana yang bisa dijadwalkan, dan mana yang bisa didelegasikan.

Penggunaan tools produktivitas seperti sistem manajemen pengadaan, kalender pengiriman, dan platform komunikasi terpusat sangat membantu buyer dalam menjaga semua proses tetap on track tanpa ada yang terlewat.

4. Komunikasi dan Interpersonal yang Efektif

Buyer berinteraksi dengan banyak pihak secara bersamaan, dari pemasok, tim internal lintas divisi, manajemen, tim logistik, dan tim keuangan. Kemampuan berkomunikasi secara efektif dengan semua pemangku kepentingan ini adalah syarat mutlak.

Dengan pemasok, buyer perlu berkomunikasi secara profesional, tegas, namun tetap menjaga hubungan yang hangat dan saling menghormati. 

Sementara dengan tim internal, buyer perlu mampu menerjemahkan kebutuhan teknis dari divisi produksi ke dalam spesifikasi pengadaan yang jelas dan actionable, serta mengomunikasikan kendala atau perubahan jadwal secara proaktif.

---

Proses Pembelian yang Dilakukan Buyer

Berikut adalah langkah-langkah yang dilakukan oleh buyer dalam proses pembelian, diantaranya:

1. Identifikasi Kebutuhan

Buyer memulai dengan mengidentifikasi secara detail barang dan jasa yang dibutuhkan untuk mendukung operasional bisnis.

Identifikasi ini seringkali melibatkan konsultasi dengan perwakilan tiap departemen perusahaan untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan benar-benar relevan dan mendukung kebutuhan fungsional.

2. Merencanakan Pembelanjaan

Langkah selanjutnya adalah menyusun proposal rencana pembelanjaan yang komprehensif. Proposal ini harus memuat detail anggaran, jenis, jumlah, dan kualitas barang yang akan dibeli.

Laporan ini kemudian didiskusikan dengan pihak terkait untuk mendapatkan persetujuan akhir sebelum proses pengadaan dilanjutkan.

3. Menentukan Supplier

Buyer harus memilih dan menetapkan pemasok (supplier) yang kredibel dan kompeten untuk pengadaan barang, sehingga dapat terhindar dari masalah seperti keterlambatan pengiriman atau harga yang tidak kompetitif.

Pemilihan supplier yang tepat sangat krusial untuk menjaga kelancaran pasokan di masa mendatang.

4. Negosiasi dengan Supplier

Setelah supplier dipilih, buyer harus berdiskusi dan melakukan penawaran harga yang efektif. Proses negosiasi ini mencakup rincian seperti potongan harga, biaya kirim, atau bonus tambahan.

Tujuannya adalah mengamankan penawaran terbaik demi meningkatkan keuntungan perusahaan dan membangun landasan kerjasama jangka panjang.

5. Berbelanja

Tahap berbelanja melibatkan proses pembelian barang aktual sesuai dengan semua kesepakatan yang telah disetujui.

Buyer kemungkinan akan diminta untuk mengisi formulir pemesanan (PO) resmi untuk diserahkan kepada supplier. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti pemesanan yang valid bagi tim keuangan.

6. Membuat Laporan

Setelah produk diterima, buyer wajib memeriksa kondisi, jumlah, dan kualitas barang secara teliti agar sesuai kesepakatan.

Jika ada ketidaksesuaian, buyer harus segera melaporkannya ke supplier untuk meminta penggantian. Terakhir, buyer membuat laporan komprehensif seluruh proses pembelian untuk dokumentasi dan memudahkan tim keuangan menyelesaikan pembayaran.

---

Cara Membangun Hubungan Jangka Panjang dengan Buyer dalam Bisnis

Menjalin hubungan baik dengan buyer adalah strategi krusial untuk menjaga loyalitas dan memastikan sumber pendapatan yang berkelanjutan. Berikut adalah cara membina hubungan yang kuat dengan buyer.

1. Membangun Kehadiran Digital

Media digital kini menjadi sarana komunikasi tak terhindarkan bagi kedua pihak. Supplier perlu hadir secara aktif di platform digital seperti website, media sosial, dan e-commerce.

Kehadiran ini memudahkan supplier menjangkau pasar yang lebih luas dan memungkinkan buyer berinteraksi secara mudah tanpa perlu tatap muka.

