Panduan Lengkap Supplier Relationship Management

Supplier Relationship Management merupakan sistem yang fokus mengelola hubungan bisnis dengan pemasok atau supplier mereka. Sistem ini menganut pendekatan kolaboratif sehingga menghasilkan produk berkualitas dan meningkatkan keuntungan bisnis.

Peran supplier relationship management ini sangat penting di tengah persaingan bisnis yang ketat. Pasalnya dengan hubungan yang terjalin baik, kedua pihak memiliki komitmen kuat dalam menyusun strategis kerjasama yang menguntungkan. Misalnya menentukan lamanya kontrak dan poin-poin kontrak.

Pelajari selengkapnya terkait proses Supplier Relationship Management pada artikel berikut.

Apa itu Supplier Relationship Management?

Supplier Relationship Management (SRM) adalah suatu pendekatan sistematis untuk mengelola interaksi antara perusahaan dengan pemasok atau supplier. Pendekatan tersebut melibatkan berbagai aktivitas seperti mengidentifikasi dan memilih pemasok, negosiasi kontrak, memonitor kinerja pemasok, menyelesaikan masalah, dan mengembangkan kemampuan pemasok.

Tujuan utama SRM adalah menciptakan dan mempertahankan hubungan yang saling menguntungkan antara kedua belah pihak. Oleh karena itu, semua aktivitas SRM harus memiliki tujuan dan objektif yang jelas, mengembangkan proses evaluasi pemasok yang kuat, mendorong komunikasi terbuka dengan pemasok, dan terus memantau dan meningkatkan kinerja pemasok.

Apa Manfaat dan Keuntungan Supplier Relationship Management?

SRM yang efektif dapat menghasilkan beberapa manfaat bagi organisasi, seperti biaya yang lebih rendah, peningkatan kualitas barang dan jasa, efisiensi rantai pasok yang lebih baik, dan loyalitas pemasok yang lebih tinggi. Hal ini juga dapat mengarah pada pemahaman yang lebih baik tentang pasar pasokan, manajemen risiko yang lebih baik, dan kepatuhan yang lebih baik terhadap regulasi.

Keuntungan memiliki supplier relationship management yang baik adalah

– Menawarkan Harga Terbaik

Baik perusahaan maupun supplier tentu berharap mendapatkan keuntungan, sehingga kesepakatan bisa bertahan lama. Salah satu faktor penentunya adalah penawaran harga yang menguntungkan kedua belah pihak.

Oleh karena itu, perlu dilakukan negosiasi bisnis agar mendapatkan harga yang sesuai. Sehingga tidak ada pihak yang merasa dirugikan.

– Transparan dalam Mengelola Transaksi

Transparansi dalam mengelola transaksi menjadi kunci sukses hubungan bisnis dan supplier bertahan lama. Dalam hal ini keduanya harus menjaga kepercayaan dengan memahami karakter masing-masing.

Ketika kedua pihak saling memahami satu sama lain, maka akan tercipta hubungan yang saling menguntungkan. Dengan begitu, kesepakatan bisa berjalan lancar dan lama.

– Mengelola Kesepakatan Lebih Baik

Adanya supplier management relationship membantu bisnis dan pemasok untuk sama-sama menjaga perjanjian yang telah disepakati. Keduanya bisa lebih mudah membuat perjanjian mengenai bisnis mereka.

Contohnya supplier wajib memenuhi standar kualitas sesuai kebutuhan bisnis. Begitu juga perusahaan hanya bisa mengambil produk dari supplier yang telah disepakati sebelumnya. Kecuali supplier tersebut kehabisan stok, mereka bisa mengambil produk dari pemasok lainnya.

– Meminimalisir Resiko

Membangun hubungan tidak mudah tanpa komunikasi yang lancar. Dibutuhkan tata bahasa yang tepat, sehingga pesan tersampaikan dengan benar.

Oleh karena itu, sangat penting untung menggali informasi baik dari perusahaan atau supplier untuk terhindar dari resiko yang tidak diinginkan. Cobalah untuk mencari atau meminta referensi dari perusahaan sebelumnya.