2. Membuat Konten Relevan

Bagikan konten yang informatif, menarik, dan relevan melalui platform digital, baik itu berupa video, infografis, atau artikel.

Konten pemasaran yang berkualitas memberikan nilai tambah dan alasan bagi buyer untuk tetap berinteraksi serta mengikuti brand Anda. Hal ini membantu menjaga supplier tetap berada di benak buyer (top-of-mind).

3. Memperkuat Hubungan dengan Buyer

Prioritaskan untuk selalu memberikan respon yang cepat dan memuaskan terhadap setiap permintaan atau pertanyaan buyer.

Responsivitas menjadi kunci utama untuk menciptakan kepuasan pelanggan agar dapat membangun fondasi penting untuk mendapatkan loyalitas jangka panjang dari buyer.

---

Contoh Nyata Perusahaan yang Sukses Mengelola Hubungan dengan Buyer

Beberapa perusahaan berikut ini telah berhasil menjalin hubungan baik dengan buyer, sehingga bisa mendapatkan keuntungan dari mereka.

1. Amazon

Amazon berhasil mengubah struktur bisnisnya yang semua sebagai retail buku pada tahun 1995, kini menjadi salah satu ecommerce ternama di dunia. Melansir dari Latimes.com bahwa dalam dua dekade setelah peluncurannya, Amazon telah menghasilkan penjualan sebesar $136 miliar.

Testimoni dari buyer Amazon mengungkapkan bahwa perusahaan retail tersebut selalu mendengarkan dan menyelesaikan masalah setiap pembeli. Hal tersebutlah yang menjadi alasan mereka selalu memesan ulang dari situs Amazon.

2. IKEA

Selama beroperasi, perusahaan asal Swedia itu terus melakukan inovasi untuk memenuhi harapan pembeli, sehingga saat ini mereka telah memiliki 460 toko di 61 negara yang tersebar di berbagai belahan dunia.

Salah satunya dengan memberikan pengalaman pelanggan yang terintegrasi. Misalnya, mereka menyediakan tempat belanja peralatan rumah tangga yang luas dan nyaman layaknya menghadiri pameran.

Selain berbelanja langsung, IKEA melengkapi aplikasi seluler mereka dengan augmented reality (AR) sehingga pelanggan dapat melihat bagaimana furnitur yang IKEA sediakan akan sesuai dengan ruang rumah mereka.

3. Ritz Carlton

Sebagai salah satu hotel mewah, Ritz Carlton selalu memastikan bahwa pelanggan mendapatkan layananan terbaik dan personal. Salah satunya dengan memaksimalkan penggunaan teknologi yang mempermudah pekerjaan staf hotel.

Ritz Carlton menggunakan chatbot untuk merespon dengan cepat dan dipersonalisasi. Tujuannya agar mengembangkan ikatan emosional yang kuat antara staf hotel dan tamunya sehingga tamu tidak akan mempertimbangkan untuk tinggal di tempat lain.

---

Kelola Hubungan dengan Buyer Lebih Efektif Bersama Mekari Qontak

Memahami buyer menjadi investasi yang langsung berdampak pada kemampuan bisnis Anda untuk memenangkan kontrak, mempertahankan mitra, dan membangun reputasi pemasok yang dapat dipercaya.

Untuk membangun dan mempertahankan hubungan dengan buyer dalam skala yang lebih besar, Anda membutuhkan sistem yang mampu mencatat, mengelola, dan mengoptimalkan setiap interaksi secara terstruktur.

Apabila Anda sedang mencari jenis aplikasi tersebut dengan automasi canggih, pertimbangkan solusi Qontak Sales Suite dari Mekari Qontak. Qontak Sales Suite memiliki berbagai fitur canggih yang dapat membantu Anda untuk manajemen buyer secara mudah.

Melalui Aplikasi CRM Mekari Qontak yang termasuk dalam Qontak Sales Suite, Anda akan mendapat kemudahan untuk mendapatkan fitur canggih, seperti notifikasi pintar, Chatbot AI, dan fitur personalisasi pelanggan.

Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi tim Mekari Qontak atau dapatkan demo gratis Mekari Qontak hari ini!