– Menjaga Hubungan yang Lebih Dekat

Keuntungan terakhir adalah menjalin hubungan jauh lebih dekat. Artinya dibutuhkan kepercayaan antara kedua belah pihak. Dengan terjalinnya hubungan yang lebih dekat, maka kebutuhan pengadaan perusahaan akan lebih lancar karena telah memiliki rekanan atau supplier dengan kualitas yang terjamin.

Tantangan dari Supplier Relationship Management

Seumber: freepik

Meskipun Supplier Relationship Management (SRM) dapat memberikan banyak manfaat bagi organisasi, tetapi ada beberapa tantangan yang harus dihadapi dalam mengimplementasikan SRM.

Berikut beberapa tantangan SRM adalah:

Kompleksitas rantai pasok: Rantai pasok dapat sangat kompleks dan melibatkan banyak pemasok yang berbeda. Sehingga relatif sulit untuk memantau kinerja semua pemasok dan memastikan mereka mematuhi standar yang ditetapkan.
Perubahan pasar: Pasar dan lingkungan bisnis dapat berubah dengan cepat. Hal ini dapat mempengaruhi kinerja pemasok dan hubungan mereka dengan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus siap untuk mengatasi perubahan tersebut dan menyesuaikan strategi SRM mereka secara tepat waktu.
Ketergantungan pada pemasok: Jika perusahaan sangat tergantung pada satu atau beberapa pemasok, hal ini dapat menjadi tantangan yang serius dalam mengimplementasikan SRM. Ketergantungan semacam itu dapat mengurangi kekuatan tawar perusahaan dalam bernegosiasi dengan pemasok.
Keterbatasan sumber daya: SRM membutuhkan sumber daya manusia, teknologi, dan finansial yang cukup untuk memantau dan mengelola kinerja pemasok dengan baik. Oleh karena itu, ada kemungkinan menghadapi keterbatasan sumber daya dalam mengimplementasikan SRM.
Keterampilan dan pengetahuan yang kurang: SRM memerlukan keterampilan dan pengetahuan yang luas dalam berbagai bidang seperti manajemen risiko, manajemen kontrak, dan manajemen kinerja pemasok. Kurangnya keterampilan dan pengetahuan dalam bidang-bidang ini dapat menyulitkan implementasi SRM.

Untuk mengatasi tantangan-tantangan ini, perusahaan perlu memiliki strategi SRM yang baik dan memastikan bahwa mereka memiliki sumber daya yang cukup dan keterampilan yang diperlukan untuk mengimplementasikannya secara efektif.

Langkah Strategis Penerapan Supplier Relationship Management

Sumber: freepik

Sebelum mulai membuat strategi Supplier Relationship Management, perlu dipahami bahwa hubungan supplier dengan perusahaan buka hanya terikat kontrak finansial. Tapi hubungan tersebut juga harus didasari oleh kepercayaan dan loyalitas.

Perusahaan harus bisa meyakinkan supplier bahwa mereka salah satu bagian penting dalam bisnis. Oleh karena itu, pengeluaran produk baru dan promosi bisa didiskusikan dengan supplier.

Berikut langkah strategis dalam implementasi supplier relationship management adalah

1. Gunakan Aplikasi Pendukung

Penggunaan aplikasi pendukung seperti CRM, memudahkan perusahaan untuk mengelola hubungan sengan supplier. Aplikasi CRM akan menyimpan semua interaksi supplier dan mengelolanya secara otomatis. Hal ini memudahkan perusahaan untuk membuat, memproses, dan melacak pembelian dengan supplier.

2. Tepat Waktu dalam Pembayaran

Landasan kuat dalam membangun hubungan adalah rasa saling kepercayaan. Sementara itu, dalam hubungan bisnis keuangan menjadi hal yang sensitif. Oelh karena itu, perusahaan wajib membanyar supplier tepat waktu untuk menjaga kepercayaan mereka.

Jika tidak bisa membayar tepat waktu, informasikan keterlambatan tersebut sesegera mungkin dengan alasan yang jelas. Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi CRM untuk mengirimkan notifikasi pengingat saat waktu bayar jatuh tempo.

3. Meyakini Prinsip Harga Menentukan Kualitas

Jangan terlalu fokus mendapatkan keuntungan sebanyak mungkin dengan mengabaikan kualitas. Cobalah lebih fleksibel dalam menganggarkan uang untuk membeli produk yang berkualitas dari supplier.

Umumnya supplier akan memberikan diskon untuk pembelian banyak barang sekaligus. Manfaatkan kesempatan ini untuk mendapatkan barang berkualitas dengan harga lebih murah. Dengan begitu, Anda akan tetap mendapatkan keuntungan.

4. Buat Kesepatakan dengan Detail

Kesepakatan merupakan pedoman penting dalam hubungan antara perusahaan dengan supplier. Oleh karena itu, buatlah kesepakatan yang lengkap, detail dan jelas sehingga mengurangi resiko yang tidak diinginkan saat dijalankan.

Selama berjalanannya kesepakatan, Anda juga bisa mengubah model bisnis untuk menyesuaikan dengan pemasok untuk mendapatkan keuntungan lebih. Hal ini juga membantu meningkatkan kepercayaan supplier.

Di lansir dari Harvard Business Reviews bahwa mengubah model bisnis menghasilkan penghematan biaya dua digit dan insentif penghasilan yang menghasilkan laba lebih tinggi. Kepercayaan juga meningkat, naik 22% pada 2019. Kesehatan hubungan mereka terus meningkat dan pada 2021 meningkat 35%.

5. Manajemen Risiko

Sebelum resmi melakukan kesepakatan, akan lebih baik mengenali resiko yang akan muncul. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengumpulkan semua informasi supplier baik positif atau negatif.

Dari informasi tersebut, dapat diketahui resiko apa aja yang mungkin muncul saat menjalin kesepakatan dengan mereka. Dan mencari bagaimana solusi terbaik untuk keluar dari permasalahan tersebut.

6. Memastikan Semuanya Terhubung

Hal yang paling kritis adalah memastikan bahwa semua hal saling berhubungan/onboard. Tidak hanya kepercayaan saja, namun kesepakatan guna mendapatkan keuntungan juga harus didapatkan.

Contoh Penerapan Supplier Relationship Management

Contoh langkah-langkah penerapan Supplier Relationship Management adalah sebagai berikut:

Supply Segmentation: Pengelompokkan vendor sesuai dengan kebutuhan dan tingkat urgensi dari rencana pembelanjaan.
Executive Sponsor: Persetujuan dari seluruh Executive perusahaan.
Vendor Governance: Tata kelola vendor/supplier.
Supplier Engagement Process: Tata cara proses pendaftaran pemasok menjadi rekanan perusahaan.
Metric: Pengukuran untuk proses evaluasi kinerja supplier.
People Skill: Kemampuan personal tiap-tiap karyawan dalam melakukan komunikasi dengan supplier.
Technology: Aplikasi dan teknologi yang dapat mendukung proses kerjasama.

Kembangkan Bisnis dengan Implementasi Supplier Relationship Management Tepat Sekarang

Supplier relationship management adalah teknik mengelola hubungan dengan pemasok agar bertahan lama. Dalam implementasinya, dibutuhkan rasa kepercayaan yang kuat agar hubungan yang menguntungkan antara perusahaan dan supplier bertahan lama.

Salah satu yang bisa perusahaan lakukan adalah dengan memanfaatkan teknologi seperti aplikasi CRM. Tidak hanya mengelola interaksi supplier, aplikasi CRM juga bisa digunakan untuk memantau kinerja supplier secara real time.

Mekari Qontak menyediakan aplikasi CRM terbaik di Indonesia. Aplikasi Qontak memiliki fitur lengkap yang fleksibel disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan membangun hubungan dengan supplier.

Selain itu, Qontak telah dipercaya lebih dari 3500 perusahaan dan Qontak tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.